Die neuen gesetzlichen Änderungen zur Aufbewahrungspflicht von Buchungsbelegen und steuerlichen Unterlagen betreffen viele Händler und Unternehmen. Hier findest du die wichtigsten Fragen und Antworten dazu.

1. Was ändert sich genau bei den Aufbewahrungsfristen?

Ab dem 1. Januar 2025 treten neue gesetzliche Regelungen in Kraft, die die Aufbewahrungsfristen für bestimmte buchhalterische und steuerliche Dokumente verkürzen:

  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Buchungsnachweise) → neue Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre (bisher 10 Jahre).
  • Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen → weiterhin 10 Jahre Aufbewahrungsfrist.
  • Handels- und Geschäftsbriefe (eingehende & ausgehende) → weiterhin 6 Jahre Aufbewahrungsfrist.

Diese Änderungen sind im Handelsgesetzbuch (§ 257 Abs. 4 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3 AO) geregelt.

2. Ab wann gelten die neuen Aufbewahrungsfristen?

Die verkürzten Aufbewahrungsfristen gelten für alle Unterlagen, deren alte Frist zum 31.12.2024 noch nicht abgelaufen ist.

Das bedeutet:

  • Buchungsbelege aus 2016, die nach bisherigem Recht bis 31.12.2026 aufzubewahren wären, können jetzt bereits zum 31.12.2024 vernichtet werden.
  • Buchungsbelege aus 2017, die ursprünglich bis 31.12.2027 aufbewahrt werden mussten, können bereits Ende 2025 entsorgt werden.

3. Warum wurden die Fristen verkürzt?

Die Fristverkürzung ist Teil des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV). Ziel ist es, Unternehmen und Selbstständige zu entlasten, da lange Aufbewahrungsfristen hohe Speicher-, Archivierungs- und Verwaltungskosten verursachen.

4. Betrifft die Änderung alle Unternehmen?

Grundsätzlich ja, aber es gibt Ausnahmen:

  • Unternehmen, die der BaFin-Aufsicht unterliegen (z. B. Finanzdienstleister) → Hier gelten die verkürzten Aufbewahrungsfristen erst ab 1. Januar 2026.
  • Unternehmen, bei denen Steuerbescheide noch nicht bestandskräftig sind oder eine Prüfung angekündigt wurde → Die betroffenen Unterlagen müssen weiter aufbewahrt werden, bis das Verfahren abgeschlossen ist.

5. Welche Unterlagen kann ich zum 31.12.2024 vernichten?

Folgende Unterlagen dürfen ab 1. Januar 2025 entsorgt werden, wenn sie aus den entsprechenden Jahren stammen:

✅ Buchungsbelege & Rechnungen aus dem Jahr 2016.
✅ Handels- und Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2018.
✅ Lohnkonten & sonstige steuerlich relevante Dokumente aus dem Jahr 2018.

Achtung: Bevor du Unterlagen vernichtest, solltest du Rücksprache mit deinem Steuerberater halten, um Fehler zu vermeiden!

6. Was bleibt unverändert?

🚨 Jahresabschlüsse, Inventare und Bilanzen → 10 Jahre.
🚨 Handels- und Geschäftsbriefe → 6 Jahre.
🚨 Unterlagen mit Buchfunktion (z. B. offene-Posten-Buchführung) → 10 Jahre.

7. Was muss ich als Händler konkret tun?

  1. Überprüfe deine Archivierung – Welche Belege kannst du nach den neuen Regeln löschen?
  2. Anpassung der IT-Systeme – Falls du eine digitale Buchhaltung nutzt, aktualisiere die Speicherfristen.
  3. Schulung deiner Mitarbeiter – Stelle sicher, dass alle über die neuen Fristen Bescheid wissen.
  4. Rücksprache mit deinem Steuerberater – Gerade bei laufenden Verfahren könnte eine längere Aufbewahrung notwendig sein.
  5. Sicheres Löschen und Vernichten – Vernichte Dokumente datenschutzkonform (z. B. Schreddern oder digitale Löschung mit Sicherheitssoftware).

8. Welche Risiken bestehen, wenn ich Unterlagen zu früh vernichte?

🚨 Steuerliche Risiken: Falls eine Betriebsprüfung ansteht oder Bescheide noch nicht bestandskräftig sind, musst du die Unterlagen weiterhin aufbewahren.
🚨 Rechtliche Risiken: Falls es spätere Vertragsstreitigkeiten gibt, kann es problematisch sein, wenn du keine Belege mehr hast.
🚨 Datenschutz & DSGVO: Papierunterlagen mit sensiblen Daten müssen ordnungsgemäß geschreddert werden, digitale Daten sicher gelöscht werden.

9. Betrifft die Fristverkürzung auch digitale Belege?

Ja! Auch digitale Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen den neuen Aufbewahrungsfristen. Wenn du Cloud-Speicher oder digitale Archivierungssysteme nutzt, solltest du sicherstellen, dass die neuen Fristen in deinem System hinterlegt sind.

10. Darf ich die Unterlagen trotzdem länger aufbewahren?

Ja, du kannst Unterlagen freiwillig länger speichern – das ist besonders dann sinnvoll, wenn du:

✔️ Langfristige Verträge hast (z. B. Leasing, Darlehen, Mietverträge).
✔️ Unterlagen als Beweis in möglichen Streitfällen nutzen willst.
✔️ Noch offene Steuerverfahren oder anstehende Betriebsprüfungen hast.

11. Fazit: Was solltest du jetzt tun?

📌 Nutze die neuen Fristen, um deine Buchhaltung effizienter zu gestalten und Speicherplatz zu sparen.
📌 Vernichte Belege nicht vorschnell – ein Steuerberater kann helfen, rechtliche Risiken zu vermeiden.
📌 Passe deine Buchhaltungssoftware an, damit du Fristen automatisch einhalten kannst.
📌 Bleibe auf dem Laufenden, denn steuerliche Vorschriften können sich ändern!

Falls du noch Fragen hast: Sprich mit deinem Steuerberater, bevor du Belege löschst! 💡