Die Umstellung auf ein anderes Warenwirtschaftssystem ist und bleibt eine große Herausforderung und ein tiefgreifender Einschnitt in die Unternehmenprozesse. Gerade dann, wenn ein Unternehmen bereits seit Jahren gewachsen ist und individuelle Lösungsansätze fordert. Aber leider oder auch zum Glück ist das kein seltenes Szenario. Es bedeutet ja zunächst erst einmal, das ein Business erfolgreich skaliert. Trotzdem ist ein solcher Schritt für die meisten Unternehmen eine Herausforderung. Der Multichanelhändler Deltatecc hat gerade die Umstellung vollzogen. Im Interview mit CEO Andreas Müller und Plentymarkets beschreiben euch beide Seiten ihre Herausforderungen und Learnings.

Das Profil von Deltatecc

Deltatecc ist ein Multichanelhändler. Neben eBay und Amazon bedient er noch 4 weitere Marktplätze. Das Unternehmen wird in der 2. Generation geführt. Ursprünglich gestartet war Müller Senior als Expert-Verbundgruppen-Händler mit mehreren Filialen im Saarland. Begonnen haben Philip und Andreas Müller 2003 mit dem Versand von Handys über eBay. Jetzt ist Deltatecc auch in den Kategorien CE und Home & Kitchen aktiv.

Heute beschäftigt die Unternehmensgruppe über 40 Mitarbeiter und generiert einen Umsatz von über 30 Mio. Euro. Alle stationären Geschäfte wurden aufgegeben. Nur in der Zentrale in Saarwellingen gibt es noch die Möglichkeit für lokale Kunden, ihre Bestellungen abzuholen. Dort ist auch ein Showroom eingerichtet, um sich Produkte anzusehen

In den Lagerhallen lagert ein Warenbestand von circa 4 Mio. €. Die zur Verfügung stehenden Lagerflächen sind mehr als gut genutzt. 2.500 qm² Hochregallagerfläche werden bedient.

Täglich werden im Durchschnitt 2.000 Pakete versendet. Maximal möglich sind jedoch 15.000 Pakete täglich. Und dieses Leistung wird regelmäßig abgefragt, z.B. wenn Deltatecc am eBay-Deals-Programm teilnimmt.

(Quelle: Monitoring Tool deltacec)

Die Bilanzen sind ordentlich, den Digitalisierungs- und Wachstumprozess haben die Saarländer gut gemeistert. Es werden Gewinne eingefahren. Das Wachstum hält an und entspricht dem des Marktes.

Andreas Müller ist das ‘öffentliche’ Gesicht und er ist auch Mitglied der Frankfurter Gruppe.

Einer von mehreren eBay Accounts: http://stores.ebay.de/deltatecc-home

Amazon-Account: https://www.amazon.de/s?me=AXKYEO2EE4B65

Die Ausgangssituation

Gewachsene Strukturen. Das Lager ist auf drei Hallen verteilt. Retouren werden an 2 Standorten bearbeitet. Großgeräte werden direkt von einem externen Dienstleister versendet.

Die Lagerlogistik ist teilweise mit Fördertechnik ausgerüstet. Es wird eine eigene Picklösung verwendet. Das Verpacken der Ware soll jedoch mit der Wawi abgedeckt werden.

Der bisherige Dienstleister konnte nicht alle Marktplätze anbinden. Änderungen in den Wawi-Prozessen konnten nur durch den Anbieter selbst und kostenpflichtig vorgenommen werden.

“Selbst für einen einfachen Passwort-Reset eines Mitarbeiters musste der Support des Dienstleisters kontaktiert werden. Meine Mitarbeiter mussten ein Ticket aufmachen”, so Andreas Müller

Die Kommunikationskultur des Wawi-Dienstleisters war nicht kunden- und lösungsorientiert. So wurden Bugs erst einmal nur auf den Händler abgebildet. Lösungen wurden daher nur verzögert und teilweise kostenpflichtig angeboten. Viele Herausforderungen wurde aber auch gar nicht gefixt.

Sämtlich Prozesse waren nur mit vielen Kompromissen abbildbar. dadurch ergab sich eine hohe Fehleranfälligkeit und das System war teilweise nur mit tiefer Kenntnis und Erfahrung durch die Mitarbeiter bedienbar.

“Am hinderlichsten war an dieser Wawi-Lösung, dass sie den Marktanforderungen sehr hinterherhinkte. Teilweise wurden Neuerungen der Marktplätze erst Monate später in der Wawi umgesetzt. Das war inakzeptabel und bremste unser Unternehmen aus.”

Hätte Deltatecc die Entscheidung, sich um eine geeignetere Wawi-Lösung zu kümmern, weiter hinausgezögert, hätte das möglicherweise fatale Folgen für die zukünftigen Wachstumschancen gehabt. Irgendwann hätte das Mangel-Handling so viele betriebliche Ressourcen gefressen, dass ein wirtschaftliches Wachstum nicht mehr möglich gewesen wäre.

Learning: Auch wenn es weh tut, ab und an solltet ihr eure Dienstleister auf den Prüfstand stellen und euch fragen, welche Anforderungen dieser erfüllt und welche nicht. Könnt ihr messen, dass andere Dienstleister euch stark entlasten können, dann ist es wichtig, dass ihr einen solchen Wechsel-Schritt in Erwägung zieht. Nur versucht, eine solche Entscheidung nicht aus dem Bauch heraus zu treffen.

(Showroom von deltatecc)

Die Anforderung

Ausschlaggebend ist hier ein Umstand, der den meisten ‘gewachsenen’ Unternehmen passiert. Ab einem gewissen Punkt haben sich bei euch eine Menge an Provisorien, Workarounds oder Sonder-Lösungen eingeschlichen. Und nicht immer besteht die Möglichkeit, diese mit der Einführung einer neuen Wawi aufzulösen. Das bedeutet: Auch eine neue Wawi muss in der Lage sein, diese Workarounds möglichst einfach abzubilden.

Wachstum sollte mir der zukünftigen Lösung abgebildet werden können. Die Wawi sollte flexibel genug sein, so dass sich der Händler nicht in festen und starren Systemen gefangen fühlt.

Herausforderungen, Bugs und Produktfragen sollten offen kommuniziert werden. Eine neue Lösung darf keine ‘Blackbox’ sein.

Den Händlern ist klar, dass selten ein Warenwirtschaft eine ‘eierlegende Wollmilchsau’ ist, daher ist es aber um so wichtiger, dass eigene Ideen entwickelt und integriert werden können.

Betriebsprozesse sollten individuell abbildbar sein. Eine Führung durch die wesentlichen betrieblichen Prozessstandards ist erfreulich, aber da, wo Anpassungen erforderlich sind, müssen sie auch möglich sein.

Die Kosten sollten kalkulierbar und dem Leistungsversprechen angepasst sein.

Learning: Eine Wawi-Lösung sollte zukünftiges Wachstum nicht behindern. Da, wo individuelle Anpassungen erforderlich sind, sollten diese auch möglich sein. Support und Consulting sollten vielfältig angeboten werden. Und natürlich sind Transparenz und offene Schnittstellen existenziell. Um einen optimalen Wawi-Anbieter zu identifizieren, ist es wichtig, dass ihr einen guten Überblick und eine gute Dokumentation eurer Anforderungen kommunizieren könnt.

Plentymarkets Kurzvorstellung

Plentymarkets ist eine Omni-Chanel ERP/Wawi Lösung. Gegründet wurde Plentymarkets von Jan Griesel. Er ist auch heute noch mit an Bord. Gerade in den letzten Jahren hat Plenty einen starken ‘Move’ hingelegt und kann sich den Händlern nun als echte ERP/Wawi Lösung präsentieren.

Plentymarkets ist ein E-Commerce ERP-System, das Warenwirtschaft mit Shopsystem und Multichannel-Vertrieb verbindet. Dank umfangreicher Funktionen und Schnittstellen entlang der gesamten E-Commerce-Wertschöpfungskette lässt sich mit der online-basierten Software der gesamte Workflow im Online-Handel voll automatisiert abbilden. Plentymarkets verfügt über Anbindungen zu allen relevanten Marktplätzen, Payment-, Logistik-, Webshop-, Recht- und Affiliate-Marketing-Anbietern und ermöglicht Händlern so die Erschließung einer Vielzahl an Verkaufskanälen gleichzeitig. Sämtliche Schnittstellen können ohne zusätzliche Kosten direkt genutzt werden. Plentymarkets ist in zwei Preismodellen verfügbar. Bei Plentymarkets ZERO sind alle Softwaremodule und Leistungen, die Bereitstellung der Software und das Hosting im Grundpreis von 0 € inklusive. Erst wenn mit Plentymarkets Umsatz generiert wird, fallen je Auftrag geringe Lizenzkosten ab 0,10 € an. Mit Plentymarkets CLASSIC kann man sich ein maßgeschneidertes Plentymarkets System erstellen, zu entsprechenden monatlichen Fixkosten und Auftragskosten ab 0,07 €/Auftrag. (Quelle: Plentymarkets)

Während in der Vergangenheit das Kasseler Unternehmen auch einmal in der Kritik der Händler stand, so ist in den letzten zwei Jahren eigentlich nur Gutes zu hören. Plentymarkets ist einer der wenigen Marktteilnehmer, die sich schnell an den Erfordernissen der Händler orientieren.

Daher empfehle ich nicht nur größeren Händlern, sich mit der Lösung einmal auseinanderzusetzen. Schaut euch einmal diese Links an:

https://www.plentymarkets.eu/produkt/

https://www.plentymarkets.eu/produkt/tour/

Learning: Nicht jede Lösung wird auch zu eurem Unternehmen passen, aber es ist wichtig, sich im Detail mit den Anbietern zu beschäftigen. Dazu gehören der Leistungsumfang, aber auch die Kosten. Und ihr solltet euch die Zeit nehmen, eure ‘Shortlist’ einmal ‘in Action’ bei befreundeten Unternehmern anzuschauen.

Die Lösung

Letzten Endes ist die Wahl auf Plentymarkets gefallen, weil dieser ERP-Anbieter die meisten Anforderungen erfüllt hat.

“Wir haben uns für Plentymarkets entschieden, weil diese Lösung uns das beste Preis-/Leistunsgverhältnis anbietet und wir mit dem Einsatz des ERP auch unser zukünftiges Wachstum sicherstellen können.

Zu nahezu 90% konnte Plentymarkets das, was wir erwarteten. Die restlichen 10% konnten wir unter Zurhilfenahme von externen Experten und eigenen ITlern umsetzen.

Eine besondere Herausforderung war es, das eigene Picksystem mit einer zukünftigen Lösung zu verbinden. Und uns war es wichtig, dass wir den Schulungsaufwand bei der Umstellung auf ein neues System recht gering halten”, berichtete mir Andreas.

Das Preis-/Leistungsverhältnis hat sich aus Sicht von Deltatecc verbessert. Die Gesmmtkosten sind nicht spürbar gesunken (das wurde aber auch nicht erwartet), jedoch sind die Leistungen, die der ERP-Dienstleister bietet, größer. Andreas Müller hob die offene Kommunikation mit Plentymarkets, besonders auch über das Community Forum, hervor. Solche offenen Umgangsformen waren ihm von seinem ‘alten’ Dienstleister nicht bekannt.

(Und jeder hat sie, die Auszeichnungen)

Insgesamt überzeugt hat ihn die offene Lösung mit den Schnittstellen und den Möglichkeiten, die der Prozessmanager bietet.

“Sehr hilfreich war der von Plentymarkets gestellte Consultant. Sein Tagessatz war angemessen und wir konnten mit ihm sehr gut und effektiv zusammenarbeiten. Trotz der Größe und des Umfangs des Projekts benötigten wir ihn nur wenige Tage”, merkte Andreas noch an.

Learning: Fragen, fragen, fragen. Bevor ihr euch für ein System entscheidet, nutzt die Chance, euch Referenzen eurer Größe aus anderen Branchen geben zu lassen. Besucht die Händler, schaut euch deren Umsetzung an. Fragt gezielt nach Dingen, wo es Herausforderungen gab, und wie sie letztendlich gelöst worden sind.

Die Umsetzung aus Sicht von Deltatecc

Der vollständige Wechsel inklusive der Evaluierungs-Phase dauerte rund 6 Monate. Das lag in den Erwartungen. Gerade die Individualanpassungen machten eine professionelle Projektierung nötig.

“Die Zusammenarbeit mit dem neuen Partner lief aus Sicht der Geschäftsführung und unserer IT positiv. Unsere Erwartungen wurden erfüllt und wir konnten ohne große Herausforderung das neue ERP in Betrieb nehmen.

Die Kosten entsprachen der Budgetierung. Der deutlich geringere Teil entfiel auf Plentymarkets, der größte Batzen wurde hausintern verbraucht. Wobei wir auch sämtliche Schulungskosten mit inkludiert haben. Die Gesamtkosten beliefen sich auf 100.000€.”

Ich frage Andreas noch, warum er denn auf den plentymarketseigenen Shop gesetzt hat:

“Deltatecc hat sich bei der Umstellung für die Shoplösung Ceres von Plenty entschieden.

Einer der Gründe dafür war die vollständige Verzahnung des Shopsystems mit dem ERP System.

Bei einer großen Artikelanzahl und ständig an den Markt angepassten Preisupdates sind gut funktionierende Schnittstellen das A&O. Dabei stellen die Anforderungen an den erfolgreichen Multiplattform-Vertrieb besondere Anforderungen an den eigenen Webshop, da er nicht der Hauptfocus für einen solchen Händler ist.

Es war uns sehr wichtig, dass diese Funktionen sauber abgebildet werden können und sich der Webshop nach unserer Zielgruppe richtet, die einfache Funktionalität und vor allem Aktualität wünscht. Ein “Schöner Wohnen”-Shop, der Probleme mit den Schnittstellen hat, wäre hier eher hinderlich. Diese beiden Anforderungen werden von Plentys Ceres Shopssystem erfüllt”, so Andreas Müller.

Learning: Eine gute Planung und Dokumentation ist alles. Ihr vermeidet dadurch Missverständnisse. Selbst wenn ihr ein Telefonat führt, nehmt euch die Zeit und fasst den Inhalt in einer kurzen Mail zusammen. Und überseht bitte nicht eure ‘hausinternen’ Kosten und erforderlichen Ressourcen, die zur Umsetzung eines solchen Projekts notwendig sind.

(Das Lager: voll)

Die Umsetzung aus Sicht von Plentymarkets

“Für Plentymarkets war die Gewinnung von deltatecc als Kunden aus vielerlei Hinsicht ein Mehrwert. Nicht nur, dass es sich um einen der großen Händler der Frankfurter Gruppe handelt, der auf unterschiedlichsten Plattformen weltweit verkauft. Vielmehr beweist dieser Kunde, wie wichtig der technologische Strategiewechsel von Plentymarkets hin zu einem offenen System war, um auch die Anforderungen großer bis sehr großer Händler erfüllen zu können. Sehr viele Anforderungen von deltatecc konnte Plentymarkets im Standard erfüllen. Was der Standard nicht hergab, wurde durch eigens entwickelte Plugins gelöst. Aber damit noch nicht genug. deltatecc setzt nicht nur auf die neue Plugintechnologie oder REST API, sondern auch auf CERES, die ebenfalls neue Shop-Technologie von Plentymarkets.

Das Besondere an deltatecc war das bereits vorhandene Wissen über Plentymarkets und unsere Möglichkeiten. deltatecc hatte sehr genaue Anforderungen an das Projekt definiert. Somit konnte das Projekt sehr effizient aufgesetzt werden. Wir haben selten so ein detailliertes Konzept vorliegen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Alle Beteiligten wissen genau, was zu welchem Zeitpunkt geschehen muss. Dies ist gerade im operativen Tagesgeschäft wichtig und sorgt für Transparenz.
  • Ressourcen werden effizient eingesetzt.
  • Störungen im laufenden Betrieb können verhindert werden.
  • Die sehr gute Vorbereitung von deltatecc und enge Verzahnung mit Plentymarkets war die Grundlage für die schnelle Umsetzung des gesamten Projektes.

Grundsätzlich empfehlen wir immer, einen Systemwechsel nicht zu unterschätzen und zu glauben, dass man das mal eben im Tagesgeschäft mit erledigen kann. Bei komplexen Sachverhalten, individuellen Anpassungen des Systems oder auch der Einbindung weiterer externer Dienstleister muss ein Systemwechsel sauber projektiert werden. Das betrifft vor allem:

  • die Definition der Ist-Situation – Wo steht man gerade?
  • die Definition der Soll-Situation (Anforderungen) – Wo will man hin?
  • den Einsatz von personellen Ressourcen und Verantwortlichkeiten
  • die Steuerung externer Partner
  • das Timing des Projektes
  • die Kostensituation (Budgetierung) des Projektes

deltatecc hat eine eigene IT und verfügt über Entwicklungskapazitäten, so dass individuelle Anpassungen selbst vorgenommen werden konnten. Plentymarkets hat hier lediglich bei Bedarf mit technischem Consulting unterstützt. Dies tun wir immer gerne bei komplexen Anforderungen an ein Projekt.

Aufgrund des sauber aufgesetzten Projektes konnten aufkommende Fragen oder Probleme sehr schnell beantwortet und gelöst werden. deltatecc hat aber nicht nur in die technische Lösung investiert, sondern auch die eigenen Mitarbeiter über Schulung an Plentymarkets herangeführt. Jeder weiß, dass ein Systemwechsel unter Umständen auch größere Veränderungen mit sich bringt. Aus diesem Grund sollten Mitarbeiter bestmöglich mit einbezogen werden. Die Akzeptanz für einen Technologiewechsel ist dann in der Regel sehr hoch und wird mit getragen.

Das hohe Maß an Standards und Funktionen gepaart mit der nun möglichen Individualisierbarkeit von Plentymarkets über Plugins macht Vorfreude auf viele weitere Projekte dieser Art! An dieser Stelle auch ein großes Dankeschön an Andreas und Philip Müller für das uns entgegengebrachte Vertrauen!”, so Jan Griesel Founder und CEO von Plantymarkets.

Das Fazit

Zunächst möchte ich euch einmal auf den Plentymarkets Samstag, den 3. März, aufmerksam machen. Also diese Woche findet in Kassel der jährliche Plentymarkets Onlinehändler Kongress statt #ohk18. Dort könnt ihr neben Andreas Müller, der auch selbst auf der Bühne sprechen wird, noch weitere Mitglieder der Frankfurter Gruppe treffen. Lernt von den Großen!

Wer noch keine Karte hat, kann an der Verlosung von 5 Tickets teilnehmen. Gewinnen werden die letzten 5 Kommentare, die zu diesem Artikel in der Wortfilter Facebook Gruppe abgegeben werden. Teilnahmeschluss ist der 01. März 23:57 Uhr.

Als bereits gewachsener Betrieb ist es nicht einfach, den Weg zu gehen und auf ein neues ERP/Wawi-System umzustellen. Dass es trotzdem nahezu ohne größere Störung klappen kann, ist im Wesentlichen einer guten und professionellen Planung geschuldet. Welchen Systemanbieter ihr am Ende des Tages wählt, ist erst einmal unerheblich. Es gibt jedoch ein paar harte Parameter, die stimmen sollten:

  • offenes System, sprich Plug-in Fähigkeit
  • offene und schnelle Kommunikation
  • gute partner-/agentur oder systemanbieterseitige Consultants
  • spürbare Kundenfokussierung des Anbieters
  • große Abdeckung der eigenen Anforderungsliste

Bei deltatecc hat das mit Plentymarkets gepasst. Ich denke, dass viele Händler sich zu sehr auf irgendwelche Empfehlungen verlassen, als dass sie sich selbst einmal umfangreich mit der ERP/WAWI-Anbieter-Landschaft befassen. An dieser Stelle aber auch eine deutliche Kritik an alle Anbieter: Ich selbst empfinde es als sehr schwer, an Hand der Feature-Listen und Produktbeschreibungen Vergleiche zwischen den Systemen anzustellen.

Eine hier noch gar nicht betrachtete Anforderung an die Händler ist deren technisches Verständnis. Andreas Müller formuliert es sehr drastisch: “Technologiekenntnisse und -fertigkeiten werden in Zukunft Pflicht für Händler. Ohne diese werden sie in Zukunft kaum im Onlinehandel erfolgreich bestehen können.”

Dem stimme ich mehr als zu; auch ich sehe, dass viele Händler hier noch Nachholbedarf haben. Zumal in meinen Augen auch oft das Verständnis für komplexe Anwendungen fehlt. Ich glaube, dass man ohne Schulung kaum mehr ein großes ERP oder Wawi-System einsetzen kann.

Daher sollten Händler auch darauf achten, dass die Dienstleister ausreichend Schulungen zur Verfügung stellen UND sie sollten sie auch wahrnehmen.