Gastbeitrag von Dr. Roger Gothmann, Geschäftsführer TAXDOO
E-Rechnung in den Jahren 2025 bis 2028 – Was Onlinehändler in den kommenden Jahren in Deutschland und der EU beachten müssen am Beispiel Polen und KSeF (Relevant für CEE- und Pan-EU-Händler)
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E-Rechnung in Deutschland: Die Uhr tickt
Die E-Rechnung ist in Deutschland angekommen. Seit dem 1. Januar 2025 muss grundsätzlich jeder inländische Unternehmer in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Das war der erste Schritt.
Die nächsten Schritte kommen schnell:
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versenden. PDF und Papier sind dann keine Option mehr.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht grundsätzlich für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich. XRechnung oder ZUGFeRD – alles muss dem EU-Standard EN 16931 entsprechen.
Das ist die deutsche Baustelle. Parallel dazu treibt die EU mit der ViDA-Initiative („VAT in the Digital Age“) ein grenzüberschreitendes Meldesystem voran, das voraussichtlich ab Juli 2030 greift. Das Ziel: Echtzeit-Transparenz bei Umsatzsteuertransaktionen, Bekämpfung der Mehrwertsteuerbetrugslücke.
Soweit die Theorie auf EU-Ebene. In der Praxis preschen einzelne Länder längst vor. Allen voran: Polen.
KSeF: Was Polen jetzt einführt
KSeF steht für „Krajowy System e-Faktur“ – das nationale System für elektronische Rechnungen. Es ist eine zentrale, staatlich betriebene Plattform der polnischen Finanzverwaltung.
Das Prinzip: Jede B2B-Rechnung muss künftig als strukturierte XML-Datei über KSeF eingereicht werden. Das System prüft die Rechnung, weist eine eindeutige KSeF-ID zu und stellt sie dem Empfänger bereit. Ohne diese Freigabe gilt eine Rechnung in Polen als nicht ausgestellt. Kein Vorsteuerabzug, keine steuerliche Wirkung.
Das ist kein weiches Opt-in. Das ist Clearance – die Finanzverwaltung sitzt zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger. In Echtzeit.
Der Zeitplan
Die Einführung erfolgt stufenweise:
- Ab 1. Februar 2026: Pflicht für Großunternehmen mit mehr als 200 Mio. PLN Jahresumsatz (ca. 47 Mio. Euro).
- Ab 1. April 2026: Pflicht für alle übrigen in Polen ansässigen Steuerpflichtigen.
- Bis Ende 2026: Schonfrist – keine Bußgelder für Rechnungsfehler im KSeF.
- Ab 1. Januar 2027: Kleinstunternehmen müssen ebenfalls über KSeF abrechnen.
Freiwillig nutzbar ist KSeF bereits seit Januar 2022. Die obligatorische Phase läuft jetzt.
Die entscheidende Frage: Bin ich als deutscher Händler betroffen?
Kurze Antwort: In den meisten Fällen nein – aber die Sache hat Nuancen.
Grundsätzlich gilt: Ausländische Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen sind nicht zur Nutzung von KSeF verpflichtet. Das heißt konkret:
Ausgangsrechnungen
Deutsche Händler können ihre Rechnungen weiterhin als PDF per E-Mail oder in Papierform versenden. Keine Pflicht zur KSeF-Anbindung. Die freiwillige Nutzung ist möglich, lohnt sich in Standardfällen aber meist nicht – der Implementierungsaufwand für die API-Anbindung steht in keinem Verhältnis.
Eingangsrechnungen
Hier wird es praktisch relevant: Polnische Lieferanten müssen ihre Rechnungen künftig über KSeF ausstellen. Zusätzlich sind sie verpflichtet, ausländischen Geschäftspartnern die Rechnung in einer vereinbarten Form bereitzustellen – zum Beispiel als PDF per E-Mail. Ein eigener Zugang zum KSeF-System ist für ausländische Unternehmen nicht erforderlich.
Sonderfall: Amazon FBA und polnische Lager
Jetzt kommt der Punkt, der viele Onlinehändler direkt betrifft – und der in der Praxis für Verwirrung sorgt.
Wer über Amazon FBA das Programm „Mitteleuropa“ (CEE) nutzt, lagert Waren physisch in polnischen Fulfillment-Centern. Die Frage liegt nahe: Entsteht dadurch eine „feste Niederlassung“, die zur KSeF-Nutzung verpflichtet?
Die Antwort: Nein. Die bloße Nutzung eines Amazon-Lagers in Polen begründet keine feste Niederlassung im Sinne des Umsatzsteuerrechts (vgl. Art. 11 MwStDVO). Das haben wir bei TAXDOO ausführlich evaluiert und mit den polnischen Behörden vor Ort abgestimmt.
Die größere Perspektive
Polen ist Vorreiter – aber nicht allein. Auch Italien hat mit dem SdI-System bereits vorgelegt. Belgien hat eine B2B-E-Rechnungspflicht ab 2026 eingeführt. Und die EU-weite ViDA-Regelung wird ab 2030 ein grenzüberschreitendes Meldesystem etablieren.
Der Trend ist eindeutig: Finanzverwaltungen wollen Echtzeit-Zugriff auf Transaktionsdaten. Das Zeitalter der nachträglichen Betriebsprüfung geht zu Ende. Was kommt, ist präventive, digitale Steuerüberwachung. Nicht in zehn Jahren – jetzt.
Für Onlinehändler bedeutet das: Wer seine Rechnungsprozesse nicht digitalisiert, wird in den kommenden Jahren nicht nur regulatorisch unter Druck geraten, sondern auch operativ ins Hintertreffen geraten. Die Unternehmen, die jetzt saubere Prozesse aufsetzen, werden einen echten Wettbewerbsvorteil haben.
Fazit
Polen macht vor, was in ganz Europa kommt. KSeF ist für die meisten deutschen Händler keine unmittelbare Pflicht – aber wer glaubt, dass das Thema E-Rechnung mit der Empfangspflicht seit 2025 erledigt ist, irrt.
Wer mit polnischen Geschäftspartnern arbeitet, sollte jetzt die Rechnungszustellung klären. Wer das nicht tut, wird ab April 2026 merken, dass Rechnungen plötzlich anders ankommen als gewohnt. Und spätestens 2028 steht jedes Unternehmen in Deutschland selbst vor der Frage, ob die eigenen Prozesse E-Rechnungen hergeben.
Über den Autor
Dr. Roger Gothmann ist Geschäftsführer von TAXDOO. Über 10 Jahre war er in der Finanzverwaltung tätig, unter anderem als Betriebsprüfer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Er hat an der Universität Hamburg promoviert (Psychologie/Wirtschaftswissenschaften) und mehr als 1.000 Seminare für Steuerberater gehalten (NWB, IFU, Dr. Endriss). Mit TAXDOO treibt er die Transformation vom europäischen Marktführer für USt-Compliance hin zur KI-gestützten Echtzeitbuchhaltung voran. Er ist Gründungsmitglied des TeCIT Club, Tech-Investor und Host des Podcasts & Newsletters SKIN IN THE GAME .
