Die Herausforderung stellt sich nahezu jedem Unternehmen und jedem Onlinehändler fast täglich: die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, wie z.B. Papier, Kartonage oder Klebeband. Zu oft vergleichen die Händler nur die Mengen einzelner Bestellungen oder sie nutzen nicht die Möglichkeit, sich schlicht für solche Einkäufe zusammenzuschließen. In diesem Beitrag erhaltet ihr wesentliche Tipps, wie ihr günstig eure Materialien anfragen könnt und wie ihr sicher gute Einkaufspreise erzielen werdet.

Wie macht ihr es bisher?

In der Regel bindet ihr euch nicht, sondern fragt pro Bestellung die Preise der benötigten Materialien ab. Sehr selten schließt ihr euch zusammen und bündelt euren Bedarf. Noch viel weniger nutzt ihr die Möglichkeit, Jahres-Volumina als Abrufauftrag auszuschreiben und zu vergeben. Einen etwas ausführlicheren Artikel findet ihr auf gruenderszene.de

Dahinter versteckt sich aber auch eine grundlegende Herausforderung, die viele kleinere und mittlere Händler haben: Ihnen fehlen schlichtweg eigene Verbrauchszahlen und eine Organisationsstruktur, die eine einfache Identifikation der zu einer Ausschreibung geeigneten Produkte zu identifizieren.

Was ist eine Ausschreibung?

Bei einer Ausschreibung, auch Submission oder Verdingung genannt, handelt es sich um eine schriftliche Aufforderung zu einem Vertragsangebot. Dabei können sowohl Lieferungen als auch abzugebende Leistungen ausgeschrieben werden. Ausschreibungen werden unter anderem dazu genutzt, die Kosten zu minimieren.

Ein einfaches Beispiel: Ihr fragt bei 10 Lieferanten die Kosten für Paketband ab. Ihr erhaltet dann 10 Angebote, aus denen ihr den Lieferanten wählen könnt, der euch am ehesten zusagt.

Wie bereite ich eine gute Ausschreibung vor?

Zunächst benötigt ihr eure Daten. Ein Blick in die Buchhaltung oder in das Bestellsystem hilft oft. Meistens bucht euer Steuerberater an Lieferanten-Konten, so dass er euch recht schnell die Umsätze von Lieferanten nennen kann. Damit hättet ihr dann die ersten Parameter: den Bedarf und den Preis.

(Bildquelle: entrada-consulting.de ; Ablauf eines vollständigen Ausschreibung-Prozesses)

Versucht, das Produkt so gut wie möglich zu beschreiben (Leistungsbeschreibung). Material, Abmessungen, Garantien, technische Daten. Wesentlich ist, dass die Hersteller/Lieferanten in der Lage sind, auf Basis eurer Angaben ein qualifiziertes Angebot zu erstellen.

Wenn ihr euren eigenen Bedarf mit weiteren Händler-Kollegen bündeln möchtet, dann ist es wichtig, dass ihr zunächst euren Bedarf und auch die technischen Anforderungen, aber vor allem auch die Frequenzen, in denen ihr das Produkt abruft, teilt.

Tipp: Wenn ihr euren Bedarf bündeln wollt, sollte es nur einen Ansprechpartner gegenüber den Lieferanten/Herstellern geben. Da gilt: Zu viele Köche verderben den Brei.

Lieferanten/Hersteller: Woher nehmen, wenn nicht stehlen?

Es gibt eine Vielzahl kostenpflichtiger Verzeichnisse. Von diesen würde ich abraten. Benutzt Google oder aber ihr sucht euch die passenden Hersteller/Lieferanten aus den öffentlich zugängigen Aussteller-Verzeichnissen von Fachmessen. Und natürlich kann es auch sinnvoll sein, auf Marktplätzen, sofern sie es anbieten, die Ausschreibung zu veröffentlichen. Bei Alibaba bietet sich der ‘Buying Request’ (RFQ) an.

Was gehört denn nun alles in eine Ausschreibung hinein?

• Eure Anschrift
• Eindeutige Leistungs-/Produktbeschreibung
• Frist zur Abgabe eines Angebotes
• Lieferanschrift/-en
• Zahlungsmodalitäten
• Kontaktdaten, wo Bieterfragen gestellt werden können
• Ggf. Musterstellung anfordern
• Bei Internationalen Ausschreibungen Incoterms festlegen
• Bei internationalen Ausschreibungen Produktzulassungen festlegen
• Bei internationalen Ausschreibungen Währung festlegen
• Nachweise fordern
• Ggf. eigene Einkaufsbedingungen vorgeben (AGB)

Diese Auflistung ist nicht vollständig und kann je nach Produkt oder Leistung auch abweichen. Natürlich geht es auch extrem knapp:

“Sehr geehrter Herr Verkäufer,

ich habe einen Jahresbedarf von X bei Produkt Y.  Die Lieferung sollte alle 4 Wochen frei an unser Lager erfolgen. Ich möchte einen Jahresauftrag ausschreiben und bitte um Angebot.

Mit freundlichen Grüßen

Elmar Einkäufer”

Grundsätzlich sind privatwirtschaftliche Ausschreibungen formlos. Ihr könnt also wenig falsch machen.

Tipp: Macht euch eine Vorlage die ihr wiederkehrend verwenden könnt. Das macht euer internes Handling von Ausschreibungen wesentlich einfacher. Ein einfaches Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle helfen schon sehr.