Für den grenzüberschreitenden Handel in der EU gelten zahlreiche Vorgaben und Regelungen, die alle E-Commerce-Händler betreffen, die Produkte oder Dienstleistungen an Endverbraucher verkaufen. Diese wurden zuletzt mit der Umsetzung der zweiten Stufe des Mehrwertsteuer-Digitalpakets aktualisiert, welche seit dem 1. Juli 2021 gilt. Die hierbei eingeführten Verfahren sollen die Deklaration der Umsätze vereinfachen.

In diesem Zusammenhang stellen insbesondere die verschiedenen Umsatzsteuersätze innerhalb der Europäischen Union viele Onlinehändler vor eine große Herausforderung: Wie findet man für ein Produkt den korrekten Steuersatz, wendet diesen richtig an und hält die Daten aktuell?

Herausforderungen bei der Ermittlung von Umsatzsteuersätzen

Zu den Umsatzsteuerpflichten eines Händlers in der EU gehören nicht nur die regelmäßige Meldung und Zahlung der Umsatzsteuer, sondern vor allem auch die Anwendung der länderspezifisch geltenden Umsatzsteuersätze. Händler, die Waren an Verbraucher in anderen Ländern der EU versenden, müssen sich dafür mit den geltenden Vorgaben des jeweiligen Bestimmungslandes auseinandersetzen. Die Europäische Kommission stellt dafür die Datenbank „Taxes in Europe (TEDB – Steuern in Europa)“ zur Verfügung, welche in Teilen unvollständig ist und außerdem nur unregelmäßig aktualisiert wird. Alternativ können Händler die Steuersätze bei den lokalen Steuerbehörden der 27 EU-Staaten abfragen.
Beide Methoden sind für Händler leider keine zuverlässige Lösung zur Sicherstellung der eigenen Steuer-Compliance.

Umsatzsteuer-Ausnahmen

Insbesondere die Berücksichtigung der zahlreichen Ausnahmeregelungen im EU-Umsatzsteuersystem ist für viele Händler mit großem Aufwand verbunden. Dabei sollten gerade die Abweichungen vom Standard-Steuersatz unbedingt Berücksichtigung finden, damit Preise wettbewerbsfähig bleiben und die Marge nicht gemindert wird.

Ermäßigte Umsatzsteuersätze

Das Umsatzsteuer-System der EU ist hochkomplex: Kinderkleidung ist in Luxemburg reduziert, in Polen der Fruchtsaft; in Portugal ist der Rotwein ermäßigt, in Deutschland die Milch. Die EU-Länder haben aktuell die Möglichkeit, einen oder zwei ermäßigte Steuersätze anzuwenden. Diese sind auf bestimmte Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen, jedoch nicht auf elektronisch erbrachte Dienstleistungen, anwendbar. Und die Steuern müssen mindestens 5 % betragen.

Sondersteuersätze (Ausnahmeregelungen)

Mit „Sondersteuersätzen“ sind die zahlreichen Ausnahmeregelungen zu den allgemeinen Bestimmungen gemeint. In den meisten EU-Ländern ist es oft erlaubt, für einen Übergangszeitraum von den allgemeinen Bestimmungen abzuweichen. Grundsätzlich muss der reduzierte Steuersatz mindestens jedoch 5 % und der Normalsatz 15 % betragen.

Die Vorteile einer automatisierten Steuersatzermittlung

Die manuelle Steuersatzermittlung ist aufwendig und stark fehleranfällig. Eine effiziente Abhilfe schaffen hierbei Lösungen, welche den Produkten die jeweils richtigen und aktuellen Steuersätze automatisiert zuordnen. Um von der Automatisierung Ihrer Steuersatzermittlung profitieren zu können, setzt die genutzte Lösung folgende Funktionen voraus:

  • Prozess zur Einreihung Ihrer gesamten Produktpalette in die aktuell gültige Umsatzsteuerlogik eines jeden EU-Mitgliedstaats
  • On-Demand Bereitstellung des für ein Produkt geltenden Steuersatzes zum Zeitpunkt des Kaufvorgangs zur Ermittlung und
  • Darstellung des Produktpreises
  • Integration in die von Ihnen genutzte Systemumgebung
  • Permanente Aktualisierung der Datenbank

Wettbewerbsfähige Preisgestaltung durch Steuerkonformität

Viele Händler setzen beim Verkauf in andere EU-Länder denselben Produktpreis an, um ihre Prozesse zu vereinfachen. Sie unterschätzen jedoch oft die Verluste, die entstehen, wenn die lokalen Vorschriften nicht berücksichtigt werden oder ihre Quellen veraltet sind. Andere Händler gestalten ihre Preise stark am Wettbewerb und an der Kaufkraft des jeweiligen Zielmarktes orientiert. Die Vermeidung unnötiger Verluste durch zu viel gezahlte Umsatzsteuer ist in wettbewerbsintensiven Branchen von entscheidender Bedeutung.

Ein Warenkorb im Wert von 200 € (netto) mit vier Artikeln (Kinderkleidung, Kinderschuhe, ein Buch und eine Gitarre) wird an drei Zielländer versendet. Die Zeile „Wettbewerbsvorteil“ stellt die Differenz (in €) zwischen der Anwendung eines Standard-Umsatzsteuersatzes auf alle Artikel (IE 23 %, LU 17 %, PT 23 %) und dem tatsächlich geforderten Umsatzsteuersatz für jeden Artikel (z. B. IE: Kinderkleidung 0 %, Kinderschuhe 0 %, Buch 0 %, Gitarre 23 %) dar.

Höhere Marge durch Anwendung geltender Steuersätze

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