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Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung: Was müssen Unternehmer künftig beachten?

Wachstumschancengesetz: Das ist die kryptische Bezeichnung jenes Entwurfs, im Rahmen dessen ab dem Jahr 2025 wichtige Veränderungen auf Unternehmen zukommen. In jedem Fall dann, wenn sie Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen (B2B) im Inland verkaufen und dafür Rechnungen erstellen.

Denn die Bundesregierung plant ab diesem Zeitpunkt die Einführung einer Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnungspflicht) im B2B-Bereich. Was für Unternehmen bedeutet, dass für sie ab dem 1. Januar 2025 auch der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend wird.

Was Sie bei der elektronischen Rechnungsstellung zukünftig beachten müssen, für wen die Regelung Anwendung findet und welche Übergangsfristen zur Erleichterung gelten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung: Die gesetzliche Grundlage

Bereits am 30. August 2023 hat das Bundeskabinett den Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz beschlossen, der u. a. auch zahlreiche Änderungen für Unternehmen in der Buchhaltung vorsieht. Inzwischen gibt es einen ersten Gesetzentwurf und Bestandteil dessen ist auch eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.

Wird das Gesetz im Dezember durch Bundestag und Bundesrat verabschiedet, dann müssen ab dem 1. Januar 2025 Unternehmen elektronische Rechnungen nicht nur ausstellen, sondern auch empfangen können. Das betrifft jedoch nur die inländische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B), also nicht an den Endverbraucher.

Was versteht man genau unter einer E-Rechnung?

Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich NICHT um eine eingescannte Papierrechnung oder ein verschicktes PDF. Es ist dann sogar so, dass mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung der E-Mail-Versand von gescannten Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen nicht mehr erlaubt wäre.

Bei einer E-Rechnung nach EN 16931 bzw. EU-Rechnungsstandard CEN 16931 (EU-Richtlinie 2014/55/EU) handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und die eine vollelektronische Verarbeitung und Integration in Buchhaltungssysteme ermöglicht.

Das aktuell vermutlich gängigste Format für eine elektronische Rechnung ist die XRechnung. Dabei handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenformat, das als Standard für elektronische Rechnungen gilt und vor allem beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern schon länger eingesetzt wird.

Welche Anforderungen muss eine elektronisch erstellte Rechnung erfüllen?

Eine elektronische Rechnung ist zwar ein elektronisches Dokument, hat aber die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierformat. Deshalb muss auch die E-Rechnung die notwendigen Pflichtangaben für eine Rechnung wie:

vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers,
Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens,
Ausstellungsdatum,
eine Rechnungsnummer,
Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

enthalten.

Um rechtlich anerkannt zu werden, muss die E-Rechnung originär auf elektronische Art und Weise erstellt und auch auf elektronischem Wege versandt werden. Außerdem müssen Anforderungen zum Nachweis der Authentizität der Herkunft, der Integrität des Inhaltes und zur Lesbarkeit der Rechnung (Datenformat) eingehalten werden.

Auch die gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen für Papierrechnungen gelten gleichermaßen für E-Rechnungen, allerdings dann nicht physisch, sondern in elektronischer Form. Es gibt inzwischen eine Vielzahl von revisionssicheren Archivierungslösungen. Wenn Sie hierfür Hilfe benötigen, sprechen Sie uns einfach an!

Wer ist von der E-Rechnungspflicht zukünftig betroffen?

Wie schon erwähnt, sind von der Verpflichtung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen nur Unternehmen betroffen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen liefern (B2B). Diese Unternehmen (Leistender und Leistungsempfänger) müssen sich außerdem gemeinsam im Inland befinden.

Ab wann gilt die Regelung und gibt es Übergangsfristen?

Geplant ist die Umsetzung ab dem 1. Januar 2025, d. h. ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen elektronisch verschicken und diese demzufolge auch elektronisch empfangen und verarbeiten können.

Da das aber häufig mit einem großen Implementierungsaufwand und oft mit Systemumstellungen verbunden sein wird, wurden vom Gesetzgeber Übergangsfristen eingeräumt. Das soll es vor allem kleineren und mittelgroßen Unternehmen ermöglichen, die erforderlichen Anpassungen neben dem laufenden Geschäftsbetrieb zu stemmen.

Deshalb dürften nach der Einführung im gesamten Jahr 2025 noch für alle in diesem Geschäftsjahr gemachten B2B-Umsätze Papierrechnungen verschickt werden. Das gilt außerdem für elektronische Rechnungen, die noch nicht im neu geregelten Format erstellt wurden. Dafür muss sich aber der Rechnungsversender die Genehmigung des Empfängers einholen.

Die gleiche Regelung gilt dann auch nochmal für 2026, d. h. auch in diesem Jahr sind nach Zustimmung durch den Rechnungsempfänger Papierrechnungen bzw. nicht dem neuen Format entsprechende elektronische Rechnungen für im Jahr 2026 erzielte B2B-Umsätze möglich. Hier gilt aber, dass beim Rechnungssteller der Vorjahresumsatz die Grenze von 800.000 Euro nicht überschreitet.

Im Jahr 2027 ist keine Papierrechnung mehr möglich, allerdings weiterhin elektronische Rechnungen, die noch nicht im neuen Format erstellt wurden. Das betrifft B2B-Umsätze im Jahr 2027 und auch hier ist wieder die Zustimmung des Rechnungsempfängers die Voraussetzung. Achtung: Die elektronischen Rechnungen müssen aber mittels elektronischen Datenaustausch (EDI) verschickt werden.

Gänzlich vorbei mit den Ausnahmeregelungen ist es dann 2028, ab dem Jahr sind alle Anforderungen vollumfänglich einzuhalten und die Zeiten von Papierrechnungen und anderen nicht formalen elektronischen Formaten endgültig vorbei.

Fazit: Die E-Rechnung kommt, was müssen Sie tun?

Grundsätzlich ist die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Für Unternehmen, die aufgrund von inländischen B2B-Geschäften davon betroffen sind, bedeutet das aber anfangs einen großen Mehraufwand, um die eigenen Systeme und Prozesse „betriebsbereit“ und fit für die Zukunft zu machen.

Auch wenn die Zeit bis zum Start der elektronischen Rechnung noch lang erscheint und Übergangsfristen diese nochmals verlängern, sollten Sie auf keinen Fall zu lange warten und sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Betrachten Sie die E-Rechnung nicht nur als eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch als Chance, Geschäftsprozesse zu optimieren und zukunftsfähig zu gestalten.

Sollten Sie dazu Hilfe benötigten, sprechen Sie uns an oder vereinbaren sie online einen Termin mit uns.

Von analog zu digital: So gelingt der Wechsel zur digitalen Steuerberatung

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Die digitale Transformation erfasst immer mehr Branchen und digitalisierte Arbeits- und Produktionsprozesse sind inzwischen ein ganz wesentlicher Wettbewerbsvorteil. Steuerberater bilden hier keine Ausnahme, vor allem, da die Umstellung auf digitale Prozesse große Vorteile sowohl für Kanzleien wie auch für deren Mandanten bietet.

Verschließt sich ein Steuerberater aber diesem Trend, kann er sich für seine Mandanten schnell zum Bremsklotz entwickeln, da sich seine ineffizienten und arbeitsintensiven (analogen) Prozesse schnell negativ auf die von ihm betreuten Unternehmen auswirken können.

In diesem Beitrag nennen wir Ihnen deshalb wichtige Gründe, warum Sie einen Umstieg zu einem digitalen Steuerberater in Betracht ziehen sollten, wie der Übergang reibungslos gelingen kann und wie wir Sie als DHW Steuerberatung dabei unterstützen können.

Digitale Steuerberatung: Diese Gründe sprechen für einen Wechsel

Die Vorteile einer digitalen Steuerberatung liegen im Grunde auf der Hand und entsprechen im Grunde denen, die eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen grundsätzlich mit sich bringt. Die wichtigsten davon sind:

Effizienzsteigerung

Ganz oben auf der Liste der wichtigen Gründe für die digitale Transformation steht mit Sicherheit die Steigerung der Effizienz im Unternehmen. Denn Digitalisierung bedeutet, zeitaufwändige manuelle oder analoge Prozesse zu automatisieren und damit Arbeitsabläufe zu beschleunigen und die Produktivität zu steigern. Das kann beispielsweise durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen, intelligenter Speicherkonzepte von Steuerdaten oder dem Aufbau elektronischer Kommunikationswege erfolgen.

Kosten- und Zeitersparnis

Ein wesentliches Ergebnis der eben beschriebenen Effizienzsteigerungen sind geringere Kosten und Zeitaufwände für die bislang noch analog durchgeführten Tätigkeiten. Dazu sollte Ihr Steuerberater über entsprechende Schnittstellen und nachgelagerte Software-Systeme verfügen, damit Sie erforderliche Dokumente für die Buchhaltung, Lohnabrechnung, Bilanzerstellung oder eventuelle Betriebsprüfungen in elektronischer Form bereitstellen können.

Die positiven Effekte der digitalen Verarbeitung steigen exponentiell, je mehr Belege verarbeitet werden müssen.

Schneller Informationszugriff und einfache Kommunikation

Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und dem Einsatz entsprechender Software sind Informationen in der richtigen Art und Weise und schnell verfügbar. Damit können Daten zwischen Mandant und Steuerberater vollautomatisch aus dem Rechnungswesen in die Buchhaltung oder andere Systeme des Steuerberaters übertragen oder Behörden auf Knopfdruck bereitgestellt werden.

Das erleichtert auch die Kommunikation mit Ämtern und Behörden, beispielsweise der Berechnung und Abführung fälliger Steuern.

Verbesserte Datenqualität und erhöhte Prozesssicherheit

In Verbindung mit digitalen Prozessen erhöht sich in der Regel auch das Level an Prozesssicherheit, da viele prozessimmanente Fehler durch automatische oder halbautomatische Kontrollen vermieden oder frühzeitig erkannt werden können.

Erhöhter Datenschutz und verbesserte Informationssicherheit

Auch in Sachen Datenschutz und Informationssicherheit bringen digitale Prozesse eine große Verbesserung mit sich. Das betrifft die Übertragung von Daten zwischen Mandanten und Steuerberater genauso, wie das sichere Speichern und Verwenden von Daten oder die Wiederherstellung von wichtigen Dokumenten bei Datenverlust.

Nachvollziehbare Verfahrensdokumentation

Durch die Einführung digitaler Prozesse und elektronischer Verarbeitungsverfahren müssen alle Arbeitsabläufe im Unternehmen identifiziert, überprüft und beschrieben werden. Neu implementierte oder von analog auf digital umgestellte Prozesse sollten dabei im Rahmen einer nachvollziehbaren und prüfungssicheren Verfahrensdokumentation dokumentiert und regelmäßig aktualisiert werden.

Noch mehr Gründe, warum E-Commerce-Händler zu einem digitalen Steuerberater wechseln sollten, haben wir Ihnen in diesem Beitrag zusammengefasst.

Der Umstieg zum digitalen Steuerberater: Wie der Übergang reibungslos gelingen kann

Für viele kleine und mittlere Steuerberatungskanzleien ist der Umstieg auf digitale Prozesse ein echter Kraftakt, da diese meist schon unter Fachkräftemangel und entsprechendem Personalnotstand leiden. Dennoch ist er unerlässlich, damit der Steuerberater mit seinen Prozessen denen seiner Mandanten auf Augenhöhe begegnet und damit nicht „nur wegen analoger Prozesse beim Steuerberater“ alte (analoge) alte Prozesse „am Leben gehalten“ werden müssen.

Um Mitarbeiter nicht komplett zu überlasten und das Tagesgeschäft weiter problemlos abwickeln zu können, sollte die digitale Transformation nicht als Sprint, sondern als Marathon betrachtet werden. Mit vielen kleinen Zwischenschritten hin zu einem vollständigen digitalen Steuerberater.

Der Prozess beginnt in der Regel mit einer IST-Aufnahme, bei der alle aktuellen Arbeitsprozesse identifiziert werden und der Digitalisierungsbedarf ermittelt wird. Hier empfiehlt es sich, von Anfang an einen erfahrenen Digitalisierungsexperten mit an Bord zu holen, der kontinuierlich in die Planung eingebunden ist.

Start zum papierlosen Büro

In einem ersten praktischen Schritt wird dann damit begonnen, vorhandene manuelle und papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. Das betrifft Dokumente, Belege oder Papierakten, die gescannt und digital archiviert werden müssen. Das kann Schritt für Schritt erfolgen und dürfte einige Zeit in Anspruch nehmen.

Einführung notwendiger Software

Im nächsten Schritt sollten entsprechende Softwareprogramme implementiert werden, z.B. Rechnungslegungs-, Mahnung- oder Lohnabrechnungssoftware. Diese Anwendungen sollten Schnittstellen zu Ihrem Steuerberater besitzen, so dass die Datenübertragung vollelektronisch abläuft. Damit verbunden ist eine intelligente und sichere Lösung zur Datensicherung aufzubauen, beispielsweise durch die Nutzung von Cloud Computing.

Kommunikation digitalisieren

Auch die Kommunikation zwischen Mandanten, Steuerberater und Behörden gehört auf den Prüfstand und muss bei Bedarf ebenfalls an digitale Kanäle angepasst werden. Was die Finanzverwaltung betrifft, geht hier der Trend ganz klar in Richtung elektronisches Postfach.

Mitarbeiter kontinuierlich weiterbilden

Ganz wichtig in dem Zusammenhang ist es, die Mitarbeiter von Anfang an ins Boot zu holen. Jeder im Unternehmen muss verstehen, dass die Digitalisierung nicht zu vermeiden ist und die Arbeitsplätze der Mitarbeiter davon nicht bedroht sind. Sondern ganz im Gegenteil: die Arbeit jedes Einzelnen am Ende sogar erleichtern kann.

Dazu gehört auch, die Mitarbeiter umfangreich zu schulen und auf die Umstellung auf digitale Geschäftsprozesse, automatisierte Arbeitsabläufe oder neu eingeführte Softwarelösungen vorzubereiten.

10 wertvolle Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro können Sie nochmal in diesem Beitrag nachlesen.

Die DHW Steuerberatung: Ihr verlässlicher Partner in Sachen digitale Steuerberatung

Wir bei der DHW Steuerberatung haben bereits sehr zeitig die Zeichen der Zeit erkannt und alle unsere Arbeitsschritte vollständig digitalisiert. Das umfasst das gesamte Angebotsspektrum von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen oder der Finanz- und Lohnbuchhaltung, das wir komfortabel für unsere Kunden online (über Smartphone, Tablet oder PC) für unsere Mandanten abwickeln.

In unserer Zusammenarbeit setzten wir auf modernste Technologie, um Ihnen eine papierlose und digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen, ganz nach Ihren Wünschen und Präferenzen. Sie können dadurch die digitale Steuerberatung als Service effektiv in ihren Geschäftsalltag integrieren. Dafür arbeiten wir auch mit Geschäftspartner wie FastBill, Lexoffice, Taxdoo, dem Deubner Verlag oder dem Händlerbund zusammen, um auch hier größtmögliche Effizienz und Effektivität für unsere Mandanten zu erreichen.

Und selbstverständlich unterstützen wir Sie auch dabei, analoge Prozesse zu digitalisieren und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Sprechen Sie uns dazu einfach an.

7 Gründe, warum E-Commerce-Händler auf einen digitalen Steuerberater setzen sollten

2 Antworten

Wenn man der Corona-Krise tatsächlich etwas Gutes abgewinnen muss, dann fallen einem schnell die Begriffe E-Commerce und Digitalisierung ein. Denn durch die erzwungenen Geschäfts- und Ladenschließungen während der Lockdowns waren selbst alteingesessene Unternehmen gezwungen, den Onlinehandel als zusätzlichen Vertriebskanal aufzubauen, um im Wettbewerb weiter bestehen zu können und das Überleben ihres Unternehmens zu sichern. Reinen E-Commerce-Unternehmen bescherte die Pandemie hingegen eine echte Sonderkonjunktur.

Gleichzeitig hat die Digitalisierung von Arbeitsprozessen in vielen Unternehmen einen riesigen Entwicklungsschritt gemacht, erzwungen u.a durch die zeitweise bestehende Pflicht zum Home-Office. Auch hier mussten Unternehmen handeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben, falls sie das nicht schon vor der Krise getan haben.

Aber auch wenn in vielen Unternehmen der Digitalisierungsgrad immer weiter steigt, manche Büros nahezu komplett papierlos arbeiten und viele Unternehmen inzwischen fast vollständig auf E-Commerce als Vertriebskanal setzen, gibt es oft eine Schwachstelle, an der viele der Optimierungs-Bemühungen scheitern: der Schnittstelle zum Steuerberater. Denn ist dieser nicht ebenfalls vollständig digital aufgestellt, können sich viele der erreichten Vorteile schnell wieder in Luft auflösen und im Ergebnis unnötig Zeit und Geld kosten.

Achten Sie deshalb bei der Wahl Ihres Steuerberaters darauf, dass er auch vollständig digital arbeitet und außerdem über das nötige Fachwissen verfügt, um die Bedürfnisse, Schwerpunkte und Risiken von E-Commerce-Unternehmen zu kennen. Welche Gründe darüber hinaus noch für die Wahl eines digitalen Steuerberaters sprechen, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

#1 Kosten minimieren und Ressourcen schonen

Den vermutlich offensichtlichsten Grund für die Wahl eines digitalen Steuerberaters wurde in der Einleitung schon angesprochen: Um Kosten zu minimieren und Ressourcen zu schonen – und zwar Ihre.

Ihr Steuerberater sollte über die notwendigen Schnittstellen und erforderlichen nachgelagerten Systeme verfügen, damit Sie die für Buchführung, Lohnabrechnung, Jahresabschlusserstellung oder im Rahmen von Betriebsprüfungen erforderlichen Dokumente in elektronischer Form bereitstellen können. Je mehr Belege monatlich verarbeitet werden müssen – beispielsweise bei Amazon-Händlern, die täglich hunderte von Paketen verschicken – desto größer ist hier der Effekt.

Ist Ihr Steuerberater nicht digital aufgestellt, dann besteht die Gefahr, dass bei Ihnen nicht nur zusätzliche Kosten entstehen, da Sie Bücher und Belege „quasi nur für den Steuerberater“ zusätzlich physisch vorhalten und u.U. noch erstellen müssen. Darüber hinaus gehen Sie so auch ein erhöhtes Fehlerrisiko bei der Datenübertragung an der Schnittstelle von „Digital zu Papier“ ein.

# 2 Sichere und nachvollziehbare Prozesse

Ein nicht minder wichtiger Punkt, wenngleich nicht ganz so greifbar wie etwa die eingesparten Kosten, wurde bereits kurz im vorherigen Punkt erwähnt: Indem Sie Ihre Prozesse digitalisieren, können Sie ein deutlich höheres Level an Prozesssicherheit erreichen und viele Fehler, die bei einer manuellen Arbeitsdurchführung entstehen können, vermeiden.

Das beginnt bei der bedarfs- und funktionsgerechten Zuweisung von Benutzerberechtigungen in einzelnen Systemen, reicht über systemseitig eingerichtete prozessimmanente Kontrollen (z.B. an Schnittstellen bei der Datenübertragung oder bei Freigabeprozessen) und reicht bis hin zu einem systemseitig implementierten Vier-Augen-Prinzip.

Vor allem im Zahlungsverkehr, bei der Lohnbuchhaltung, im Rechnungswesen oder der Buchführung können Sie durch die Digitalisierung dieser Prozesse Ihr Internes Kontrollsystem auf ein ganz neues Sicherheitsniveau heben.

#3 Unmittelbarer Datenzugriff und agile Unternehmensführung

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Sie sich für einen digitalen Steuerberater entscheiden sollten, ist die dadurch gebotene Möglichkeit, einer sehr effizienten und agilen Unternehmensführung auf Basis stets vorhandener Realtime-Daten.

Denn nur wenn Ihr Steuerberater auch in der Lage ist, in seinen IT-Systemen Ihre elektronisch übertragenen Daten zeitnah zu verarbeiten, versetzt Sie das in die Lage, diese auf Knopfdruck abzurufen und so bei wichtigen Unternehmensentscheidungen auf aktuelle Zahlen (Monatsabschlüsse, Umsatzstatistiken oder ähnliche Ad-hoc-Auswertungen) zurückgreifen zu können.

# 4 Schnelle und einfache Kommunikation

Auch bei der Kommunikation spielt die Wahl eines digitalen Steuerberaters eine wichtige Rolle, da sie Abläufe beschleunigen und erheblich vereinfachen kann.

Das betrifft nicht nur die Kommunikation und Datenübertragung zwischen Mandant und Steuerberater – beispielsweise bei der vollautomatisierten Übertragung von Daten aus dem Rechnungswesen in die Buchhaltung – sondern auch die Kommunikation mit dem Finanzamt oder anderen Behörden. So können beispielsweise Daten zur Umsatzsteuervoranmeldung vollautomatisch an die Finanzbehörde übertragen werden.

Ein weiterer Vorteil ist der direkte und schnelle Zugriff auf wichtige Dokumente, die in elektronischer Form jederzeit abrufbar sind und bei Bedarf dem Steuerberater oder der Finanzbehörde bereitgestellt werden können.

# 5 Ortsunabhängiges Arbeiten

Wenn Sie Ihre Prozesse vollständig digitalisiert haben und auch Ihr Steuerberater digital aufgestellt ist, können Sie quasi von jedem Ort auf der Welt arbeiten, da physische Dokumente nicht mehr übergeben werden müssen, der Datenzugriff auf die Systeme des Unternehmens von überall möglich ist und auch viele anderen Prozesse virtuell durchführbar sind.

Die dadurch entstandene Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens trifft nicht für Sie als Unternehmer, sondern auch auf alle Ihre Mitarbeiter zu. Das versetzt Sie in die Lage, in Zeiten des Fachkräftemangels Mitarbeiter überall auf der Welt zu rekrutieren. Dabei kann es sich um Spezialisten handeln, die Sie vor Ort nicht finden oder um erfahrene lokale Arbeitskräfte auf internationalen Märkten, in die Sie mit Ihrer Firma expandieren möchten.

# 6 Revisionssichere und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation

In Verbindung mit der Einführung digitaler Prozesse und elektronischer Verarbeitungsverfahren, sowohl interner wie externer (z.B. Schnittstellen zu externen Anbietern wie Ihrem Steuerberater oder der Finanzbehörde), ist auch eine nachvollziehbare und prüfungssichere Verfahrensdokumentation zu erstellen (bzw. die vorhandene dementsprechend zu aktualisieren).

Die Verfahrensdokumentation muss die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) sicherstellen, um so zum einen die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der verarbeiteten Daten zu gewährleisten und zum anderen dadurch auch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu erfüllen.

Darüber hinaus muss die Verfahrensdokumentation so aufgebaut und gestaltet sein, dass ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit die Verarbeitungslogik der für die Rechnungslegung und Buchhaltung relevanten Daten sowie deren Unveränderlichkeit nachvollziehen kann. Ein Betriebsprüfer sollte also anhand der Verfahrensdokumentation verstehen, wie die im Buchhaltungssystem Ihres Steuerberaters vorgehaltenen Daten zustande kommen, ob diese vollständig, richtig und zeitgerecht aus ihren Systemen übertragen wurden und ob die dafür notwendigen Dokumente und Belege unverändert abrufbar sind, (z.B. in einem Dokumenten-Management-System oder in der Cloud).

Achten Sie darauf, dass nicht nur Sie über eine solche Verfahrensdokumentation verfügen, sondern dass auch Ihr digitaler Steuerberater hier den gesetzlichen Anforderungen genügt!

# 7 Datenschutz und Datensicherheit

Ein immenser Vorteil digitaler Prozesse – davon betroffen ist also auch die Wahl eines digitalen Steuerberaters – liegt in der Wiederherstellung wichtiger Dokumente nach einem Katastrophenfall, der sogenannten Disaster-Recovery.

Bei einem Katastrophenfall kann es sich zum Beispiel um einen Gebäudebrand handeln, bei dem sämtliche Infrastruktur und alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente eines Unternehmens vernichtet werden, so dass im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt die dafür notwendige Dokumentation (z.B. von Geschäftsvorfällen im Rahmen der Buchhaltung) nicht mehr vorhanden ist. Damit verstößt der Unternehmer sowohl gegen die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (laut AO) und die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (nach HGB) und kann eine lückenlose Dokumentation aller für die Buchführung wichtigen Geschäftsvorfälle nicht mehr nachweisen.

Das Problem haben Sie nicht, wenn Sie und Ihr Steuerberater vollständig digital und papierlos aufgestellt sind. Dann müssen Sie zwar nach dem Katastrophenfall dafür Sorge tragen, dass betriebskritische Infrastruktur schnellstmöglich wieder vorhanden ist, alle für Ihre Unternehmenssteuerung wichtigen oder gesetzlich aufzubewahrenden Dokumente stehen Ihnen aber jederzeit und online abrufbar zur Verfügung.

Fazit: Für E-Commerce-Unternehmen führt kaum ein Weg an einem digitalen Steuerberater vorbei

Die Liste für Gründe, warum sich E-Commerce-Unternehmen (und auch die meisten anderen) für einen digitalen Steuerberater entscheiden sollten, ließe sich beliebig lang fortsetzen.

Bereits die vorab vorgestellten Gründe zeigen allerdings, dass mittel- bis langfristig vor allem E-Commerce-Unternehmen, die intern meist schon beinahe vollständig digital und papierlos arbeiten und über hocheffiziente Arbeitsprozesse verfügen, auch einen Steuerberater benötigen, der diese Prozesse selbst konsequent digital hält und optimiert umsetzt.

Ihr Ziel als moderner und zeitgemäße Unternehmer sollte es sein, dass sich Ihr Steuerberater Ihren Anforderungen anpasst, und nicht andersherum. Wir von der DHW sind ganz gezielt auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet und unterstützen Sie dabei, so dass Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können. Sprechen Sie uns einfach an!

10 effektive Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro – Ein Kurzleitfaden fürs digitale Setup

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Auch wenn ein Großteil der Kommunikation in Unternehmen – intern wie extern – bereits über E-Mail, Messenger-Dienste wie Slack oder Stackfield oder in Form von Online-Meetings via Zoom oder MS Teams digital und damit papierlos abläuft, benötigen viele Unternehmensprozesse nach wie vor das gute alte Papier, um reibungslos zu funktionieren.

Das beginnt mit auf Papier erfassten Arbeitszeiten oder eingereichten Urlaubsanträgen, reicht über die Fakturierung und oft noch per Post verschickter Rechnungen oder Mahnungen bis hin zu ausgedruckten Verträgen, Mailanhängen und deren Archivierung für bis zu zehn Jahren im guten alten Ordner.

Allerdings hat in fast allen Bereichen inzwischen die Dynamik zugenommen, mit der sich Unternehmen ins digitale Zeitalter bewegen, nicht zuletzt ausgelöst durch die Corona-Pandemie und der damit verbundenen Notwendigkeit des ortsunabhängigen Arbeitens. Immer häufiger sind Unternehmen sogar gezwungen, ihre Prozesse zu digitalisieren, um mit Kunden oder Lieferanten zu interagieren und im Wettbewerb nicht zurückzufallen. Nicht wenige Unternehmen, die papierlos arbeiten, erwarten das auch von ihren Lieferanten und setzen entsprechende Schnittstellen voraus: ein nicht zu vernachlässigender Wettbewerbsfaktor, wenn man beispielsweise seine Rechnungen verschicken will.

Falls Sie zu den rund 80 Prozent der deutschen Unternehmen gehören, die noch nicht vollständig papierlos agieren, dann stellen wir Ihnen in diesem Beitrag in einer Art Kurzleitfaden 10 effektive Tipps vor, die Sie dabei unterstützen können, den Weg zum papierlosen Büro zu gehen.

Tipp 1: Awareness schaffen und alle ins Boot holen

Grundvoraussetzung dafür, dass die Umstellung zum papierlosen Büro gelingt – und damit auch der erfolgreiche Start in die Digitalisierung Ihres Unternehmens – ist, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und sich in die gleiche Richtung bewegen.

Deshalb sollten Sie von Anfang an offen mit Ihren Mitarbeitenden kommunizieren und sie von der Notwendigkeit und Wichtigkeit eines digitalen Setup überzeugen, also neudeutsch: die Awareness dafür schaffen. Jede/r in Ihrer Firma sollte das Gefühl haben, in seinem Bereich Teil des Veränderungsprozesses zu sein und einen positiven Beitrag zu leisten.

Im Rahmen von regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen sollten alle Mitarbeitenden über die Fortschritte informiert werden und die Möglichkeit haben, ihre eigenen Ideen und Vorschläge einbringen zu können.

Dem Management bieten solche Veranstaltungen außerdem die Gelegenheit, die Ängste von Mitarbeitenden um ihren Arbeitsplatz aufgrund der Digitalisierung zu nehmen, sondern im Gegenteil von den zahlreichen Vorteilen eines digitalen Unternehmens, wie beispielsweise agileres und effektiveres Arbeiten, mehr Freiheiten für Mitarbeitende oder deutlich schlankere Prozesse zu überzeugen.

Tipp 2: Plan erstellen

Sind alle im Boot, können Sie mit der eigentlichen Planungsphase beginnen. Je nach Unternehmensgröße kann es sinnvoll sein, sich Unterstützung von Digitalisierungsexperten zu holen, um von Anfang an richtig zu priorisieren und keine wichtigen Schritte zu vergessen. Sollten Sie Hilfe benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

Planen Sie unbedingt realistisch, d.h. setzen Sie sich erreichbare Ziele, mit denen Sie Ihr Unternehmen in die papierlose Zukunft führen wollen. Das beginnt bereits bei Aufnahme des Status quo. Analysieren Sie Ihre aktuelle IST-Situation hinsichtlich der Arbeitsabläufe und -prozesse, der eingesetzten Anwendungen und Programme sowie der beteiligten Personen – intern wie extern.

Nach der IST-Aufnahme müssen die erfassten Prozesse und Arbeitsabläufe digital neu aufgestellt und die in den Prozess eingebundenen Anwendungen und Programme unter Umständen ersetzt werden. Auch das müssen Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen.

Und danach kommt die mit Sicherheit größte Aufgabe: Alle bis jetzt in der Theorie gemachten Veränderungen bei Prozessen und Arbeitsabläufen auch praktisch im Unternehmen umzusetzen.

Erstellen Sie sich deshalb einen Projektplan, der alle Projektstufen vom Anfang bis Ende inkl. der dafür notwendigen Ressourcen und der benötigten Zeit beinhaltet. Der Projektplan ist ein lebendes Dokument, d.h. überarbeiten Sie diesen bspw. Im Rahmen von Workshops oder Meetings regelmäßig und passen ihn an den tatsächlichen Projektverlauf an.

Planen Sie von Anfang an Meilensteine ein und überprüfen Sie beim Erreichen dieser Meilensteine den Projektfortschritt. Auf dem Weg zur Zielerreichung ist das zum einen ein gutes Steuerungsinstrument, zum anderen kann es auch ein wichtiger Mitovationsfaktor sein.

Auch bei der Projektplanung und -durchführung kann es eine sehr gute Entscheidung sein, die Hilfe von Profis in Anspruch zu nehmen, die in anderen Unternehmen bereits erfolgreich Digitalisierungsprojekte durchgeführt haben und genau wissen, worauf es im Projektverlauf ankommt und was bei Problemen in der Umsetzung zu tun ist. Sprechen Sie uns bei Bedarf einfach an.

Tipp 3: Verantwortung verteilen und Aufgaben delegieren

Je nach Größe Ihres Unternehmens und des Projektes sollten Sie die Verantwortung für die Umsetzung und die Aufgaben auf mehrere Personen verteilen und dabei gleichzeitig festlegen, wie viel Zeit die Mitarbeitenden für dieses Projekt haben. Unterschätzen Sie keinesfalls den Aufwand und räumen Sie den Projektmitarbeitenden genügend Zeit ein, um das Projekt effizient und effektiv umzusetzen und die gesetzten Ziele auch erreichen zu können.

Bauen Sie sich ein Projektteam auf, das die Digitalisierung Ihres Unternehmens und den Weg zum papierlosen Büro mit der notwendigen Expertise vorantreibt und mit Begeisterung an der Aufgabe und dem Ziel die anderen Mitarbeitenden im Unternehmen mitzieht. Das kann beispielsweise im Rahmen von Infoveranstaltungen sein, bei der Durchführung von Schulungen oder der Unterstützung einzelner Mitarbeitende bei der Beschreibung und Definition von Arbeitsabläufen und Prozessen.

Tipp 4: Anwendungen und Prozesse identifizieren

Jetzt geht es an die praktischen Tätigkeiten: Im Rahmen eines „Walk-through“ durchlaufen Sie alle wichtigen Unternehmensprozesse und Arbeitsschritte und bewerten diese hinsichtlich der aktuell notwendigen manuellen Arbeitsschritte und des erzeugten „Papieraufwandes“.

Je nach Unternehmensgröße kann dafür entweder ein eigenes Team verantwortlich sein (z.B. im Rahmen eines separaten Projektes „Digitalisierung und papierloses Büro“), das die „Walk-throughs“ für das gesamte Unternehmen durchführt und die Prozesse aufnimmt und dokumentiert. Bei kleineren Unternehmen machen das hingegen häufiger die Mitarbeitenden der einzelnen Arbeitsbereiche selbst und besprechend das Ergebnis anschließend mit den Projektverantwortlichen.

Das Ergebnis können Sie entweder grafisch in Form von Prozessdiagrammen oder als Prozessbeschreibungen festhalten. Auch hier kann die Unterstützung von Prozessspezialisten aus dem Bereich Digitalisierung sehr hilfreich sein.

Scheuen Sie sich nicht davor, die Prozessaufnahme in Etappen durchzuführen, falls der Aufwand im Unternehmen sonst vielleicht nicht zu bewältigen ist. Im Zweifel sind sie eine Übergangszeit nur „halb-digital“ und haben ausreichend Zeit für ihr Kerngeschäft.

Tipp 5: Prozesse und Arbeitsabläufe neu strukturieren

Wenn Sie den aktuellen Zustand all Ihrer Arbeitsabläufe und Prozesse im Rahmen der IST-Aufnahme erfasst haben, müssen Sie für diese nun einen Soll-Zustand definieren. Sie müssen sich also überlegen, wie Prozesse und Arbeitsabläufe zukünftig digital umgesetzt und papierlos durchgeführt werden können.

Im Recruiting kann das beispielsweise so aussehen, dass zukünftig nur noch Bewerbung auf elektronischem Wege akzeptiert werden und auch die Kommunikation mit Bewerbern ausschließlich elektronisch erfolgt. Nutzen Sie im Personalwesen noch Urlaubsanträge in Papierform, dann sollten diese zukünftig nur noch über den elektronischen Weg eingereicht und genehmigt werden.

Verlassen Rechnungen noch in Papierform das Unternehmen, dann sollte dieser Prozess mittels eines geeigneten Programmes auf die elektronische Rechnungstellung umgestellt werden. Gleiches gilt für den Rechnungseingang, wo noch in Papierform eingehende Rechnungen sofort digitalisiert und in elektronischer Form weiterbearbeitet werden sollten.

Dabei sind sehr wichtige Punkte wie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die Anforderungen an eine elektronische Rechnungen oder Datenschutzaspekte bei der Nutzung von Datenschnittstellen zu Drittanbietern (DATEV etc.) zwingend zu berücksichtigen. Um in dieser Hinsicht Fehler zu vermeiden, sollten Sie – sofern Sie nicht die notwendige Expertise im eigenen Team haben – einen Digitalisierungsexperten kontaktieren.

Tipp 6: Software für die künftige papierlose Zusammenarbeit finden

Egal ob Online-Meetings, die Warenwirtschaft, Fakturierung oder Buchhaltung, das innerbetriebliche Aufgabenmanagement oder der Vertrieb: fast überall haben Sie in der Regel bislang schon Anwendungssoftware im Einsatz und im Rahmen der Digitalisierung wird die Verwendung quasi ein Muss.

Denn Ihr Ziel ist es, alle Dokumente im Unternehmen zukünftig nur noch digital zu erstellen und abzulegen und – sollten Sie von extern noch Papierdokumente (z.B. eine Rechnung, einen Vertrag, einen Auftrag etc.) erhalten, diese direkt beim Posteingang zu digitalisieren und anschließend elektronisch weiter zu bearbeiten.

Überlegen Sie sich deshalb, welche Software schon vorhanden ist und ob diese auch für die zukünftig geplanten digitalen Arbeitsprozesse geeignet ist. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie sich um eine Alternative kümmern.

In der Regel passiert der Großteil der Kommunikation bereits elektronisch und auch Software zur Durchführung von Meetings (Zoom, MS Teams) oder zur Aufgabenplanung und -steuerung (Slack, Stackfield) ist oft schon vorhanden.

Wichtig ist der Bereich Warenwirtschaft, Fakturierung und Buchhaltung. Achten Sie darauf, dass zwischen den Systemen passgenaue Schnittstellen vorhanden sind, so dass ein elektronischer Prozessablauf von Anfang an gewährleistet ist (z.B. direkt Anbindung der Buchhaltungssoftware an Datev, so dass Rechnungen elektronisch übergeben werden können).

Sehr wichtig ist auch ein zuverlässiges Dokumenten-Management-System (DMS), in dem Sie alle wichtigen Dokumente elektronisch archivieren, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten und über Backups auch einen ausreichenden Schutz gegen Datenverlust (Backup und Wiederherstellung) haben.

Tipp 7: Mobile Arbeitsumgebungen einrichten

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dennoch sehr wichtig ist eine moderne und sichere mobile Arbeitsumgebung, die all Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stehen sollte.

Das bedeutet, Mitarbeitende sollten über die entsprechende Technik (hard- und software) verfügen, um einfach und schnell Zugriff auf Anwendungen und digitale Dokumente zu haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Um Datenmissbrauch zu vermeiden, sollte der Zugriff grundsätzlich nach dem „Need-to-know“-Prinzip eingerichtet sein, d.h. Zugriff auf Daten, die jemand nicht für seine tägliche Arbeit benötigt, ist nicht möglich (Vertraulichkeit der Daten).

Der Zugriff auf Daten und Systeme muss sicher sein (verschlüsselte Datenübertragung, Anmeldung an IT-System nur über 2-Faktor-Authentifizierung etc.) und Compliance-Vorschriften und DSGVO-Anforderungen müssen eingehalten werden.

Gerade im Bereich von Datenschutz und Datensicherheit sollten Sie sich im Zweifel Unterstützung von einem IT- bzw. Digitalisierungsexperten holen, da Fehler schnell erhebliche negative Auswirkungen haben können (Verstöße gegen Datenschutz, kompromittierte Daten, Hacker-Angriffe etc.).

Tipp 8: Cloud-Lösungen nutzen

Sehr hilfreich bei der Umsetzung eines digitalen Setups können Cloud-Lösungen sein, da diese für viele der bislang beschriebenen Herausforderungen und Probleme gute Lösungen anbieten. Das beginnt bereits mit der sicheren Anmeldung am System, einer verschlüsselten Datenübertragung, der Berücksichtigung von Datenschutzanforderungen und von Archivierungspflichten. Außerdem ist mit den meisten Anwendungen auch ein verteiltes und ortsunabhängiges Arbeiten kein Problem.

Solche Cloud-Lösungen gibt es inzwischen für Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme ebenso wie für CRM- oder DMS-Lösungen oder von einigen Anbietern als sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Anwendungen (ERP) sogar als vollständig integrierte und miteinander kommunizierende Systeme zur digitalen Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse.

Viele Cloud-Lösungen sind bis zu einem bestimmten Grad individuell konfigurierbar und die Nutzung erfolgt oft gegen die Bezahlung einer Monatsgebühr. Bevor Sie sich also viele teure Einzelanwendungen anschaffen und diese im Unternehmen aufwendig implementieren und unter Umständen auch mit vorhandenen Applikationen harmonisieren müssen, schauen Sie sich zuerst auf dem Markt der Cloud-Anbieter um.

Tipp 9: Prozesse, Regeln und Arbeitsabläufe beschreiben

Ein oft vernachlässigtes Thema, da es gerade am Anfang mit viel Arbeit verbunden ist, ist die Erstellung einer nachvollziehbaren und lückenlosen Dokumentation der im Rahmen des papierlosen Büros neu aufgestellten Prozesse, Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten und Regeln.

Dabei ist das ein Aufwand, den Sie nicht scheuen sollten. Zumal Sie im Rahmen der Digitalisierung Ihres Unternehmens ohnehin bereits bestehende Prozesse erfassen und neue definieren und beschreiben.

Dieses elektronisch verfügbare Regelwerk ist beispielsweise dann wichtig, wenn Ihr Unternehmen stark wächst und viele neue Mitarbeitende eingestellt werden. Der Einarbeitungsaufwand reduziert sich erheblich, wenn Prozesse und Regeln schnell und verständlich nachgelesen werden können.

Aber auch für schon länger im Unternehmen tätige Mitarbeitende ist es oft ein wichtige Quelle, wenn es um Prozessverständnis, die Durchführung bestimmter Arbeitsschritte oder geltende Regeln geht. So werden im Regelwerk beispielsweise konkrete Betragsgrenzen bei der Freigabe von Rechnungen oder Entscheidungskompetenzen bei Bestellungen festgelegt und sind für jeden nachvollziehbar und gültig.

Fazit und Tipp 10: Geduldig sein und Zwischenerfolge feiern

Um am Ende gleich zwei Floskeln zu bemühen: Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut und der Weg zum papierlosen Büro ist ein kein Sprint, sondern ein Marathon. Und die Umstellung zu einem papierlosen Büro ist nicht in wenigen Tagen, vielleicht nicht mal in Wochen oder Monaten vollständig geschafft.

Seien Sie deshalb geduldig, gehen Sie Schritt für Schritt voran und setzen Sie sich realistische Meilensteine hin zum digitalen Unternehmen. Denn um Floskel drei zu bemühen, der Weg kann auch schon ein Teil des Ziels sein und je mehr Prozesse und Arbeitsabläufe Sie papierlos durchführen, umso effektiver und nachhaltiger arbeiten Sie und Ihre Mitarbeitenden und desto zufriedener werden alle Beteiligten sein. Und natürlich sollten Sie das Erreichen wichtiger Meilensteine gebührend feiern, was für die Beteiligten Mitarbeiter gleichzeitig Anerkennung und Ansporn ist.

Und wenn Sie bei der Umstellung an einer Stelle nicht weiterkommen, dann sprechen Sie uns einfach an, stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite.

Liebe deine Daten wie dich selbst!

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Die 10 Gebote 2.0: Liebe deine Daten wie dich selbst!

Deutschland ist berühmt für seine Ingenieurskunst. Produkte „made in Germany“ sind in der ganzen Welt gefragt. In Zeiten der Digitalisierung allerdings sind verlässliche und attraktive Produkte kein Alleinstellungsmerkmal mehr für nachhaltigen Erfolg. Denn Kunden suchen immer häufiger nicht nur Produkte, sondern Lösungen. Die neuen Wirtschaftsgewinner sind Unternehmen, die ihr Business rund um Daten aufgebaut haben – und deswegen früher und besser als andere verstehen, was ihre Kunden wollen.

Die folgenden 10 Gebote der Datenliebe garantieren eine glückliche Beziehung:

Liebe braucht Offenheit

Digitale Datenanalyse ist für viele Unternehmen eine neue Disziplin. Und wie jede neue Liebe benötigt dies Offenheit und Bereitschaft für Veränderung. Neue Technologien müssen eingeführt, neue Mitarbeiter (z.B. Data Scientists) eingestellt und neue Prozesse definiert werden. Auch dem Kunden und Daten gegenüber müssen Unternehmen sich öffnen. Schließlich bestimmt inzwischen nicht mehr die eigene Kommunikationsabteilung, auf welchem Kanal sie ihre Zielgruppen zu informieren gedenkt, sondern der Kunde. Nirgends können eigene Kunden oder Interessenten so gut und gezielt angesprochen werden wie auf Social-Media-Kanälen. Das Beste daran: Kundendaten und liebenswerte Eigenschaften werden von den Plattformen gleich mitgeliefert.

Liebe erfordert Kommunikation

Wer sich zum datengetriebenen Unternehmen wandelt, bricht mit vielen alten Paradigmen. Musste früher darauf vertraut werden, dass das Produktmanagement oder das Marketing versteht, was der Kunde will, kann man seiner Zielgruppe heute direkt zuhören. Das gute alte Bauchgefühl wird durch nüchterne Kennzahlenanalysen ersetzt. Das allerdings verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und sich weiterentwickeln. Dieser Change muss mit viel interner Kommunikation gemanagt werden – andernfalls wird er von den Mitarbeitern sabotiert. Denn jeder weiß: Eifersucht, Unwissenheit oder Frust sind Gift für die Liebe.

Liebe erkennt die besonderen Eigenschaften

In der stationären Welt wird jedes neue Produkt, welches das Licht der Welt erblickt, auf Hochglanz poliert und perfekt inszeniert. Bleiben Fragen zu bestimmten Eigenschaften, werden diese im persönlichen Gespräch geklärt. In einer digitalisierten Welt reicht das nicht mehr. Hersteller müssen durch die Brille ihrer Kunden blicken und ihre Produktdaten so anreichern, dass beim Endkunden keine Frage mehr offenbleibt. Das können zusätzliche VR-Daten sein, die das Produkt besser visualisieren, Datenblätter oder schlicht ein Hinweis, dass ein Sneaker kleiner ausfällt als gewöhnlich. Das mag mühsam sein, lohnt sich aber. Schließlich soll der Kunde nicht mit der Konkurrenz fremdgehen, die ihn besser versteht und abholt, weil sie in der Google Suche die ansprechenderen Produktbilder zeigt.

Liebe hat viele Facetten

Daten entstehen an vielen unterschiedlichen Stellen: Kundendaten beispielsweise auf der Website, beim Kauf, im Kundenservice, bei der Registrierung, auf Bewertungsportalen etc. Alle diese Daten müssen möglichst strukturiert gesammelt werden, um einen 360-Grad-Blick auf den Kunden zu ermöglichen. Liebe zeigt sich im Alltag in vielen kleinen Situationen und Begebenheiten und sieht nicht immer gleich aus – Liebe ist niemals eindimensional.

Liebe bedeutet Verzicht

Die Versuchung ist groß, bei der Transformation zur Data Driven Company alles zu messen, was möglich ist. Schöne und interessante Daten lauern schließlich an jeder Ecke. Doch wie in der Liebe gilt: Man kann nicht alle haben. Nachhaltig ist der Ansatz nur, wenn Unternehmen sich klarmachen, an welchen Stellen der Customer Journey, welche Daten sinnvoll messbar sind. Sie müssen sich auf die Kennzahlen fokussieren, die für ihr Business relevant sind und die anderen Begehrlichkeiten ignorieren. Andernfalls droht Gefühlschaos. Und das ist weder im Privatleben noch im Job hilfreich.

Liebe erfordert Freiraum

Gefangen im goldenen Käfig – das wäre für manchen Partner die Idealvorstellung von Liebe, ist aber in den meisten Fällen unrealistisch. Auch für die Datenliebe gilt: Alle Daten in einem zentralen System zusammenzubringen, ist die hohe Kunst. In der Praxis ist so ein Ansatz aber häufig zum Scheitern verurteilt, weil das klassische Data Warehouse keine Traffic-Zahlen, Klickraten einer Werbekampagne oder Retourenquoten eines Kunden abbilden kann. Lassen Sie alternative Datenquellen zu, betrachten Sie Daten aber nicht isoliert, denn das führt womöglich zu falschen Schlüssen.

Liebe ist ein Geben und Nehmen

Um Kunden kennen zu lernen und individuell umsorgen zu können, ist es wichtig, Kundendaten zu sammeln. Doch wer nimmt, muss auch bereit sein zu geben. Kunden müssen einen Mehrwert darin erkennen, ihre persönlichen Daten zu teilen. Das können individualisierte Newsletter sein, die ihren Interessen entsprechen, ein kleines Geschenk zum Geburtstag oder eine exklusive Einladung zu einem besonderen Launch-Event.

Liebe wächst mit der Zeit

Der erste Kuss ist selten perfekt. Doch Übung macht den Meister. Auch die Datenliebe braucht Erfahrung. Unternehmen müssen Kanäle ausprobieren, Marketing-Aktionen testen, A/B-Tests fahren – und dann aus jeder Erfahrung lernen. So nähert man sich Stück für Stück dem Idealziel einer perfekten und vertrauensvollen Kundenbeziehung an. Diese verlassen sich auf Ihre Empfehlungen, vertrauen Ihren Angeboten und verzeihen Ihnen auch kleine Schwächen. Weil es Liebe ist.

(Wahre) Liebe ist nicht käuflich

Es sind die kleinen Gesten und Dinge, die eine Liebe bereichern. Damit sich die neue Datenliebe entwickeln kann, müssen nicht gleich zu Beginn Millionen in eine Big-Data-Lösung investiert werden. Daten und Datentabellen lassen sich auch mit günstigeren Tools wie Power BI, Tableau und Konsorten gut sammeln, verknüpfen und auswerten. Google Analytics gibt es sogar komplett kostenlos. Woran allerdings nie gespart werden darf, ist ein aufrichtiges Interesse und Engagement, Daten auch wirklich zu pflegen und zu nutzen. Denn wahre Liebe ist zwar nicht käuflich, macht aber Arbeit.

Liebe macht glücklich

Wer die Eigenschaften seines Partners versteht, kann sich bestmöglich auf ihn einstellen und ihn so glücklich machen. Das gilt auch für das Geschäft: Wer Daten richtig sammelt und richtig einsetzt, fördert und belohnt die Treue – und kann somit Wiederkaufsraten und seinen Profit steigern. Denn es ist 20 Mal billiger, einen Bestandskunden zum Wiederkauf zu bewegen als einen neuen Kunden zu gewinnen. Wer Kunden mittels Daten zuhört und sein eigenes Geschäft entsprechend optimiert und die Ansprache und zusätzliche Services personalisiert, erhöht außerdem die Kundenzufriedenheit. Und das ist in Zeiten der steigenden Vergleichbarkeit im Internet essenziell. Wer seine Daten liebt, macht also nicht nur seine Partner glücklich, sondern auch sich selbst.

Fazit:

Wer langfristig am Markt bestehen will, muss eine Leidenschaft für seine Daten entwickeln – und sie lieben, sammeln, pflegen und nutzen. Hieraus entstehen vielfältige neue Chancen, sei es bestehende Beziehungen, Produkte oder Services zu verbessern oder neue Möglichkeiten zu erkennen. Unser Beitrag ist auch erschienen im Handelsblatt.

Mittelstand Digital Summit 2021

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Am 27. und 28. April veranstaltet Actindo nach einem erfolgreichen Launch des Event-Formates im Oktober 2020 erneut den Mittelstand Digital Summit! Das Online-Event verfolgt dabei eine klare Mission: die Digitalisierung des Mittelstandes.

Was ist der Mittelstand Digital Summit?

Der Summit bringt dabei diejenigen aus dem deutschen Mittelstand zusammen, die es mit der Digitalisierung ernst meinen. Teilnehmer erhalten exklusive Einblicke und Insider-Wissen zu den aktuellsten Trends und Entwicklungen der digitalen Transformation sowie wertvolle Tipps, wie auch ihr Unternehmen den Sprung in ein zukunftssicheres Digitalisierungsmodell schaffen kann. Der Fokus liegt in diesem Jahr insbesondere auf dem D2C-Hype und der Digitalisierung von Industrie und Produktion.

Wer ist dabei?

Beim Mittelstand Digital Summit haben Sie die Chance, von Top-Experten aus Industrie, E-Commerce und Logistik zu lernen, wie Sie sich den Herausforderungen der digitalen Transformation stellen und Ihr Business fit für die Zukunft machen können.

Dabei sind Speaker aus renommierten Unternehmen und Agenturen, wie BOSCH, T-Systems Multimedia Solutions, OSF Digital, OMR, ecom consulting GmbH und viele weitere, die ihr Wissen und ihre Erfahrungen mit Ihnen teilen.

Das erwartet Sie:

2 Tage, 2 virtuelle Stages, rund 25 Speaker
Spannende Insights zum Fokusthema Direkt-to-Consumer
Trend-Themen Smart Manufacturing, Industrie 4.0 und IoT in Lager und Logistik
Mischung aus Expertentalks, Best-Practice-Vorträgen und Diskussionspanels

Nur noch bis zum 31. März kostenlose Tickets sichern!

Melden Sie sich gleich für den Summit an und sichern Sie sich eines der limitierten Early-Bird-Tickets. Alle Infos zum Event sowie Tickets finden Sie unter: https://www.mittelstand-digital-summit.de/

#OHK2020 – We grow together!

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Ungewöhnliche Zeiten erfordern ungewöhnliche Maßnahmen – hybrid #OHK2020

Steigende Fallzahlen und Verordnungen seitens der Landesregierung lassen eine ursprüngliche Durchführung des Programms leider nicht zu. Deshalb wagt plenty den Schritt und transformiert den 13. OHK in die virtuelle Welt. Ein hybrider #OHK2020 wird auch in Zeiten von COVID-19 ein hochwertiges und unvergessliches Erlebnis erzeugen, welches dem ursprünglichen Konzept in nichts nachsteht. An zwei Tagen erwartet euch ein einzigartiger Mix aus Infotainment, Networking und Know-how rund um plentymarkets sowie alle Top-Themen aus der E-Commerce-Szene. Auch hier ganz nach dem Motto “We grow together!”.

Top-Speaker, Top-News und Top-Know-how

Für Spannung ist an beiden Tagen gesorgt, denn Top-Speaker wie Peer Steinbrück, Ranga Yogeshwar und viele weitere haben zugesagt. Sie referieren zu wichtigen Themen rund um E-Commerce, Online-Handel, Digitalisierung, Künstliche Intelligenz etc. Über 40 hochwertige Vorträge und Workshops, viele namhafte Aussteller und ein völlig neues 360-Grad Konzept erwarten dich. Der BVOH Präsident Oliver Prothmann wird ebenfalls einen Vortrag halten.

30. September – die spektakuläre Prime-Time-Eröffnung

Das erste Highlight des 13. OHK findet am 30. September statt. Mach es dir mit dem „Primetime-Package“ bequem, ganz gleich ob Laptop, PC oder Smart-TV, an dem „Prime-Time-Event“ kannst du auf jeder Plattform teilnehmen. Um 20:15 Uhr startet das „Big Opening Event“ mit der Keynote von Jan Griesel und den heißesten plentyNews. Danach darfst du dich auf einen „Special Guest“ und jede Menge Entertainment freuen. Ergänzende Berichte und Interviews übertragen wir während der Veranstaltung unter dem #OHK2020 parallel live auf unseren Social Media Kanälen. Du schaffst es nicht zum Prime-Time-Event? Kein Problem! Die Keynote und die Vorträge stehen auch nach dem #OHK2020 im plentyPLAZA für dich zur Verfügung.

01. Oktober – 4 Bühnen, 360-Grad, virtuell und völlig neu: der „plentyPLAZA“

Am 01. Oktober öffnen die virtuellen Messehallen. Du kannst dich im digitalen Kongress- Palais, unserem #plentyPLAZA, 360-Grad frei bewegen und mit zahlreichen Ausstellern in verschiedenen Themenwelten in Kontakt treten. Auch der Austausch mit anderen Besuchern ist möglich. Von vier verschiedenen Bühnen streamen wir an diesem Tag live über 40 Vorträge und Workshops rund um das Thema „E-Commerce“. Was erwartet Euch: 2 Tage, 40 Vorträge, über 40 Aussteller, mehr als 1500 Teilnehmer Wann: 30.9.-01.10.2020 Wo: https://www.ohk2020.de/

BVOH – Wer wir sind

Der Bundesverband Onlinehandel e.V. wurde am 8. April 2006 in Dresden gegründet. Wir verstehen uns als Sprecher und Interessenvertreter des mittelständigen Onlinehandels (KMU) und arbeiten an der Verwirklichung eines fairen, sicheren und erfolgreichen Onlinehandels für alle Beteiligten. Bei uns ist der Mittelstand des Onlinehandels zu Hause. Werde Mitglied und bringe Dich tatkräftig ein: https://bvoh.de/mitglied-werden-im-bvoh/