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Der richtige Umsatzsteuersatz für Versandkosten und Verpackung: Das müssen Sie bei der Berechnung beachten

Wenn Onlinehändler Produkte über das Internet verkaufen, fallen in der Regel auch Versandkosten an. Bei größeren Bestellungen entstehen darüber hinaus oft noch Verpackungskosten, zusammen auch als Nebenleistungen bezeichnet. Während für die verkauften Waren schnell geklärt ist, ob diese mit 7 % oder 19 % Umsatzsteuer zu versteuern sind, ist das bei den Verpackungs- und Versandkosten nicht ganz so einfach. Vor allem dann nicht, wenn eine Bestellung aus mehreren Produkten mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen besteht.

Im folgenden Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie bei Bestellungen den richtigen Umsatzsteuersatz für Versand- und Verpackungskosten ermitteln, zeigen Ihnen anhand von Beispielen, was Sie bei gemischten Warenkörben beachten müssen und was beim Versand ins Ausland gilt.

Umsatzsteuersatz bei Verpackungs- und Versandkosten: Die Hauptleistung bestimmt die Höhe

Grundsätzlich gilt: Verkauft ein Onlinehändler im Inland ein Produkt an einen Endverbraucher, dann ist das Produkt mit 19 % oder dem ermäßigten Steuersatz von 7 % zu versteuern. Welcher UST-Satz genau anzusetzen ist, regelt §12 Umsatzsteuergesetz.

Aber nicht nur auf das Hauptprodukt wird Umsatzsteuer fällig, sondern auch auf die für den Versand anfallenden Nebenleistungen wie Versand und Verpackung. Grundsätzlich gibt die Hauptleistung vor, welchem Umsatzsteuersatz die (unselbstständige) Nebenleistung unterliegt.

Produkte im Warenkorb enthalten nur einen Umsatzsteuersatz

Sehr einfach ist die Lage, wenn die gesamte Lieferung aus Produkten besteht, die dem gleichen Umsatzsteuersatz unterliegen. In diesem Fall gilt das Prinzip:

Die Hauptleistung bestimmt den Umsatzsteuersatz der Nebenleistung

Verkauft ein Onlinehändler beispielsweise Schuhe an einen Kunden, dann wird die Leistung „Lieferung der Schuhe“ mit dem Umsatzsteuersatz von 19 % besteuert. Die damit verbundene Versand-Dienstleistung unterliegt damit dem gleichen Steuersatz, da sie von der Höhe der Mehrwertsteuer des bestellten Produktes (hier der Schuhe) abhängt.

Handelt es sich entsprechend beim Verkauf um ein Produkt, für das der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % fällig wird (z.B. ein Buch), dann gilt dieser Steuersatz auch für die Verpackungs- und Versandkosten.

Produkte im Warenkorb unterliegen unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen

Etwas komplizierter wird die Berechnung dagegen bei einem gemischten Warenkorb, d.h. es werden mehrere Produkte erworben, die unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen.

Kauft beispielsweise ein Kunde bei einem Onlinehändler wie Amazon eine DVD und ein Buch, dann gilt für die DVD der Umsatzsteuersatz von 19 %, für das Buch dagegen der reduzierte Steuersatz von 7 %. Es werden also drei voneinander unabhängige Leistungen erbracht:

Verkauf der DVD zum UST-Satz von 19 %,
Verkauf des Buches zum UST-Satz von 7 % und
Nebenleistung Versand.

In solchen Fällen muss die Umsatzsteuer auf die Nebenleistungen anteilig im Verhältnis zu den Netto-Entgelten der verkauften Produkte berechnet werden.

Beispiel

Kostet im Beispiel die DVD 10 Euro netto und das Buch 5 Euro netto, dann liegt der Netto-Gesamtpreis der Bestellung bei 15 Euro. Die Kosten für Verpackung und Versand des Pakets betragen netto 5 Euro.

Das anteilige Verhältnis sieht damit wie folgt aus:

Verkauf DVD: 2/3 des Gesamtpreises
Verkauf Buch: 1/3 des Gesamtpreises

In diesem Verhältnis werden nun auch die Versandkosten von 5 Euro aufgeteilt, d.h.

auf die DVD entfallen netto 3,33 Euro Versandkosten,
auf das Buch entfallen netto 1,67 Euro Versandkosten

und diese sind zum Steuersatz der verbundenen Hauptleistung zu besteuern, also:

19 % auf 3,33 Euro und
7 % auf 1,67 Euro.

Bereits an diesem einfachen Beispiel können Sie erkennen, wie wichtig für Onlinehändler, die häufiger Lieferungen mit einem gemischten Warenkorb an Kunden versenden, die Wahl des richtigen Buchhaltungssystems ist. Das neben einer automatisierten Datenübernahme aus angeschlossenen ERP- und Warenwirtschaftssystemen auch die Berechnung der anteiligen Umsatzsteuer auf Versandkosten automatisch durchführen kann.

Versandkostenfreie Lieferung oder Versandkostenpauschale

Versandkostenfreie Lieferung

Da die Versandkosten eine große Rolle bei der Kundengewinnung, werben Onlinehändler häufig mit einer „versandkostenfreien Lieferung“, um sich dadurch von der Konkurrenz abzuheben. Natürlich ist auch in diesen Fällen die Lieferung für den Kunden nicht kostenlos, die Nebenleistungen werden nur bereits vorab bei der Preiskalkulation anteilig auf die Produktkosten aufgeschlagen.

Der Kunde bekommt dadurch den Eindruck, dass er die Waren verpackungs- und versandkostenfrei bezieht. Der Onlinehändler wiederum muss keine Umsatzsteuer auf Nebenleistungen erheben.

Berechnung einer Versandkostenpauschale

Gängige Praxis bei Onlinehändlern ist die Berechnung von pauschalen Versandkosten, meist gestaffelt in Abhängigkeit von der Höhe des Warenkorbes. Diese Pauschale (z.B. 4,95 Euro bis zu einem Mindestbestellwert von 100 Euro, danach 2,95 Euro bis zum Mindestbestellwert von 200 Euro) gilt dann für alle Pakete in dieser Kategorie, unabhängig von Größe und Gewicht.

Auch für die Versandkostenpauschale gilt beim Onlinehändler aber die Pflicht, die Kosten als unselbstständige Nebenleistung anteilig auf die jeweiligen Umsatzsteuersätze aufzuteilen.

Versand ins Ausland

Verkaufen Onlinehändler Produkte ins EU-Ausland, muss zuallererst unterschieden werden, ob der Versand an Endverbraucher (B2C) oder an Unternehmen (B2B) erfolgt.

Ist der Kunde ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, muss keine Umsatzsteuer berechnet werden, d.h. auch eine Berechnung von anteiligen Versandkosten entfällt. Voraussetzung für dieses Verfahren ist allerdings, dass der Käufer ein gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat.

Handelt es sich beim Kunden um einen Privatkunden im EU-Ausland, dann fällt der reguläre Umsatzsteuersatz an. Beim Versand an Kunden im Nicht-EU-Ausland entfällt die Berechnung der Umsatzsteuer komplett.

Tipp: Alles Wichtige zur Berechnung der Umsatzsteuer bei Lieferungen ins EU-Ausland, dem Bestimmungslandprinzip und der Einführung des OSS-Verfahrens als zentrale Anlaufstelle zur Deklarierung angefallener Umsatzsteuer können Sie hier nochmal nachlesen.

Fazit: Das passende Buchhaltungssystem spart Ihnen Zeit und Geld und bietet Sicherheit bei der Steuerberechnung

Onlinehändler, die regelmäßig viele Pakete mit gemischten Warenkörben verschicken, sollten sich intensiv mit der Suche nach einem passenden Buchhaltungssystem befassen. Neben einer automatischen Datenübernahme aus vorgelagerten ERP- und Shopsystemen sollte die Software auch eine automatische Berechnung des richtigen Umsatzsteuersatzes auf Verpackungs- und Versandkosten gewährleisten.

Das spart Ihnen nicht nur Zeit und Geld, sondern stellt auch sicher, dass die Berechnung entsprechend dem Umsatzsteuerrecht erfolgt. Eine wichtige Voraussetzung, damit Sie entspannt der nächsten Steuerprüfung entgegensehen können.

Wenn Sie Hilfe bei der Wahl des für Sie passenden Buchhaltungssystems benötigen, dann sprechen Sie uns an. Als vollständig digitalisierte Online-Steuerberatungskanzlei sind wir Partner zahlreicher führender Anbieter von Buchhaltungssoftware und finden gemeinsam die für Sie geeignete Lösung.

Was ist das Geldwäschegesetz und welche Pflichten müssen betroffene Unternehmen erfüllen?

1 Antwort

Um Einkünfte aus Straftaten oder illegalen Geschäften zu verschleiern, bedienen sich Kriminelle der Geldwäsche. Dabei versuchen sie, die illegal erworbenen Vermögensgegenstände zurück in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf zu schleusen, damit die tatsächliche Herkunft der Gelder nicht mehr nachvollziehbar ist.

Der Gesetzgeber hat deshalb das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten – das Geldwäschegesetz bzw. kurz GwG – erlassen, um Geldwäsche zu verhindern. Neben der strafrechtlichen Verfolgung von Geldwäschedelikten regelt das GwG auch Pflichten für Unternehmen, damit Straftäter verfolgt werden können.

Diese Pflichten sollten Sie als Unternehmer kennen, um effektiv bei der Bekämpfung von Geldwäsche mitzuwirken und Geldbußen aufgrund von Verstößen gegen das GwG zu vermeiden. In diesem Beitrag erfahren Sie, ob Sie ein Verpflichteter im Sinne des GwG sind und was Sie in diesem Fall unbedingt beachten müssen.

Definition: Was ist das Geldwäschegesetz?

Geldwäschevorgänge werden immer komplexer, sind meist gut getarnt und werden oft auch grenzüberschreitend abgewickelt. Damit der Staat trotzdem eine Chance hat, solche Fälle aufzudecken und die verantwortlichen Personen zur Rechenschaft zu ziehen, ist er auf die Mithilfe von Unternehmen und Einzelpersonen angewiesen.

Um die organisierte Kriminalität und die Terrorismusfinanzierung wirksam zu bekämpfen, wurde deshalb vom Gesetzgeber das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetzt bzw. GwG) erlassen. Das Geldwäschegesetz verfolgt die zwei miteinander verbundenen Ziele:

Bekämpfung der organisierten Kriminalität sowie der Terrorismusfinanzierung und
Regelung der Mitwirkungspflichten von Unternehmen und Personen,

um kriminelle Tatbestände zu erkennen und aufzudecken und die dafür Verantwortlichen verfolgen zu können.

Wann handelt es sich um Geldwäsche?

Damit geldwäscherelevante Tatbestände als solche auch erkannt werden können, wollen wir kurz abgrenzen, wann es sich um Geldwäsche handelt:

Von Geldwäsche spricht man, wenn illegal erwirtschaftetes Geld oder illegal erworbene Vermögensgegenstände aus illegalen Tätigkeiten wie z.B. Raub, Erpressung, Bestechung, Waffen- oder Drogenhandel, Korruption, Steuerhinterziehung oder anderen Bereichen der organisierten Kriminalität in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf eingeschleust – also gewaschen – werden sollen. Die Täter verfolgen mit der Geldwäsche das Ziel, die illegale Herkunft der Geldbeträge oder Vermögensgegenstände zu verschleiern, um diese dem Zugriff der Strafverfolgungs- oder Steuerbehörden zu entziehen.

Strafbar im Sinne des § 261 Strafgesetzbuch (StGB) sowie des GwG macht sich aber auch, wer einen Gegenstand, der aus einer rechtswidrigen Tat herrührt:

verbirgt,
in der Absicht, dessen Auffinden, dessen Einziehung oder die Ermittlung von dessen Herkunft vereitelt, umtauscht, überträgt oder verbringt,
sich oder einem Dritten verschafft oder
verwahrt oder für sich oder einen Dritten verwendet,

wenn er dessen Herkunft zu dem Zeitpunkt gekannt hat, zu dem er ihn erlangt hat.

Wichtig für Unternehmen, für die als Verpflichtete die Mitwirkungspflichten des GwG gilt, ist in diesem Zusammenhang die explizite Nennung des „Dritten“. Vor allem, da eine positive Kenntnis von der Herkunft der Gelder bzw. Vermögenswerte nicht erforderlich ist.

Um zu vermeiden, durch mögliche Nachlässigkeiten bei den Mitwirkungspflichten potenzielle geldwäscherelevante Tatbestände nicht oder nicht rechtzeitig als solche zu erkennen und dadurch möglicherweise fahrlässig im Sinne des § 261 StGB zu handeln, sollten Sie als Verpflichteter unbedingt darauf achten, alle im Geldwäschegesetz festgelegten Pflichten einzuhalten und Verdachtsfälle unverzüglich zu melden.

In den folgenden Gliederungspunkten klären wir, ob Sie Verpflichteter sind und welche Vorschriften, Transparenzregeln und Mitwirkungspflichten sie dann einhalten müssen

Das Geldwäschegesetz: Adressaten und Verpflichtete

Soweit sie in Ausübung ihres Gewerbes oder Berufs handeln, sind Verpflichtete nach § 2 Geldwäschegesetz:

Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute nach § 1 Kreditwesengesetz,
Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute nach § 1 Zahlungsdienstleistungsgesetz,
Versicherungsunternehmen,
Versicherungsvermittler,
Kapitalverwaltungsgesellschaften,
Rechtsanwälte und Notare,
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer,
Immobilienmakler,
Glücksspielanbieter und Vermittler und
Güterhändler, Kunstvermittler und Kunstlagerhalter.

Fällt Ihr Unternehmen also in einen der vorgenannten Bereiche, ist bezüglich vorhandener und sich anbahnender Geschäfts- und Kundenbeziehungen eine erhöhte Sorgfalt geboten, um mögliche Hinweise auf Geldwäsche frühzeitig zu erkennen.

Die Ausnahme: Rechtsanwälte und Notare

Rechtsanwälte und Notare sind von den Pflichten des Geldwäschegesetzes nur dann betroffen, wenn sie geldwäscherelevante Geschäfte vornehmen. Um was es sich dabei handelt, wird ebenfalls in § 2 GwG aufgeführt.

Unter die geldwäscherelevanten Geschäfte von Rechtsanwälten und Notaren fallen u.a.:

Kauf und Verkauf von Immobilien oder Gewerbebetrieben,
Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten,
Eröffnung oder Verwaltung von Bank-, Spar- oder Wertpapierkonten,
Beschaffung der zur Gründung, zum Betrieb oder zur Verwaltung von Gesellschaften erforderlichen Mittel,
die Gründung, der Betrieb oder die Verwaltung von Treuhandgesellschaften, Gesellschaften oder ähnlichen Strukturen,
die Erbringung von Beratungsleistungen in Hinblick auf die Kapitalstruktur des Mandanten, im Zusammenhang mit Zusammenschlüssen und Übernahmen oder
die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen.

Was müssen Unternehmen im Rahmen des GWG tun?

Die konkreten Pflichten für Verpflichtete sind im Geldwäschegesetz in den Abschnitten 2 bis 4 geregelt und umfassen die folgenden drei Säulen:

Risikomanagement (§§ 4 bis 9 GwG),
Sorgfaltspflichten in Bezug auf den Kunden (§§ 10 bis 17 GwG) und
Transparenzregister (§§ 18 bis 26a).

Aufbau eines internen Risikomanagement-Systems

Um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu erkennen und zu verhindern, müssen Verpflichtete in ihrem Unternehmen ein wirksames Risikomanagement einführen, das entsprechend §4 Abs. 1 GwG „im Hinblick auf die Art und Umfang ihrer Geschäftstätigkeit angemessen ist“.

Dieses Risikomanagement muss eine Risikoanalyse sowie interne Sicherungsmaßnahmen umfassen.

Risikoanalyse (§ 5 GwG)

Im Rahmen der Risikoanalyse müssen Verpflichtete diejenigen Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ermitteln und bewerten, die aus ihrer Geschäftstätigkeit resultieren. Der Umfang der Risikoanalyse richtet sich nach Art und Umfang der Geschäftstätigkeit des Verpflichteten.

Die konkreten Risikofaktoren werden in den Anlagen 1 und 2 des Geldwäschegesetzes aufgeführt. Die Risikoanalyse ist zu dokumentieren und regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Auf Verlangen der zuständigen Aufsichtsbehörde ist die aktuelle Version der Risikoanalyse vorzulegen.

Interne Sicherungsmaßnahmen (§ 6 GwG)

Auf Basis der Risikoanalyse müssen Verpflichtete angemessene geschäfts- und kundenbezogene interne Sicherungsmaßnahmen schaffen, mit denen die Risiken aus Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gesteuert und minimiert werden können.

Bei den internen Sicherungsmaßnahmen kann es sich beispielsweise um Grundsätze, Verfahren oder Kontrollen handeln, mit denen:

der Umgang mit Risiken geregelt wird,
Kundensorgfaltspflichten wie die Identifizierung von Geschäftspartnern oder die Aufzeichnungs- und Aufbewahrung von Kundendaten festgelegt,
Meldepflichten an die zuständigen Behörden erfüllt,
Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Zuverlässigkeit überprüft oder
Mitarbeiter über Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung regelmäßig geschult werden.

Bestellung eines Geldwäschebeauftragten

Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 bis 3, 6, 7, 9 und 15 müssen einen Geldwäschebeauftragten bestellen, der über die dafür notwendigen Qualifikationen verfügt. Die Aufsichtsbehörde behält sich das Recht vor, auch für nicht zu den vorgenannten Verpflichteten gehörende Unternehmen die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten zu verlangen.

Die Verpflichteten müssen der Aufsichtsbehörde die Bestellung des Geldwäschebeauftragten sowie seine Endpflichtung anzeigen.

Der Geldwäschebeauftragte ist im Unternehmen verantwortlich für die ordnungsgemäße Umsetzung und Einhaltung der Vorschriften aus dem Geldwäschegesetz. Er muss die Einhaltung überwachen und dokumentieren.

Einhaltung von Informations- und Sorgfaltspflichten in Bezug zum Kunden

Nach dem Prinzip „Know Your Customer“ macht Abschnitt 3 des Geldwäschegesetzes konkrete Vorgaben bezüglich der Sorgfaltspflichten des Verpflichteten gegenüber seinen Kunden, die sich je nach Risiko in:

allgemeine Sorgfaltspflichten
vereinfachte Sorgfaltspflichten und
verstärkte Sorgfaltspflichten

unterteilen lassen.

Unter die allgemeinen Sorgfaltspflichten, die in § 10 Abs. 1 GwG geregelt sind, gehört dabei u.a. die:

Identifizierung des Vertragspartners bzw. der für ihn handelnden Personen,
Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten,
Feststellung, ob es sich beim Vertragspartner bzw. dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person (PEP) handelt oder
kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung.

Bei der Identifizierung des Vertragspartners sind bei natürlichen Personen mind. die folgenden Angaben zu erfassen:

Vor- und Zuname
Geburtsort und Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
aktuelle Wohnanschrift
Art des Ausweisdokumentes
Ausweisnummer
ausstellende Behörde

Handelt es sich dagegen beim Vertragspartner um eine juristische Person, sind:

Name und Bezeichnung der juristischen Person bzw. Gesellschaft,
Rechtsform der Gesellschaft,
die Registernummer (falls vorhanden),
Firmenanschrift bzw. Sitz der Firma und
die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans bzw. die gesetzlichen Vertreter der Firma

zu erfassen.

Liegt ein Auslösetatbestand vor, muss die Identifizierung vor der Begründung der Geschäftsbeziehung bzw. vor der Durchführung der Transaktion erfolgen, in Ausnahmefällen kann die Identifizierung auch während der Begründung der Geschäftsbeziehung abgeschlossen werden.

Bei natürlichen Personen erfolgt die Identifizierung mit einem amtlichen Dokument, beispielsweise dem Personalausweis oder dem Reisepass. Bei juristischen Personen muss die Identität durch Einsichtnahme in ein amtliches Register (z.B. Handelsregisterauszug) erfolgen.

Ergibt die Risikoanalyse, dass für die Geschäftsbeziehung nur ein geringes Risiko der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung besteht, gelten vereinfachte Sorgfaltspflichten. Verpflichtete können dann den Umfang der Maßnahmen zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten reduzieren, was besonders die Anforderungen zur Überprüfung der Identität deutlich reduziert.

Ergibt die Risikoanalyse dagegen ein besonders hohes Risiko für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, sind die in § 15 GwG geregelten verstärkten Sorgfaltspflichten anzuwenden und beispielsweise die Herkunft der Vermögenswerte aufzuklären oder die Geschäftsbeziehung verstärkt zu überwachen.

Organisatorische Pflichten und Meldepflicht bei Geldwäsche-Verdachtsfällen

Unverzügliche elektronische Meldung von Verdachtsfällen

Ergeben sich Anhaltspunkte auf Geldwäsche, d.h. Vermögenswerte haben möglicherweise eine illegale Herkunft oder stehen im Zusammenhang mit der Terrorismusfinanzierung, muss der Verpflichtete den Verdachtsfall unverzüglich dem Bundeskriminalamt (BKA) melden. Die Meldung hat entsprechend § 45 GwG elektronisch zu erfolgen, der Verpflichtete hat sich dazu bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen elektronisch zu registrieren. Meldungen über den Postweg sind nur in Ausnahmen erlaubt, beispielsweise bei Störung der elektronischen Datenübermittlung.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht

Für Verpflichtete gilt eine in § 8 GwG geregelte Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfrist: zum einen müssen die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Daten in geeigneter Weise aufgezeichnet und aufbewahrt werden, zum anderen aber auch die Ergebnisse der durchgeführten Risikoanalysen.

Sofern nicht andere gesetzliche Bestimmungen über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen gelten, sind die Aufzeichnungen und sonstigen Belege fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach Ablauf von zehn Jahren zu vernichten.

Eintragung ins Transparenzregister

Mit der Änderung des Geldwäschegesetzes wurde 2017 ein Transparenzregister eingeführt, geregelt in § 18 GwG. Im Transparenzregister werden die wirtschaftlich Berechtigten von juristischen Personen des Privatrechts, eingetragenen Personengesellschaften oder Trusts erfasst.

Zum wirtschaftlich Berechtigten sind folgende Angaben einzuholen:

Vor- und Nachname,
Geburtsdatum,
Wohnort,
Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
die Staatsangehörigkeit.

Die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten sind jährlich zu überprüfen, Änderungen unverzüglich an das Transparenzregister zu melden.

Fazit Geldwäschegesetz: Unternehmen sollten Ihre Mitwirkungspflichten kennen und einhalten

Auch wenn der Hauptzweck des Geldwäschegesetzes die Aufdeckung und Verfolgung von geldwäscherelevanten Tatbeständen ist, regelt es gleichzeitig die Mitwirkungspflichten, die an Unternehmen als Verpflichtete im Sinne des Gesetzes gestellt werden.

Diese Pflichten sollten Sie als Unternehmer kennen und einhalten, da deren Missachtung eine Ordnungswidrigkeit ist und hohe Geldstrafen drohen. Sind Sie sich nicht, ob Sie Verpflichteter im Sinne des GwG sind und welche Anforderungen aus dem GWG Sie beachten müssen, sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam eine Lösung finden.

Der Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice: Was Onlinehändler bei der Nutzung unbedingt beachten müssen

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Amazon als Marktplatz hat sich für viele Onlinehändler zu einem wichtigen, wenn nicht sogar dem wichtigsten Absatzkanal für die angebotenen Produkte entwickelt; oft sogar noch vor dem eigenen Online-Shop.

Den gestiegenen Anforderungen der Kunden versucht Amazon gerecht zu werden, indem immer mehr Prozesse automatisiert und digitalisiert werden. Für seine Business-Kunden hat Amazon deshalb den Umsatzsteuer-Berechnungsservice bzw. kurz VCS (steht für Amazon VAT Calculation Service) eingeführt, mit dem die Rechnungsstellung für Geschäftskunden (B2B) automatisiert und die Umsatzsteuerberechnung erheblich vereinfacht werden soll.

Neben vielen positiven Kommentaren zu den Vorteilen und Erleichterungen, die der Service Onlinehändlern bietet, gab es aber auch einiges an Kritik, vor allem Schwächen im Bereich der Gültigkeit bzw. Richtigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei grenzüberschreitenden Lieferungen werden häufig genannt.

Trotzdem werden Onlinehändler, die auf Amazon Produkte an Geschäftskunden verkaufen wollen, um die von Amazon empfohlene Nutzung nicht herumkommen, ein sanfter Druck seitens des Versandhandels-Riesen ist schon länger spürbar. Deshalb erklären wir Ihnen in diesem Beitrag, was die Vor- und Nachteile des Umsatzsteuer-Berechnungsservice sind, wie Sie sich anmelden können und warum der Einsatz eines professionellen Buchhaltungssystem wichtig ist.

Was ist der Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice?

Vor Einführung des VCS war es gängige Praxis, dass Geschäftskunden für Produkte, die sie über den Amazon-Marktplatz gekauft haben (B2B), beim Verkäufer die zugehörige Rechnung anfordern mussten. Nicht selten führte das dazu, dass Rechnungen nicht oder nur mit großem Aufwand beschafft werden konnten, die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen wurde oder Rechnungen nicht die gesetzlichen Pflichtangaben enthielten und das sowohl in der Buchhaltung als auch bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung zu Problemen führte.

Diese Probleme will Amazon mit dem Umsatzsteuer-Berechnungsservice beseitigen. Denn beim VCS wird für jede Transaktion auf dem Amazon Business-Marktplatz innerhalb der EU automatisch eine Rechnung erstellt und darauf die entfallende Umsatzsteuer berechnet.

Vorteile des Umsatzsteuer-Berechnungsservice

Der Umsatzsteuer-Berechnungsservice ermöglicht es Amazon Business-Kunden, ihren Geschäftskunden Rechnungen mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer bereitzustellen. Für jede B2B-Transaktion wird dazu eine separate Rechnung erstellt und die darauf entfallende Umsatzsteuer berechnet.

Bei B2B-Transaktionen ergeben sich für Verkäufer und Käufer außerdem die folgenden Vorteile:

Automatisierte Berechnung und Anzeige von Nettopreisen für verifizierte Amazon Business-Kunden
Automatische Erstellung und Übermittlung von Umsatzsteuer-Rechnungen im Namen des Onlinehändlers für alle Amazon-Bestellungen
Geschäftskunden können über ihr Amazon-Account direkt auf ihre Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer zugreifen. Es entfällt der früher übliche E-Mail-Verkehr, mit dem Käufer oft Rechnungen nachträglich beim Verkäufer anfordern mussten
Beim Verkäufer reduziert das den Aufwand für rechnungsbezogene Kundenkontakte
Der Verkäufer erhöht die Sichtbarkeit seiner Angebote in der Produktsuche, dadurch steigen die Chancen auf das Einkaufswagenfeld
Die Anzeige des sogenannten „Business-Verkäufer-Badge“ erhöht das Vertrauen potenzieller Käufer in das Angebot teilnehmender Onlinehändler

Die Produkte selbst werden vom Onlinehändler – wie bislang üblich – ganz normal auf dem Amazon-Marktplatz eingestellt. Geschäftskunden, die ebenfalls Amazon Business nutzen, bekommen die Produkte mit ihrem Nettopreis angezeigt.

Um teilnehmen zu können, müssen Onlinehändler die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

Voraussetzungen für die Nutzung des Umsatzsteuer-Berechnungsservice

Um am VCS teilnehmen zu können, müssen Amazon Business-Kunden mindestens die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

Sie müssen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) aus einem der teilnehmenden EU-Mitgliedsstaaten besitzen (in der Regel in dem Land, in dem sich der Unternehmenssitz befindet).
Zusätzlich benötigen sie eine gültige USt-ID für den EU-Mitgliedsstaat, aus dem der Versand erfolgt.
Für jeden EU-Mitgliedsstaat, in dem das Amazon-FBA-Agreement einen Lagerbestand erlaubt (Land, CEE PAN-EU), muss der Onlinehändler ebenfalls eine USt-ID besitzen.
Der Teilnehmer muss eine Standard-Versandadresse in dem EU-Mitgliedsstaat haben, von dem aus der Versand der Produkte erfolgt.

Neben den weiter oben beschriebenen, offensichtlichen Vorteilen wird aber auch immer wieder Kritik am Umsatzsteuer-Berechnungsservice von Amazon laut.

Schwächen des Umsatzsteuer-Berechnungsservice

Fehlende Kontrollen:

Auch wenn Amazon für seine am Umsatzsteuer-Berechnungsservice teilnehmenden Business-Kunden die Rechnungsstellung und Umsatzsteuerberechnung übernimmt, die Verantwortung für die korrekte Berechnung und Meldung gegenüber dem Finanzamt liegt einzig und allein beim Unternehmer selbst.

Am VCS teilnehmende Onlinehändler sollten deshalb zum einen den Prozess verstehen, mit dem Amazon die Umsatzsteuer ermittelt und zum anderen Kontrollen implementieren, um die Richtigkeit zu überwachen. Eine Möglichkeit ist beispielsweise der Einsatz einer professionellen Buchhaltungssoftware, die unabhängig von Amazon die Rechnungsstellung und Umsatzsteuerberechnung übernimmt und mit den aus Amazon importierten Rechnungen vergleicht.

Fehlerhafte Berechnung von Steuersätzen:

Durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware erkennen Onlinehändler außerdem sofort, wenn Amazon VCS falsche Steuersätze zur Berechnung der Umsatzsteuer verwendet. Besonders bei Lieferungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten mit variierenden Umsatzsteuersätzen für gleiche Produkte wird häufiger von diesem Problem berichtet. Denn auch hier gilt: für den Fehler ist der Onlinehändler verantwortlich, weshalb er Verkäufe über Amazon sowie deren umsatzsteuerliche Korrektheit überprüfen sollte.

Keine Überprüfung von USt-IDs durch Amazon:

Eine oft diskutierte Schwachstelle im System ist die fehlende Überprüfung der von Käufern hinterlegten Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Das ist jedoch eine wichtige Voraussetzung, damit Transaktionen als innergemeinschaftliche Verbringungen deklariert werden können und somit steuerfrei bleiben. Geprüft wird von Amazon weder die Gültigkeit noch die Richtigkeit der hinterlegten USt-IDs.

Für Onlinehändler besteht das nicht unerhebliche Risiko, dass der Verkauf nicht die Anforderungen an eine innergemeinschaftliche Lieferung erfüllt und deshalb wie ein Verkauf an Endkunden innerhalb eines EU-Mitgliedsstaates (B2C) eingestuft wird. Als Konsequenz droht dem Onlinehändler bei einer Betriebsprüfung eine entsprechende Nachzahlungsforderung durch das Finanzamt, da die Lieferung der Umsatzsteuer unterlegen hat.

Glaubt man unabhängigen Quellen, sind bis zu fünf Prozent der bei Amazon hinterlegten US-IDs ungültig. Auch hier kann Ihnen eine professionelle Buchhaltungssoftware helfen, denn viele am Markt verfügbare Programme prüfen die Richtigkeit und Gültigkeit hinterlegter USt-IDs standardmäßig.

Wenn Sie Hilfe bei der Wahl eines passenden Buchhaltungssystems benötigen, dann sprechen Sie uns an. Als vollständig digitalisierte Online-Steuerberatungskanzlei sind wir Partner zahlreicher führender Anbieter von Buchhaltungssoftware und finden gemeinsam die für Sie geeignete Lösung.

Wie können sich Onlinehändler zum Umsatzsteuer-Berechnungsservice anmelden?

Den Service können Onlinehändler in ihrem Verkäuferkonto mit wenigen Klicks aktivieren.

Melden Sie sich in Ihrem „seller central“-Verkäuferkonto an und wählen Sie unter „Einstellungen“ den Punkt „Informationen zum Verkäuferkonto“ aus
Danach wählen Sie „Einstellungen zur Umsatzsteuerberechnung“ und starten den 3-stufigen Anmeldeprozess
Schritt 1: Wählen Sie „Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinzufügen“ und fügen Sie für jedes Land, in dem Ihr Unternehmen registriert ist, die jeweilige USt-ID und die zugehörige Adresse ein und bestätigen die Eingabe mit „USt-IDNr. hinzufügen“
Schritt 2: Danach geben Sie die Standard-Versandadresse ein, von der der Großteil Ihrer Bestellungen hauptsächlich verschickt wird. Händler mit Sitz in der EU, die für den Versand ausschließlich Amazon nutzen (FBA), geben hier die Adresse ihres Hauptgeschäftssitzes an
Schritt 3: Im letzten Schritt müssen Sie noch den Produktsteuercode wählen, der für die Mehrheit Ihrer verkauften und verschickten Produkte angewandt wird. Außerdem müssen Sie angeben, welcher Steuersatz für die Versand-Nebenkosten gilt.

Abschließend müssen Sie noch das Datum angeben, an dem der Umsatzsteuer-Berechnungsservice beginnen soll und im Anschluss die gemachten „Einstellungen speichern“.

Ergeben sich nachträgliche Änderungen bei den Steuerinformationen, können Sie diese nachträglich jederzeit im Account durchführen.

Fazit zum Umsatzsteuer-Berechnungsservice

Der Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice ist durchaus dazu geeignet, Onlinehändlern, die den Amazon-Marktplatz vor allem für B2B-Bereich-Geschäfte nutzen, die Rechnungsstellung zu erleichtern. Zudem kann die Nutzung des Service die Sichtbarkeit der angebotenen Produkte erhöhen und damit für höhere Umsätze sorgen.

Bei der Berechnung der Umsatzsteuer, den zugrundeliegenden Steuersätzen oder der systemseitigen Überprüfung der hinterlegten USt-ID von Käufern dürften sich Onlinehändler aber nicht allein auf das Ergebnis von Amazon verlassen. Denn für Fehler haftet einzig der Unternehmer, weshalb nachgelagert ausreichend Kontrollen implementiert werden sollten, um diese frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Ein guter Ansprechpartner ist dabei Ihr Steuerberater, der Ihnen die Vor- und Nachteile des Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice für Ihr Geschäft erklären kann. Als Partner zahlreicher Anbieter von Buchhaltungssoftware kann er Ihnen außerdem helfen, eine geeignete Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Zögern Sie deshalb nicht und sprechen Sie uns diesbezüglich an!

Die steuerlichen Folgen eines Hochwassers

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Im Zuge der aktuellen Unwetter stellt sich immer dieselbe Frage – wie geht es weiter?

Nachdem der Schlamm und die Schäden beseitigt sind, kommen die Fragen, an die Betroffene im ersten Moment nicht denken. Ein Aspekt sind Folgen für das berufliche Standbein bis hin zum Gesamtverlust des beruflichen Standbeins. Folgend wollen wir die Lage von Online-Händlern näher betrachten.

Was kann dem Online-Händler im Rahmen derartiger Naturkatastrophen verloren gehen? Neben dem Inventar und den Lagerbeständen können die notwendigen Zoll und umsatzsteuerliche Dokumente Buchführungsunterlagen unwiderruflich verloren gehen.

Inventar und Lagerbestand können bei Totalverlust steuerlich gewinnmindernd abgeschrieben werden.

Besonders schwerwiegend kann der Verlust von Dokumenten aus umsatzsteuerlicher oder Zollsicht sein. Wie immer ist in diesem Fall Eile und Dokumentation geboten. Nach einer Bestandsaufnahme, was an Dokumenten verloren gegangen ist, sollte man sich zeitnah an den Rechnungs- oder Dokumentenaussteller wenden, um eine Kopie oder Zweitschrift zu bekommen.

Was geschieht jedoch mit der Buchführung; fehlende Buchhaltungsunterlagen führen in Betriebsprüfungen regelmäßig zu Schätzungen, diese fallen in der Regel eher Zugunsten der Finanzbehörden aus. Um Problemen entgegenzuwirken wollen wir Betroffenen einige Hinweise an die Hand geben, um die Folgen auf dieser Ebene möglichst gering zu halten.

Eine gute Nachricht vorab, die Oberfinanzdirektion NRW hat mit Schreiben vom 16.07.2021 (AZ. 1915 – 6/48 – V A 3) zur Abmilderung unbilliger Härten veröffentlicht, dass aus dem unwetterbedingten Verlust der Buchführungsunterlagen den Steuerpflichtigen keine steuerlichen Nachteile entstehen sollen. In den meisten Fällen ist dies auch “weit” auszulegen, dies haben auch Unwetter in den vergangenen Jahren bereits gezeigt. Onlinehändler haben in diesem Punkt auch einen Vorteil, da sie ausnahmslos elektronische Aufzeichnungsgeräte benutzen, bei denen entweder alle Bewegungsdaten oder zumindest Anfangs- und Enddaten gegeben sind (Bankbestände, PayPal Bestände, Kreditkartenbestände und so weiter). Somit lässt sich zumindest die Buchhaltung „rückwärts“ aufbereiten und nachvollziehen.

Noch einmal zurück zum Schreiben in der Oberfinanzdirektion: Dazu sollen Betroffene schnell reagieren. Neben der Kontaktaufnahme zum Steuerberater und dem Finanzamt, sollten die Schäden dokumentiert werden und die Verluste nach Möglichkeit direkt benannt werden. Unter Umständen können beschädigte Unterlagen von Spezialisten gerettet werden, hierzu kann man sich u. an die örtlichen IHK´s wenden.

Um dem Totalverlust der Buchführungsunterlagen zu entgehen, erkennen Finanzämter in der Regel auch Rechnungskopien und Zweitschriften sowie Eigenbelege an. Diese sollten jedoch zeitnah besorgt werden.

Um für einen ähnlichen Fall gerüstet zu sein, empfiehlt sich die Digitalisierung der Buchführung.

In Fällen von höherer Gewalt, gibt es die Rücklage für Ersatzbeschaffung (R 6.6 EStR) um den Ersatz von Wirtschaftsgütern des Anlage- und Umlaufvermögens zu erleichtern. Um über den Buchwert liegende Kompensationen von Versicherungen nicht noch ertragsteuerlich berücksichtigen zu müssen, kann eine Gewinnrealisierung durch Aufdeckung stiller Reserven vermieden werden, wenn ein Wirtschaftsgut des Anlage- oder Umlaufvermögens aufgrund höherer Gewalt oder infolge oder zur Vermeidung eines behördlichen Eingriffs gegen eine Entschädigung aus dem Betriebsvermögen ausscheidet und alsbald ein funktionsgleiches Ersatzwirtschaftsgut angeschafft wird (BFH, Urteil v. 29.4.1999, IV R 7/98, BStBl 1999 II S. 488).

Voraussetzungen dafür ist neben den bereits erwähnten Punkten des Ausscheidens aufgrund höherer Gewalt, die fristgerechte Anschaffung eines Ersatzwirtschaftsguts und das Führen eines besonderen laufenden Verzeichnisses. Die Frist beträgt eigentlich ein Jahr, kann im Einzelfall angemessen auf bis zu vier Jahre verlängert werden. Dazu muss der Steuerpflichtige glaubhaft macht, dass die Ersatzbeschaffung noch ernstlich geplant und zu erwarten ist, aber aus besonderen Gründen noch nicht durchgeführt werden konnte. Zur Verdeutlichung ein kleines Beispiel:

Der im Betriebsvermögen befindliche PKW mit einem Buchwert von 10.000 € wird im Zuge höherer Gewalt zerstört. Die Versicherung erstattet einen Zeitwert von 20.000 €. Um die 10.000 € stillen Reserven, Differenz zum Buchwert, nicht versteuern zu müssen, können diese auf die Anschaffung des Ersatzwirtschaftsgutes übertragen werden. Im Zuge dessen reduziert sich jedoch die Abschreibung für Abnutzung.

Abschließend noch eine Info, wie Sachspenden steuerlich zu behandeln sind.

Bei unentgeltlich Zuwendungen im Zeitraum vom 15.07. – 31.10.2021 aus einem Unternehmen, wird auf eine Besteuerung als Entnahme im Sinne des § 3 Abs. 1b UStG verzichtet, wenn es sich bei den Entnahmen um

Lebensmittel, Tierfutter
für den täglichen Bedarf notwendige Güter (insbesondere Hygieneartikel, Reinigungsmittel, Kleidung, Geschirr oder medizinische Produkte)
zur unmittelbaren Bewältigung des Unwetterereignisses sachdienliche Wirtschaftsgüter (z.B. Pumpen, Werkzeug, Maschinen, usw.)

handelt und diese selbstredend unmittelbar von der Flutkatastrophe Betroffenen zugutekommen.

Sollten Unternehmer zum Zwecke der unentgeltlichen Weitergabe an Menschen in den betroffenen Gebieten derartige Waren kaufen, wird aus Billigkeitsgründen unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG der Vorsteuerabzug gewährt.

Kurz zusammengefasst; Betroffene sollten sämtliche für die Buchhaltung und Steuern relevante Verluste an Aufzeichnungen und Dokumenten zeitnah dokumentieren und den Kontakt zu den Ausstellenden sowie dem Steuerberater und den zuständigen Behörden suchen. Dieses Vorgehen erhöht die Chancen in den Genuss der Auswirkungen des oben zitierten Schreibens der Oberfinanzdirektion zu kommen und negative Steuerfolgen zu verhindern.

Warum Onlinehändler einen auf E-Commerce spezialisierten Steuerberater brauchen

4 Antworten

Schon vor der Corona-Krise wuchs der Onlinehandel kontinuierlich und mit jährlich hohen Wachstumsraten. Mit dem Ausbruch der Pandemie erlebte das E-Commerce-Business aber nochmal einen kräftigen Schub, da nun auch Unternehmen, die ihre Produkte und Dienstleistungen bislang fast ausschließlich offline verkauft haben, den Schritt in den Onlinehandel wagen, um zukünftig wirtschaftlich erfolgreich zu bleiben.

Gleichzeitig wirkt die Corona-Krise wie ein Katalysator und führt zu einer Erhöhung des Digitalisierungsgrades bei Unternehmen, sichtbar an verbesserten Workflows und der Automatisierung von Geschäftsprozessen, Arbeitsabläufen und Lieferketten.

Anforderungen an die steuerliche Beratung wachsen kräftig

Ob Schnittstellen zu vorgelagerten Warenwirtschaftssystemen oder einer nachgelagerten Fakturierungssoftware, die Anbindung zu Buchhaltungssystemen von Drittanbietern oder die automatisierte Abrechnung und Rechnungsstellung von mehreren hundert Paketversendungen pro Tag: Je höher der Digitalisierungsgrad im Onlinehandel, umso mehr steigen auch die Anforderungen und Bedarfe an steuerliche Beratungsleistungen. Und die Komplexität erhöht sich nochmals, wenn es sich um grenzüberschreitende Lieferungen oder die Inanspruchnahme von Fulfillment-Anbietern handelt.

Zudem kommen von regulatorischer Seite große Veränderungen auf die Branche zu, denn mit der EU-Umsatzsteuerreform 2021 soll ein einheitlicher Binnenmarkt im E-Commerce geschaffen werden. Für Onlinehändler, die ihre Waren an Privatkunden im EU-Ausland verkaufen, bringt das ab Juli diesen Jahres zahlreiche Veränderungen bei der Deklarierung und Abführung im Ausland fälliger Umsatzsteuer mit sich.

Tipp: Was Onlinehändler beim grenzüberschreitenden Versand an Privatkunden zukünftig beachten müssen, können Sie hier nachlesen.

Onlinehändler brauchen spezialisierte Steuerberater

In den meisten Fällen ist die Fülle an steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen sowie deren Komplexität ohne die Unterstützung eines auf den Onlinehandel spezialisierten Steuerberaters kaum noch zu bewältigen. Vor allem dann nicht, wenn der Unternehmer seinen Fokus auf das Kerngeschäft nicht verlieren und teure Fehler von Anfang an vermeiden will.

Zahl der Betriebsprüfungen bei Onlinehändlern nimmt deutlich zu

Das starke Wachstum im E-Commerce weckt natürlich auch das Interesse der Finanzbehörden. Zum einen, weil die gestiegenen Anforderungen (z.B. bei grenzüberschreitenden Fernverkäufen) und fehlendes Fachwissen umsatzsteuerliche Risiken bergen. Zum anderen aber auch, weil sich in diesem Bereich immer noch viele Händler „tummeln“, die steuerliche Anforderungen nicht ganz so ernst nehmen.

Es ist also nicht verwunderlich, dass in den letzten Jahren die Zahl der Betriebsprüfungen bei Onlinehändlern überdurchschnittlich stark zugenommen hat. Die Finanzämter prüfen dabei besonders häufig Unternehmen, die an Amazon-FBA-Programmen teilnehmen, da hier das Risiko von nicht richtig ausgewiesener oder im falschen Land abgeführter Umsatzsteuer besonders hoch ist. Aber auch bei Lieferungen und Leistungen im Inland können schnell Fehler passieren, die aus fehlendem steuerlichen Sachverstand resultieren, zu hohen Nachzahlungen führen und im Extremfall sogar existenzgefährdend sein können.

Deshalb empfehlen Branchenkenner, sich von Anfang an von einem auf den Onlinehandel spezialisierten digitalen Steuerberater unterstützen zu lassen und dadurch Rechtssicherheit für das eigene Online-Unternehmen zu erhalten. Ein Steuerberater, der sich mit einer ordnungsgemäßen Buchhaltung für Verkäufe auf Amazon, Ebay & Co. genauso gut auskennt, wie mit den verbundenen umsatzsteuerlichen Vorgängen oder gängigen Online-Bezahlsystemen wie Paypal, Klarna oder Alipay.

Worauf sollten Onlinehändler bei der Wahl eines digitalen Steuerberaters achten?

Da es sich beim Onlinehandel um ein – im Vergleich zu vielen anderen etablierten Wirtschaftsbereichen – noch sehr junges Geschäftsfeld handelt, gibt es bislang nur wenige Steuerberater, die darauf spezialisiert sind und über das notwendige Spezialwissen verfügen.

Denn nur „digital“ aufgestellt sein und sich mit einem einzigen Programm auszukennen, reicht heute bei weitem nicht mehr aus. Vielmehr muss sich ein Steuerberater für Onlinehändler mit wichtigen Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Programmen (z.B. Taxdoo, Lexoffice, FastBill oder Datev) genauso gut auskennen, wie mit der aktuellen Steuergesetzgebung auf nationaler und internationaler Ebene.

Achten Sie bei der Wahl eines digitalen Steuerberaters deshalb unbedingt darauf, dass dieser mit seiner eigenen Kanzlei bereits digital und effizient aufgestellt ist. Das beginnt schon damit, dass Terminbuchungen online möglich sind, Besprechungen per Videocall durchgeführt werden und der spätere Workflow inkl. Dokumentenmanagement automatisiert und papierlos ist.

Folgende Fragen helfen Ihnen in einem möglichen Erstgespräch:

Mit welchen Schnittstellen arbeitet der Steuerberater?
Welche Programme werden eingesetzt?
Wie wird eine reibungslose Schnittstellenkommunikation zwischen den Systemen gewährleistet?
Gibt es eine entsprechende Verfahrensdokumentation?
Welche steuerlichen Verpflichtungen ergeben sich durch Ihre Geschäftstätigkeit?
Welche sozialversicherungsrechtlichen Aspekte sind für Sie relevant?

Wichtig für Ihren Steuerberater sollte die reibungslose Verknüpfung aller Systeme sein, damit ein problemloser Workflow und damit ein rechtssicherer und transparenter Geschäftsbetrieb gewährleistet sind und Sie sich ausschließlich auf ihre Kernkompetenz konzentrieren können: Ihre Produkte und Dienstleistungen online zu verkaufen.

DHW Steuerberatung: Die vollständig digitale Steuerberatung für den Onlinehandel

Als vollständig digitalisierte und auf den E-Commerce spezialisierte Steuerkanzlei sind wir genau der richtige Ansprechpartner für Onlinehändler und haben uns spezialisiert auf die Bedürfnisse rein digitaler Mandanten, agiler Unternehmen und ganz besonders von Onlinehändlern. Wir helfen Ihnen bei der Digitalisierung und Beschleunigung Ihrer Prozesse und am Ende natürlich auch beim Steuern sparen.

Wir wenden unser Wissen nicht nur an, sondern wollen Teil der Innovation sein. Entsprechend unserer Philosophie betreuen wir deutschlandweit unsere Mandate komplett papierlos und digital und arbeiten mit etablierten Partnern wie FastBill, Lexoffice, Taxdoo, Amainoice, AccountOne und vielen anderen zusammen und helfen bei der Prozessoptimierung und Wissensvermittlung.

Die Qualifikation unserer Mitarbeiter hat für uns eine sehr hohe Priorität, da davon am Ende unsere Mandanten direkt profitieren. Jeder Mitarbeiter, der einen festen Mandantenstamm betreut, verfügt deshalb auch über ein zertifiziertes Fachwissen im Umsatzsteuerrecht und bildet sich fortlaufend weiter. Unter der Leitung von Christian Deák, selbst Steuerberater mit zertifizierten Fachberater- und Beratertiteln und Geschäftsführer unserer Steuerkanzlei, gehören wir mittlerweile zu den bekanntesten und führenden Beratungsgesellschaften der Branche. Wir wurden bereits mehrfach ausgezeichnet, unterrichten Steuerrecht an der FOM Hochschule, treten regelmäßig als Speaker auf Veranstaltungen auf und veröffentlichen als Autoren für mehrere Institute wie die Steuerfachschule Endriss und den Deubner Verlag.

Wenn wir Ihr Interesse an einer Mandantschaft geweckt haben und Sie bereit sind, Ihre Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und bedarfsgerecht zu optimieren, freut sich unser Team auf eine Kontaktaufnahme über unsere Online-Terminauswahl.

Weitere Informationen zur DHW Steuerberatung erhalten Sie außerdem auf unserer Homepage.

One Stop Shop 2021 – Was ändert sich für den E-Commerce und wer sollte sich zum OSS anmelden?

3 Antworten

Für Onlinehändler ergeben sich ab dem 01. Juli 2020 aus umsatzsteuerlicher Sicht zahlreiche Veränderungen, die von einer erheblichen Aufwertung des Bestimmungslandprinzips, dem Wegfall der bislang geltenden mitgliedslandspezifischen Lieferschwellen bis hin zur Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für die Abgabe der Umsatzsteuermeldung, dem One-Stop-Shop-Verfahren (OSS-Verfahren), reichen.

Die Einführung des OSS-Besteuerungsverfahrens soll die Abgabe der Umsatzsteuermeldungen für Onlinehändler, die grenzüberschreitend tätig sind, erheblich erleichtern.

Jens Lindner von AMZPro ist aufgefallen, dass aus Händlersicht noch Klärungsbedarf besteht und hat Christian Deák zum Gespräch auf seinem Youtube-Channel eingeladen.

Welchen Einfluss haben die wegfallenden Lieferschwellen für Amazon FBA Händler?
Was ändert sich an der Umsatzsteuer?
Was muss nun aktiv getan werden?
Worauf kommt es bei einem guten Steuerberater für Amazon FBA Händler an?

Beschäftigt dich dieses Thema ebenfalls? Im Interview zwischen Jens und Christian werden diese Fragen und vieles mehr verständlich und simpel erklärt.

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Was Onlinehändler bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt beachten müssen

2 Antworten

Melden sich die Betriebsprüfer des Finanzamtes bei Ihnen zur Durchführung einer Betriebsprüfung an, brauchen Sie nicht in Panik verfallen. Denn die Prüfer kommen – von wenigen Sonderfällen abgesehen – nicht unangemeldet, da die Außenprüfung als häufigste Form der Betriebsprüfung schriftlich per Prüfungsanordnung angekündigt werden muss. Damit bleibt Ihnen noch genügend Zeit, in der Sie sich ausreichend auf die Prüfung vorbereiten können.

In der Regel findet die Betriebsprüfung in den Geschäftsräumen des geprüften Unternehmens, Gewerbetreibenden oder Freiberuflers und zu den üblichen Geschäftszeiten statt. Da in den letzten Jahren die Bedeutung des Onlinehandels am gesamten Warenverkehr aber stark zugenommen hat, rücken immer mehr Onlinehändler, die ihre Tätigkeit nicht in „Geschäftsräumen“ im herkömmlichen Sinne ausüben, in den Fokus der Finanzverwaltungen. Wo in diesen Fällen die Außenprüfung stattfinden kann und was Onlinehändler dabei beachten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Exkurs: Was ist eine Betriebsprüfung?

Bei einer Betriebsprüfung (Außenprüfung im Rahmen des Steuerrechts) handelt es sich per Definition um eine:

… von der Finanzbehörde im Außendienst vorzunehmende Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte, bei der die Verhältnisse eines Steuerpflichtigen ermittelt, geprüft und beurteilt werden, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen.

Die Betriebsprüfung kann bei allen Steuerpflichtigen durchgeführt werden und überprüft die steuerlichen Verhältnisse von Gewerbebetrieben, Freiberuflern oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieben. Sie kann sich dabei auf eine oder mehrere Steuerarten beziehen, die Ihnen vorab ebenso mitgeteilt werden müssen, ebenso wie die von den Steuerprüfern geprüften Zeiträume.

Wie erfährt der Onlinehändler von der geplanten Betriebsprüfung?

Die formale Ankündigung einer Betriebsprüfung ist die schriftliche Prüfungsanordnung, der in der Praxis aber in der Regel noch eine telefonische Kontaktaufnahme durch das Finanzamt vorausgeht.

Telefonische Kontaktaufnahme der Finanzbehörde mit dem Steuerpflichtigen

In den meisten Fällen beginnt eine Betriebsprüfung mit einer telefonischen Kontaktaufnahme beim Unternehmer oder dessen Steuerberater, wenn dieser beim Finanzamt als Empfangsbevollmächtigter hinterlegt ist. Bei diesem Telefonat werden bereits:

der Name des Steuerprüfers,
der Beginn und Zeitraum der Prüfung,
die geprüften Zeiträume,
Art und Umfang der benötigten und bereitzuhaltenden Unterlagen und der
Ort der Prüfung

besprochen.

Vor allem die Abstimmung bzgl. des Prüfungsortes ist für Onlinehändler sehr wichtig, da unter Umständen die Kanzlei des digitalen Steuerberaters vom Sitz des Steuerpflichtigen räumlich weit entfernt sein kann. In diesem Fall müssen neben dem Ort der Prüfung auch die Art und Weise der Bereitstellung von Unterlagen vorab geklärt werden.

Die schriftliche Prüfungsanordnung durch die Finanzbehörde

Wie bei allen Steuerpflichtigen, muss auch bei Onlinehändlern die Betriebsprüfung über eine schriftliche oder elektronisch Prüfungsanordnung angekündigt werden (§ 196 AO), in der auch Art, Umfang und Zeitraum der Prüfung geregelt sind.

Die Prüfungsanordnung muss nach § 5 BpO mindestens die folgenden Angaben enthalten:

die Rechtsgrundlagen der Außenprüfung und die zu prüfenden Steuerarten
den Prüfungsumfang
den Beginn der Prüfung und den Prüfungsort; dies kann auch über einen gesonderten Verwaltungsakt erfolgen
den Prüfungszeitraum
Hinweise auf Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen
den Namen des Betriebsprüfers / der Betriebsprüfer (obligatorisch)

Die Prüfungsanordnung muss dem Unternehmer bzw. seinem Steuerberater in angemessener Zeit vor der Prüfung bekanntgegeben werden, solange der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Als angemessen werden dabei für Großbetriebe vier Wochen, in allen anderen Fällen zwei Wochen angesehen (§ 5 Abs. 4 BpO). Sobald die Prüfungsanordnung bekannt gegeben wurde, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nach § 371 Abs. 2 Nr. 1a AO nicht mehr möglich.

Wo findet die Betriebsprüfung für Onlinehändler statt?

Wie im vorherigen Abschnitt bereits festgestellt, muss dem Geprüften der Prüfungsort mitgeteilt werden, in der Regel sind das die Geschäftsräume des Unternehmens. Das ist auch in § 6 BpO geregelt, demzufolge „die Außenprüfung in den Geschäftsräumen des Unternehmens durchzuführen ist“. Die Umsetzung dieser Regel gestaltet sich vor allem dann schwierig, wenn es keine Geschäftsräume im ursprünglichen Sinne gibt, wie das bei Onlinehändler nicht selten der Fall ist.

Wo wird geprüft, wenn keine Geschäftsräume vorhanden sind?

Wenn ein geeigneter Geschäftsraum nachweislich nicht vorhanden ist und die Außenprüfung auch nicht in den Wohnräumen des Onlinehändlers stattfinden kann, ist nach § 200 Abs. 2 AO an Amtsstelle zu prüfen.

Die Festlegung des konkreten Prüfungsortes ist ein selbstständiger Verwaltungsakt, der gesondert von der Prüfungsanordnung ergeht und gesondert angefochten werden kann (vgl. BFH-Urteil vom 24.02.1989 III R 36/88, BStBl. 1989, 445; Klein/Rüsken, AO, § 200, Rz. 17; Pahlke/Koenig/Intemann, AO, § 200, Rz. 49; Tipke/Kruse, AO/FGO, § 200 AO, Rz. 39; Frotscher, AO, § 200 Rz. 25; Eckhoff in Hübschmann/Hepp/Spitaler, AO, § 200, Rz. 173).

Ist eine Prüfung beim Steuerberater möglich?

Sind keine eigenen Geschäftsräume vorhanden, kann der Onlinehändler auch eine Prüfung an einem anderen Ort, beispielsweise im Büro seines Steuerberaters, beantragen. Zwar besteht kein Anspruch auf die Durchführung der Prüfung beim steuerlichen Berater, jedoch darauf, dass das Finanzamt die Gründe für und gegen die in Betracht kommenden Prüfungsorte ermessensgerecht abwägt. Diese Ermessensentscheidung muss unter Berücksichtigung der Belange der Verwaltung und der schutzwürdigen Interessen des Unternehmers erfolgen (vgl. BFH-Beschlüsse vom 10.02.1987 IV B 1/87 BStBl II 1987, 360 und vom 30.11.1988 I B 73/88 BStBl II 1989, 265; Pahlke/Koenig/Intemann, AO, § 200, Rz. 48; Tipke/Kruse, AO/FGO, § 200 AO, Rz. 36; Frotscher, AO, § 200 Rz. 25).

Sollten keine gleichwertigen Verwaltungsinteressen entgegenstehen, dann ist dem Antrag des Unternehmens, die angeordnete Außenprüfung im Büro des steuerlichen Beraters durchzuführen, unter dem Gesichtspunkt der Verhältnismäßigkeit zu entsprechen (vgl. BFH-Beschluss vom 30.11.1988 a.a.O. in BStBl II 1989, 265; Urteil des niedersächsischen Finanzgerichts vom 26.11.1992 XI 341/91, EFG 1993, 501; Klein/Rüsken, AO, § 200, Rz. 16; Sauer in Beermann/Gosch, AO, § 200 Rz. 54; Eckhoff in Hübschmann/Hepp/Spitaler, AO, § 200, Rz. 171).

Prüfung beim Steuerberater bedarf gewichtiger Gründe

Erfordert eine sachgerechte Außenprüfung auch nach Auffassung des Gesetzgebers grundsätzlich die Prüfung in den Geschäftsräumen des Unternehmers, müssen die dem entgegenstehenden oder sogar für einen gar nicht im Gesetz genannten Prüfungsort (Kanzlei des Steuerberaters) sprechenden Gründe besonders gewichtig sein, um die eigentlich im Gesetz vorgesehene Prüfung an Amtsstelle ausschließen zu können (vgl. Urteil des niedersächsischen Finanzgerichts vom 26.11.1992 XI 341/91, EFG 1993, 501, FG Nürnberg vom 05.08.2009 4 K 709/2009).

Fazit Betriebsprüfung bei Onlinehändlern: AO und BpO regeln die Theorie, Pragmatismus meist die Praxis

Geht es bei der Bestimmung des Ortes einer Außenprüfung bei Onlinehändlern streng nach den gesetzlichen Vorgaben aus AO und BpO, dann hat sie in den Geschäftsräumen des Unternehmens stattzufinden. Ist eine Prüfung dort nicht möglich, dann erfolgt sie an Amtsstelle. Erst wenn diese beiden Alternativen ausscheiden, wird die Außenprüfung in den Räumen des Steuerberaters relevant.

In der Praxis sieht das allerdings meist ganz anders aus, da alle Beteiligten (Onlinehändler, Betriebsprüfer und Steuerberater) ein großes Interesse daran haben, die Prüfung zügig durchzuführen. Deshalb wird in der Regel schnell ein Kompromiss hinsichtlich eines geeigneten Prüfungsortes gefunden.

In vielen Fällen gibt es auch Vereinbarungen zwischen Betriebsprüfer und Steuerpflichtigen, die Unterlagen in digitaler Form zu übermitteln. Dadurch findet die eigentliche Prüfung – im Gegensatz zu früher – direkt im jeweiligen Finanzamt statt. Für den Steuerberater bzw. Steuerpflichtigen ist das mit deutlich weniger Aufwand verbunden.

Ein Beitrag der DHW Steuerberatung und Co-Autorin Andrea Köchling (in nicht dienstlicher Eigenschaft).