Willkommen zurück zu Teil 2. Im ersten Teil hast du vielleicht zum ersten Mal überhaupt erfahren, dass Zollprüfungen nachträglich stattfinden. Das Zollrisiko besteht also weiter, auch wenn deine Ware schon lange verzollt wurde. Wichtig ist es, dich auf deine erste Zollprüfung bestmöglich vorzubereiten, damit du keine Probleme mit dem Zoll nachträglich riskierst. Lass uns deshalb nun weiter über deine optimale Vorbereitung sprechen.

Wie sind deine Unterlagen aufzubereiten? Am besten digital!

Während der laufenden Zollprüfung profitieren diejenigen Unternehmen, deren Dokumentenablage bereits elektronisch ist. Dadurch wird die Prüfungszeit erheblich verkürzt und deine Zeit- und Personalressourcen geschont! Die einzigen Unterlagen, die du bei Zollprüfungen noch papiermäßig im Original vorliegen haben musst, sind förmliche Präferenzpapiere und Freiverkehrsbescheinigungen. Selbst Steuerbescheide kannst du gerne digitalisieren. So ersparst du dir viel manuelle Sucherei und kannst dem Zollprüfer einen lesenden Zugriff auf dein System geben. Besonders bewährt hat sich die Verknüpfung des elektronischen Archivs mit dem Finanzbuchhaltungssystem.

Nach Einrichtung eines Zugriffrechtes auf dein elektronisches Archiv kann sich der Prüfer so die benötigten Unterlagen selbst besorgen.

Auch wenn das eventuelle Einscannen der Unterlagen zunächst mühsam erscheint, so bringt es doch enorme Vorteile mit sich. Eine digitale Ablage ist auch deshalb sinnvoll, da du verpflichtet bist all deine Zolldokumente 10 Jahre aufzubewahren. So hast du alles übersichtlich zusammen und brauchst keine ganzen Regale als papiermäßiges Archiv zu verschwenden.

Weitere Einzelheiten zu elektronischen Zollprüfungen erfährst du aus den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern für den Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (GoBDZ)“.

Die Zollprüfung beginnt

Der Prüfer richtet sich nach deinen üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten und wird währenddessen die Prüfung durchführen (§ 200 Abs. 3 AO).

Das einführende Gespräch ist als das Auftaktmeeting deiner Zollprüfung zu verstehen. Hier wird dir der grobe Ablauf der Prüfung erklärt und erste Rückfragen können gestellt werden.

Im Idealfall sollten die Verantwortlichen folgender Abteilungen an diesem Gespräch teilnehmen, soweit im Unternehmen vorhanden:

  • Finanzbuchhaltung
  • Einkauf
  • Warenwirtschaft
  • Geschäftsführung
  • Zollverantwortliche Person/en
prüfung
Am einführenden Gespräch sollten Vertreter aller Abteilungen teilnehmen, die mit Warenimporten beschäftigt sind .

Um einen Eindruck von diesem Gespräch vermitteln zu können, anbei Fragen, die beispielhaft auf dich zukommen könnten:

  • Wer ist intern für Zollangelegenheiten zuständig?
  • Gibt es Lieferverträge zur importierten Ware?
  • Wie bewahrst du die Importdokumente auf?
  • Welche internen Nachkontrollen finden statt und wie werden diese dokumentiert?

Achtung: das einführende Gespräch stellt nicht den Beginn der Zollprüfung dar. Dieser erfolgt bereits an der Dienststelle mit den Vorbereitungshandlungen auf deine Prüfung! Bereits zu Beginn der Prüfung hat der Zollbeamte sich also schon ein breites Bild deines Unternehmens gemacht, indem er beispielsweise auch Informationen von anderen Behörden eingeholt hat.

Francine Dammholz , Gründerin von Zollcoaching

Das sind deine Rechte und Pflichten

Im Rahmen einer Prüfung hast du wichtige Rechte und Pflichten, die du bereits vorab kennen solltest. Hier eine Darstellung der Wichtigsten:

Rechte

  • Rechtsbehelf möglich gegen Prüfungsanordnung Art. 44 Abs.1 UZK § 347 Abs.1 AO
  • Mitteilung über Einleitung eines eventuellen Straf- oder Bußgeldverfahrens § 397 Abs. 3. AO
  • Antrag auf Übersendung des Prüfungsberichts vor Auswertung, § 202 Abs.2 AO

Pflichten

  • Mitwirkungspflichten v.a. in Bezug auf die Vorlage von Unterlagen, Erteilung von Auskünften und Ermöglichung des Datenzugriffs Art. 48, Art. 15, Art. 51 Abs.1 UZK, § 147 Abs.3 und § 200 Abs.1 AO
  • Arbeitsplatz und Hilfsmittel sind dem Prüfer kostenlos bereit zu stellen
  • Lesbarmachung der Daten  § 147 Abs. 5 AO
  • Recht auf elektronischen Datenzugriff § 147 Abs. 6 AO

Durchführung der Prüfung

Während der Prüfung wird dich der Prüfer über den aktuellen Stand auf dem Laufenden halten. Es sei denn, der Zweck der Prüfung wird hierdurch beeinträchtigt. Die Dauer der Prüfung hängt von vielen Faktoren wie der Komplexität der Fehler, Struktur der Ablage und Unternehmensgröße ab. Eine durchschnittliche Prüfung ohne größere Beanstandungen dauert im Schnitt 2 Wochen.

Der Einsatz von Auswertesoftware ist seit Jahren fester Bestandteil einer jeden Zollprüfung. Große Datenmengen können problemlos eingelesen und ausgewertet werden und damit gleichartige Beanstandungen über viele Jahre aufgedeckt werden.

Übliche Ergebnisse aus Zollprüfungen – Praxisfall

Undurchsichtige Zollregularien und komplexe Rechtsanforderungen sorgen dafür, dass nahezu jedes Unternehmen Herausforderungen mit dem Zoll bei der Zollprüfung hat.

Oftmals werden Zölle über Jahre in unrichtiger Höhe gezahlt, jedoch ohne dass es das Unternehmen selbst bemerkt.

Ein Beispiel aus unserer aktuellen Praxis:

Importiert wurden in den letzten 3 Jahren Hängematten aus Baumwolle im Wert von 750.000 €. Das Unternehmen sah die Hängematten als ein Möbelstück an, Zollsatz 0%. Der Zoll widersprach dieser Auffassung im Rahmen der Zollprüfung und stellte fest, dass es sich nach aktueller Rechtslage hier um Campingausrüstung im Sinne des Zolltarifrechts handelt. Das hatte folgendes Ergebnis:

Angewandter Zollsatz 0,00 %
Bisher gezahlte Zölle 0,00 €
Festgestellter Zollsatz 12,00 %
Nachzahlung Zölle 90.000,00 €

Es wurden also 90.000,00 € zu wenig Zölle innerhalb der letzten 3 Jahre gezahlt. Wohlgemerkt betraf diese Feststellung nur ein einzelnes Produkt. Auch andere Waren wurden beim Zoll unrichtig angemeldet. Neben der Zollnachzahlung wurden noch Hinterziehungszinsen und Säumniszuschläge fällig. Gegen die Geschäftsführung wurde ein Verfahren wegen leichtfertiger Steuerverkürzung eingeleitet. Auch die Handelskalkulation der letzten 3 Jahren erwies sich somit als falsch, was weitere wirtschaftliche Konsequenzen nach sich zog. Wer glaubt, dies sei nur ein trauriger Einzelfall, irrt sich. Bei den allermeisten Unternehmen führt die Zollprüfung zu finanziellen Beanstandungen.

Fazit aus Teil 2:

Heute hast den Ablauf einer Zollprüfung näher kennen gelernt und wichtige Tipps zum Beginn und der Durchführung der Betriebsprüfung durch den Zoll erhalten. Du kennst nun die wichtigsten Rechte und Pflichten, allen voran hier die Mitwirkungspflicht. Anhand eines aktuellen Falls aus unserer Praxis hast du verdeutlicht bekommen, welche Konsequenzen unrichtige Angaben in straf- und bußgeldrechtlicher Sicht persönlich, aber auch für die Handelskalkulation haben können.

Lass uns über deine Importe sprechen!

Solltest du jetzt ein mulmiges Gefühl haben und dir unsicher sein, ob deiner Verzollungen richtig verlaufen sind, dann melde dich einfach bei uns. Trage dich für ein Erstgespräch unter www.zollcoaching.de im Kontaktformular ein. Anschließend nehme ich mir gerne Zeit und wir sprechen persönlich über deinen Importprozess und deine Zollrisiken. Du bekommst hier eine individuellen Ersteinschätzung deiner Zollrisiken und erste Handlungsempfehlungen.