Vom Chaos zur Effizienz: Die ungeschönte Case Study zur Automatisierung

Ich bin Jens Lindner, Gründer von AMZPro. Ja, genau, das Unternehmen, das sich freiwillig in den Wahnsinn der traditionellen Qualitätssicherung gestürzt hat. Um es gleich vorwegzunehmen: Effiziente Prozesse und eine ausgeklügelte Automatisierung sind der Schlüssel zum Erfolg, besonders in einem Bereich, der so spaßig ist wie die Qualitätssicherung. Wer mag es nicht, endlose Stunden mit manuellem Datenabgleich und E-Mail-Pingpong zu verbringen?

Nun, ich jedenfalls nicht. Und deshalb haben wir bei AMZPro entschieden, dass es einen besseren Weg geben muss unseren maroden Workflow (dazu komme ich gleich noch) aufzupeppen. Der Plan: Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung, um den ganzen Wahnsinn etwas erträglicher zu machen. Das Resultat? Wir erledigen jetzt die gleichen Aufgaben in nur 20% der ursprünglichen Zeit – und das mit einer Fehlerquote, die so gut wie nicht existiert. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Tja, willkommen in der Zukunft!

In dieser Case Study erfahrt ihr, wie wir bei AMZPro es geschafft haben, mit Technologien wie Make.com, Gmail und Airtable die früher endlos lange und fehleranfällige Kommunikation sowie die Datenverarbeitung radikal zu verbessern.

Status Quo (ganz ohne Automatisierung)

Bevor wir weitermachen gebe ich euch einen kleinen Einblick wie unser herkömmlicher Prozess in der Qualitätskontrolle in China ungefähr ablief. Der ganze Ablauf ist historisch gewachsen und demzufolge auch entsprechend unlogisch, behäbig und kompliziert.

Herkömmlicher Prozessablauf

Ein Mitarbeiter erhielt eine E-Mail vom Kunden (in wenigen Fällen auch per Webformular) mit dem Wunsch nach einer Inspektion.
Mitarbeiter kontrolliert die Anfrage und sendet diese an das Inspektion Team weiter.
Der Inspektor vereinbarte daraufhin einen Termin mit der Fabrik und bestätigte diesen brav per Hand und Fuß (okay, per E-Mail) zurück an den Kunden. Dann trug er den Termin fein säuberlich in eine Excel-Tabelle ein.
Diese Excel-Tabelle, der heilige Gral unserer Abteilung, wurde selbstverständlich täglich über Skype geteilt. Kein Scherz, wir machten Skype zu unserem persönlichen SharePoint.
Der Kunde wurde manuell informiert, wann die Inspektion anstand. Wer braucht schon Automatisierung, wenn man endlose Stunden hat, E-Mails zu tippen?
Die Inspektion wurde durchgeführt und der Inspektor schickte seinen Bericht an die zuständige Sachbearbeiterin bei AMZPro.
Diese Sachbearbeiterin leitete dann manuell die Tabelle mit entsprechenden Kommentaren und warmen Worten an den Kunden weiter.
Zum krönenden Abschluss wurde die Rechnung dem Kunden erstellt und übermittelt.

Herausforderung

Unser Ziel war klar: Wir mussten die Prozesse automatisieren, auch wenn sich alle Mitarbeiter zunächst mit Händen und Füßen dagegen gewehrt haben. Veränderung ist halt schwer, nicht wahr?
Dafür benötigten wir Tools, die aus China zugänglich sind (Google-Dienste schieden zum Teil also aus). Wir wollten keine täglichen VPN-Albträume erleben.
Die Lösung musste 100 % robust sein. Wir hatten schlichtweg die Nase voll von manuellen Fehlern.
Außerdem war es wichtig, dass alle Mitarbeiter in der Abteilung jederzeit Zugriff auf die neuesten Daten haben.
Und nicht zu vergessen: Wir mussten auch große Datenmengen handhaben können, wie z.B. Videos von Inspektionen.

Lösung: Einsatz von Automatisierungen

Nach dem Erkennen des täglichen Horrorfilms, den wir stolz unseren “Qualitätssicherungsprozess” nannten, war klar: Es musste sich etwas ändern. Glücklicherweise leben wir im Zeitalter der Künstlichen Intelligenz und Automatisierung, und so brachten wir die Big Guns ins Spiel. Hier ist, wie wir das Chaos in geordnete Bahnen lenkten:

Technologie-Setup der Automatisierung

make.com: Ah, Make.com, unser neuer bester Freund. Damit konnten wir automatisierte Workflows erstellen, die uns die Arbeit von den Schultern nahmen. Kein E-Mail-Pingpong mehr, keine manuelle Datenpflege – einfach nur pure Erleichterung.
Gmail: Wer hätte gedacht, dass etwas so Einfaches wie Gmail so nützlich sein könnte? Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen an den Kunden, die sogar mit den unmöglichsten Zeitzonen (ja, du bist gemeint, China) zurechtkommen. Durch die Automatisierung brauchte auch kein Mitarbeiter aus China den Zugang (BINGO).
Airtable: Da Google Sheets dank Chinas Firewall nicht in Frage kam, entschieden wir uns für Airtable. Es hat nicht nur alle Anforderungen erfüllt, sondern stellte sich auch als wesentlich angenehmer in der Nutzung heraus. Adieu, Skype-Tabellen!

Automatisierte Prozessschritte

Auftragserfassung & Kundenbenachrichtigung: Sobald ein Auftrag bei uns eingeht und in Airtable eingetragen wurde, erhält der Kunde automatisch eine E-Mail. Ja, automatisch. Keine Tipparbeit mehr, hurra!
Terminvereinbarung & Informationsweitergabe: Nachdem der Termin mit dem Hersteller vereinbart wurde, erhält der Kunde ebenfalls automatisch eine E-Mail mit dem geplanten Inspektionstermin. So einfach kann das Leben sein.
Datei-Upload & Reporting: Der Inspektor lädt nach dem Test das Reporting File direkt in Airtable Der Kunde erhält dann – wie sollte es anders sein – eine E-Mail mit dem Reporting PDF. Sollte die Datei zu groß sein, gibt’s einen WeTransfer-Link.

Technologische Anpassungen

Airtable für China: Dank Airtable können unsere Inspektoren in China problemlos auf die Tabellen zugreifen. Dort wurde der Auftrag erfasst um im nachfolgenden Workflow immer nur der Stauts geändert. Ein Hoch auf die Cloud-Lösungen, die tatsächlich funktionieren, wo immer man sie braucht.
Zeitgesteuerte Abfragen in Make.com: Um die begrenzten Operationen effizient zu nutzen, haben wir die Abfragen in Make.com so eingestellt, dass sie nur zwischen 3 Uhr morgens und 16 Uhr nachmittags (deutsche Zeit) alle 30 Minuten laufen. Das entspricht 9 Uhr morgens bis 22 Uhr abends in China – also genau die Arbeitszeit unserer Inspektoren. Präzise Planung hat noch nie so viel Spaß gemacht.

Mit diesen Änderungen haben wir nicht nur unsere Arbeitsweise revolutioniert, sondern auch den gesamten Prozess auf ein völlig neues Level gehoben. Ein Hoch auf die Technologie, die uns unseren Büroalltag versüßt hat!

Ergebnisse der automatischen Prozesse

Nachdem wir den Wahnsinn des manuellen Prozesses durch smarten Einsatz von Automatisierung ersetzt hatten, konnten wir sehr schnell die Früchte unserer Arbeit ernten. Hier sind die beeindruckenden Resultate:

Effizienzsteigerung

Unsere Bearbeitungszeit wurde auf sage und schreibe 20% der ursprünglichen Zeit reduziert. Ja, ihr habt richtig gehört, 20%! Eine enorme Zeitersparnis, die uns nun die Freiheit gibt, uns auf wichtigere Dinge zu konzentrieren, wie zum Beispiel die Mittagspause.

Fehlermeldungen? Welche Fehlermeldungen? Durch die Automatisierung liegt die Fehlerquote nun bei nahezu 0%. Die einzigen Fehler, die noch passieren können, sind menschlicher Natur. Aber dafür haben wir ja das berühmte “Sorry, ich bin auch nur ein Mensch.”

Kundenzufriedenheit

Unsere Kunden könnten nicht glücklicher sein. Sie erhalten ihr Reporting meist am nächsten Tag vor 7 Uhr – etwas, das vorher schlichtweg unmöglich war. Ein Grund mehr, den Morgenkaffee mit einem Lächeln und detaillierten Inspektionsdaten zu genießen.

Nach dem automatisierten Reporting folgt (einige Stunden später) eine manuelle Einschätzung von unseren Mitarbeiter. Gut, zugegeben, das könnten wir theoretisch auch über ChatGPT automatisieren. Aber ein bisschen persönliche Note schadet ja auch nicht. Und es gibt uns die Möglichkeit, das menschliche Gesicht unserer Automatisierung etwas zu wahren.

Insgesamt haben wir durch den Einsatz von KI und Automatisierung nicht nur unsere Prozesse drastisch optimiert, sondern auch die Zufriedenheit unserer Kunden und Mitarbeiter erheblich gesteigert. Wer hätte gedacht, dass Maschinen so gut im Menschen glücklich machen sind?

Fazit

Rückblickend fühlt sich unser früherer Qualitätssicherungsprozess wie ein Relikt aus der Steinzeit an. Wer hätte gedacht, dass der Übergang zu moderner Technologie so viele Türen öffnen würde und das Leben so viel einfacher machen könnte?

Zusammenfassung der Vorteile

Durch den Einsatz von Automatisierung konnten wir nicht nur unsere Prozesse dramatisch verschlanken, sondern auch die Fehlerquote fast auf null reduzieren. Und wer liebt es nicht, wenn alles reibungslos läuft?
Die Zeitersparnis von 80% hat uns nicht nur produktiver gemacht, sondern auch zufriedener. Es ist erstaunlich, was man mit all der gewonnenen Freizeit anfangen kann. Vielleicht sogar anfangen, Kaffee zu genießen, ohne dabei 10 E-Mails beantworten zu müssen.
Unsere Kunden profitieren ebenso von der Veränderung. Dank der Automatisierung erhalten sie ihre Berichte wesentlich schneller, oft bereits am nächsten Morgen vor 7 Uhr. Ein kleiner Luxus, der vorher undenkbar war.
Hervorhebung der Bedeutung von KI und Automatisierung

Wer hat’s gemacht?

Aufgrund meines Expertenstatus bei Make.com bin ich in der glücklichen Lage, diesen komplexen Automatisierungsprozess eigenständig aufzusetzen. Ganz ehrlich, das Briefing und Erklären unseres bisherigen Systems an jemand anderen hätte wahrscheinlich länger gedauert, als es einfach selbst zu machen. Frei nach dem Motto von Maui aus Vaiana: „Voll gerne“!

Es war kein leichter Weg (vor allem die interne Überzeugung), aber mit einer klaren Vision und einer Menge kniffliger Planung haben wir eine Lösung gefunden, die unsere Arbeitsweise revolutioniert hat.

Wenn euch diese Geschichte inspiriert hat und ihr Unterstützung bei der Automatisierung eurer eigenen Prozesse benötigt, stehe ich euch gerne zur Seite. Egal wie komplex das Problem erscheint, es gibt immer eine Lösung – und ich helfe euch gerne, sie zu finden. Kontaktiert mich jederzeit: Linkedin