Muss ich als Unternehmer prüfen, ob ich umsatzsteuerpflichtig bin, wenn ich ohne Umsatzsteuer in andere EU-Länder liefern möchte?

Ja, als Unternehmer bist du verpflichtet, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. / VAT-Nummer) deines Geschäftskunden im EU-Ausland zu prüfen, wenn du umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 1b UStG (innergemeinschaftliche Lieferung) liefern möchtest.

Warum ist die Prüfung wichtig?

✅ Nachweis der Steuerfreiheit: Ohne gültige VAT-Nummer kann das Finanzamt die Steuerfreiheit verweigern und nachträglich die Umsatzsteuer berechnen.
✅ Vermeidung von Steuerhinterziehung: Eine fehlerhafte oder ungültige VAT-Nummer kann auf einen Missbrauch oder fehlende Steuerpflicht des Empfängers hindeuten.

Wie kannst du die VAT-Nummer prüfen?

1️⃣ EU-Mehrwertsteuer-Validierungsdienst (VIES) der EU-Kommission:
🔗 ec.europa.eu/taxation_customs/vies

  • Prüft, ob die VAT-Nummer im EU-System registriert ist.
  • Zeigt an, aus welchem Land die Nummer stammt.
  • Keine Garantie über die Richtigkeit der Unternehmensdaten.

2️⃣ Bundeszentralamt für Steuern (BzSt) – qualifizierte Bestätigung:
🔗 www.bzst.de

  • Bestätigt nicht nur die Gültigkeit, sondern auch den Namen & die Anschrift des Unternehmens.
  • Dient als offizieller Nachweis für das Finanzamt.

Was passiert, wenn die VAT-Nummer ungültig ist?

❌ Falls die VAT-Nummer nicht gültig ist, musst du die deutsche Umsatzsteuer berechnen und die Lieferung als Inlandsumsatz mit USt behandeln.
❌ Falls dein Kunde eine neue oder korrigierte VAT-Nummer bereitstellt, kannst du diese erneut prüfen und dann die Lieferung steuerfrei durchführen.

Fazit: VAT-Prüfung ist Pflicht!

📌 Ohne gültige VAT-Nummer keine steuerfreie Lieferung ins EU-Ausland.
📌 VIES-Abfrage reicht für eine einfache Prüfung, aber BzSt-Bestätigung ist sicherer für das Finanzamt.
📌 Dokumentation der Prüfungsergebnisse aufbewahren, um Streit mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Gibt es automatisierte Prüfung-Tools?

Ja, es gibt mehrere automatisierte Tools, die die Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) erleichtern. Diese Tools helfen dabei, die Gültigkeit von USt-IdNrn. zu verifizieren und sicherzustellen, dass sie den entsprechenden Unternehmen zugeordnet sind. Hier sind einige Optionen:

1. Bundeszentralamt für Steuern (BZSt):

  • Schnittstelle für Mehrfachabfragen: Das BZSt bietet eine elektronische Schnittstelle, die in eigene Softwaresysteme integriert werden kann, um USt-IdNrn. automatisiert zu prüfen. Dies ermöglicht regelmäßige und effiziente Überprüfungen ohne manuellen Aufwand.

2. USt-ID Prüfen (Optimus Software):

  • Online-Tool: Dieses Tool ermöglicht die schnelle und einfache Prüfung von deutschen und EU-USt-IdNrn. Es bietet Funktionen wie qualifizierte Bestätigungen und Adressvalidierungen. Eine Integration in bestehende Systeme ist möglich, aber nicht zwingend erforderlich.

3. Workflow+:

  • Automatisierter Abgleich: Workflow+ bietet eine Lösung, die automatisch die USt-IdNr. eines Kunden prüft, indem sie mit den Daten des BZSt abgeglichen wird. Nach der Prüfung wird angezeigt, ob die Angaben korrekt sind oder Fehler vorliegen.

4. SAP-Integration (Erlebe Software):

  • Add-on für SAP-Systeme: Für Unternehmen, die SAP nutzen, gibt es ein Add-on, das die automatische Prüfung von USt-IdNrn. direkt im SAP-System ermöglicht. Dies reduziert manuellen Aufwand und hilft, Umsatzsteuernachzahlungen zu vermeiden.

5. Grant Thornton:

  • Robotic Process Automation (RPA): Grant Thornton bietet eine Lösung zur automatisierten USt-IdNr.-Prüfung mittels RPA. Diese ermöglicht die direkte Abfrage vor jeder Transaktion und kann Massendatenabfragen für das Stammdaten-Management durchführen.

Die Wahl des passenden Tools hängt von den individuellen Anforderungen und der bestehenden IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens ab. Es ist empfehlenswert, die verschiedenen Optionen zu evaluieren und gegebenenfalls Testversionen zu nutzen, um die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Was passiert, wenn bei einer Finanzamt Prüfung auffällt, dass die VAT nicht stimmen?

Wenn bei einer Finanzamt-Prüfung auffällt, dass die VAT-Nummer des Empfängers nicht gültig war oder nicht geprüft wurde, kann das schwerwiegende Folgen für dich als Unternehmer haben.

1️⃣ Nachträgliche Erhebung der Umsatzsteuer

❌ Falls du eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung durchgeführt hast, aber die VAT-Nummer ungültig oder nicht geprüft war, kann das Finanzamt:
✔ Die Umsatzsteuer nachfordern – Du musst dann die deutsche Umsatzsteuer (19 %) nachträglich entrichten.
✔ Keine nachträgliche Korrektur zulassen – Wenn du nicht nachweisen kannst, dass die VAT zum Empfänger gehörte, bleibt die Umsatzsteuer fällig.

📌 Beispiel:
Du hast für 10.000 € netto Ware an einen Kunden in Frankreich versandt und keine deutsche USt berechnet. Stellt das Finanzamt fest, dass die VAT ungültig war, musst du 1.900 € USt nachzahlen, selbst wenn dein Kunde im Ausland sitzt.

2️⃣ Verlust des Vertrauensschutzes (§ 6a UStG Abs. 4)

✅ Falls du die VAT-Nummer geprüft hast und diese zum Zeitpunkt der Lieferung gültig war, kannst du dich auf den Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG berufen.
❌ Wenn du die VAT aber gar nicht geprüft hast oder ein fehlerhaftes Ergebnis ignoriert wurde, verlierst du diesen Schutz.

3️⃣ Steuerhinterziehung oder leichtfertige Steuerverkürzung

📌 Falls das Finanzamt den Eindruck gewinnt, dass du systematisch oder wiederholt falsche VAT-Nummern nicht prüfst, kann das als leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO) oder sogar als Steuerhinterziehung (§ 370 AO) gewertet werden.

👨‍⚖️ Mögliche Folgen:
✔ Bußgelder bis zu 50.000 € bei Steuerverkürzung.
✔ Strafverfahren bei Steuerhinterziehung mit Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren oder hohe Geldstrafen.

4️⃣ Keine Möglichkeit, die Steuer beim Kunden zurückzufordern

❌ Selbst wenn der Kunde eigentlich Umsatzsteuer hätte zahlen müssen, kannst du die nachträgliche Steuer nicht einfach an ihn weitergeben, wenn der Kauf schon abgeschlossen ist.
✅ Nur wenn du eine nachträgliche Rechnungskorrektur mit USt. erstellen kannst (falls der Kunde zustimmt), kannst du versuchen, das Geld zurückzubekommen.

Wie kannst du dich absichern?

✔ Immer die VAT-Nummer vor Lieferung prüfen (VIES oder BZSt).
✔ Dokumentiere die Prüfungsergebnisse (Screenshot oder automatisiertes Prüfprotokoll).
✔ Nutze ein automatisiertes Prüf-Tool, wenn du viele EU-Lieferungen hast.
✔ Falls Unsicherheiten bestehen, erfrage eine schriftliche Bestätigung der VAT-Nummer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

📌 Fazit: Wenn die VAT nicht stimmt, kann das teuer werden. Die Nachzahlung der Umsatzsteuer ist das häufigste Problem, aber bei wiederholten Fehlern drohen auch Strafen. Eine automatisierte VAT-Prüfung schützt dich vor diesen Risiken.