Die eClear AG ist der europaweit einzige Payment-Dienstleister für Tax Clearing im grenzüberschreitenden E-Commerce. Durch die cloud-basierten eClear Lösungen werden alle Steuer-, Zoll- und Payment-Prozesse im E-Commerce-Handel automatisiert und maßgeblich vereinfacht. Ferner verfügt eClear über eine, im europäischen Raum einzigartige, Steuersatzdatenbank „VATRules“ mit über einer Million Steuercodes, die über 300.000 Sonderregelungen der EU-27 und UK beinhalten.
eClear hat im Mai 2021 die BaFin-Erlaubnis als Acquirer erhalten, mit der das Unternehmen EU-weit für den grenzüberschreitenden E-Commerce-Handel als Zahlungsdienst tätig sein darf. Zudem sind die Prozesse der eClear AG nach dem Prüfungsstandard 880 des Institutes der Deutschen Wirtschaftsprüfer zertifiziert.
Für den grenzüberschreitenden Handel in der EU gelten zahlreiche Vorgaben und Regelungen, die alle E-Commerce-Händler betreffen, die Produkte oder Dienstleistungen an Endverbraucher verkaufen. Diese wurden zuletzt mit der Umsetzung der zweiten Stufe des Mehrwertsteuer-Digitalpakets aktualisiert, welche seit dem 1. Juli 2021 gilt. Die hierbei eingeführten Verfahren sollen die Deklaration der Umsätze vereinfachen.
In diesem Zusammenhang stellen insbesondere die verschiedenen Umsatzsteuersätze innerhalb der Europäischen Union viele Onlinehändler vor eine große Herausforderung: Wie findet man für ein Produkt den korrekten Steuersatz, wendet diesen richtig an und hält die Daten aktuell?
Herausforderungen bei der Ermittlung von Umsatzsteuersätzen
Zu den Umsatzsteuerpflichten eines Händlers in der EU gehören nicht nur die regelmäßige Meldung und Zahlung der Umsatzsteuer, sondern vor allem auch die Anwendung der länderspezifisch geltenden Umsatzsteuersätze. Händler, die Waren an Verbraucher in anderen Ländern der EU versenden, müssen sich dafür mit den geltenden Vorgaben des jeweiligen Bestimmungslandes auseinandersetzen. Die Europäische Kommission stellt dafür die Datenbank „Taxes in Europe (TEDB – Steuern in Europa)“ zur Verfügung, welche in Teilen unvollständig ist und außerdem nur unregelmäßig aktualisiert wird. Alternativ können Händler die Steuersätze bei den lokalen Steuerbehörden der 27 EU-Staaten abfragen.
Beide Methoden sind für Händler leider keine zuverlässige Lösung zur Sicherstellung der eigenen Steuer-Compliance.
Umsatzsteuer-Ausnahmen
Insbesondere die Berücksichtigung der zahlreichen Ausnahmeregelungen im EU-Umsatzsteuersystem ist für viele Händler mit großem Aufwand verbunden. Dabei sollten gerade die Abweichungen vom Standard-Steuersatz unbedingt Berücksichtigung finden, damit Preise wettbewerbsfähig bleiben und die Marge nicht gemindert wird.
Ermäßigte Umsatzsteuersätze
Das Umsatzsteuer-System der EU ist hochkomplex: Kinderkleidung ist in Luxemburg reduziert, in Polen der Fruchtsaft; in Portugal ist der Rotwein ermäßigt, in Deutschland die Milch. Die EU-Länder haben aktuell die Möglichkeit, einen oder zwei ermäßigte Steuersätze anzuwenden. Diese sind auf bestimmte Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen, jedoch nicht auf elektronisch erbrachte Dienstleistungen, anwendbar. Und die Steuern müssen mindestens 5 % betragen.
Sondersteuersätze (Ausnahmeregelungen)
Mit „Sondersteuersätzen“ sind die zahlreichen Ausnahmeregelungen zu den allgemeinen Bestimmungen gemeint. In den meisten EU-Ländern ist es oft erlaubt, für einen Übergangszeitraum von den allgemeinen Bestimmungen abzuweichen. Grundsätzlich muss der reduzierte Steuersatz mindestens jedoch 5 % und der Normalsatz 15 % betragen.
Die Vorteile einer automatisierten Steuersatzermittlung
Die manuelle Steuersatzermittlung ist aufwendig und stark fehleranfällig. Eine effiziente Abhilfe schaffen hierbei Lösungen, welche den Produkten die jeweils richtigen und aktuellen Steuersätze automatisiert zuordnen. Um von der Automatisierung Ihrer Steuersatzermittlung profitieren zu können, setzt die genutzte Lösung folgende Funktionen voraus:
Prozess zur Einreihung Ihrer gesamten Produktpalette in die aktuell gültige Umsatzsteuerlogik eines jeden EU-Mitgliedstaats
On-Demand Bereitstellung des für ein Produkt geltenden Steuersatzes zum Zeitpunkt des Kaufvorgangs zur Ermittlung und
Darstellung des Produktpreises
Integration in die von Ihnen genutzte Systemumgebung
Permanente Aktualisierung der Datenbank
Wettbewerbsfähige Preisgestaltung durch Steuerkonformität
Viele Händler setzen beim Verkauf in andere EU-Länder denselben Produktpreis an, um ihre Prozesse zu vereinfachen. Sie unterschätzen jedoch oft die Verluste, die entstehen, wenn die lokalen Vorschriften nicht berücksichtigt werden oder ihre Quellen veraltet sind. Andere Händler gestalten ihre Preise stark am Wettbewerb und an der Kaufkraft des jeweiligen Zielmarktes orientiert. Die Vermeidung unnötiger Verluste durch zu viel gezahlte Umsatzsteuer ist in wettbewerbsintensiven Branchen von entscheidender Bedeutung.
Ein Warenkorb im Wert von 200 € (netto) mit vier Artikeln (Kinderkleidung, Kinderschuhe, ein Buch und eine Gitarre) wird an drei Zielländer versendet. Die Zeile „Wettbewerbsvorteil“ stellt die Differenz (in €) zwischen der Anwendung eines Standard-Umsatzsteuersatzes auf alle Artikel (IE 23 %, LU 17 %, PT 23 %) und dem tatsächlich geforderten Umsatzsteuersatz für jeden Artikel (z. B. IE: Kinderkleidung 0 %, Kinderschuhe 0 %, Buch 0 %, Gitarre 23 %) dar.
Höhere Marge durch Anwendung geltender Steuersätze
In unserem White Paper „Automatisierte Steuersatzermittlung als Erfolgsfaktor“ erfahren Sie weitere Details zur effizienteren Steuersatzermittlung und den möglichen, positiven Auswirkungen auf Ihre Marge. Hier geht’s zum kostenfreien Download.
Viele E-Commerce-Händler setzen länderübergreifend auf einheitliche Produktpreise. Die Anwendung falscher Steuersätze kann dabei nicht nur zu einer ungewollten Verkürzung von Umsatzsteuern führen, sondern sich auch negativ auf die Marge auswirken.
Händler unterschätzen Verluste, die auf Umsatzsteuer-Ausnahmen zurückgehen
Onlinehändler ignorieren bei der Umsatzsteuermeldung häufig länderspezifisch geltende Reduzierungen und Ausnahmen und wenden stattdessen den jeweiligen Standardsatz an. Die zusätzliche Marge, die bei korrekter Anwendung der tatsächlich geforderten Steuersätze möglich wäre, fließt somit ans Finanzamt, anstatt in die eigenen Einnahmen.
Würden alle Händler in der EU so verfahren, träfe 2022 den E-Commerce unserer Schätzung nach eine Überzahlung von 3,8 Mrd. Euro USt. Zugrunde liegt der Berechnung der am 14. Februar für die EU-27 im Jahr 2022 prognostizierte E-Commerce-Umsatz von 388,371 Mrd. Euro laut Statista Global Consumer Survey. Angaben zu aktuellen Reduzierungen und Ausnahmen entstammen eClears Steuersatzdatenbank.
Cross-border E-Commerce in der EU hat großes Umsatzsteuer-Optimierungspotenzial
Das Umsatzsteuer-Optimierungspotenzial beschreibt die Differenz zwischen der pauschalen Anwendung von Standard-Umsatzsteuersätzen und der Anwendung der je nach Produktklasse tatsächlich richtigen Umsatzsteuersätze, unter Berücksichtigung aller aktuellen Ausnahmeregeln und Reduzierungen.
Zugrunde liegt dem Optimierungspotenzial, dass die Umsatzsteuersätze in der EU stark variieren. So hat Luxemburg (17) etwa den niedrigsten und Ungarn (27 %) den höchsten (27 %) Standardsatz. Immerhin eine Differenz von 10 %. Wenn man dann noch die reduzierten (zwischen 5 und 15 %), stark reduzierte Sätze (unter 5 %) in Betracht zieht, wird das Optimierungspotenzial schnell sehr offensichtlich. Welcher Satz einem speziellen Produkt zugeordnet wird, obliegt dem jeweiligen Mitgliedstaat. Diese Freiheiten sollen nach Empfehlung des ECOFIN im Dezember 2021 sogar noch erweitert werden.
Beispiel:
Ein Warenkorb im Wert von 240 EUR brutto, gefüllt mit Kinderkleidung und -schuhen, einem Buch und einer Gitarre, würde es in Portugal und Irland mit Anwendung der Standardsätze jeweils auf 44,88 EUR USt. bringen, die den Finanzämtern weiterzureichen sind.
Hätte der Händler geltende Reduzierungen und Ausnahmen berücksichtigt, wären es nur 24,54 EUR bzw. 24,68 EUR. Und ihm blieben gut 20 EUR mehr pro Warenkorb.
Mehr Marge und Tax Compliance trotz komplexer EU-Regelungen
Aufgrund der enormen Komplexität des EU-USt.-Systems mit seinen länderspezifischen Sonderregelungen ist es vielen Unternehmen ohne Investition in Ressourcen nahezu unmöglich, ihr tatsächliches Umsatzsteuer-Optimierungspotenzial zu nutzen.
Unternehmen, die den Aufwand einer EU-weiten Steuersatzermittlung mit fortwährender Aktualisierung bislang höher einschätzen als ihre Vorteile, können nun kostenfrei prüfen, ob die von ihnen angebotenen Produktgruppen in anderen EU-Ländern von Reduzierungen und Ausnahmen betroffen sind.
Zur schnellen Berechnung sind im von uns entwickelten VAT Optimiser lediglich die Umsätze nach Ländern einzutragen und die Produktgruppen anteilig zu gewichten. In wenigen Sekunden wird das Umsatzsteuer-Optimierungspotenzial in Euro ermittelt. Wer an einer Aufschlüsselung nach Ländern und Produktgruppen Interesse findet, kann sich diese per Mail zukommen lassen.
Onlinehändler sind auf die richtigen Steuersätze für Ihre Produkte angewiesen. Sonst riskieren sie am Ende ihr Geschäftsmodell – und Ärger mit dem Finanzamt.
Abhängigkeit von der Plattform
Wollten Unternehmen früher ihre Produkte ins europäische Ausland verkaufen, war dies oft ein langwierig vorzubereitender und umständlich durchzuführender Prozess. Heute sind grenzüberschreitende Verkäufe dank großer Plattformen wie Amazon, eBay und Co. eine Sache von nur wenigen Mausklicks. Mancher Onlinehändler bemerkt kaum, dass seine Waren, die er via Plattform anbietet, auch von Kunden aus anderen europäischen Ländern bestellt und gekauft werden können. Dies alles bliebe unproblematisch, solange die bei etwa Amazon-internen Umsatzsteuer-Berechnungsservices – die den Kunden die Ware in Rechnung stellen und dabei auch den jeweiligen länderspezifischen Mehrwertsteuersatz ausweisen – korrekt arbeiteten. Leider ist das nicht immer der Fall. Hauptgrund dafür ist das zugrunde liegende, komplexe Steuersystem der EU. Neben dem Standardsteuersatz und dem reduzierten Steuersatz, gibt es in den 27 EU-Ländern zahlreiche Ausnahmen und Sonderregelungen, bei denen man immer auf dem neuesten Stand sein muss. Sowohl Händler als auch Steuerberatungsunternehmen stellten schon mehrfach fest, dass Plattformen in den für die Kunden automatisch erstellten Rechnungen die falschen Umsatzsteuersätze ausweisen. Händler können sich hier also nicht allein auf die Plattform verlassen und laufen Gefahr, falsche Daten in ihre Steuererklärung zu übernehmen. Gegenüber den Finanzämtern haften sie jedoch selbst für die Richtigkeit der Daten.
Das Aus für Händler?
Wie bereits erwähnt, ist das EU-Mehrwertsteuersystem alles andere als leicht zu durchschauen. Einheitlich geregelt ist es auch nicht. Waren, die in Deutschland verkauft werden, unterliegen 19 Prozent Mehrwertsteuer. Werden sie nach Polen verkauft, werden 23 Prozent Mehrwertsteuer für den Kunden fällig, in Luxemburg nur 17 Prozent und da sprechen wir nur von den Standardsätzen. Für die Onlinehändler ist es ein großes Problem, dass Plattformen hier fehlerhaft arbeiten – denn sie müssen anschließend die Rechnungen selbst korrigieren. Und nicht nur das: Sie laufen auch Gefahr, dass ihr Geschäftsmodell nicht mehr trägt. Wenn Steuersätze nicht richtig berechnet werden, können ihre Produkte schnell deutlich teurer als die der Konkurrenz zu sein – oder sie müssen nach Steuerprüfungen die Differenz zu fälschlicherweise berechneten ermäßigten Steuersätzen ans Finanzamt zurückzahlen. Gerade für kleine Händler können beide Szenarien schnell das Aus bedeuten.
Plattformen wie Amazon selbst äußern sich zu entsprechenden Anfragen und Beschwerden unklar. Der Konzern gebe jedes Jahr mehrere Milliarden Dollar aus, um die Infrastruktur für die Onlinehändler zu optimieren und ermögliche seinen Händlern jederzeit, die entsprechenden Einstellungen für die Berechnung der Mehrwertsteuer an seine Kunden individuell anzupassen. Händler machen jedoch andere Erfahrungen. Sie berichten immer wieder, dass sie theoretisch zwar die Möglichkeit hätten, die Steuercodes zu ändern – in der Praxis hätten allerdings sogar Steuerexperten Probleme, die entsprechenden Einstellungen vorzunehmen.
Europäische Kommission übernimmt keine Haftung
Hinzu kommt ein weiteres großes Problem: Selbst bei der Europäischen Kommission herrscht stellenweise Unkenntnis über die korrekten Steuersätze, die bei EU-weiten Verkäufen von Waren und Produkten zu berechnen sind. Auf der Website der Europäischen Kommission gibt es zwar Listen mit diesen Steuersätzen – aber die Kommission übernimmt keine Garantie für deren Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit. Roman Maria Koidl, Gründer & CEO von eClear, hat die Kommission darauf hingewiesen, dass deren Listen an manchen Stellen Fehler aufweisen. Nach wie vor sind unter anderem Lebensmittelprodukte in Deutschland, die zu einem reduzierten Steuersatz von 7 Prozent verkauft werden, mit dem üblichen Regelsatz von 19 Prozent ausgewiesen. Wenn Händler sich darauf verlassen, erleiden sie Wettbewerbsnachteile und führen zu viel Steuern an das Finanzamt ab. „Verlässliche und belastbare Auskünfte sind über diese Datenbank nicht möglich“, so Koidl, der für sein Unternehmen eClear über mehrere Jahre hinweg eine eigene Datenbank mit dem Namen VATRules aufgebaut hat, in der 1,2 Mio. Steuercodes und alle Ausnahmen erfasst sind und die durchgehend manuell auf aktuellem Stand gehalten wird. Doch geändert hat sich daran nichts. Die Europäische Kommission habe lediglich mitgeteilt, dass sie keine Haftung für die Daten übernehme.
Die Umsatzzahlen des Online-Versandhandels steigen rapide an und immer mehr Händler wollen darüber die Chance der Expansion in ausländische Märkte nutzen. Laut einer Studie von Visa Global Merchant E-Commerce verkauften bereits 2019 rund 66 % der interviewten Onlinehändler Waren ins Ausland. 70 % der Händler ohne bisherige grenzüberschreitende Warenverkäufe planten, ausländische Märkte zu erschließen.
Im eigenen Land verfügen Onlinehändler über Erfahrungen mit den Vorlieben Ihrer Kunden, sei es bei Angebot, Bezahlung oder Versand. Wer nun neue Märkte erobern möchte, sollte sich ebenfalls mit den länderspezifischen Faibles auseinandersetzen und seine Prozesse auf die Gegebenheiten der Zielländer entsprechend anpassen.
1. Auf Liefer-Präferenzen der Kunden eingehen
In manchen Ländern und Regionen stoßen Paketstationen oder die Abholung und Rücksendung über Pick-up und Drop-off-Paketshops auf größere Akzeptanz. Dies gilt zum Beispiel für Länder mit überwiegend ländlichen Regionen. Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz lassen sich am liebsten zu Hause beliefern, möglichst nach Feierabend. Entsprechend flexible Lösungen sollten die Versandpartner bieten.
Nicht auf Liefer-Vorlieben einzugehen, kann teuer werden. Eine Online-Käufer-Umfrage ergab, dass 58 % sich für einen anderen Anbieter entscheiden würden, wenn die Lieferoptionen für sie nicht passen.
2. Erfahrene Versandpartner beauftragen
Internationale Versender greifen auf das Know-how aller relevanten europäischen Versanddienstleister zurück. Der Vorteil für den Händler liegt darin, dass er weltweite Angebote aus einer Hand erhält.
Ein großer nationaler oder internationaler Versender deckt das ganze Land ab und bietet meist günstigere Preise. Es kann jedoch sinnvoll sein, für ein Land mehr als nur einen Carrier einzubinden. Bei der „letzten Meile“, sprich, der punktgenauen Lieferung zur Haustür in größeren Städten, haben lokale Carrier oft die Nase vorn. Sie sind im Regelfall etwas teurer, erfüllen aber die Kundenerwartungen besser. Vielfach handelt es sich um Start-ups, die flexibel zum Beispiel auch mit Fahrrad oder E-Scooter liefern.
Wer mit mehreren Versand-Dienstleistern zusammenarbeitet, profitiert auch von weiteren Vorteilen. Einzelunternehmen können durch Überlastung, Streiks oder Lockdowns von Verteilerzentren betroffen sein. Der zweite oder dritte Partner kann dann diese Lücken schließen.
3. Jederzeit Übersicht über alle Abläufe behalten
Drei Software-Systeme sind essenziell für jeden Online-Shop, der ins Ausland verkauft: Eine zentrale Dokumentenablage, integrierte Analyse-Tools und ein System zur Berechnung von Zöllen und nationalen Umsatzsteuern.
Eine zentralisierte Dokumentenablage gibt Einblicke in die Leistungskennzahlen. Daran kann der Unternehmer erkennen, welche Produkte oder Geschäftsbereiche gewinnbringend arbeiten. Integrierte Analyse-Tools stellen übersichtlich alle Sendungen mit abgestimmten Dashboards und Reportings dar. Über einen integrierten Parcel Finder können sich die Mitarbeiter alle Informationen zu den Sendungen abrufen.
4. Transparenz schaffen mit Tracking
Nach der Bestellung oder während der Retoure möchten die Kunden stets den Status wissen: Wann kommt mein Paket? Wann trifft die Rückzahlung ein? Gerade in puncto Liefer-Tag und Uhrzeit punkten zumeist gut aufgestellte Last-Mile-Carrier.
Verzögern sich Lieferungen durch erhöhtes Versandaufkommen oder Lockdowns im Versandzentrum, sollte zeitnah eine automatische Mail verschickt werden. In Zeiten von Corona bringen die Kunden Verständnis für solche Umstände mit.
Zur Kundenzufriedenheit trägt eine Tracking-Page im Design des Shops wesentlich bei, auf der es einen Button wie „Lieferstatus verfolgen“ gibt. Lückenlose Kommunikation ist das A und O der Kundenzufriedenheit.
Bieten Händler aus Kostengründen ihren Versand oder die Rücknahme nicht kostenlos an, sollten sie dies spätestens im Kaufvorgang ehrlich kommunizieren. Kunden akzeptieren dies eher als Überraschungen in der Endabrechnung.
5. Umsatzsteuersätze anderer Länder richtig anwenden
Zum 1. Juli 2021 veränderte sich die Umsatzsteuerpflicht im grenzüberschreitenden Warenverkauf für Händler durch Inkrafttreten des Mehrwertsteuer-Digitalpakets. Ab einem Gesamtumsatz von 10.000 EUR werden Händler mit Sitz in der EU automatisch in den Empfängerländern ihrer Waren umsatzsteuerpflichtig. Bei Warenlieferungen muss er die Steuersätze des Bestimmungslandes anwenden und sie an die zuständige Steuerbehörde abführen.
Eine Erleichterung kann hier der One-Stop-Shop sein. Er wurde ebenfalls im Zuge des Mehrwertsteuer-Digitalpakets eingeführt und vereinfacht die Meldung. In Deutschland wird der OSS vom Bundeszentralamt für Steuern angeboten. Der Händler muss sich dabei im BOP registrieren. Hier finden Sie alle Informationen zum OSS, zur Registrierung und Meldung.
[A N Z E I G E] Der One-Stop-Shop (kurz OSS) trat im Zuge des EU-Mehrwertsteuer-Digitalpaketes am 1. Juli 2021 in Kraft. Der OSS bildet die zentrale Abwicklung aller umsatzsteuerlichen Melde- und Zahlungsverpflichtungen in einer einzigen steuerlichen Erklärung ab, die sich aus dem Warenhandel mit Konsumenten in den EU-27 ergeben. Voraussetzung dafür ist eine entsprechende Registrierung über das BOP des Bundeszentralamtes für Steuern.
Hintergrund ist, dass ebenfalls seit dem 1. Juli ein EU-weiter Schwellenwert in Höhe von 10.000 EUR für Lieferungen von Waren an Konsumenten festgesetzt wurde. Dieser ersetzt die zuvor geltenden länderspezifischen Lieferschwellen und verpflichtet den Händler bei Überschreitung, die Umsatzsteuer im jeweiligen Bestimmungsland abzuführen.
Der Händler muss die im Bestimmungsland geltenden Umsatzsteuersätze anwenden, die Umsatzsteuer dort melden und an die dort zuständige Finanzbehörde zahlen. Das trifft auch auf eBay Händler zu. Voraussetzung hierfür ist eine Registrierung zu Umsatzsteuerzwecken im jeweiligen Bestimmungsland der Ware oder die alternative Nutzung des vereinfachten One-Stop-Shop-Verfahrens. Der Händler muss hier nur eine Registrierung vornehmen und meldet die jeweiligen Umsätze seiner Bestimmungsländer darüber.
Mit dem Produktreihe OSS+ bietet eClear Lösungen für die automatisierte Meldung über den One-Stop-Shop. Speziell für eBay Händler wurden drei individuell auf sie zugeschnittene Produkte ergänzt:
OSS+ Light – Daten ziehen und OSS-Meldung automatisieren
Für eBay Händler, die ihre relevanten Umsatzsteuer-Daten aus ihren Shops (z. B. eBay, Online-Store, weitere Marktplätze) extrahieren und automatisiert an den One-Stop-Shop der EU melden wollen.
Extraktion relevanter Daten aus dem eBay-Marktplatz
Umfassendes Steuerdaten-Mapping
Übersetzung und Kategorisierung der Daten in die OSS-Logik
Tax Dashboard SPOT: alle Daten und Verkaufszahlen im Blick
Preis exklusiv für eBay-Händler : 99,00 €79,20 € pro Monat + 249,00 € einmalige Onboarding-Gebühr
OSS+ Full – OSS-Verfahren mit aktuellen Steuersätzen
Für eBay Händler, die neben der Aufbereitung der Daten für den OSS zur Produktpreis-Berechnung eClears VATRules Datenbank mit den im jeweiligen Bestimmungsland geltenden Steuersätzen einsetzen wollen.
Alle Leistungen aus dem Paket LIGHT
VATRules by eClear: EU-USt.-Sätze rechtssicher bestimmen
Tax Assignment: EU-USt.-Sätze den eigenen Artikeln zuordnen
Bereitstellung der Daten an Buchhaltungssysteme
Preis exklusiv für eBay-Händler : 249,00 €199,20 € pro Monat + 890,00 € einmalige Onboarding-Gebühr
OSS+ Extra – Alles drin: OSS-Meldung, Steuersätze, Warenlager
Für eBay Verkäufer, die für den Versand ihrer Produkte Warenlager im Ausland nutzen und diese in ihrer Steuermeldung korrekt abbilden müssen.
Alle Leistungen aus den Paketen LIGHT und FULL
Auslandslager: z. B. CZ, ES, FR, IT, UK, PL
USt.-Meldung inkl. Umlagerungen
CheckVAT ID für B2B-Verkäufe: revisionssichere Prüfung der USt-IdNr. von B2B-Handelspartnern
Preis exklusiv für eBay-Händler : 150,00 €120,00 € pro Land und Monat + 2.900,00 € einmaliges Onboarding für EXTRA inklusive Registrierung im EU-Ausland
VATRules – Alle Steuersätze für sämtliche Produkte in allen EU-Ländern sowie UK
Die eClear Lösung VATRules ist eine perfekte Ergänzung zu den OSS+ Lösungen. Dadurch erhalten eBay Händler Zugriff auf über 1,2 Mio. aktuelle Steuersätze sowie 300 Tsd. Ausnahmen und Reduzierungen. Die Datenbank kennt somit sämtliche Umsatzsteuerregeln, die in den EU-27-Ländern sowie Großbritannien angewendet werden müssen. Die Wettbewerbsfähigkeit steigt, da die Preisgestaltung und daher die Margen optimiert werden können. Ein weiterer Vorteil ist die kontinuierliche Aktualisierung der Datenbank inklusive Sonderreglungen wie bei temporären Steuersenkungen.
Preis exklusiv für eBay-Händler : 189,00 €151,20 € pro Monat
eClear Lösungen minimieren Kosten- und Zeitaufwände und unterstützen eBay Händler dabei, ihre Steuerabwicklungen zu digitalisieren. Paolo Levoni, Head of Product Engagement & EU CBT bei eBay sagt gegenüber eClear „Das Mehrwertsteuer-Digitalpaket, das am 1. Juli 2021 in Kraft getreten ist, ist eine große Herausforderung für den E-Commerce. Uns ist es sehr wichtig, unseren Händler innovative und unkomplizierte Lösungen für komplexe Probleme anzubieten. Dank eClear können Prozesse vereinfacht werden.“ Seit September 2021 sind eClear und eBay Partner.
Seit 1. Juli 2021 soll der One-Stop-Shop (OSS) Vereinfachungen bei den umsatzsteuerlichen Melde- und Abgabepflichten für E-Commerce-Händler mit sich bringen. Doch nur ein paar Monate nach der Einführung zeigt sich: Reibungslos funktioniert er noch nicht!
Der One-Stop-Shop (OSS) wurde mit dem sogenannten Mehrwertsteuer-Digitalpaket eingeführt. Er löst den bisherigen Mini-One-Stop-Shop (MOSS) ab. Seit 1. Juli 2021 können deutsche Unternehmen, die sich für die Nutzung des OSS Verfahrens registriert haben, ihre Melde- und Zahlungsverpflichtungen für umsatzsteuerliche Zwecke zentral übermitteln. In Deutschland erfolgt die Übermittlung an das Bundeszentralamt für Steuern.
Momentan stehen auf dem BZStOnline-Portal verschiedene Formulare zur Auswahl, so zum Beispiel:
Registrierungsanzeige für die Teilnahme an der OSS EU-Regelung (ehemals Mini-One-Stop-Shop)
Änderung der Registrierungsdaten zur OSS EU-Regelung (ehemals Mini-One-Stop-Shop)
Abmeldung von der OSS EU-Regelung (ehemals Mini-One-Stop-Shop)
Über das Portal können also die Registrierungsanzeige abgewickelt, aber auch Registrierungsdaten geändert werden. Wer nicht mehr am OSS Verfahren teilnehmen will, kann sich zum Beginn des nächsten Besteuerungszeitraums über das Portal abmelden.
Wer kann sich für den OSS registrieren?
Im Inland ansässige Unternehmen, die gegen Entgelt innergemeinschaftliche Fernverkäufe, Dienstleistungen an Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten oder Leistungen über elektronische Schnittstellen erbringen, können sich für den OSS registrieren. Die Registrierung beginnt am ersten Tag des Kalendervierteljahres, das auf die Antragstellung folgt.
Hinweis: Unternehmen aus dem Drittland, die im Inland ein Warenlager betreiben und Waren an Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten liefern, können sich ebenfalls für den OSS registrieren.
Steuererklärungen und Zahlung der Steuer über den OSS
Besteuerungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Die Steuererklärungen müssen innerhalb eines Monats nach Ablauf jedes Besteuerungszeitraums nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch übermittelt werden, also:
I. Kalendervierteljahr bis zum 30. April,
II. Kalendervierteljahr bis zum 31. Juli,
III. Kalendervierteljahr bis zum 31. Oktober,
IV. Kalendervierteljahr bis zum 31. Januar des Folgejahres.
Die Steuer ist am letzten Tag des auf den Besteuerungszeitraum folgenden Monats fällig.
Registrierung: komplett oder gar nicht
Wer sich für das OSS-Verfahren entscheidet, der nimmt an dem Verfahren einheitlich für alle EU-Mitgliedstaaten teil. Es handelt sich also um eine Grundsatzentscheidung, die der Unternehmer für sich treffen muss.
„Händler müssen abwägen, ob sie sich in den verschiedenen EU-Mitgliedstaaten lokal registrieren oder den One-Stop-Shop als einzige Anlaufstelle nutzen wollen. Dabei sollte jedoch bedacht werden, dass trotz Teilnahme am One-Stop-Shop weitere lokale Registrierungen im Ausland erforderlich sein können.“
An welchen Stellen der OSS noch hakt
Das OSS Verfahren soll eigentlich die Deklarationspflichten von Unternehmen mit Auslandsumsätzen vereinfachen. Erste Erfahrungswerte zeigen jedoch das Gegenteil: An vielen Stellen ist das Verfahren noch komplex und aufwendig.
Manuelle Meldungen für das dritte Quartal 2021
Und auch die technische Umsetzung ist für das dritte Quartal 2021 als Besteuerungszeitraum alles andere als gelungen: Der Prozess sieht eigentlich vor, dass Unternehmen ihre Daten im Idealfall voll automatisiert, entweder elektronisch per CSV-Dateiupload oder mittels elektronischer Schnittstelle in das Portal hochladen können. Doch wie in verschiedenen Medien berichtet wurde, funktioniert das für das dritte Quartal 2021 noch nicht. Die Erklärung muss aber dennoch pünktlich zum 31. Oktober übermittelt werden. Dafür müssen Unternehmen ihre OSS-Daten nun voraussichtlich manuell eintragen. Das kostet viel Zeit und ist ärgerlich.
Nicht alle Lieferungen fallen unter das OSS Verfahren
Die Grundidee der Erklärung von Fernverkäufen über den OSS ist, dass die begünstigten Unternehmen entlastet werden, gerade auch, wenn es um Registrierungs- und Meldepflichten geht. Doch hier erschweren einige Stolpersteine den Ablauf in der Praxis noch erheblich. Problematisch ist zum Beispiel, dass bestimmte Lieferungen nicht im Rahmen des OSS abgewickelt werden können.
Verbrauchssteuerpflichtige Waren, die nicht als innergemeinschaftlichen Erwerbe zu versteuern sind, müssen im jeweiligen EU-Mitgliedstaat vom Lieferanten versteuert werden. Hierfür muss eine lokale Registrierung erfolgen – der OSS ist hier ausgeschlossen.
Die Lieferung neuer Fahrzeuge kann beispielsweise ebenfalls nicht über den OSS abgewickelt werden.
Steuerbefreite Lieferungen werden laut dem Leitfaden der EU-Kommission vom März 2021 nicht im OSS erfasst. Dies gilt auch für Lieferungen, die mit einem Nullsteuersatz belegt sind.
„Der One-Stop-Shop ist nicht für alle Warenlieferungen anwendbar. Unternehmen müssen deshalb ihre Warenlieferungen genau kategorisieren und prüfen, wann eine lokale Registrierung in einem anderen EU-Mitgliedstaat erfolgen muss. Gegebenenfalls sollte auch ein Fiskalvertreter beauftragt werden, der das Unternehmen bei der Abwicklung der umsatzsteuerlichen Deklarationspflichten unterstützt.“
Übergang zum OSS
Auch bei dem Übergang zum OSS Verfahren können sich noch Schwierigkeiten ergeben: Wer für den MOSS registriert war, übermittelt für das zweite Quartal die Steuererklärung noch nach diesem Verfahren. Auch eine berichtigte Steuererklärung ist hierüber möglich – nicht jedoch nach dem OSS Verfahren. Wer also im Nachhinein noch Umsätze berichtigen muss, muss sich erneut mit den verschiedenen Verfahren befassen.
Retourfälle können in bestimmten Fällen nicht über OSS abgewickelt werden
Das gilt vorwiegend, wenn ein Unternehmen vor dem 1. Juli 2021 noch in einem EU-Mitgliedstaat lokal registriert war. Hat sich das Unternehmen ab 1. Juli 2021 für den OSS registriert, können Retouren bei der umsatzsteuerlichen Abwicklung problematisch sein: Wenn Retouren nach dem 30. Juni 2021 erfolgen für Lieferungen, die vor dem 1. Juli 2021 ausgeführt wurden, dann muss die Änderung der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG noch in der Umsatzsteuerveranlagung des jeweiligen Mitgliedsstaats vorgenommen werden. Der OSS bietet für diese Fälle keine Lösung an. Der Mehraufwand bei den Deklarationspflichten steigt für Unternehmen dadurch erheblich. Von einer Vereinfachung durch das OSS kann man hier also nicht sprechen.
Erklärungspflicht auch bei Nullmeldung
Die Steuererklärungen müssen immer fristgerecht übermittelt werden. Selbst, wenn ein Unternehmen keine Umsätze in einem Kalendervierteljahr ausgeführt hat, muss eine Nullmeldung übermittelt werden.
Niedrigere Lieferschwelle
Der Lieferschwellenwert liegt seit 1. Juli 2021 EU-weit bei insgesamt 10.000 EUR. Bisher galten in den EU-Mitgliedstaaten unterschiedliche und vor allem höhere Lieferschwellenwerte. In Frankreich betrug der Wert bis 30. Juni 2021 beispielsweise 35.000 EUR. Wenn ein Unternehmen aus Deutschland mit seinen entsprechenden Umsätzen in Frankreich unter diesem Wert blieb, konnte es die Umsatzsteuer in Deutschland erklären. Doch seit 1. Juli 2021 werden durch die europaweite niedrigere Lieferschwelle von insgesamt 10.000 EUR nun auch viel mehr Unternehmen von den neuen Regelungen erfasst.
Beispiel: Der Uhrenhändler Meier liefert regelmäßig Kuckucksuhren nach Frankreich. Im Jahr erzielt er hierdurch durchschnittlich etwa einen Umsatz von 22.000 EUR. Bis 30. Juni 2021 galt die Bagatellgrenze von 35.000 EUR für Frankreich. Meier konnte daher die Umsatzsteuer in Deutschland abführen. Seit 1. Juli 2021 gilt die EU-weite Lieferschwelle von 10.000 EUR: Der Uhrenhändler muss die Umsatzsteuer jetzt in Frankreich abführen. Es stehen ihm in diesem Fall zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Meier muss entscheiden, ob er sich in Frankreich zur Umsatzsteuer registriert oder an dem OSS Verfahren teilnimmt.
Das bedeutet: Auch kleine Unternehmen können schnell einen Umsatzbetrag erreichen, der sie erstmalig zur Besteuerung im Ausland verpflichtet. Dies kann gerade für sehr kleine Unternehmen aufwendig in der Umsetzung sein.
„Viele kleine Unternehmen, die bis 30. Juni 2021 mit ihren Umsätzen unter den jeweils gültigen Lieferschwellen lagen, müssen nun ihre Auslandsumsätze neu prüfen und Registrierungspflichten nachkommen. Das sollte jedoch nicht abschrecken, weiterhin auch im Ausland Umsätze zu erzielen: Mit einem Steuerberater an der Seite gelingt die Umstellung, sodass auch in Zukunft der grenzüberschreitende Handel erfolgreich bleibt.“
Vorsteuern können nicht im OSS erstattet werden
Wenn ein Unternehmer Vorsteuer geltend machen will, kann er dies, auch bei Registrierung zum OSS, nicht in diesem Verfahren abwickeln. Die Erstattung muss durch das Vorsteuervergütungsverfahren bzw. in den lokalen Umsatzsteuererklärungen erwirkt werden. Auch hier müssen Unternehmen also in einem gesonderten Verfahren noch einmal tätig werden.
Wenn der Unternehmer jedoch noch andere Umsätze in einem EU-Mitgliedstaat erbringt und sich deshalb ohnehin dort für Umsatzsteuerzwecke registrieren lässt, dann ist die Vorsteuer im Veranlagungsverfahren anzugeben.
„Der One-Stop-Shop bietet keine umsatzsteuerliche Komplettlösung. Unternehmen müssen sich immer noch mit weiteren Verfahren, beispielsweise zur Vorsteuervergütung, auseinandersetzen. Die Umsatzsteuer bei Auslandsumsätzen bleibt für Unternehmen daher komplex.“
Achtung bei Warenlagern mit grenzüberschreitenden Fulfillment-Strukturen
Problematisch für die Nutzer von Fulfillment-Strukturen von Amazon ist, dass in Bezug auf das OSS Verfahren Amazon auch grenzüberschreitende Warenumlagerungen vornimmt, ohne dass der Händler hierauf Einfluss hat. Und diese Vorgänge müssen grundsätzlich auch umsatzsteuerlich beurteilt werden. Was müsste ein Händler dann melden? Und welche Registrierungspflichten löst das aus? Gerade bei diesen Fragen sind viele Händler nun verunsichert und sollten Beratung durch einen Steuerexperten in Anspruch nehmen.
Fazit: Der OSS soll Unternehmen Vereinfachungsmöglichkeiten bieten. Die Realität sieht momentan jedoch noch anders aus. Es gibt immer noch viele offene Fragen und auch weiterhin sind lokale Registrierungen für verschiedene Umsätze erforderlich. Die technische Umsetzung sorgt primär für das dritte Quartal 2021 für erheblichen Mehraufwand. Doch trotz des holprigen Starts sollten Unternehmen die Vorteile des OSS für die Zukunft in Anspruch nehmen und sich vom Steuerberater bei der Umsetzung der neuen Regeln begleiten lassen.
Über die Autorin Annett Schaberich ist Vice President Tax Compliance und Product Owner für VATRules bei der eClear AG. Sie studierte Betriebs- und Volkswirtschaftslehre an der technischen Universität Chemnitz und legte im Jahr 2009 das Steuerberaterexamen ab. Vor ihrem Wechsel zu eClear war Annett Schaberich über zehn Jahre bei KPMG tätig, zuletzt als Senior Manager Indirect Tax Services. Bis 2021 war sie Dozentin für Verfahrensrecht und Umsatzsteuer an der HTW Berlin.
Mit einem geschätzten Umsatz von 3,7 Milliarden Euro im vergangenen Jahr ist der Black Friday einer der wichtigsten Verkaufstagen im Onlinehandel. Ein Zuwachs von 18 Prozent im Jahr 2020 im Vergleich zum Vorjahr lässt das Potenzial für 2021 bereits erkennen. Onlinehändlern bietet der Black Friday mehrere Chancen: die Gewinnung von Neukunden und zusätzliche Einnahmen, die den Umsatz im vierten Quartal steigern. Um diesen Tag bestmöglich zu nutzen, müssen Händler gut vorbereitet sein und sich Gedanken zu Produkten, Preis, Werbeaktionen und weiteres machen. Damit nichts vergessen wird, ist es ratsam, mit entsprechenden Checklisten zu arbeiten. Starten wir aber erst mal mit dem Ursprung dieses Konsumfests.
Aus den USA in die ganze Welt
Dieser Shoppingtag hat seinen Ursprung im Land der unbegrenzten Möglichkeiten. Der Black Friday schließt sich dort an einen der wenigen nationalen Feiertage – nämlich Thanksgiving – an. An diesem langen Wochenende werden traditionell die ersten Weihnachtseinkäufe getätigt. Deshalb begannen Händler damit, immer mehr Sonderangebote anzupreisen, um sich von anderen Anbietern abzusetzen. Daraus entstand der Black Friday – mit riesigen Schlangen vor den Kaufhäusern und tumultartigen Zuständen in den Läden. Das „Black“ im Namen leitet sich davon ab, dass an dem Tag oftmals die ersten „schwarzen Zahlen“ im Jahr verzeichnet werden konnten. Angetrieben durch die amerikanische Erfolgsgeschichte, setzte sich die Shopping-Idee schnell auch in anderen Industrienationen durch. In Deutschland ist der Black Friday seit 2013 ein Grund zum exzessiven Shoppen und hat sich in den vergangenen acht Jahren rasant entwickelt. So wird laut Payment-Anbieter Klarna an einem Black Friday 64 % mehr Umsatz erzielt als an einem normalen Freitag.
Dynamic Pricing: Optimierte Preise in Echtzeit
Um den Umsatz weiter in die Höhe zu treiben, setzen viele Händler auf das sogenannte Dynamic Pricing. Es bezeichnet die kurzzeitige Anhebung oder Senkung der Preise aufgrund von vermehrter oder verminderter Kundennachfrage. Das Modell zur Preisgestaltung findet in der Reise- und Touristikbranche Anwendung schon sehr lange Anwendung und wird auch viel im Lebensmitteleinzelhandel angewendet, unter anderem Brot kurz vor Ladenschluss günstiger, um Abschreibungen zu senken. Immer mehr wird Dynamic Pricing auch für Produkte im Onlinehandel eingesetzt. So ist etwa saisonal bedingt die Ski-Ausrüstung im Winter teurer als im Sommer und Badetextilien im Winter günstiger als im Sommer. Die Preise werden dabei durch Algorithmen automatisch berechnet. Spezielle Software-Lösungen lesen die Preisdaten der Wettbewerber automatisiert aus Datenbanken aus und Preis-Bots tragen die Daten der Marktplätze und Preisvergleichsseiten zusammen. Algorithmen berechnen den optimalen Preis für den Händler anhand von Parametern wie Preise bestimmter Wettbewerber, Profile, Klickzahlen, Steuern oder eigene Kosten. Die Vorteile, die für Onlinehändler daraus resultieren, sind eine automatisierte Anpassung an die Marktsituation in Echtzeit, automatisch optimierte Preise, ein höherer Umsatz durch mehr Kunden, da die meisten Kunden online „preisgesteuert“ kaufen, und höhere Margen. Ein wichtiger Faktor bei der Preisgestaltung ist außerdem die Anwendung der richtigen Steuer- und Zollsätze. Seit dem 1. Juli und dem Inkrafttreten des Mehrwertsteuer-Digitalpakets hat sich für Händler im Cross-border E-Commerce einiges geändert. Was hierbei zu beachten ist und welche Stolpersteine vermieden werden sollten, erfahren Händler in dem durch eClear angebotenen Workshop Cross-border E-Commerce 2.0: Umsatzsteuer- und Zoll-Compliance einfach automatisieren am 18. November. Nutzen Sie dafür diesen Anmeldelink.
10 Tipps für die Black-Friday-Vorbereitung
Neben der Preisgestaltung gibt es viele weitere Aspekte in den Bereichen Marketing, Logistik oder Fulfillment, die sorgfältig vorbereitet werden sollten. Hier sind 10 Tipps für Händler:
Um das Marketing und die Social-Media-Aktivitäten bestmöglich umzusetzen, sollten Händler Daten und Insights aus den Vorjahren nutzen, um Rückschlüsse für den diesjährigen Black Friday zu ziehen. Auch der Blick auf Markttrends und Aktivitäten der Konkurrenz geben Ideen und Inspiration, die von Händlern entsprechend weiterentwickelt werden können.
Händler sollten sicherstellen, dass ihre technischen Systeme und die Website den Anforderungen des Black Fridays gewachsen sind. Zu viele Zugriffe innerhalb kürzester Zeit können die Performance erheblich beeinträchtigen und im schlimmsten Falle zu Systemabstürzen führen. Ein technischer Check ist somit unabdingbar.
Kundendaten sind das Gold des E-Commerce. Händler sollten ihre Kunden-Insights auswerten, um ihre Kunden besser zu verstehen. Die Ergebnisse können in die Marketingaktivitäten, die Sortimentsauswahl und weitere Vertriebskanäle einfließen.
Das Produktangebot ist während des Black Fridays ausschlaggebend für den Erfolg. Die Produkte sollten im Shop ausreichend beschrieben, gut zu finden und mit ansprechendem Bildmaterial begleitet werden. Der Black Friday ermöglicht zudem, mit den richtigen Angeboten Altwarenbestände aufzulösen.
Mit Lockangeboten durch Presales oder Super Deals steigern Händler die Aufmerksamkeit auf ihr gesamtes Angebot. Weitere Aktionen können zusätzliche Anreize schaffen. Dazu zählen bspw. Paketpreise, zeitlich stark limitierte Angebote oder Gamification-Ansätze, wie ein Glücksrad.
Neben den Social-Media-Aktivitäten ist weiterhin das E-Mail-Marketing eine effektive Maßnahme zur Erreichung von Kunden. Wichtig ist hierbei ein gut gepflegter Verteiler. Die E-Mail-Strategie sollte z. B. eine Warm-up-Mail, ein spezielles VIP-Mailing und natürlich auch eine Dankes-Mail nach dem Black Friday beinhalten.
Die Customer Journey ist am Black Friday ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Shopping-Erlebnisses. Ein professioneller Kundenservice ist hier das A und O. Zudem sollten Händler sicherstellen, dass alle relevanten Zahlungsmöglichkeiten in ihrem Shop angeboten werden und der Checkout-Prozess so angenehm wie möglich gestaltet wird. Zusatzkosten sollten ausreichend ausgewiesen und der Auto-Fill-in der Kundendaten aktiviert sein.
Nach der Bestellung ist vor dem Versand: Ein gut abgestimmter Fulfillment-Prozess ist notwendig, um eine schnelle Bearbeitungs- und Versandzeit der Bestellungen zu gewährleisten. Händler sollten eine professionelle Lagerverwaltung aufsetzen und für den Versand der Black-Friday-Bestellungen zusätzliches Personal einplanen.
Engpässe in der Logistik oder in der Herstellung der Produkte sind unvorhersehbar und sollten deshalb trotzdem in einem Notfallplan berücksichtigt werden. Händler sollten sich auf ein solches Szenario präventiv vorbereiten und etwa alternative Logistikdienstleister und Lieferanten zur Verfügung haben.
Nach dem Black Friday ist vor dem Black Friday. Händler sollten nach dem Superkauftag Kundenumfragen erstellen und den Kundenkontakt aufrechterhalten. Die gewonnenen Daten sollten direkt ausgewertet und für die Planung im nächsten Jahr berücksichtigt werden.
Es liegt also in den Händen der Händler, den Black Friday zum Superfreitag werden zu lassen. Gute Vorbereitung und eine professionelle Strategie helfen dabei, dass dieser Sonderverkaufstag sich kurz- und langfristig positiv auf das Geschäft auswirkt. Lassen wir uns überraschen, welche Rekorde dieses Jahr geknackt werden. Die Black-Friday-Spiele können somit beginnen!
Weitere Black-Friday-Tipps und Hintergrundinformationen finden Sie hier.
