Software as a Service (SaaS) ist ein Geschäftsmodell, bei dem Software nicht als Produkt verkauft, sondern als Service bereitgestellt wird. SaaS braucht zwingend einen online Steuerberater und eine komplette digitale Steuerkanzlei.

Nutzer zahlen eine wiederkehrende Gebühr (monatlich oder jährlich) und greifen über das Internet auf die Software zu. Bekannte Beispiele sind Google Workspace oder Salesforce – es werden stetig mehr.

 

Besondere Anforderungen

 

Im Vergleich hat SaaS mehrere Vorteile: keine hohen Anfangsinvestitionen, flexible Nutzung und kontinuierliche Innovation. Für Unternehmer bedeutet dies jedoch Herausforderungen wie Skalierbarkeit und Sicherheitsmaßnahmen. Zudem sollte die Optimierung des eigenen Setups im Mittelpunkt stehen und mit einem Steuerberater besprochen werden.

 

Wo ist der Unterschied zur “gewohnten” E-Commerce Buchhaltung?

 

E-Commerce handelt mit physischen Produkten, bei denen Lager- und Logistikmanagement zentral sind. SaaS liefert digitale Produkte, die sofort verfügbar sind. Diese auch gerne an Privatpersonen.

Unterschiede zu den anderen Branchen:

  1. Skalierbarkeit: SaaS ist nahezu unbegrenzt skalierbar, da kein physischer Bestand erforderlich ist.
  2. Kundenerlebnis: SaaS punktet durch Benutzerfreundlichkeit und Support, während E-Commerce auf Lieferung und Umtausch setzt.
  3. Umsatzstruktur: SaaS basiert auf wiederkehrenden Einnahmen (Recurring Revenue), E-Commerce auf Einzeltransaktionen. 

Welches Mindset hat SaaS im Vergleich zu Dropshipping und FBA-Kunden?

 

  • Dropshipping: Geringe Investitionen und Fokus auf schnellen Umsatz.
  • FBA (Fulfillment by Amazon): Kunden nutzen Amazons Infrastruktur und legen Wert auf effiziente Prozesse.
  • SaaS: Langfristige Strategien mit Fokus auf Kennzahlen wie Churn-Rate, CLV und CAC. SaaS erfordert Geduld und kontinuierliche Verbesserung.–> Jedoch haben alle gemein, dass sie sich mehr um das Verkaufen als um ihre Steuererklärung kümmern – was in der Praxis regelmäßig zu Problemen führt.

 

Was gibt es zum Thema monatliche Abgrenzung und Finanzbuchhaltung zu sagen / Abos?

 

Recurring Revenue ist zentral. Begriffe wie Monthly Recurring Revenue (MRR) und Annual Recurring Revenue (ARR) definieren den Umsatz:

  • MRR: Monatlich wiederkehrender Umsatz.
  • ARR: Jahresumsatz aus Abos, meist als MRR x 12 berechnet.

Abgrenzung: Einnahmen aus Jahresabos müssen auf die Monate verteilt werden, um eine korrekte Bilanzierung zu gewährleisten. Das schafft Transparenz für Investoren. Es darf hier keinen Rest an nicht verteilten Einnahmen geben.

 

Besonderheiten beim Jahresabschluss? Beratung? (RAP)

 

Ein Schlüsselthema ist der Umgang mit Rechnungsabgrenzungsposten (RAP). Einnahmen aus einem Jahresabo dürfen nicht sofort als Umsatz ausgewiesen werden, sondern müssen anteilig auf die Vertragsdauer verteilt werden. Ähnlich gilt dies für Ausgaben wie Serverkosten.

 

Wie läuft das mit den internationalen Umsatzsteuern?

 

SaaS-Dienste fallen unter “elektronische Dienstleistungen”. Regelungen:

  • EU: Bestimmungslandprinzip – Umsatzsteuersatz des Kundenlandes gilt.
  • Außerhalb der EU: Leistungen an B2B-Kunden oft steuerfrei, Reverse-Charge-Regelung möglich. 

Herausforderungen bei der Umsatzsteuererklärung

 

  1. MOSS-Verfahren (EU): Zentrale Meldung für EU-Umsätze.
  2. Reverse-Charge-Regelung: B2B-Kunden innerhalb der EU führen die Steuer ab.
  3. Schwellenwerte: Länder wie die Schweiz haben eigene Umsatzsteuerschwellen. 

Was bedeutet Venture Capital bei euch, und welche Phasen gibt es?

Venture Capital (VC) ist entscheidend für SaaS. Typische Phasen:

  1. Seed Stage: Entwicklung eines MVP.
  2. Series A: Aufbau von Vertrieb und Marketing.
  3. Series B und C: Skalierung in internationale Märkte.
  4. Exit oder IPO: Verkauf oder Börsengang. 

Größenklassen: Welche gibt es?

SaaS-Unternehmen werden nach ARR kategorisiert:

  • Startup: ARR bis 1 Mio. Euro.
  • Scale-up: ARR zwischen 1 und 10 Mio. Euro.
  • Unicorn: ARR über 100 Mio. Euro oder Bewertung über 1 Mrd. Euro. 

Wie wichtig ist der online Steuerberater und die monatliche BWA?

Die monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) liefert Überblick über Einnahmen und Liquidität. SaaS-Unternehmen analysieren zusätzlich Kennzahlen wie:

  • Churn-Rate: Kündigungen.
  • CLV: Durchschnittlicher Umsatz pro Kunde.
  • CAC: Akquisekosten pro Kunde. 

Benötigt ihr individuelle Dinge vom Steuerberater? Onlinebuchhaltung spezial….

  • Kontierung von Abos: Einnahmen müssen korrekt erfasst werden.
  • Beratung zu Umsatzsteuern: Gerade bei internationalen Kunden essenziell.
  • Spezifische Reports: CLV und CAC sollten abgestimmt sein.

Meiner Meinung nach benötigen engagierte Unternehmen einen Partner an der eigenen Seite. So etwas wie den Premiumservice der DHW.

Wie stellen SaaS-Firmen Rechnungen?

Rechnungen werden oft automatisiert über Plattformen wie Stripe erstellt.

 

Was muss man als Kanzleichef tun?

“Spitz statt breit” lautet die Devise. Spezialisierung auf SaaS bedeutet tiefes Branchenwissen. Auch das Team muss geschult sein, um branchenspezifische Anforderungen zu verstehen.

 

 

Fazit und Steuern

SaaS-Unternehmen stehen vor einzigartigen Herausforderungen bei den Steuern und Finanzplanung.
Von komplexen Umsatzsteuerregelungen bis hin zu präzisen Rechnungsabgrenzungen ist die Expertise eines fähigen Steuerberaters unerlässlich.

Ohne einen spezialisierten Steuerberater können Fehler teuer werden – sei es durch unkorrekte Umsatzsteuerdeklarationen, Probleme bei internationalen Kunden oder ineffiziente Buchhaltungsprozesse. Ein Steuerberater, der die Anforderungen von SaaS versteht, kann nicht nur Kosten sparen, sondern auch helfen, die richtigen Entscheidungen für langfristiges Wachstum zu treffen.

 

Der Zugriff per Smartphone auf das Steuerbüro sollte per Klick genauso möglich sein, wie es mit einem normalen PC der Fall wäre – und ein lexware office, Sevdesk; FastBill, EasyBill und andere Tools sollten beherrscht werden.

 

Du hast Fragen und brauchst einen Kontakt?

 

DHW Steuerberatungsgesellschaft mbH
Im Lipperfeld 31 46047 Oberhausen
Mail: [email protected]
WhatsApp: +49 173 9414609

 

Du möchtest Mandant werden?
Hier findest du alle Infos und kannst entweder einen Termin
für ein kostenloses Kennenlernen vereinbaren oder direkt dein Neumandatsgespräch buchen.