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EU-Zahlungsrichtlinie: Warum deine Sammelüberweisungen plötzlich scheitern – und wie du das Problem löst

„Ich wollte heute bei meiner Bank eine Datei mit zig Überweisungen hochladen.
Dank der neuen EU-Richtlinie, nach der der Empfängername exakt zur IBAN passen muss,
kommt eine Fehlermeldung – und die Datei wird nicht akzeptiert.“

Was viele Händler erleben, ist normal. Seit der EU-Zahlungsrichtlinie zur Empfängername-IBAN-Prüfung (Confirmation of Payee) treten immer häufiger Fehler bei Sammelüberweisungen (SEPA-Batches) auf.

Selbst wer alles korrekt vorbereitet, wird oft mit der Meldung konfrontiert:

„Empfängername stimmt nicht mit IBAN überein.“

Das Problem: Ein ungenauer Name in der Datei reicht, um den kompletten Zahlungslauf scheitern zu lassen. Und das sorgt im Alltag für Frust – besonders, wenn am Monatsende hunderte Lieferanten, Partner oder Mitarbeiter bezahlt werden müssen.

Was steckt hinter der neuen EU-Regelung?

Die sogenannte „Confirmation of Payee“ (CoP)-Pflicht wurde im Rahmen der europäischen Zahlungsrichtlinie (PSD2) verschärft, um Betrug, Phishing und Fehlüberweisungen zu verhindern.

Die Idee ist grundsätzlich gut:
Wenn du z. B. 10.000 € überweist, prüft die Bank automatisch, ob der Empfängername exakt dem Namen entspricht, der bei der IBAN hinterlegt ist.

Das soll vor allem CEO-Fraud und falsche Zahlungsaufforderungen verhindern – also Betrugsmaschen, bei denen Kriminelle echte IBANs, aber manipulierte Namen verwenden.

Doch in der Praxis ist das System überempfindlich:

  • Kleinste Abweichungen wie „Müller GmbH“ statt „Müller Handelsgesellschaft mbH“ führen zur Ablehnung.
  • Selbst Sonderzeichen, Schreibfehler oder fehlende Zusätze („KG“, „AG“) reichen aus.
  • Manche Banken verlangen sogar eine exakte Übereinstimmung inklusive Leerzeichen.

Warum Sammelüberweisungen besonders betroffen sind

Bei Einzelüberweisungen siehst du sofort, wenn ein Fehler auftritt.
Bei SEPA-Sammelüberweisungen (Batch-Dateien) läuft das anders:

  • Die Datei enthält oft Dutzende oder Hunderte Transaktionen.
  • Eine einzige fehlerhafte Zeile blockiert den gesamten Upload.
  • Die Fehlermeldung ist meist unpräzise – du weißt also nicht, welche Zahlung den Fehler auslöst.

Gerade im E-Commerce, wo viele Händler mit automatisierten Zahlungsläufen arbeiten (z. B. Rückerstattungen, Lieferanten, Dropshipping-Zahlungen), sorgt das für echte Probleme.

So findest und behebst du den Fehler

1️⃣ Datei aufteilen – kleinere Blöcke hochladen

Teile deine SEPA-Datei in kleinere Batches (z. B. 10–20 Zahlungen).
So findest du schnell heraus, welcher Empfänger den Fehler verursacht.

💡 Tipp: In Banking-Programmen wie SFirm, windata oder StarMoney Business kannst du Batches automatisch splitten.

2️⃣ Empfänger-Stammdaten prüfen und bereinigen

Der häufigste Grund sind veraltete oder verkürzte Firmennamen.

  • Vergleiche den Empfängernamen mit dem offiziellen Firmennamen aus dem Handelsregister oder von der Rechnung.
  • Korrigiere Schreibweisen exakt: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, KG etc.
  • Achte auf Leerzeichen und Sonderzeichen.

Hilfreiche Tools zur IBAN-Prüfung und Validierung:
🔗 iban.com/validation
🔗 bank.codes/iban/validator
🔗 namecheck.co.uk (zeigt Name-IBAN-Abweichungen im britischen CoP-System)

3️⃣ „Warnung akzeptieren“ aktivieren (wenn verfügbar)

Einige Banken (z. B. ING, VR-Banken, Finom, Qonto) bieten die Option, Überweisungen trotz Warnung freizugeben.

Schau in deinem Onlinebanking nach einer Option wie:

„Abweichung akzeptieren und Zahlung ausführen“

Falls deine Bank das nicht erlaubt, frage nach einer „Business-Override“-Freigabe für Firmenkunden.

4️⃣ SEPA-Dateien prüfen, bevor du sie hochlädst

Nutze SEPA-Validierungssoftware, die fehlerhafte Einträge erkennt, bevor du die Datei einreichst.
Tools wie windata professional, SFirm oder DATEV Unternehmen online prüfen die Datensätze und melden unklare Namen gezielt.

5️⃣ Automatische Prüfungen einbauen (API / Plugin)

Wenn du viele regelmäßige Zahlungen aus deinem ERP oder Shop-System erzeugst, lohnt sich eine Schnittstelle zu einem IBAN-Validierungsservice.

Viele Anbieter (z. B. IBANAPI.com, Neonomics, Banfico) bieten APIs, mit denen du bereits beim Erstellen der Zahlung prüfen kannst, ob Name und IBAN harmonieren.
Damit vermeidest du blockierte Sammelüberweisungen komplett.

Was tun, wenn du regelmäßig Fehlermeldungen bekommst?

  1. Bank wechseln – manche Fintechs (z. B. Qonto, Penta, Holvi) sind bei B2B-Überweisungen flexibler und erlauben die manuelle Bestätigung.
  2. Empfängerdaten zentral pflegen – z. B. in deiner Buchhaltung oder in einem dedizierten Zahlungspartner-CRM.
  3. Zahlungsfreigaben doppelt prüfen – wer im Team Zahlungen vorbereitet, sollte neue Empfänger erst nach IBAN-Check freigeben.

Hintergrund: Warum die EU-Regelung trotzdem sinnvoll ist

Auch wenn sie nervt – die Regel hat ihren Sinn.
Sie schützt Unternehmen vor millionenschweren Betrugsfällen.

Laut Europol und dem BKA verursachen „Business Email Compromise“-Angriffe (z. B. gefälschte Zahlungsanweisungen im Namen von Chefs oder Partnern) jährlich Schäden in Milliardenhöhe.

Mit dem Name-IBAN-Abgleich sollen genau diese Fälle verhindert werden.
Das Problem: Der Algorithmus ist (noch) zu unflexibel – er unterscheidet nicht zwischen „Tippfehler“ und „echtem Betrug“.

Fazit: Ärgerlich, aber lösbar

Die neue Richtlinie bringt Aufwand, aber sie lässt sich managen.
Wenn du deine Stammdaten bereinigst und den Prozess anpasst, ist das Thema schnell im Griff.

Kurz gesagt:
✅ saubere Namen,
✅ regelmäßige IBAN-Prüfung,
✅ moderne Banking-Software –
und dein Sammellauf funktioniert wieder fehlerfrei.

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❓ Häufige Fragen zur EU-Zahlungsrichtlinie & SEPA-Fehlern

Was bedeutet „Empfängername muss zur IBAN passen“?

Seit der EU-Richtlinie „Confirmation of Payee“ (CoP) prüfen Banken, ob der Empfängername exakt dem Namen entspricht, der bei der IBAN hinterlegt ist. Abweichungen führen zu Warnungen oder Ablehnungen – besonders bei SEPA-Sammelüberweisungen.

Warum wird meine Sammelüberweisung nicht akzeptiert?

Bereits eine einzige Zahlung mit ungenauem Empfängernamen blockiert die gesamte Datei. Typische Fehler: abgekürzte Firmennamen, fehlende Rechtsform (GmbH, UG), Tippfehler oder Sonderzeichen.

Welche Banken prüfen den Empfängernamen besonders streng?

Die meisten klassischen Banken (z. B. Deutsche Bank, Commerzbank, Sparkassen) prüfen sehr strikt. Einige Fintechs (Qonto, Finom, Holvi) sind flexibler und erlauben Freigaben trotz Abweichung.

Kann ich die Warnung ignorieren und trotzdem überweisen?

Ja, wenn deine Bank eine „Trotz Warnung ausführen“-Option anbietet. Bei Firmenkonten kann der Betreuer auch eine Business-Override-Freigabe aktivieren.

Wie kann ich fehlerhafte Einträge in einer SEPA-Datei finden?

Teile die Datei in kleinere Blöcke (z. B. 10–20 Zahlungen) und lade sie einzeln hoch. Tools wie SFirm, windata oder DATEV zeigen oft, welcher Datensatz fehlerhaft ist.

Wie prüfe ich, ob eine IBAN korrekt ist?

Nutze kostenlose Tools wie iban.com oder bank.codes. Diese prüfen Struktur, Prüfziffer und Bankkennung. Sie ersetzen aber nicht den Namensabgleich der Bank.

Warum ist die Regelung überhaupt eingeführt worden?

Sie soll Zahlungen sicherer machen und Betrug durch gefälschte Rechnungen, CEO-Fraud oder manipulierte Zahlungsanweisungen verhindern. Leider entstehen dadurch mehr Fehlalarme im Alltag.

Was ist „Confirmation of Payee“ (CoP)?

Das ist der englische Begriff für die Empfängername-IBAN-Prüfung. Sie wurde im Rahmen der EU-Zahlungsrichtlinie PSD2 verpflichtend eingeführt und soll Fehlüberweisungen verhindern.

Wie kann ich meine Empfängerdaten automatisch prüfen?

Über Schnittstellen wie IBANAPI oder Neonomics lässt sich der Namensabgleich automatisieren. Das lohnt sich bei vielen Lieferanten oder Kunden.

Welche Software hilft beim Prüfen von SEPA-Dateien?

Professionelle Banking-Programme wie SFirm, Starmoney Business, windata oder DATEV Unternehmen online prüfen Datensätze und zeigen fehlerhafte Empfänger an.

Kann ich die Prüfung deaktivieren?

Nein. Der Name-IBAN-Abgleich ist verpflichtend und von der EU vorgegeben. Banken dürfen ihn nicht komplett deaktivieren – höchstens eine manuelle Freigabe anbieten.

Was passiert, wenn ich trotzdem überweise?

Die Bank kann die Zahlung aus Sicherheitsgründen blockieren oder zurückweisen. In Einzelfällen kann sie aber auch durchgehen, wenn der Unterschied gering ist.

Wie oft sollte ich meine Empfängerdaten prüfen?

Mindestens einmal jährlich oder vor großen Zahlungsläufen. Bei vielen Geschäftspartnern empfiehlt sich eine automatisierte Prüfung mit einer API.

Wie kann ich mich vor Rückläufern schützen?

Pflege aktuelle Stammdaten, prüfe neue Empfänger vor der ersten Zahlung und aktiviere Benachrichtigungen bei Rückläufern. So erkennst du Probleme frühzeitig.

Gibt es Ausnahmen von der Regel?

Ja, teilweise bei internen Umbuchungen oder Zahlungen innerhalb desselben Bankinstituts. Internationale Zahlungen sind je nach Bank unterschiedlich betroffen.

Wie gehe ich mit fehlerhaften IBANs in Lieferantendaten um?

Kontaktiere den Lieferanten direkt und bitte um eine offizielle Bestätigung der Bankverbindung per E-Mail oder Brief. So bist du rechtlich auf der sicheren Seite.

Gibt es Unterschiede zwischen Privat- und Geschäftskonten?

Ja. Firmenkonten unterliegen oft strengeren Prüfungen, da sie höhere Summen und häufiger internationale Transaktionen abwickeln.

Was mache ich, wenn die Bank ständig falsche Namen meldet?

Kontaktiere deinen Ansprechpartner oder IT-Support. Viele Banken haben interne Toleranzlisten oder können bekannte Partner-IBANs freigeben.

Welche Vorteile bringt mir die Prüfung langfristig?

Du reduzierst Fehlüberweisungen, Rückläuferkosten und Betrugsrisiken. Außerdem dokumentierst du, dass du Sorgfaltspflichten im Zahlungsverkehr erfüllst – das ist auch steuerlich relevant.

Was ist der beste Weg, das Problem dauerhaft zu lösen?

Stammdatenpflege, SEPA-Vorprüfung, ggf. API-Anbindung – und Kommunikation mit deiner Bank. Je sauberer deine Daten, desto reibungsloser der Zahlungsverkehr.

Stand: 2025

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