Was ist das Geldwäschegesetz und welche Pflichten müssen betroffene Unternehmen erfüllen?

Um Einkünfte aus Straftaten oder illegalen Geschäften zu verschleiern, bedienen sich Kriminelle der Geldwäsche. Dabei versuchen sie, die illegal erworbenen Vermögensgegenstände zurück in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf zu schleusen, damit die tatsächliche Herkunft der Gelder nicht mehr nachvollziehbar ist.

Der Gesetzgeber hat deshalb das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten – das Geldwäschegesetz bzw. kurz GwG – erlassen, um Geldwäsche zu verhindern. Neben der strafrechtlichen Verfolgung von Geldwäschedelikten regelt das GwG auch Pflichten für Unternehmen, damit Straftäter verfolgt werden können.

Diese Pflichten sollten Sie als Unternehmer kennen, um effektiv bei der Bekämpfung von Geldwäsche mitzuwirken und Geldbußen aufgrund von Verstößen gegen das GwG zu vermeiden. In diesem Beitrag erfahren Sie, ob Sie ein Verpflichteter im Sinne des GwG sind und was Sie in diesem Fall unbedingt beachten müssen.

Definition: Was ist das Geldwäschegesetz?

Geldwäschevorgänge werden immer komplexer, sind meist gut getarnt und werden oft auch grenzüberschreitend abgewickelt. Damit der Staat trotzdem eine Chance hat, solche Fälle aufzudecken und die verantwortlichen Personen zur Rechenschaft zu ziehen, ist er auf die Mithilfe von Unternehmen und Einzelpersonen angewiesen. 

Um die organisierte Kriminalität und die Terrorismusfinanzierung wirksam zu bekämpfen, wurde deshalb vom Gesetzgeber das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetzt bzw. GwG) erlassen. Das Geldwäschegesetz verfolgt die zwei miteinander verbundenen Ziele:

• Bekämpfung der organisierten Kriminalität sowie der Terrorismusfinanzierung und
• Regelung der Mitwirkungspflichten von Unternehmen und Personen,

um kriminelle Tatbestände zu erkennen und aufzudecken und die dafür Verantwortlichen verfolgen zu können.

Wann handelt es sich um Geldwäsche?

Damit geldwäscherelevante Tatbestände als solche auch erkannt werden können, wollen wir kurz abgrenzen, wann es sich um Geldwäsche handelt:  

Von Geldwäsche spricht man, wenn illegal erwirtschaftetes Geld oder illegal erworbene Vermögensgegenstände aus illegalen Tätigkeiten wie z.B. Raub, Erpressung, Bestechung, Waffen- oder Drogenhandel, Korruption, Steuerhinterziehung oder anderen Bereichen der organisierten Kriminalität in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf eingeschleust – also gewaschen – werden sollen. Die Täter verfolgen mit der Geldwäsche das Ziel, die illegale Herkunft der Geldbeträge oder Vermögensgegenstände zu verschleiern, um diese dem Zugriff der Strafverfolgungs- oder Steuerbehörden zu entziehen.

Strafbar im Sinne des § 261 Strafgesetzbuch (StGB) sowie des GwG macht sich aber auch, wer einen Gegenstand, der aus einer rechtswidrigen Tat herrührt:

• verbirgt,
• in der Absicht, dessen Auffinden, dessen Einziehung oder die Ermittlung von dessen Herkunft vereitelt, umtauscht, überträgt oder verbringt,
• sich oder einem Dritten verschafft oder
• verwahrt oder für sich oder einen Dritten verwendet, 

wenn er dessen Herkunft zu dem Zeitpunkt gekannt hat, zu dem er ihn erlangt hat.

Wichtig für Unternehmen, für die als Verpflichtete die Mitwirkungspflichten des GwG gilt, ist in diesem Zusammenhang die explizite Nennung des „Dritten“. Vor allem, da eine positive Kenntnis von der Herkunft der Gelder bzw. Vermögenswerte nicht erforderlich ist.

Um zu vermeiden, durch mögliche Nachlässigkeiten bei den Mitwirkungspflichten potenzielle geldwäscherelevante Tatbestände nicht oder nicht rechtzeitig als solche zu erkennen und dadurch möglicherweise fahrlässig im Sinne des § 261 StGB zu handeln, sollten Sie als Verpflichteter unbedingt darauf achten, alle im Geldwäschegesetz festgelegten Pflichten einzuhalten und Verdachtsfälle unverzüglich zu melden.

In den folgenden Gliederungspunkten klären wir, ob Sie Verpflichteter sind und welche Vorschriften, Transparenzregeln und Mitwirkungspflichten sie dann einhalten müssen

Das Geldwäschegesetz: Adressaten und Verpflichtete

Soweit sie in Ausübung ihres Gewerbes oder Berufs handeln, sind Verpflichtete nach § 2 Geldwäschegesetz:

• Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute nach § 1 Kreditwesengesetz,
• Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute nach § 1 Zahlungsdienstleistungsgesetz,
• Versicherungsunternehmen,
• Versicherungsvermittler,
• Kapitalverwaltungsgesellschaften,
• Rechtsanwälte und Notare,
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer,
• Immobilienmakler,
• Glücksspielanbieter und Vermittler und 
• Güterhändler, Kunstvermittler und Kunstlagerhalter.

Fällt Ihr Unternehmen also in einen der vorgenannten Bereiche, ist bezüglich vorhandener und sich anbahnender Geschäfts- und Kundenbeziehungen eine erhöhte Sorgfalt geboten, um mögliche Hinweise auf Geldwäsche frühzeitig zu erkennen. 

Die Ausnahme: Rechtsanwälte und Notare

Rechtsanwälte und Notare sind von den Pflichten des Geldwäschegesetzes nur dann betroffen, wenn sie geldwäscherelevante Geschäfte vornehmen. Um was es sich dabei handelt, wird ebenfalls in § 2 GwG aufgeführt. 

Unter die geldwäscherelevanten Geschäfte von Rechtsanwälten und Notaren fallen u.a.:

• Kauf und Verkauf von Immobilien oder Gewerbebetrieben,
• Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten,
• Eröffnung oder Verwaltung von Bank-, Spar- oder Wertpapierkonten,
• Beschaffung der zur Gründung, zum Betrieb oder zur Verwaltung von Gesellschaften erforderlichen Mittel, 
• die Gründung, der Betrieb oder die Verwaltung von Treuhandgesellschaften, Gesellschaften oder ähnlichen Strukturen,
• die Erbringung von Beratungsleistungen in Hinblick auf die Kapitalstruktur des Mandanten, im Zusammenhang mit Zusammenschlüssen und Übernahmen oder 
• die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen.

Was müssen Unternehmen im Rahmen des GWG tun?

Die konkreten Pflichten für Verpflichtete sind im Geldwäschegesetz in den Abschnitten 2 bis 4 geregelt und umfassen die folgenden drei Säulen:

• Risikomanagement (§§ 4 bis 9 GwG),
• Sorgfaltspflichten in Bezug auf den Kunden (§§ 10 bis 17 GwG) und
• Transparenzregister (§§ 18 bis 26a).

Aufbau eines internen Risikomanagement-Systems

Um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu erkennen und zu verhindern, müssen Verpflichtete in ihrem Unternehmen ein wirksames Risikomanagement einführen, das entsprechend §4 Abs. 1 GwG „im Hinblick auf die Art und Umfang ihrer Geschäftstätigkeit angemessen ist“.

Dieses Risikomanagement muss eine Risikoanalyse sowie interne Sicherungsmaßnahmen umfassen.

Risikoanalyse (§ 5 GwG)

Im Rahmen der Risikoanalyse müssen Verpflichtete diejenigen Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ermitteln und bewerten, die aus ihrer Geschäftstätigkeit resultieren. Der Umfang der Risikoanalyse richtet sich nach Art und Umfang der Geschäftstätigkeit des Verpflichteten.

Die konkreten Risikofaktoren werden in den Anlagen 1 und 2 des Geldwäschegesetzes aufgeführt. Die Risikoanalyse ist zu dokumentieren und regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Auf Verlangen der zuständigen Aufsichtsbehörde ist die aktuelle Version der Risikoanalyse vorzulegen.

Interne Sicherungsmaßnahmen (§ 6 GwG)

Auf Basis der Risikoanalyse müssen Verpflichtete angemessene geschäfts- und kundenbezogene interne Sicherungsmaßnahmen schaffen, mit denen die Risiken aus Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gesteuert und minimiert werden können.

Bei den internen Sicherungsmaßnahmen kann es sich beispielsweise um Grundsätze, Verfahren oder Kontrollen handeln, mit denen:

• der Umgang mit Risiken geregelt wird,
• Kundensorgfaltspflichten wie die Identifizierung von Geschäftspartnern oder die Aufzeichnungs- und Aufbewahrung von Kundendaten festgelegt,
• Meldepflichten an die zuständigen Behörden erfüllt,
• Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Zuverlässigkeit überprüft oder
• Mitarbeiter über Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung regelmäßig geschult werden.

Bestellung eines Geldwäschebeauftragten

Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 bis 3, 6, 7, 9 und 15 müssen einen Geldwäschebeauftragten bestellen, der über die dafür notwendigen Qualifikationen verfügt. Die Aufsichtsbehörde behält sich das Recht vor, auch für nicht zu den vorgenannten Verpflichteten gehörende Unternehmen die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten zu verlangen.

Die Verpflichteten müssen der Aufsichtsbehörde die Bestellung des Geldwäschebeauftragten sowie seine Endpflichtung anzeigen. 

Der Geldwäschebeauftragte ist im Unternehmen verantwortlich für die ordnungsgemäße Umsetzung und Einhaltung der Vorschriften aus dem Geldwäschegesetz. Er muss die Einhaltung überwachen und dokumentieren.

Einhaltung von Informations- und Sorgfaltspflichten in Bezug zum Kunden

Nach dem Prinzip „Know Your Customer“ macht Abschnitt 3 des Geldwäschegesetzes konkrete Vorgaben bezüglich der Sorgfaltspflichten des Verpflichteten gegenüber seinen Kunden, die sich je nach Risiko in:

• allgemeine Sorgfaltspflichten
• vereinfachte Sorgfaltspflichten und
• verstärkte Sorgfaltspflichten 

unterteilen lassen. 

Unter die allgemeinen Sorgfaltspflichten, die in § 10 Abs. 1 GwG geregelt sind, gehört dabei u.a. die:

• Identifizierung des Vertragspartners bzw. der für ihn handelnden Personen,
• Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten,
• Feststellung, ob es sich beim Vertragspartner bzw. dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person (PEP) handelt oder
• kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung.

Bei der Identifizierung des Vertragspartners sind bei natürlichen Personen mind. die folgenden Angaben zu erfassen:

• Vor- und Zuname
• Geburtsort und Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• aktuelle Wohnanschrift
• Art des Ausweisdokumentes
• Ausweisnummer
• ausstellende Behörde

Handelt es sich dagegen beim Vertragspartner um eine juristische Person, sind:

• Name und Bezeichnung der juristischen Person bzw. Gesellschaft,
• Rechtsform der Gesellschaft,
• die Registernummer (falls vorhanden),
• Firmenanschrift bzw. Sitz der Firma und
• die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans bzw. die gesetzlichen Vertreter der Firma

zu erfassen.

Liegt ein Auslösetatbestand vor, muss die Identifizierung vor der Begründung der Geschäftsbeziehung bzw. vor der Durchführung der Transaktion erfolgen, in Ausnahmefällen kann die Identifizierung auch während der Begründung der Geschäftsbeziehung abgeschlossen werden.

Bei natürlichen Personen erfolgt die Identifizierung mit einem amtlichen Dokument, beispielsweise dem Personalausweis oder dem Reisepass. Bei juristischen Personen muss die Identität durch Einsichtnahme in ein amtliches Register (z.B. Handelsregisterauszug) erfolgen.

Ergibt die Risikoanalyse, dass für die Geschäftsbeziehung nur ein geringes Risiko der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung besteht, gelten vereinfachte Sorgfaltspflichten. Verpflichtete können dann den Umfang der Maßnahmen zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten reduzieren, was besonders die Anforderungen zur Überprüfung der Identität deutlich reduziert.

Ergibt die Risikoanalyse dagegen ein besonders hohes Risiko für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, sind die in § 15 GwG geregelten verstärkten Sorgfaltspflichten anzuwenden und beispielsweise die Herkunft der Vermögenswerte aufzuklären oder die Geschäftsbeziehung verstärkt zu überwachen.

Organisatorische Pflichten und Meldepflicht bei Geldwäsche-Verdachtsfällen

Unverzügliche elektronische Meldung von Verdachtsfällen

Ergeben sich Anhaltspunkte auf Geldwäsche, d.h. Vermögenswerte haben möglicherweise eine illegale Herkunft oder stehen im Zusammenhang mit der Terrorismusfinanzierung, muss der Verpflichtete den Verdachtsfall unverzüglich dem Bundeskriminalamt (BKA) melden. Die Meldung hat entsprechend § 45 GwG elektronisch zu erfolgen, der Verpflichtete hat sich dazu bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen elektronisch zu registrieren. Meldungen über den Postweg sind nur in Ausnahmen erlaubt, beispielsweise bei Störung der elektronischen Datenübermittlung.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht

Für Verpflichtete gilt eine in § 8 GwG geregelte Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfrist: zum einen müssen die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Daten in geeigneter Weise aufgezeichnet und aufbewahrt werden, zum anderen aber auch die Ergebnisse der durchgeführten Risikoanalysen. 

Sofern nicht andere gesetzliche Bestimmungen über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen gelten, sind die Aufzeichnungen und sonstigen Belege fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach Ablauf von zehn Jahren zu vernichten.

Eintragung ins Transparenzregister

Mit der Änderung des Geldwäschegesetzes wurde 2017 ein Transparenzregister eingeführt, geregelt in § 18 GwG. Im Transparenzregister werden die wirtschaftlich Berechtigten von juristischen Personen des Privatrechts, eingetragenen Personengesellschaften oder Trusts erfasst.

Zum wirtschaftlich Berechtigten sind folgende Angaben einzuholen:

• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Wohnort,
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
• die Staatsangehörigkeit.

Die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten sind jährlich zu überprüfen, Änderungen unverzüglich an das Transparenzregister zu melden.

Fazit Geldwäschegesetz: Unternehmen sollten Ihre Mitwirkungspflichten kennen und einhalten

Auch wenn der Hauptzweck des Geldwäschegesetzes die Aufdeckung und Verfolgung von geldwäscherelevanten Tatbeständen ist, regelt es gleichzeitig die Mitwirkungspflichten, die an Unternehmen als Verpflichtete im Sinne des Gesetzes gestellt werden. 

Diese Pflichten sollten Sie als Unternehmer kennen und einhalten, da deren Missachtung eine Ordnungswidrigkeit ist und hohe Geldstrafen drohen. Sind Sie sich nicht, ob Sie Verpflichteter im Sinne des GwG sind und welche Anforderungen aus dem GWG Sie beachten müssen, sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam eine Lösung finden.