Willkommen zurück zum dritten und letzten Teil der Beitragsserie „Achtung Zollprüfung“. In den vergangenen beiden Teilen hast du bereits viel über nachträgliche Zollprüfungen gelernt und sicher auch schon erste Ansätze für die Optimierung deiner Warenimporte gewinnen können. Heute besprechen wir, wie eine Zollprüfung typischerweise endet und welche Pflichten je nach Beanstandung anschließend auf dich zukommen.

Das Ende: ein abschließendes Gespräch oder die förmliche Schlussbesprechung

Jede Prüfung endet mit einem abschließenden Gespräch oder einer Schlussbesprechung. Wo liegt hier der Unterschied?

Schlussbesprechungen sind formalerer Natur und machen immer dann Sinn, wenn Uneinigkeit zwischen dir und dem Prüfer besteht. Der genaue Ablauf dieser Besprechung ist gesetzlich geregelt und beginnt damit, dass du den Berichtsentwurf des Prüfers vor der Auswertung durch das Hauptzollamt übersandt bekommst. So kannst du dich auf das anschließende Gespräch vorbereiten. Dieses beginnt zu einem gesonderten Termin mit dem Vortragen der Prüfungsfeststellungen. Dem folgt die genaue Erörterung der Fehler. Anschließend hast du die Möglichkeit zur Stellungnahme. Diese wird protokolliert und in den Bericht aufgenommen.

Die meisten Prüfungen enden jedoch mit einem abschließenden Gespräch. Der Prüfer wird dich hier noch einmal zusammenfassend über die Prüfungsfeststellungen unterrichten.

Beide Abschlussgespräche finden üblicherweise in deinen Räumlichkeiten statt. Um den größten Mehrwert aus der Überprüfung ziehen zu können, sollte mindestens der gleiche Personenkreis wie beim einführenden Gespräch anwesend sein.

Zum Ende stellt der Zollprüfer die Ergebnisse dar und weißt auf entstandene Pflichten des Unternehmens hin.

Der Prüfungsbericht – die klare Handlungsanweisung für die Zukunft

Mit dem abschließenden Gespräch/ der Schlussbesprechung sind die Prüfungshandlungen beendet. Der Bericht wird gefertigt und dem Hauptzollamt vorgelegt. Kommt dieses ebenfalls zu dem Schluss, dass Nacherhebungen und/oder Erstattungen erforderlich sind, wird ein sogenannter Steueränderungsbescheid gefertigt. Dieser wird dir anschließend zugestellt mit der Bitte um Nachzahlung oder der Information, dass eine Erstattung auf dein angegebenes Konto überwiesen wird.

Der Bericht besteht aus folgenden Punkten:

  • Prüfungsbeginn
  • Allgemeine Informationen zu Ihrem Unternehmen
  • Tatsächliche Umfang der Prüfung
  • Wesentliche geprüfte Unterlagen
  • Darstellung der Prüfungsfeststellungen
  • Prüfungsergebnis
  • Schlussbesprechung, Vorbehalt der rechtlichen Würdigung

Vor allem die Darstellung der Prüfungsfeststellungen wird dir genau aufzeigen, warum es zu einer Nacherhebung oder einer Erstattung gekommen ist.

„Obacht ist geboten! Wichtig ist nun, dass sich die Fehler nicht mehr wiederholen. Du bist verpflichtet, gleiche Fehler nach Ende des Prüfungszeitraumes selbst anzuzeigen! (vgl. § 153 Abs. 1 Nr. 1 AO).“


Francine Dammholz, Gründerin von Zollcoaching

Wann haftet meine Spedition?

Viele Onlinehändler glauben, ihre Spedition müsse bei Zollbeanstandungen für sie geradestehen. Immerhin erhält dein Dienstleister ja auch eine Vergütung für seine Dienste und gibt die Zollanmeldung letztlich auch ab. Ein Irrglaube, denn deine Spedition ist nur dein Vertreter und hat mit deinem internen Zollwissen nichts zu tun. Theoretisch kann die Spedition für dich bei Zollproblemen im Rahmen der Gesamtschuldnerschaft zur Haftung herangezogen werden. Doch hier bin ich ganz ehrlich mit dir. Aus meiner 10jährigen Praxis kenne ich hierzu kaum einen Fall. Du allein bist letztlich für deine korrekten Warenimporte verantwortlich und haftest demzufolge auch bei  Zollproblemen .

Konsequenzen nach einer Zollprüfung

Die Konsequenzen nach dem Audit sind individuell und richten sich nach der Schwere der Beanstandungen. Wurden vorsätzlich zu geringe Zölle gezahlt und kann dir dies nachgewiesen werden, besteht schnell der Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung. Bist du dagegen deinen Aufsichtspflichten als Geschäftsführer nicht nachgekommen und hast dich in Zollangelegenheiten rein auf die Arbeit deines Vertreters verlassen, so hast du womöglich deine Sorgfaltspflichten außer Acht gelassen. Hier könnte zum Beispiel ein Bußgeldverfahren mit empfindlichen Geldstrafen drohen. Hinterziehungszinsen und Säumniszuschläge können zusätzlich veranschlagt werden.

Fazit

Eine Zollprüfung ist nicht selten die Initialzündung für umfängliche Umstrukturierungen in deinem Unternehmen. Ziel dieser Beitragsserie ist es, dich für anstehende Zollprüfungen zu sensibilisieren. Sicherlich fragst du dich nun, was das konkret für dein Unternehmen bedeutet und ob es auch bei dir Zollrisiken gibt. Wichtig ist es, deinen Importprozess vor Beginn der Zollprüfung abzusichern! Denn hat sich der Prüfer erst einmal bei dir gemeldet, ist das Zeitfenster für strafbefreiende Selbstanzeigen bereits geschlossen. Doch aus Erfahrung kann ich sagen: dies wird vielen Unternehmen erst zu spät schmerzlich bewusst. Der beste Zeitpunkt um Zollrisiken abzustellen ist also jetzt!

Mein Angebot an dich

Wenn du ein mulmiges Gefühl hast und dir Klarheit verschaffen möchtest, melde dich bei uns! Stell dir vor, du wüsstest bereits vor deiner Zollprüfung, worauf der Zoll ein generelles Augenmerk legt. Trage dich hierfür unter www.zollcoaching.de  in unser Kontaktformular ein. Im Erstgespräch bekommst du anschließend eine fundierte Ersteinschätzung deiner Zollrisiken und erste konkrete Handlungsempfehlungen. So bereitest du dich auf die Zollprüfung optimal vor!