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Achtung Zollprüfung – was kaum ein Onlinehändler weiß Teil 3

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Willkommen zurück zum dritten und letzten Teil der Beitragsserie „Achtung Zollprüfung“. In den vergangenen beiden Teilen hast du bereits viel über nachträgliche Zollprüfungen gelernt und sicher auch schon erste Ansätze für die Optimierung deiner Warenimporte gewinnen können. Heute besprechen wir, wie eine Zollprüfung typischerweise endet und welche Pflichten je nach Beanstandung anschließend auf dich zukommen.

Das Ende: ein abschließendes Gespräch oder die förmliche Schlussbesprechung

Jede Prüfung endet mit einem abschließenden Gespräch oder einer Schlussbesprechung. Wo liegt hier der Unterschied?

Schlussbesprechungen sind formalerer Natur und machen immer dann Sinn, wenn Uneinigkeit zwischen dir und dem Prüfer besteht. Der genaue Ablauf dieser Besprechung ist gesetzlich geregelt und beginnt damit, dass du den Berichtsentwurf des Prüfers vor der Auswertung durch das Hauptzollamt übersandt bekommst. So kannst du dich auf das anschließende Gespräch vorbereiten. Dieses beginnt zu einem gesonderten Termin mit dem Vortragen der Prüfungsfeststellungen. Dem folgt die genaue Erörterung der Fehler. Anschließend hast du die Möglichkeit zur Stellungnahme. Diese wird protokolliert und in den Bericht aufgenommen.

Die meisten Prüfungen enden jedoch mit einem abschließenden Gespräch. Der Prüfer wird dich hier noch einmal zusammenfassend über die Prüfungsfeststellungen unterrichten.

Beide Abschlussgespräche finden üblicherweise in deinen Räumlichkeiten statt. Um den größten Mehrwert aus der Überprüfung ziehen zu können, sollte mindestens der gleiche Personenkreis wie beim einführenden Gespräch anwesend sein.

Zum Ende stellt der Zollprüfer die Ergebnisse dar und weißt auf entstandene Pflichten des Unternehmens hin.

Der Prüfungsbericht – die klare Handlungsanweisung für die Zukunft

Mit dem abschließenden Gespräch/ der Schlussbesprechung sind die Prüfungshandlungen beendet. Der Bericht wird gefertigt und dem Hauptzollamt vorgelegt. Kommt dieses ebenfalls zu dem Schluss, dass Nacherhebungen und/oder Erstattungen erforderlich sind, wird ein sogenannter Steueränderungsbescheid gefertigt. Dieser wird dir anschließend zugestellt mit der Bitte um Nachzahlung oder der Information, dass eine Erstattung auf dein angegebenes Konto überwiesen wird.

Der Bericht besteht aus folgenden Punkten:

  • Prüfungsbeginn
  • Allgemeine Informationen zu Ihrem Unternehmen
  • Tatsächliche Umfang der Prüfung
  • Wesentliche geprüfte Unterlagen
  • Darstellung der Prüfungsfeststellungen
  • Prüfungsergebnis
  • Schlussbesprechung, Vorbehalt der rechtlichen Würdigung

Vor allem die Darstellung der Prüfungsfeststellungen wird dir genau aufzeigen, warum es zu einer Nacherhebung oder einer Erstattung gekommen ist.

“Obacht ist geboten! Wichtig ist nun, dass sich die Fehler nicht mehr wiederholen. Du bist verpflichtet, gleiche Fehler nach Ende des Prüfungszeitraumes selbst anzuzeigen! (vgl. § 153 Abs. 1 Nr. 1 AO).”


Francine Dammholz, Gründerin von Zollcoaching

Wann haftet meine Spedition?

Viele Onlinehändler glauben, ihre Spedition müsse bei Zollbeanstandungen für sie geradestehen. Immerhin erhält dein Dienstleister ja auch eine Vergütung für seine Dienste und gibt die Zollanmeldung letztlich auch ab. Ein Irrglaube, denn deine Spedition ist nur dein Vertreter und hat mit deinem internen Zollwissen nichts zu tun. Theoretisch kann die Spedition für dich bei Zollproblemen im Rahmen der Gesamtschuldnerschaft zur Haftung herangezogen werden. Doch hier bin ich ganz ehrlich mit dir. Aus meiner 10jährigen Praxis kenne ich hierzu kaum einen Fall. Du allein bist letztlich für deine korrekten Warenimporte verantwortlich und haftest demzufolge auch bei  Zollproblemen .

Konsequenzen nach einer Zollprüfung

Die Konsequenzen nach dem Audit sind individuell und richten sich nach der Schwere der Beanstandungen. Wurden vorsätzlich zu geringe Zölle gezahlt und kann dir dies nachgewiesen werden, besteht schnell der Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung. Bist du dagegen deinen Aufsichtspflichten als Geschäftsführer nicht nachgekommen und hast dich in Zollangelegenheiten rein auf die Arbeit deines Vertreters verlassen, so hast du womöglich deine Sorgfaltspflichten außer Acht gelassen. Hier könnte zum Beispiel ein Bußgeldverfahren mit empfindlichen Geldstrafen drohen. Hinterziehungszinsen und Säumniszuschläge können zusätzlich veranschlagt werden.

Fazit

Eine Zollprüfung ist nicht selten die Initialzündung für umfängliche Umstrukturierungen in deinem Unternehmen. Ziel dieser Beitragsserie ist es, dich für anstehende Zollprüfungen zu sensibilisieren. Sicherlich fragst du dich nun, was das konkret für dein Unternehmen bedeutet und ob es auch bei dir Zollrisiken gibt. Wichtig ist es, deinen Importprozess vor Beginn der Zollprüfung abzusichern! Denn hat sich der Prüfer erst einmal bei dir gemeldet, ist das Zeitfenster für strafbefreiende Selbstanzeigen bereits geschlossen. Doch aus Erfahrung kann ich sagen: dies wird vielen Unternehmen erst zu spät schmerzlich bewusst. Der beste Zeitpunkt um Zollrisiken abzustellen ist also jetzt!

Mein Angebot an dich

Wenn du ein mulmiges Gefühl hast und dir Klarheit verschaffen möchtest, melde dich bei uns! Stell dir vor, du wüsstest bereits vor deiner Zollprüfung, worauf der Zoll ein generelles Augenmerk legt. Trage dich hierfür unter www.zollcoaching.de  in unser Kontaktformular ein. Im Erstgespräch bekommst du anschließend eine fundierte Ersteinschätzung deiner Zollrisiken und erste konkrete Handlungsempfehlungen. So bereitest du dich auf die Zollprüfung optimal vor!

Achtung Zollprüfung – was kaum ein Onlinehändler weiß, Teil 2

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Willkommen zurück zu Teil 2. Im ersten Teil hast du vielleicht zum ersten Mal überhaupt erfahren, dass Zollprüfungen nachträglich stattfinden. Das Zollrisiko besteht also weiter, auch wenn deine Ware schon lange verzollt wurde. Wichtig ist es, dich auf deine erste Zollprüfung bestmöglich vorzubereiten, damit du keine Probleme mit dem Zoll nachträglich riskierst. Lass uns deshalb nun weiter über deine optimale Vorbereitung sprechen.

Wie sind deine Unterlagen aufzubereiten? Am besten digital!

Während der laufenden Zollprüfung profitieren diejenigen Unternehmen, deren Dokumentenablage bereits elektronisch ist. Dadurch wird die Prüfungszeit erheblich verkürzt und deine Zeit- und Personalressourcen geschont! Die einzigen Unterlagen, die du bei Zollprüfungen noch papiermäßig im Original vorliegen haben musst, sind förmliche Präferenzpapiere und Freiverkehrsbescheinigungen. Selbst Steuerbescheide kannst du gerne digitalisieren. So ersparst du dir viel manuelle Sucherei und kannst dem Zollprüfer einen lesenden Zugriff auf dein System geben. Besonders bewährt hat sich die Verknüpfung des elektronischen Archivs mit dem Finanzbuchhaltungssystem.

Nach Einrichtung eines Zugriffrechtes auf dein elektronisches Archiv kann sich der Prüfer so die benötigten Unterlagen selbst besorgen.

Auch wenn das eventuelle Einscannen der Unterlagen zunächst mühsam erscheint, so bringt es doch enorme Vorteile mit sich. Eine digitale Ablage ist auch deshalb sinnvoll, da du verpflichtet bist all deine Zolldokumente 10 Jahre aufzubewahren. So hast du alles übersichtlich zusammen und brauchst keine ganzen Regale als papiermäßiges Archiv zu verschwenden.

Weitere Einzelheiten zu elektronischen Zollprüfungen erfährst du aus den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern für den Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (GoBDZ)“.

Die Zollprüfung beginnt

Der Prüfer richtet sich nach deinen üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten und wird währenddessen die Prüfung durchführen (§ 200 Abs. 3 AO).

Das einführende Gespräch ist als das Auftaktmeeting deiner Zollprüfung zu verstehen. Hier wird dir der grobe Ablauf der Prüfung erklärt und erste Rückfragen können gestellt werden.

Im Idealfall sollten die Verantwortlichen folgender Abteilungen an diesem Gespräch teilnehmen, soweit im Unternehmen vorhanden:

  • Finanzbuchhaltung
  • Einkauf
  • Warenwirtschaft
  • Geschäftsführung
  • Zollverantwortliche Person/en
Am einführenden Gespräch sollten Vertreter aller Abteilungen teilnehmen, die mit Warenimporten beschäftigt sind .

Um einen Eindruck von diesem Gespräch vermitteln zu können, anbei Fragen, die beispielhaft auf dich zukommen könnten:

  • Wer ist intern für Zollangelegenheiten zuständig?
  • Gibt es Lieferverträge zur importierten Ware?
  • Wie bewahrst du die Importdokumente auf?
  • Welche internen Nachkontrollen finden statt und wie werden diese dokumentiert?

Achtung: das einführende Gespräch stellt nicht den Beginn der Zollprüfung dar. Dieser erfolgt bereits an der Dienststelle mit den Vorbereitungshandlungen auf deine Prüfung! Bereits zu Beginn der Prüfung hat der Zollbeamte sich also schon ein breites Bild deines Unternehmens gemacht, indem er beispielsweise auch Informationen von anderen Behörden eingeholt hat.

Francine Dammholz , Gründerin von Zollcoaching

Das sind deine Rechte und Pflichten

Im Rahmen einer Prüfung hast du wichtige Rechte und Pflichten, die du bereits vorab kennen solltest. Hier eine Darstellung der Wichtigsten:

Rechte

  • Rechtsbehelf möglich gegen Prüfungsanordnung Art. 44 Abs.1 UZK § 347 Abs.1 AO
  • Mitteilung über Einleitung eines eventuellen Straf- oder Bußgeldverfahrens § 397 Abs. 3. AO
  • Antrag auf Übersendung des Prüfungsberichts vor Auswertung, § 202 Abs.2 AO

Pflichten

  • Mitwirkungspflichten v.a. in Bezug auf die Vorlage von Unterlagen, Erteilung von Auskünften und Ermöglichung des Datenzugriffs Art. 48, Art. 15, Art. 51 Abs.1 UZK, § 147 Abs.3 und § 200 Abs.1 AO
  • Arbeitsplatz und Hilfsmittel sind dem Prüfer kostenlos bereit zu stellen
  • Lesbarmachung der Daten  § 147 Abs. 5 AO
  • Recht auf elektronischen Datenzugriff § 147 Abs. 6 AO

Durchführung der Prüfung

Während der Prüfung wird dich der Prüfer über den aktuellen Stand auf dem Laufenden halten. Es sei denn, der Zweck der Prüfung wird hierdurch beeinträchtigt. Die Dauer der Prüfung hängt von vielen Faktoren wie der Komplexität der Fehler, Struktur der Ablage und Unternehmensgröße ab. Eine durchschnittliche Prüfung ohne größere Beanstandungen dauert im Schnitt 2 Wochen.

Der Einsatz von Auswertesoftware ist seit Jahren fester Bestandteil einer jeden Zollprüfung. Große Datenmengen können problemlos eingelesen und ausgewertet werden und damit gleichartige Beanstandungen über viele Jahre aufgedeckt werden.

Übliche Ergebnisse aus Zollprüfungen – Praxisfall

Undurchsichtige Zollregularien und komplexe Rechtsanforderungen sorgen dafür, dass nahezu jedes Unternehmen Herausforderungen mit dem Zoll bei der Zollprüfung hat.

Oftmals werden Zölle über Jahre in unrichtiger Höhe gezahlt, jedoch ohne dass es das Unternehmen selbst bemerkt.

Ein Beispiel aus unserer aktuellen Praxis:

Importiert wurden in den letzten 3 Jahren Hängematten aus Baumwolle im Wert von 750.000 €. Das Unternehmen sah die Hängematten als ein Möbelstück an, Zollsatz 0%. Der Zoll widersprach dieser Auffassung im Rahmen der Zollprüfung und stellte fest, dass es sich nach aktueller Rechtslage hier um Campingausrüstung im Sinne des Zolltarifrechts handelt. Das hatte folgendes Ergebnis:

Angewandter Zollsatz 0,00 %
Bisher gezahlte Zölle 0,00 €
Festgestellter Zollsatz 12,00 %
Nachzahlung Zölle 90.000,00 €

Es wurden also 90.000,00 € zu wenig Zölle innerhalb der letzten 3 Jahre gezahlt. Wohlgemerkt betraf diese Feststellung nur ein einzelnes Produkt. Auch andere Waren wurden beim Zoll unrichtig angemeldet. Neben der Zollnachzahlung wurden noch Hinterziehungszinsen und Säumniszuschläge fällig. Gegen die Geschäftsführung wurde ein Verfahren wegen leichtfertiger Steuerverkürzung eingeleitet. Auch die Handelskalkulation der letzten 3 Jahren erwies sich somit als falsch, was weitere wirtschaftliche Konsequenzen nach sich zog. Wer glaubt, dies sei nur ein trauriger Einzelfall, irrt sich. Bei den allermeisten Unternehmen führt die Zollprüfung zu finanziellen Beanstandungen.

Fazit aus Teil 2:

Heute hast den Ablauf einer Zollprüfung näher kennen gelernt und wichtige Tipps zum Beginn und der Durchführung der Betriebsprüfung durch den Zoll erhalten. Du kennst nun die wichtigsten Rechte und Pflichten, allen voran hier die Mitwirkungspflicht. Anhand eines aktuellen Falls aus unserer Praxis hast du verdeutlicht bekommen, welche Konsequenzen unrichtige Angaben in straf- und bußgeldrechtlicher Sicht persönlich, aber auch für die Handelskalkulation haben können.

Lass uns über deine Importe sprechen!

Solltest du jetzt ein mulmiges Gefühl haben und dir unsicher sein, ob deiner Verzollungen richtig verlaufen sind, dann melde dich einfach bei uns. Trage dich für ein Erstgespräch unter www.zollcoaching.de im Kontaktformular ein. Anschließend nehme ich mir gerne Zeit und wir sprechen persönlich über deinen Importprozess und deine Zollrisiken. Du bekommst hier eine individuellen Ersteinschätzung deiner Zollrisiken und erste Handlungsempfehlungen.

Achtung Zollprüfung – was kaum ein Onlinehändler weiß, Teil 1

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Wann denkst du finden Zollprüfungen statt? Die meisten Onlinehändler glauben, dass Zollkontrollen ausschließlich an der Grenze im Rahmen der Verzollung stattfinden können. Ist die Ware anschließend erst einmal durch den Zoll abgefertigt, gibt es auch kein weiteres Zollrisiko. Doch ist das wirklich so? Mitnichten!

Du musst wissen: ähnlich wie Betriebsprüfungen des Finanzamtes, finden auch Zollprüfungen nachträglich in deinem Unternehmen statt und eben nicht schon an der Grenze. Ich war gute 9 Jahre beim Zoll tätig, die letzten Jahre als Zollprüferin. Der Ablauf der Zollprüfung war immer gleich. Ich rief die Geschäftsführung des zu prüfenden Unternehmens an, um einen Termin zur Prüfung zu vereinbaren. Die Reaktion war dabei fast durchgängig gleich. „Eine Zollprüfung? Warum das? Bisher gab es nie Probleme bei der Verzollung. Haben wir etwa etwas falsch gemacht?“

Ob deine Verzollungen korrekt verliefen, ist eben nicht schon an der Grenze, sondern erst nachträglich feststellbar. Das wird erst vollkommen verständlich, wenn du weißt, dass der Zoll u.a. auch deine Finanzbuchhaltung dafür prüfen muss. Diese Möglichkeiten hat der Zollbeamte an der Grenze nicht. Beispielsweise könnte dein Lieferant 10.000 USD Warenwert auf der Commercial Invoice vermerken. Tatsächlich bezahlst du jedoch 15.000 USD. Du würdest also für 5.000 USD Warenwert Zölle womöglich hinterziehen. Das ist erst nach einer Überprüfung deiner Buchhaltung erkennbar. Doch das ist eher das geringere Risiko.

Weitaus problematischer sind

  • eine zollkonforme Buchhaltung an sich und
  • die Bestimmung der korrekten Zolltarifnummern.

Das sind die zwei größten Fallstricke, über die Onlinehändler am meisten stolpern. Diese Beitragsserie möchte dir vermitteln, wie du dich auf eine Zollprüfung bestmöglich vorbereiten kannst, um keine Auseinandersetzungen mit dem Zoll zu riskieren. So weißt du bereits vorab, worauf es in deinem Zollprozess ankommt und kannst notwendige Optimierungen vornehmen, bevor sich der Zoll bei dir meldet und es dafür zu spät ist. Doch beginnen wir von vorn.

Francine Dammholz, Gründerin von Zollcoaching sichert ihre Mandanten vor Zollrisiken ab

Wann wird dein Unternehmen geprüft?

Wann dein Unternehmen nachträglich geprüft wird, hängt von vielen Faktoren ab und richtet sich nicht nur nach deiner Zollperformance der letzten Jahre. Hier spielen Umstände wie deine Warenkategorien, zollinterne Beanstandungen, Lieferanten und Lieferländer mit ein. Kurzum: wirklichen Einfluss auf den Zeitpunkt deiner ersten Zollprüfung hast du nicht. Wenn du glaubst, dass nur große Unternehmen geprüft werden, dann irrst du dich gewaltig. Du solltest wissen – Zölle und alle weiteren Einfuhrabgaben haben vor allem einen Zweck: faire Marktbedingungen für alle zu schaffen. Vereinfacht heißt das: je größer das weltweite Marktungleichgewicht, umso höher sind auch die Zollabgaben und damit die Eintrittshürden für ausländische Produkte.

Welchen Zeitraum prüft der Zoll?

Zollprüfungen können sich grundsätzlich bis zu drei Jahre in die Vergangenheit erstrecken. Den genauen zu prüfenden Zeitraum findest du auf deiner sog. Prüfungsanordnung, die du vor einer anstehenden Prüfung vom Hauptzollamt zugeschickt bekommst. Eine Ausdehnung oder Änderung des Zeitraumes ist möglich, wenn es der Änderung zustimmt. Für dich ist hier sehr wichtig zu verstehen: bereits mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung durch das Hauptzollamt an dich ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich. Hast du also ein mulmiges Gefühl und bist dir unsicher, dass deine Importe der letzten 3 Geschäftsjahre korrekt verlaufen sind, ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt sich darum zu kümmern. Melde dich hierzu gerne.

Jede Zollprüfung beginnt mit der sogenannten Prüfungsanordnung. Hieraus geht Folgendes hervor (vgl. § 196 ff. AO):

  • das anordnende Hauptzollamt
  • Name des Prüfers
  • Rechtsgrundlagen für die Prüfung
  • die Anschrift deines Unternehmens
  • der Prüfungsumfang
  • der zu prüfende Zeitraum
  • eine Rechtsbehelfsbelehrung (vgl. § 356 AO)

Wie lange dauert eine Zollprüfung?

Aus der Erfahrung heraus sind Zollprüfungen zumeist mehrwöchig. Hier kommt es darauf an, inwieweit dein Importprozess bereits optimiert ist oder ob es noch viele Zollrisiken gibt. Die Überprüfung findet dabei grundsätzlich am sog. Ort der Hauptbuchhaltung statt. Dieser befindet sich zumeist an deinem Geschäftssitz. Hast du deine Buchhaltung jedoch an einen Steuerberater ausgelagert, ist auch eine Prüfung in dessen Räumlichkeiten möglich. Die Dauer des Audits kannst du mit einer optimalen Vorbereitung maßgeblich verkürzen.

So bereitest du dich optimal vor

Vor Beginn der Prüfung wird sich der Zollprüfer bei dir melden, um einen Termin für den Beginn der Prüfung abzustimmen (Behördendeutsch für Kick-off Meeting). Sollten triftige Gründe deinerseits gegen den vorgeschlagenen Termin sprechen, kann dieser auch verschoben werden (vgl. § 197 Abs.2 AO). In der Praxis stellt die Abstimmung fast nie ein Problem dar.

Folgende Dokumente helfen dem Prüfer, einen ersten Einblick in dein Unternehmen zu erhalten. Es ist ratsam, diese Unterlagen zum einführenden Gespräch bereit zu halten:

  • Sofern möglich, z.B. durch den Steuerberater, die Daten der Finanzbuchhaltung der letzten drei Geschäftsjahre im sog. GoBD-Format auf einem Datenträger.
  • Summen – und Saldenlisten der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (gegebenenfalls einen nur lesenden Zugriff auf dein Finanzbuchhaltungssystem nach Vereinbarung mit dem Prüfer)
  • vorliegende Jahresabschlüsse der letzten zwei Geschäftsjahre
  • Liste mit zuständigen Ansprechpartnern aus dem Bereich Einkauf, Finanzbuchhaltung und Geschäftsführung
  • Förmliche Präferenzpapiere, beispielsweise Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1 im Original

Fazit aus Teil 1

Heute hast du erfahren, dass Zollprüfungen nachträglich stattfinden, wann und wie der Zoll prüft und wie du dich auf das einführende Gespräch vernünftig vorbereiten kannst. In Teil 2 lernst du, wie du deine Unterlagen zur Zollprüfung optimal vorbereitest und welche Rechte aber auch Pflichten auf dich zukommen. Ein aktueller Fall aus unserer Praxis wird dir aufzeigen, was unrichtige Zölle für dein Unternehmen bedeuten können.

Wie ich dich unterstützen kann

Wenn du solange nicht warten willst und lieber sofort mit mir über deine Warenimporte sprechen möchtest, dann machen wir das. Trage dich dazu einfach unter zollcoaching.de im Kontaktformular ein. Ich nehme mir anschließend Zeit, dich und deine Warenimporte im Rahmen eines Erstgespräches kennen zu lernen. Hier erhältst du dann erste Handlungsempfehlungen zur Vermeidung deiner Zollrisiken.