Wann denkst du finden Zollprüfungen statt? Die meisten Onlinehändler glauben, dass Zollkontrollen ausschließlich an der Grenze im Rahmen der Verzollung stattfinden können. Ist die Ware anschließend erst einmal durch den Zoll abgefertigt, gibt es auch kein weiteres Zollrisiko. Doch ist das wirklich so? Mitnichten!

Du musst wissen: ähnlich wie Betriebsprüfungen des Finanzamtes, finden auch Zollprüfungen nachträglich in deinem Unternehmen statt und eben nicht schon an der Grenze. Ich war gute 9 Jahre beim Zoll tätig, die letzten Jahre als Zollprüferin. Der Ablauf der Zollprüfung war immer gleich. Ich rief die Geschäftsführung des zu prüfenden Unternehmens an, um einen Termin zur Prüfung zu vereinbaren. Die Reaktion war dabei fast durchgängig gleich. „Eine Zollprüfung? Warum das? Bisher gab es nie Probleme bei der Verzollung. Haben wir etwa etwas falsch gemacht?“

Ob deine Verzollungen korrekt verliefen, ist eben nicht schon an der Grenze, sondern erst nachträglich feststellbar. Das wird erst vollkommen verständlich, wenn du weißt, dass der Zoll u.a. auch deine Finanzbuchhaltung dafür prüfen muss. Diese Möglichkeiten hat der Zollbeamte an der Grenze nicht. Beispielsweise könnte dein Lieferant 10.000 USD Warenwert auf der Commercial Invoice vermerken. Tatsächlich bezahlst du jedoch 15.000 USD. Du würdest also für 5.000 USD Warenwert Zölle womöglich hinterziehen. Das ist erst nach einer Überprüfung deiner Buchhaltung erkennbar. Doch das ist eher das geringere Risiko.

Weitaus problematischer sind

  • eine zollkonforme Buchhaltung an sich und
  • die Bestimmung der korrekten Zolltarifnummern.

Das sind die zwei größten Fallstricke, über die Onlinehändler am meisten stolpern. Diese Beitragsserie möchte dir vermitteln, wie du dich auf eine Zollprüfung bestmöglich vorbereiten kannst, um keine Auseinandersetzungen mit dem Zoll zu riskieren. So weißt du bereits vorab, worauf es in deinem Zollprozess ankommt und kannst notwendige Optimierungen vornehmen, bevor sich der Zoll bei dir meldet und es dafür zu spät ist. Doch beginnen wir von vorn.

Francine Dammholz, Gründerin von Zollcoaching sichert ihre Mandanten vor Zollrisiken ab

Wann wird dein Unternehmen geprüft?

Wann dein Unternehmen nachträglich geprüft wird, hängt von vielen Faktoren ab und richtet sich nicht nur nach deiner Zollperformance der letzten Jahre. Hier spielen Umstände wie deine Warenkategorien, zollinterne Beanstandungen, Lieferanten und Lieferländer mit ein. Kurzum: wirklichen Einfluss auf den Zeitpunkt deiner ersten Zollprüfung hast du nicht. Wenn du glaubst, dass nur große Unternehmen geprüft werden, dann irrst du dich gewaltig. Du solltest wissen – Zölle und alle weiteren Einfuhrabgaben haben vor allem einen Zweck: faire Marktbedingungen für alle zu schaffen. Vereinfacht heißt das: je größer das weltweite Marktungleichgewicht, umso höher sind auch die Zollabgaben und damit die Eintrittshürden für ausländische Produkte.

Welchen Zeitraum prüft der Zoll?

Zollprüfungen können sich grundsätzlich bis zu drei Jahre in die Vergangenheit erstrecken. Den genauen zu prüfenden Zeitraum findest du auf deiner sog. Prüfungsanordnung, die du vor einer anstehenden Prüfung vom Hauptzollamt zugeschickt bekommst. Eine Ausdehnung oder Änderung des Zeitraumes ist möglich, wenn es der Änderung zustimmt. Für dich ist hier sehr wichtig zu verstehen: bereits mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung durch das Hauptzollamt an dich ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich. Hast du also ein mulmiges Gefühl und bist dir unsicher, dass deine Importe der letzten 3 Geschäftsjahre korrekt verlaufen sind, ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt sich darum zu kümmern. Melde dich hierzu gerne.

Jede Zollprüfung beginnt mit der sogenannten Prüfungsanordnung. Hieraus geht Folgendes hervor (vgl. § 196 ff. AO):

  • das anordnende Hauptzollamt
  • Name des Prüfers
  • Rechtsgrundlagen für die Prüfung
  • die Anschrift deines Unternehmens
  • der Prüfungsumfang
  • der zu prüfende Zeitraum
  • eine Rechtsbehelfsbelehrung (vgl. § 356 AO)

Wie lange dauert eine Zollprüfung?

Aus der Erfahrung heraus sind Zollprüfungen zumeist mehrwöchig. Hier kommt es darauf an, inwieweit dein Importprozess bereits optimiert ist oder ob es noch viele Zollrisiken gibt. Die Überprüfung findet dabei grundsätzlich am sog. Ort der Hauptbuchhaltung statt. Dieser befindet sich zumeist an deinem Geschäftssitz. Hast du deine Buchhaltung jedoch an einen Steuerberater ausgelagert, ist auch eine Prüfung in dessen Räumlichkeiten möglich. Die Dauer des Audits kannst du mit einer optimalen Vorbereitung maßgeblich verkürzen.

So bereitest du dich optimal vor

Vor Beginn der Prüfung wird sich der Zollprüfer bei dir melden, um einen Termin für den Beginn der Prüfung abzustimmen (Behördendeutsch für Kick-off Meeting). Sollten triftige Gründe deinerseits gegen den vorgeschlagenen Termin sprechen, kann dieser auch verschoben werden (vgl. § 197 Abs.2 AO). In der Praxis stellt die Abstimmung fast nie ein Problem dar.

Folgende Dokumente helfen dem Prüfer, einen ersten Einblick in dein Unternehmen zu erhalten. Es ist ratsam, diese Unterlagen zum einführenden Gespräch bereit zu halten:

  • Sofern möglich, z.B. durch den Steuerberater, die Daten der Finanzbuchhaltung der letzten drei Geschäftsjahre im sog. GoBD-Format auf einem Datenträger.
  • Summen – und Saldenlisten der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (gegebenenfalls einen nur lesenden Zugriff auf dein Finanzbuchhaltungssystem nach Vereinbarung mit dem Prüfer)
  • vorliegende Jahresabschlüsse der letzten zwei Geschäftsjahre
  • Liste mit zuständigen Ansprechpartnern aus dem Bereich Einkauf, Finanzbuchhaltung und Geschäftsführung
  • Förmliche Präferenzpapiere, beispielsweise Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1 im Original

Fazit aus Teil 1

Heute hast du erfahren, dass Zollprüfungen nachträglich stattfinden, wann und wie der Zoll prüft und wie du dich auf das einführende Gespräch vernünftig vorbereiten kannst. In Teil 2 lernst du, wie du deine Unterlagen zur Zollprüfung optimal vorbereitest und welche Rechte aber auch Pflichten auf dich zukommen. Ein aktueller Fall aus unserer Praxis wird dir aufzeigen, was unrichtige Zölle für dein Unternehmen bedeuten können.

Wie ich dich unterstützen kann

Wenn du solange nicht warten willst und lieber sofort mit mir über deine Warenimporte sprechen möchtest, dann machen wir das. Trage dich dazu einfach unter zollcoaching.de im Kontaktformular ein. Ich nehme mir anschließend Zeit, dich und deine Warenimporte im Rahmen eines Erstgespräches kennen zu lernen. Hier erhältst du dann erste Handlungsempfehlungen zur Vermeidung deiner Zollrisiken.