Umsatzsteuer-Problem: Warum euer ERP-System euch in Schwierigkeiten bringen kann ⚠️
Denkt ihr, dass euer Rechnungsdatum bestimmt, wann ihr die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen müsst? Dann solltet ihr jetzt aufpassen – denn genau dieser Irrglaube bringt viele Händler in Schwierigkeiten. Besonders, wenn ihr ein ERP-System nutzt, das falsche Annahmen trifft.
Denn die Realität sieht anders aus: Entscheidend ist nicht das Rechnungsdatum, sondern wann die Lieferung ausgeführt oder die Zahlung eingegangen ist. Und genau hier machen viele Händler Fehler.
Was ist das Problem? 🤔
Es gibt zwei Szenarien, die steuerlich entscheidend sind:
✔ Die Ware wird versendet → Das Versanddatum bestimmt die Steuerpflicht.
✔ Die Ware wird bezahlt, bevor sie versendet wird → Das Bezahldatum bestimmt die Steuerpflicht.
ABER: Viele Händler (und ihre ERP-Systeme) erfassen die Umsatzsteuer erst, wenn beide Bedingungen erfüllt sind – also erst, wenn sowohl bezahlt als auch versendet wurde. Das ist falsch. Und genau das kann euch eine Menge Ärger mit dem Finanzamt einbringen.
Warum betrifft das vor allem ERP-Systeme? 💻
ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, Transaktionen zu automatisieren. Doch viele Systeme bieten nur eine einfache Logik:
❌ Sie ordnen die Umsatzsteuer entweder dem Lieferdatum oder dem Bezahldatum zu – aber nicht dem früheren der beiden.
❌ Händler gehen dann oft den vermeintlich sicheren Weg und melden die Steuer erst, wenn beide Ereignisse eingetreten sind.
Das Problem? Dadurch verschiebt ihr eure Steuerzahlung ungewollt in den nächsten Monat – und genau das ist das Risiko.
Steuerhinterziehung auf Zeit – das böse Erwachen kommt später ⚖️
Klingt harmlos? Ist es nicht.
Angenommen, ihr verschickt eine Ware am 28. Februar, aber euer ERP-System verbucht die Umsatzsteuer erst im März, weil der Kunde erst dann bezahlt. Dann habt ihr die Steuer zu spät abgeführt.
Das nennt sich Steuerhinterziehung auf Zeit. Es mag nicht vorsätzlich sein – aber das Finanzamt sieht es trotzdem als Steuerverstoß. Und wenn das bei einer Betriebsprüfung auffällt, kann es richtig teuer werden.
Was müsst ihr jetzt tun? ✅
Um nicht in diese Falle zu tappen, solltet ihr euer ERP-System und eure Prozesse genau prüfen:
✔ Checkt euer ERP-System: Könnt ihr sowohl das Versand- als auch das Bezahldatum getrennt erfassen? Falls nicht, solltet ihr mit eurem Anbieter sprechen.
✔ Achtet auf die richtige Steuerlogik: Die Steuer muss zum frühesten Zeitpunkt fällig werden – entweder Versand oder Bezahlung.
✔ Kommuniziert das an euer Steuerbüro: Falls ihr euch bisher auf das Rechnungsdatum verlassen habt, klärt das schnellstmöglich mit eurem Steuerberater.
Was sagt Dr. Roger Gothmann dazu? 🎤
Dr. Roger Gothmann ist Ex-Betriebsprüfer und Steuerexperte. Er sieht das Problem immer wieder – und er warnt klar davor, sich von falschen Annahmen in die Irre führen zu lassen:
⚡ Rechnungsdatum ist irrelevant – nur Lieferung oder Bezahlung zählen!
⚡ ERP-Systeme müssen korrekt konfiguriert sein – sonst lauft ihr in Probleme!
⚡ Betriebsprüfer sind bei solchen Fehlern gnadenlos!
Fazit: Fixt eure Prozesse – bevor es das Finanzamt für euch tut! ⏳
Niemand hat Lust auf eine Betriebsprüfung oder hohe Nachzahlungen. Doch wenn ihr eure Umsatzsteuer durch falsche ERP-Einstellungen regelmäßig zu spät abführt, wird das früher oder später auffallen.
Also:
✅ Stellt euer ERP-System richtig ein.
✅ Erfasst die richtigen steuerlich relevanten Daten.
✅ Meldet die Umsatzsteuer korrekt – nicht zu spät!
(Quelle: „Onlinehändler mit ERP-System aufgepasst: Viele von euch führen die Umsatzsteuer zu spät ab!“, von Dr. Roger Gothmann, 25. Feb. 2025, 4 Min. Lesezeit)
👉 Habt ihr schon mal Probleme mit einer falschen Umsatzsteuer-Meldung gehabt? Schreibt’s in die Kommentare – wir sind gespannt auf eure Erfahrungen!
