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Tax Compliance: Wie Sie ein Steuer-IKS vor teuren Fehlern schützen kann

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Unternehmer, die glauben, mit der elektronischen Übermittlung der für die Buchhaltung wichtigen Daten(z.B. Umsätze, Eingangsrechnungen oder Kontoauszügen an ihren Steuerberater ihre Pflicht getan zu haben und dass damit die Verantwortung für die Erstellung der Steuererklärung nun ausschließlich beim Steuerberater liegt, unterliegen einem gefährlichen Trugschluss.

Denn ob Umsätze auch wirklich richtig sind, Rechnungen korrekt ausgestellt sind und alle Anforderungen erfüllen oder der richtige Umsatzsteuersatz angewendet wurde, dafür ist der Unternehmer weiterhin selbst verantwortlich.

Ziehen sich eventuelle Fehler bis in die Steuererklärung durch, dann kann das für das Unternehmen richtig teuer werden kann. Ganz zu schweigen von einem möglichen Verdacht der versuchten Steuerhinterziehung, dem man sich schnell ausgesetzt sieht.

Um also sicherzustellen, dass trotz der komplexen Materie alle steuerlich relevanten Regelungen eingehalten und Fehler frühzeitig erkannt werden, ist es unerlässlich, ein funktionierendes Internes Kontrollsystem (IKS) zu implementieren. Wie ein solches Steuer-IKS aussehen kann, in welcher Form Kontrollen durchgeführt werden sollten und wie Sie die Durchführung dokumentieren können, stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor.

Definition: Was ist ein Internes Kontrollsystem (IKS)?

Ein Internes Kontrollsystem besteht laut Wikipedia aus:

„systematisch gestalteten technischen und organisatorischen Regeln des methodischen Steuerns von Kontrollen im Unternehmen zum Einhalten von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden, die durch das eigene Personal oder böswillige Dritte verursacht werden können“.

Die dabei beschriebenen Kontrollen können entweder nachgelagert (retrospektiv) durchgeführt werden oder bereits prozessimmanent – also präventiv – integriert sein. Der Vorteil von prozessimmanenten Kontrollen liegt auf der Hand, denn dabei werden Fehler bereits während der Verarbeitung erkannt und der Prozess wird erst fortgesetzt, nachdem der Fehler behoben wurde.

Bei den nachgelagerten Kontrollen wird der Prozess hingegen trotz des Fehlers fortgesetzt und kann erst zu einem späteren Zeitpunkt, nachdem er durch die Kontrolle entdeckt wurde, behoben werden. Ein gutes Beispiel dafür sind die durch eine Interne Revision durchgeführten Kontrollhandlungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung.

Ziele des Internen Kontrollsystems

Übersetzt bedeutet das also, ein Internes Kontrollsystem soll Sie in die Lage versetzen, Schwachstellen in Betriebs- und Verarbeitungsprozessen aufzuspüren und Fehler frühzeitig zu erkennen, um dadurch negative Implikationen für Ihr Unternehmen zu vermeiden.

Die Kontrollen können dabei manuell durchgeführt oder als automatische Kontrollen in Datenverarbeitungsprozesse integriert sein und Arbeitsprozessen vor- oder nachgelagert sein bzw. während der Verarbeitung (gleichgeschaltet) durchgeführt werden.

Neben den allgemeinen Aufgaben und Zielen eines Internen Kontrollsystems:

  • der Vermögenssicherung und dem Vermögensschutz,
  • Einhaltung unternehmensweiter Arbeitsplatzanweisungen und Governance-Regelungen,
  • Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit von Geschäftsprozessen,
  • Zuverlässigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtheit von Aufzeichnungen und Dokumentationen sowie
  • Umsetzung der Geschäftspolitik

verfolgt ein Steuer-IKS im speziellen die Aufgabe, die oben genannten Punkte auf alle für die Buchhaltung – und damit im weiteren Sinne auch die Steuerberechnung – relevanten Prozesse anzuwenden.

Aufbau eines Steuer-IKS

Grundsätzlich gibt es keine Vorgaben, wie ein Internes Kontrollsystem aufgebaut sein muss. Das bedeutet im Umkehrschluss: Jeder Unternehmer ist für den Aufbau eines funktionierenden IKS – in unserem speziellen Fall des Steuer-IKS – selbst verantwortlich, um die vorab genannten Ziele zu erreichen.

Prozessaufnahme und Festlegung des Kontrolldesigns

Das beginnt damit, dass Sie im Rahmen einer Prozessanalyse alle in Ihrem Unternehmen steuerrelevanten Prozesse und Systeme identifizieren und dokumentieren müssen, z.B. visuell in Form von Flussdiagrammen oder in Wort und Schrift als Arbeitsablauf-, Prozess- oder Funktionsbeschreibungen.

Nach der Prozessaufnahme müssen Sie die in den Prozessen vorhanden Arbeitsschritte identifizieren, an denen Fehler auftreten können, und dort – so es noch keine gibt – Kontrollen einrichten. Solche Punkte sind z.B. Schnittstellen, an denen Daten automatisch übertragen oder händisch durch Mitarbeiter in EDV-Systeme eingegeben werden.

Die Kontrollen können manuell in Form eines Vorher-Nachher-Vergleichs anhand von Übertragungslisten und -summen oder durch gesonderte Freigaben im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips nach der Dateneingabe (z.B. bei der Rechnungsstellung, bei Überweisungen etc.) durchgeführt werden.

Besonders bei der digitalen Datenverarbeitung kommen immer häufiger maschinelle Kontrollen zum Einsatz, die vor allem an Schnittstellen eine vollständige und richtige Datenübertragung gewährleisten sollen und Fehler bei der Datenübertragung verhindern. Weichen die übertragenen Daten von vordefinierten Parametern ab, wird die Übertragung als fehlerhaft abgebrochen und Sie werden automatisch (per Email, SMS oder WhatsApp) über den Fehler informiert.

Das implementierte Kontrollframework gehört selbstverständlich genauso zu einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation, wie die Prozessbeschreibungen.

Funktionsfähigkeit der Kontrollen prüfen und dokumentieren

Eine implementierte Kontrolle macht selbstverständlich erst dann Sinn, wenn sie auch wirklich durchgeführtwird. Bei maschinellen Kontrollen ist das kein Problem, hier läuft meist alles vollautomatisch ab und die Maschine hat kein Problem mit dem erhöhten Arbeitsaufwand. Problematischer wird es allerdings bei manuellen Kontrollen, denn hier lauert mit dem Faktor Mensch die größte Fehlerquelle.

Deshalb muss die tatsächliche Durchführung und Wirksamkeit der Kontrollen regelmäßig überprüft und diese Handlung nachweisbar dokumentiert werden. Im Englischen spricht man hier (u.a. im Zusammenhang mit dem Sarbanes-Oxley Act) vom „Test of Controls“.

Bestes Beispiel für diese unabhängige Kontrolltätigkeit ist bei großen Konzernen die Interne Revision, die in regelmäßigen Abständen und streng nach Prüfungsplan einzelne Unternehmensbereiche – und dort die Einhaltung der implementierten Kontrollen – überprüft.

Aber auch kleinere Unternehmen, die über keine eigene Interne Revision verfügen, sollten im Rahmen von Stichproben die tatsächliche Durchführung der implementierten Kontrollen und deren Wirksamkeit regelmäßig testen und damit überprüfen, ob die theoretischen Vorgaben auch in der Praxis tatsächlich umgesetzt werden.

Diese Prüfungshandlungen sollten Sie zu Nachweiszwecken unbedingt dokumentieren und die Unterlagen nachvollziehbar aufbewahren.

Unser Service: Wie wir Ihnen bei der Implementierung eines IKS helfen können

Wenn Sie ein oder mehrere Shop-Systeme betreiben und die Umsätze über eine Schnittstelle zur Erstellung der Steuererklärung automatisiert an Ihren Steuerberater übermitteln, sind Sie also weiterhin selbst für die Richtigkeit der Überprüfung der Umsätze und die korrekte Ausstellung von Rechnungen verantwortlich.

Wir unterstützen Sie aber gern bei der Einrichtung eines funktionierenden Kontrollsystems, mit dem Sie sicherstellen, dass steuerrechtliche Regelungen eingehalten werden und mit dem Sie jederzeit nachweisen können, dass in Ihrem Unternehmen ein Kontrollframework existiert, dessen korrekte Durchführung Sie auch regelmäßig überprüfen.

Sind Sie Betreiber eines oder mehrere Shop-Systeme, dann liefern wir Ihnen den Nachweis (jeweils zum 15.2, 15.5., 15.8. und 15.11. für das vorherige Buchungsquartal), dass die ans Finanzamt übermittelten Umsätze mit den Daten aus den vorgelagerten Shop-Systemen übereinstimmen. Dabei handelt es sich um eine summarische Prüfung der Umsätze sowie die Überprüfung umsatzsteuerlicher Sachverhalte (steuerfreie Umsätze / steuerpflichtige Umsätze) und ob die Daten in vor- und nachgelagerten Sytemen übereinstimmen. Außerdem verproben wir einzelne Rechnungen mit den jeweiligen Einzelumsätzen, um den korrekten Umsatzsteuerausweis auf der Rechnung sicherzustellen.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit erfahren möchten oder neben dem Steuer-IKS auch Hilfe bei der Erstellung der entsprechenden Verfahrensdokumentation benötigen, können Sie HIER einen 15-minütigen kostenlosen Gesprächstermin mit einem unserer Spezialisten buchen.

Zugriffsmöglichkeiten für den Betriebsprüfer: Das müssen Sie bei einer digitalen Betriebsprüfung beachten

2 Antworten

In unserem kürzlich erschienenen Beitrag „Warum eine Verfahrensdokumentation nach GoBD für Unternehmen Pflicht ist“ haben Sie bereits erfahren, warum Unternehmen bei einer Betriebsprüfung den Prüfern nicht nur das nackte Zahlenwerk buchhaltungsrelevanter Daten und Informationen bereitstellen müssen, sondern auch eine Verfahrensdokumentation nach GoBD, die organisatorisch wie technisch alle in einem Unternehmen vorhandenen buchhalterisch relevanten Geschäftsprozesse beschreibt, die zur Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen dienen und damit sicherstellen, dass die Anforderungen der Abgabenordnung (AO) sowie des Handelsgesetzbuches (HGB) eingehalten werden.

Das ist nicht nur wichtig, um die Steuerschuld eines Unternehmens korrekt zu ermitteln, sondern auch, um alle Arbeitsabläufe und Internen Kontrollen zu dokumentieren und damit auch die Tax Compliance(Steuerehrlichkeit) eines Unternehmens für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar nachzuweisen.

Mindestens genauso wichtig, wie die korrekte Beschreibung der Prozesse und Arbeitsabläufe sind aber selbstverständlich auch die bereits erwähnten Daten (z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belege, Quittungen, Geschäftsbriefe etc.), auf denen die EDV-gestützte Buchführung beruht und auf deren Basis Gewinn- und Verlustrechnungen durchgeführt und Jahresabschlüsse erstellt werden.

Bei einer digitalen Betriebsprüfung müssen diese Daten vollständig, richtig und zeitnah den Außenprüfern des zuständigen Finanzamtes auf deren Verlangen zur Verfügung gestellt werden. Das setzt zum einen die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen voraus, zum anderen müssen auch die Formen der Bereitstellung eingehalten werden. Beide Punkte regelt § 147 der Abgabenordnung (AO).

In diesem Beitrag erfahren Sie, in welcher Form steuerpflichtige Unternehmer den Zugriff auf buchhalterisch relevante Daten für Betriebsprüfer gewährleisten müssen, um insbesondere die Anforderungen nach § 147 Abs. 6 AO zu erfüllen.

Zugriffsarten nach GoBD

Bei den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung durch das Bundesministerium für Finanzen, die Vorgaben des Fiskus für buchhalterisch (und damit auch steuerlich) relevante IT-Systeme enthält, damit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auch beim Einsatz von IT in der Buchhaltung und bei der Jahresabschlusserstellung eingehalten werden.

Ein wichtiger Punkt ist dabei der Datenzugriff auf buchhalterisch relevante Daten, es geht also um die Art und Weise, wie ein Betriebsprüfer auf diese zugreifen kann, was konkret in § 147 Abs. 6 AO geregelt wird. Demnach hat die Finanzbehörde das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten, die mithilfe eines Datenverarbeitungs(DV)-Systems erstellt wurden, zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.

Fordert die Steuerbehörde den Zugriff auf buchhaltungsrelevante Daten an, hat sie die folgenden drei Möglichkeiten:

  • den unmittelbaren „nur lesenden“ Datenzugriff (Z1)
  • einen mittelbaren Datenzugriff auf Auswertungen nach Vorgabe der Prüfer (Z2) und
  • die Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten.

Z1 – Unmittelbarer Datenzugriff

Bei dieser Form des Datenzugriffs wird dem Außenprüfer der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, in Form des „Nur-Lesezugriffs“ direkt – also unmittelbar – auf das DV-System des Steuerpflichtigen zuzugreifenund dort alle relevanten aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten abzufragen. Das gilt auch dann, wenn sich die Daten bei einem Dritten befinden.

Im Rahmen dieser Zugriffsberechtigung müssen auch Zugriffe auf Stammdaten, Meta- oder Bewegungsdaten eingeräumt werden, damit alle buchhalterisch relevanten Informationen abgefragt werden können. Der Prüfer kann bei diesen Abfragen auch die Unterstützung von einer mit dem System vertrauten Person verlangen und außerdem die im DV-System bereits vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten(Sortieren, Filtern etc.) nutzen.

Nicht erlaubt ist es dem Betriebsprüfer dagegen, eigene Programme zu installieren, um über diesen Weg eigene Auswertungen durchzuführen. Außerdem darf der Betriebsprüfer nicht Remote auf die Systeme des Geprüften zugreifen.

In der Praxis hat es sich bewährt, in den relevanten DV-Systemen einen eigenen Benutzer einzurichten, dem über das Benutzerberechtigungssystem nach dem „Need-to-know-Prinzip“ ganz gezielt nur die für die Durchführung der Prüfung benötigten Leseberechtigungen zugeordnet werden und diesen Benutzer dann für den Zeitraum der Prüfung an den Betriebsprüfer zu vergeben. Der Steuerpflichtige ist selbst dafür verantwortlich, dass durch den gewährten Datenzugriff die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet ist!

Z2 – Mittelbarer Datenzugriff

Neben dem beschriebenen unmittelbaren Lese-Zugriff auf die DV-Systeme und Steuerdaten des Steuerpflichtigen kann der Betriebsprüfer auch vom Geprüften verlangen, dass dieser ihm die steuerlich relevanten Daten nach Vorgabe der Finanzbehörde bereits maschinell ausgewertet bereitstellt. Diese Auswertung kann auch durch einen Dritten erfolgen.

Die Auswertungen müssen nur in der durch das DV-System des Steuerpflichtigen möglichen Auswertungsmöglichkeiten und in maschinell lesbarer Form bereitgestellt werden. Auswertungen, die das DV-System des Steuerpflichtigen nicht leisten kann, müssen demzufolge auch nicht durchgeführt werden. Auf diese Auswertungen hat der Betriebsprüfer dann wiederum „Nur-Lesezugriff“.

Z3 – Datenträgerüberlassung

Neben den beiden vorher beschriebenen Möglichkeiten des Datenzugriffs können die Außenprüfer außerdem vom Geprüften verlangen, dass er die gespeicherten steuerlich relevanten Daten in Form eines maschinell verwertbaren Datenträgers zur Verfügung stellt. Das gilt auch dann, wenn ein Dritter die Daten bereitstellt.

Die gängigste Form der Datenträgerüberlassung ist die Bereitstellung der Datenträger als DVD – die Finanzverwaltung empfiehlt hier die Bereitstellung der Daten in Form des Beschreibungsstandard (was aber nicht zwingend ist).

Nach Abschluss der Prüfung, d.h. wenn dem Steuerpflichtigen das Prüfungsergebnis in Form eines Bescheids vorliegt, muss die zuständige Finanzbehörde die Daten löschen und den Datenträger zurückgeben.

Kosten der Datenbereitstellung

Die Kosten, die dem Steuerpflichtigen durch die vom Außenprüfer angeforderte Überlassung von Daten oder die Einrichtung des zum Datenabruf notwendigen Zugriffs entstehen, muss er im Sinne der „Mitwirkungspflicht von Steuerpflichtigen“ selbst tragen.

Kommt der Steuerpflichtige seiner Mitwirkungspflicht nicht nach, kann die Finanzbehörde ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro verhängen (§ 146 Abs. 2c AO).

Fazit: Eine gute Vorbereitung auf die digitale Betriebsprüfung spart Zeit und Geld

Damit eine Betriebsprüfung so reibungslos wie möglich abläuft, sollten Sie sich im Vorfeld bereits gut vorbereiten und sicherstellen, dass dem Prüfer der geforderte Datenzugriff eingerichtet wird bzw. die angeforderten Daten vollständig, richtig und zeitnah zur Verfügung gestellt werden.

Zum einen werden dadurch Wartezeiten des Prüfers vermieden und damit auch die Gefahr von möglichen Verzögerungsgeldern (von der Laune des Prüfers einmal abgesehen). Noch schlimmer wäre es, wenn der Finanzbeamte deshalb  bereits zu Prüfungsbeginn zum Schluss kommt, dass Sie nicht prüfungsbereit sind und deshalb wieder abrückt. Dann besteht das Risiko, dass Ihre Steuerschuld geschätzt wird, was für Ihr Unternehmen ziemlich teuer werden kann.

Vor allem angesichts der zuletzt gestiegenen Aktivität von Betriebsprüfern lohnt es sich, hier schnell aktiv zu werden und bestens vorbereitet auf die Anforderungen an den Datenzugriff und die Datenbereitstellung zu sein.

Sollten Sie dazu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an. Wir helfen Ihnen bei der Vorbereitung und Umsetzung!

Wegzugsbesteuerung: Wie Sie als GmbH-Gesellschafter Steuernachteile vermeiden können

1 Antwort

Planen GmbH-Gesellschafter, ihren Wohnsitz oder den Ort ihres gewöhnlichen Aufenthaltes ins Ausland zu verlegen, dann kann das schnell zu einer recht teuren Angelegenheit werden. Schuld daran ist die sogenannte Wegzugsbesteuerung, mit der der Gesetzgeber versucht, eine Kapitalflucht ins Ausland zu verhindern, indem stille Reserven einer Kapitalgesellschaft in Form von GmbH-Geschäftsanteilen auch im Inland steuerpflichtig sind.

Deshalb müssen sich natürliche Personen, die im Privatvermögen auch Anteile an einer Kapitalgesellschaft halten, vor einem Wegzug mit den möglichen steuerlichen Auswirkungen auseinandersetzen, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wer von der Wegzugsbesteuerung betroffen ist, wie sich die Höhe der Wegzugssteuer berechnet und welche Strategien möglich sind, um die Steuer zu vermeiden, zu verschieben oder zumindest in der Höhe zu reduzieren.

Definition: Was ist die Wegzugssteuer?

Nach § 6 des Gesetzes über die Besteuerung bei Auslandsbeziehungen (Außensteuergesetz bzw. AStG) wird beim Wegzug des Gesellschafters einer Kapitalgesellschaft ins Ausland ein fiktiver Veräußerungsvorgang unterstellt und für den Gesellschafter wird die Wegzugssteuer fällig.

Voraussetzung dafür, dass Wegzugssteuer fällig wird, ist ein mindestens 1-prozentiger Anteil des Gesellschafters an der Kapitalgesellschaft. Völlig unerheblich ist dabei, ob es sich bei der Gesellschaft um eine Kapitalgesellschaft nach deutschem oder ausländischem Recht handelt. Zudem spielt auch die Staatsangehörigkeit des Steuerpflichtigen keine Rolle. Betroffen sind also Personen, die ihren Wohnsitz ins Ausland verlegen wollen und die als Privatperson Anteile an einer Kapitalgesellschaft besitzen (z.B. Anteile an einer GmbH).

Da bei der Berechnung der Wegzugssteuer nur eine fiktive Veräußerung der Anteile unterstellt wird, d.h. der Gesellschafter diese nicht tatsächlich verkauft, fließt ihm auf der einen Seite keine Liquidität aus dem Verkauf zu, auf der anderen Seite muss er aber den Wertzuwachs seiner Beteiligung versteuern, d.h. es entsteht Einkommen ohne Geldfluss (im Fachjargon auch als „Dry Income“ bezeichnet).

Wer ist von der Wegzugsbesteuerung betroffen?

Betroffen von der Wegzugsbesteuerung ist jede Privatperson, die ihren Wohnsitz aus Deutschland ins Ausland verlagern will und eine Beteiligung von mindestens ein Prozent an einer Kapitalgesellschaft besitzt.

Seit Anfang dieses Jahres findet die Wegzugsbesteuerung persönliche Anwendung, wenn die betroffene Person innerhalb der letzten zwölf Jahre vor dem Wegzug mindestens sieben Jahre unbeschränkt in Deutschland steuerpflichtig gewesen ist (Vor 2022 waren es noch fünf von zehn Jahren).

Wie wird die Wegzugssteuer berechnet?

Als Teil der Einkommenssteuer wird zur Berechnung der Wegzugsbesteuerung ein fiktiver Unternehmensverkauf unterstellt, d.h. zur Berechnung der Wegzugssteuer muss der Unternehmenswert der Gesellschaft als Basis für die Steuerberechnung ermittelt werden. Das geschieht über das vereinfachte Ertragswertverfahren.

Berechnung der Wegzugssteuer mittels vereinfachtem Ertragswertverfahren

Zum besseren Verständnis stellen wir die Berechnungssystematik der Steuerlast des Gesellschafters nach dem vereinfachten Ertragswertverfahren nachfolgend in allgemeiner Form vor. Individuelle Besonderheiten bleiben unberücksichtigt und sollten für jeden Einzelfall mit dem Steuerberater besprochen werden, für etwaige Fehler oder Ungenauigkeiten im Beispiel übernehmen wir deshalb auch keine Gewähr, dieses dient lediglich der Veranschaulichung!

Berechnung:

Basis bei der Berechnung der Wegzugsbesteuerung nach dem vereinfachten Ertragswertverfahren ist der von der Kapitalgesellschaft erzielte durchschnittliche Gewinn der drei Jahre vor dem Auslandsumzug des betroffenen Gesellschafters.

Dieser Durchschnittswert wird anschließend mit dem Faktor von 13,75 multipliziert und von diesem Wert sind 60 Prozent mit dem persönlichen Steuersatz des Gesellschafters zu versteuern.

Beispiel:

Ein GmbH-Gesellschafter besitzt 7 Prozent der Geschäftsanteile an der Gesellschaft. In den drei Jahren vor dem Wegzug ins Ausland hat die GmbH folgende Gewinne erwirtschaftet:

  • Jahr 1: 145.000 Euro
  • Jahr 2: 201.000 Euro
  • Jahr 3: 213.500 Euro

Der durchschnittliche Gewinn dieser drei Jahre liegt bei 186.500 Euro. Die Multiplikation mit dem Faktor 13,75 ergibt 2.564.375 Euro.

60 Prozent von 2.564.375 Euro sind vom Gesellschafter mit seinem persönlichen Steuersatz zu versteuern, damit also: 1.538.625 Euro.

Angenommen, der persönliche Steuersatz des Gesellschafters liegt bei 30 Prozent, dann beträgt die Wegzugssteuer aus seinem GmbH-Anteil 461.587,50 Euro.

Wie können GmbH-Gesellschafter die Wegzugssteuer vermeiden?

Wie das kleine Rechenbeispiel bereits zeigt, kann sich die Wegzugssteuer auf einen ziemlich hohen Betrag summieren, dem – wie bereits beschrieben – vorerst kein Geldfluss gegenübersteht.

Deshalb sind Strategien gefragt, um die Wegzugssteuer – zumindest teilweise – zu vermeiden, zu minimieren oder hinauszuzögern.

Wegzug vermeiden oder zeitlich begrenzen

Die vermutlich einfachste Lösung liegt auf der Hand: Drohen durch einen Umzug ins Ausland sehr hohe steuerliche Belastungen, können Sie sich die Frage stellen, ob der Umzug tatsächlich notwendig ist.

Beantworten Sie diese Frage mit Ja, dann sollten Sie als nächstes überlegen, ob der Wegzug nicht auf eine Zeit unter sieben Jahre begrenzt werden kann, da es für diesen Zeitraum bei einem Umzug innerhalb des Euroraums eine Rückkehrreglung gibt. Das bedeutet, dass die Wegzugsbesteuerung rückwirkend entfallen kann, wenn der Steuerpflichtige seinen Wohnsitz innerhalb von sieben Jahren nach dem Wegzug wieder zurück nach Deutschland verlegt. Auf Antrag kann dieser Zeitraum nochmals um fünf Jahre verlängert werden.

Ein anderer Weg wäre zu prüfen, den Hauptwohnsitz in Deutschland nicht aufzugeben, also als Steuerinländer weiterhin in Deutschland unbegrenzt steuerpflichtig zu bleiben, so dass die Wegzugssteuer nicht anfällt. In diesem Fall sollten Sie aber unbedingt mit Ihrem Steuerberater prüfen, wie es sich in solchen Fällen mit Staaten verhält, mit denen Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen unterhält, da hier zur Erfüllung der unbeschränkten Steuerpflicht in Deutschland möglicherweise weitere Anforderungen gelten.

Verkauf der Gesellschaftsanteile

Ist der Umzug ist Ausland unumgänglich und eine Rückkehr innerhalb der nächsten sieben Jahre unwahrscheinlich, kann der Gesellschafter zur Vermeidung der Wegzugsbesteuerung seine Gesellschaftsanteile vor dem Umzug veräußern. Dabei müssen Sie aber berücksichtigen, dass für den Verkauf der Anteile ebenfalls Steuern anfallen.

Beraten Sie sich deshalb in jedem Falle mit Ihrem Steuerberater, welche Variante für Sie aus steuerlicher Sicht günstiger ist: Der Verkauf der Gesellschaftsanteile vor dem Wegzug oder die Wegzugsbesteuerung nach dem endgültigen Umzug ins Ausland.

Anteilsübertragung an Familienmitglieder

Eine weitere Alternative zur Vermeidung der Wegzugsbesteuerung ist die Übertragung der Gesellschafteranteile an ein Familienmitglied vor dem Wegzug ins Ausland. Das beschenkte Familienmitglied muss dafür aber in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig sein und dies zukünftig auch bleiben. Außerdem fällt in diesem Falle u.U. Schenkungssteuer an.

Ob Schenkungssteuer anfällt und – falls ja – ob das Schenkungsszenario aus steuerlicher Sicht günstiger ist als die Wegzugsbesteuerung, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Liquidation der Kapitalgesellschaft

Eine theoretische Möglichkeit zur Vermeidung der Wegzugsbesteuerung ist auch die Liquidation der Kapitalgesellschaft. Allerdings muss einer Liquidation zum einen auch die Mehrheit des Gesellschaftskapitals zustimmen, zum anderen ist zu prüfen, ob das aus wirtschaftlicher Sicht wirklich Sinn ergibt.

Umwandlung der Kapitalgesellschaft in eine Personengesellschaft

Wie eingangs erwähnt, betrifft die Wegzugsbesteuerung Kapitalgesellschaften. Eine weitere Möglichkeit zu deren Vermeidung wäre also die Umwandlung der Kapitalgesellschaft in eine Personengesellschaft. In der einschlägigen Literatur wird hier beispielsweise oft die Umwandlung in eine GmbH & Co. KG – also eine Kommanditgesellschaft – empfohlen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, die Anteile der Kapitalgesellschaft in das Betriebsvermögen einer Personengesellschaft einzubringen.

Beide Fälle sind in der Regel mit einem nicht unerheblichem Aufwand verbunden. Außerdem muss gewährleistet sein, dass die zukünftige Personengesellschaft ihren Sitz in Deutschland hat, da sonst bei einem Wegzug zwar keine Wegzugssteuer anfällt, dafür aber die sogenannte „Entstrickungssteuer“, ebenfalls mit dem Ziel, stille Reserven in der Gesellschaft aufzudecken und zu besteuern.

Fazit Wegzugsbesteuerung: Lassen Sie sich beraten!

Sie sehen also: Es gibt zwar zahlreiche Möglichkeiten zur Vermeidung der Wegzugsbesteuerung, die aber in den meisten Fällen komplex ausfallen, einiges an Aufwand verursachen und deshalb sorgfältig geplant und von Experten begleitet werden müssen.

Um Steuerfallen zu vermeiden und trotzdem die für Sie günstigste Variante zu finden, sollten Sie auf jeden Fall Rücksprache mit Ihre Steuerberater halten, um die individuell beste Lösung zu finden.

Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gern!

BWA goes Smartphone: Die betriebswirtschaftliche Auswertung für die Hosentasche

3 Antworten

Um ein Schiff sicher durch stürmische See zu steuern und unbeschadet den Zielhafen erreichen zu können, bedarf es genauer Koordinaten, an die sich der Kapitän (bzw. dessen Steuermann) hält und die ihm den Weg weisen.

Entsprechend dieser Analogie benötigen auch Unternehmen Koordinaten, die ihnen dabei helfen, erfolgreich durch die „raue See“ der Wirtschaftswelt zu navigieren und sich gegenüber dem Wettbewerb zu behaupten. Solche Koordinaten sind die auch als Key Performance Indikatoren (KPIs) bezeichneten Leistungsindikatoren, mit denen der Erfüllungsgrad wichtiger Unternehmensziele oder kritischer Erfolgsfaktoren gemessen wird, um so beispielsweise die Kosten- und Ertragslage des Unternehmens im Blick zu behalten.

Um einen solchen Überblick zu erhalten, benötigen Sie regelmäßig aktuelle Zahlen aus Ihrer Buchhaltung, die Sie mit den Unternehmenszielen vergleichen und so die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens einschätzen können.

Da wichtige unternehmerische Entscheidungen manchmal ganz schnell getroffen werden müssen, gibt es inzwischen Apps für das Smartphone, mit denen Sie alle für die Unternehmenssteuerung wichtigen Informationen tagesaktuell sofort zu Hand haben, quasi die „betriebswirtschaftliche Auswertung aus der Hosentasche“.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles wichtige zur betriebswirtschaftlichen Auswertung im allgemeinen sowie im speziellen, was eine solche App mindestens können muss und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Definition: Was ist eine BWA?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) gibt die finanzielle Lage eines Unternehmens wieder, indem in der Regel monatlich Informationen zur Kosten- und Erlössituation gegenübergestellt werden und so Führungskräften in Unternehmen einen sehr detaillierten Überblick über die aktuelle Situation gestatten.

Die Daten zur Erstellung der BWA kommen in der Regel aus der laufenden Finanzbuchhaltung des Unternehmens und werden dann zu aussagekräftigen Finanzkennzahlen komprimiert. Diese Kennzahlen sind häufig die Grundlage für die Liquiditäts- und Unternehmenssteuerung oder helfen Entscheidern, wenn diese strategische Entscheidungen treffen müssen.

Aufgrund der Bedeutung der BWA für Zwecke der Unternehmenssteuerung ist die Qualität der zugrunde liegenden Daten sowie deren Aktualität enorm wichtig, damit Entscheidungen auch auf Basis korrekter Annahmen getroffen werden.

Welchen Zweck erfüllt eine BWA?

Grundsätzlich gibt es keine Verpflichtung zur Erstellung einer BWA. Dennoch ist die BWA in Deutschland eines der am meisten verwendeten Instrumente zur kurz-, mittel- und langfristigen Unternehmenssteuerung.

Daneben erfüllt die BWA aber auch noch zahlreiche andere Zwecke, wie z.B.:

  • zur Bewertung der aktuellen Liquiditätssituation,
  • als Gesprächsgrundlage mit der Bank bei Kreditverhandlungen oder anderen Finanzierungsgesprächen (z.B. Beteiligung durch einen Investor),
  • zur Durchführung von Branchenvergleichen oder Konkurrenzanalysen oder
  • bei der Durchführung von Rationalisierungsmaßnahmen im Unternehmen.

Da die Buchhaltung eines Unternehmens die Basis für die Erstellung einer BWA ist, fließen die Daten bzw. Geschäftsvorfälle aus der Gewinn- und Verlustrechnung, d.h. alle Aufwendungen und Erträge einer Periode (meist eines Monats), in die betriebswirtschaftliche Abrechnung ein.

Damit die in der BWA berechneten Kennzahlen, auf deren Basis häufig wichtige Unternehmensentscheidungen getroffen werden, auch die tatsächliche Lage des Unternehmens widerspiegeln, ist eine zeitnahe Buchhaltung extrem wichtig.

Praxistipp: Damit die Kennzahlen einer monatlich erstellten BWA auch zutreffend und aktuell sind, müssen angefallene Geschäftsvorfälle zeitnah, also direkt nach deren Entstehung, in der Buchhaltung erfasst werden!  Genauso wichtig für die Aussagekraft der BWA ist auch die vollständige Erfassung aller relevanter Geschäftsvorfälle, also beispielsweise von unterjährigen Abgrenzungen, monatlichen Abschreibungen oder – vor allem relevant bei Onlinehändlern – von Retouren.

Wichtige Bestandteile einer BWA

So wie es keine Pflicht zur Erstellung einer BWA gibt, so gibt es auch keine vorgeschriebene Form bzw. Struktur. Dennoch hat sich hier ein gewisser Standard durchgesetzt, was die mindestens in einer monatlich erstellten BWA – der sogenannten „Standard-BWA“ – enthaltenen Informationen betrifft. Dazu gehören beispielsweise:

  • die Gesamtleistung bzw. die Umsatzerlöse der Periode,
  • der Roh- bzw. Betriebsertrag,
  • sonstige betriebliche Erlöse,
  • eine Übersicht über alle Kostenarten und Kostenstellen,
  • das Betriebsergebnis,
  • der neutrale Aufwand und Ertrag,
  • das Ergebnis vor Steuern,
  • die voraussichtliche Steuerhöhe und
  • das voraussichtliche Ergebnis nach Steuern.

Mindestens genauso wichtig, wie Kosten und Ertrag, ist für viele Unternehmer aber die Liquiditätssituation im Unternehmen. Deshalb empfiehlt es sich, auch die wichtigsten Liquiditätskennzahlen im Rahmen der BWA monatlich auszuwerten und dadurch einen Überblick über die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu behalten. Dazu zählen vor allem:

  • Bankguthaben,
  • Kassenbestände,
  • fungible Wertpapiere,
  • kurzfristige Forderungen,
  • kurzfristige Verbindlichkeiten und
  • das Umlaufvermögen.

Anhand dieser Kennzahlen lassen sich beispielsweise wichtige Kennziffern wie die:

  • Liquidität 1. Grades Barliquidität (sofort flüssige Mittel im Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten),
  • Liquidität 2. Grades (flüssige Mittel + kurzfristige Forderunge + Wertpapiere im Verhältnis zu den kurzfr. Verbindlichkeiten) und
  • Liquidität 3. Grades (Umlaufvermögen im Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten)

ermitteln.

Wer braucht eine BWA?

Da sich die Daten der BWA aus der laufenden Finanzbuchhaltung speisen, setzt eine BWA entweder die Buchführungspflicht eines Unternehmens voraus oder ein nicht buchführungspflichtiges Unternehmen bucht und bilanziert auf freiwilliger Basis. Die Erstellung einer BWA erfolgt meist durch einen Steuerberater, einen Bilanzbuchhalter oder Wirtschaftsprüfer.

Die BWA spielt vor allem bei Entscheidern in kleineren und mittleren Unternehmen eine Rolle, die sich große Controlling-Abteilungen nicht leisten können, aber trotzdem ihre Entscheidungen auf Basis eines validen und aktuellen Datenmaterials treffen wollen. Das trifft beispielsweise auch auf Handwerksunternehmen, Freiberufler oder Onlinehändler zu.

Was Ihnen eine BWA-App auf dem Smartphone bieten kann?

Damit die BWA aber ihren tatsächlichen Zweck der Informationsbereitstellung für Entscheider erfüllen kann, müssen die Daten auch jederzeit und überall abrufbar (und analysierbar) sein. Während dazu in den vergangenen Jahren monatlich noch seitenweise Papier ausgedruckt wurde oder ellenlange PDF-Dokumente gelesen und ausgewertet werden mussten, hat sich auch hier einiges verändert.

Denn mit dem Siegeszug mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablets ist auch die BWA mobiler und digitaler geworden und auf diesen Geräten inzwischen sogar als App – und damit jederzeit und überall quasi als BWA aus der Hosentasche – verfügbar.

Entscheider versetzt das in die Lage, schnell und bedarfsgerecht die für sie wichtigen betriebswirtschaltichen Daten abzurufen, ohne das ein Zugang zu einem PC notwendig ist oder seitenweise Papier gedruckt werden muss.

Bei der Programmierung der Apps steht meist die Usability im Vordergrund, d.h. sie sind zum einen so aufgebaut, dass dem Nutzer die wichtigsten Kennzahlen entweder direkt angezeigt werden oder er über eine einfache Bedienung der App selbst konfigurieren und entscheiden kann, was wichtig ist. Zum anderen sind die Daten so aufbereitet, dass der Nutzer sie in anschaulicher Form sowie einfach und gut verständlicherhält.

Darüber hinaus handelt es sich in den meisten Fällen um Cloud-Lösungen, d.h. der Benutzer kann standortunabhängig an von beliebigen Ort auf der Welt auf die Daten zugreifen und Auswertungen abrufen bzw. durchführen.

Und auch den hohen Sicherheitsanforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit sowie den Standort der Datenspeicherung werden die meisten Anbieter gerecht. Ein Aspekt, den Sie bei der Wahl einer zu Ihnen passenden Lösung ebenfalls unbedingt berücksichtigen sollten.

Wenn Sie zu diesem Thema weitergehende Fragen haben oder Hilfe benötigten, sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gern.

Wie die “BWA für die Hosentasche” in der Praxis mit dem Tool Kontool  funktioniert, so dass am Ende auch alle “Rundum glücklich sind,  hat uns im Digital-Podcast der Geschäftsführer von Kontool Benjamin Panke erklärt.

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Warum eine Verfahrensdokumentation nach GoBD für Unternehmen Pflicht ist

6 Antworten

Immer häufiger ist aus der Praxis zu hören, dass Betriebsprüfer bei ihrer Prüfung nicht nur das nackte Zahlenwerk eines Unternehmens beurteilen, sondern darüber hinaus auch die Verfahrensdokumentation nach GoBD anfordern, mit der per Definition „die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und die Dokumentation beim Einsatz von IT-Systemen gewährleistet werden soll“. Nicht selten lässt diese Anforderung die betroffenen Unternehmen mit ratlosen Gesichtern zurück.

Auch wenn einige tatsächlich schon von einem solchen „Werk“ gehört haben, dessen Existenz u.a. vom Bundesministerium für Finanzen im Rahmen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ verlangt wird, können es nur wenige auf Anhieb vorlegen. Das kann dazu führen, dass die Finanzbeamten bereits zu Prüfungsbeginn zu dem Schluss kommen, dass Sie nicht prüfungsbereit sind und deshalb wieder abrücken. Mit dem Ergebnis, dass Ihre u.U. Steuerschuld geschätzt wird, was neben dem damit verbundenen Ärger auch teuer für Ihr Unternehmen werden kann.

Ein solches Szenario können Sie vermeiden, wenn Sie gut vorbereitet sind und dem Betriebsprüfer sofort eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation nach GoBD vorlegen. Davon profitieren Sie gleich doppelt: Zum einen müssen Sie im Rahmen der Prüfung keine Konsequenzen aufgrund der fehlenden Dokumentation zu befürchten, zum anderen haben Sie Ihre Geschäftsprozesse nachvollziehbar beschrieben, ein unschätzbarer Vorteil z.B. bei der Neueinstellung von Mitarbeitern, im Vertretungsfall oder bei Betriebsunterbrechungen.

Warum Sie für Ihr Unternehmen darüber hinaus noch eine Verfahrensdokumentation nach GoBD brauchen, was dieses Werk mindestens enthalten muss sowie Tipps zur Erstellung liefern wir Ihnen in diesem Beitrag.

Definition: Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt organisatorisch als auch technisch alle in einem Unternehmen vorhandenen buchhalterisch relevanten Geschäftsprozesse, die zur Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen dienen und damit sicherstellen, dass die Anforderungen der Abgabenordnung (AO) sowie des Handelsgesetzbuches (HGB) eingehalten werden.

Ziel der Verfahrensdokumentation ist die vollständige und nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsabläufen, des Internen Kontrollsystems eines Unternehmens sowie der Dokumentation des Datenzugriffs auf (steuerlich relevante) Daten unter Funktionstrennungsaspekten und der Einhaltung von Kompetenzregelungen. Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist damit auch ein wichtiger Nachweis zur Tax-Compliance (Steuerehrlichkeit) eines Unternehmens.

Die Verfahrensdokumentation muss dabei vollständige und nachvollziehbare Informationen über:

  • die Führung elektronischer Bücher,
  • die Umsetzung der gesetzlich geforderten Aufbewahrungspflichten sowie
  • die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zur Gewährleistung der beiden vorgenannten Punkt

beinhalten.

Die Lektüre einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation soll einen sachverständigen Dritten (z.B. den Betriebsprüfer) in angemessener Zeit in der Lage versetzen, sich einen Überblick über alle relevanten Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse zu verschaffen. Konkret kann ein Betriebsprüfer anhand der Dokumentation damit nachvollziehen, wie buchhalterisch relevante Daten entstehen, ob sie an Schnittstellen vollständig und richtig übertragen werden und ob entsprechende Kontrollen im Rahmen eines Internen Kontrollsystems (IKS) vorhanden sind, so dass die Daten ohne die Möglichkeit von Veränderungen in das Buchhaltungssystem einfließen.

Außerdem muss die Verfahrensdokumentation beschreiben, wie die Einhaltung von gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten in elektronischen Systemen gewährleistet wird und wie der Zugriff auf diese Daten geregelt ist.

Da die Verfahrensdokumentation also beschreibt, wie der Jahresabschluss beim Einsatz von elektronischen Buchhaltungssystemen zustande kommt und die wahren Verhältnisse der Gesellschaft widerspiegelt, ist sie ein ganz wichtiger Aspekt des Jahresabschlusses einer Gesellschaft und deshalb auch Bestandteil bei einer Betriebsprüfung.

Kurzer Exkurs: Was sind die GoBD?

Bei den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – Abkürzung GoBD – handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung durch das Bundesministerium für Finanzen, die die bis dahin geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ablöst.

Die GoBD enthalten Vorgaben des Fiskus für buchhalterisch (und damit auch steuerlich) relevante IT-Systeme, damit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auch beim Einsatz von IT in der Buchhaltung und bei der Jahresabschlusserstellung eingehalten werden.

Wesentliche Punkte in den GoBD sind die Themen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, weshalb eine Verfahrensdokumentation zum Nachvollzug dieser Prozesse aus Sicht der Finanzverwaltung obligatorisch ist.

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation soll also alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens in organisatorisch sowie technischer Form beschreiben, ist also eine Art „Handbuch des Unternehmens“. Deshalb nützt es nicht nur dem Betriebsprüfer, um die Entstehung sowie Vollständigkeit und Richtigkeit wichtiger Steuerdaten nachzuvollziehen. Vielmehr ist es auch ein wichtiges internes Dokument, dass zum einen das Interne Kontrollsystem abbildet und zum anderen auch einen Überblick über Arbeitsabläufe und Prozesse ermöglicht und damit Information und Transparenz, aber auch Möglichkeiten zur Optimierung bietet.

Die wichtigsten Bestandteile einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation sind:

  • Allgemeine Beschreibung: Enthält einen Überblick über die gesamte Unternehmensorganisation (Aufbau- und Ablauforganisation) und Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten (Wer macht was).
  • Anwenderdokumentation: Darin werden alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse und Systeme beschrieben, um deren richtige und sachgerechte Nutzung durch die verantwortlichen Mitarbeiter zu gewährleisten. Die Anwenderdokumentation ist aber nicht nur „Bedienungsanleitung“ für die einzelnen Systeme, sondern beschreibt auch Kontrollen bei der Datenerfassung, Weitergabe und Verarbeitung.
  • Technische Systemdokumentation: In diesem Teil der Verfahrensdokumentation wird die IT inkl. Hard- und Software sowie die Verarbeitungssystematik beschrieben. Dazu gehören auch Benutzerberechtigungskonzepte, die den Zugriff auf die Anwendungen regeln.
  • Betriebsdokumentation: Beschreibt alle wichtigen Maßnahmen, die einen sicheren und stabilen Betrieb der IT-Systeme gewährleisten. Dazu gehören neben Berechtigungs- und Kompetenzregelungen auch Notfall- und Wiederherstellungspläne (Backup and Recovery).

Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation muss jeder buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Unternehmer und Freiberufler haben und deren Existenz nachweisen können. Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt dabei auch von der Unternehmensgröße und -komplexität sowie der Art und Weise der Buchhaltungsprozesse ab.

Besonders wichtig ist die Verfahrensdokumentation bei Unternehmen, deren Prozesse weitgehend digitalisiert sind, wie das häufig bei E-Commerce-Unternehmen der Fall ist.

Die Erstellung einer ordentlichen Verfahrensdokumentation nach GoBD ist die verpflichtende Aufgabe eines Unternehmers bzw. Freiberuflers. Bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation kann Sie in der Regel Ihr Steuerberater unterstützen, da er die zur Buchhaltung und Jahresabschlusserstellung verwendeten Systeme und Geschäftsprozesse kennt.

Ihr Weg zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und Tax-Compliance: So kann die DHW Sie unterstützen

Nicht zuletzt durch Meldungen aus Bayern, wo das Staatsministerium für Finanzen im Rahmen eines Pilotprojektes auch interne Kontrollsysteme von Unternehmen gezielt in seine Prüfungen einbeziehen will, ist die Dringlichkeit einer hieb- und stichfesten Verfahrensdokumentation, die auch der Prüfung durch einen Betriebsprüfer Stand hält, weiter gestiegen.

Denn so viel steht fest: Wenn die nächste Betriebsprüfung ansteht, wird die Verfahrensdokumentation zu den ersten Unterlagen gehören, die die Prüfer bei Ihnen anfordern, um sich einen schnellen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen und gleichzeitig zu verstehen, wie die Zahlen, die im Rahmen der Steuerprüfung beurteilt werden sollen, zustande kommen.

Aber nicht nur für den Prüfer ist die Verfahrensdokumentation eine große Hilfe, denn auch intern kann sie – sauber und umfassend erstellt – zahlreiche nützliche Zwecke erfüllen. Die eindeutige Reglung und Dokumentation von Kontrollen, Kompetenzen und Berechtigungen sowie eine sichere und unveränderbare Aufbewahrung von Unterlagen schützt Ihr Unternehmen vor Betrug (Fraud) und Verarbeitungsfehlern.

Außerdem ist eine eindeutige und nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsabläufen ein wichtiges Informations- und Nachschlagewerk bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder bei der Vertretungsregelung.

Sollten Sie nach der Lektüre dieses Beitrages feststellen, dass Sie in Ihrem Unternehmen noch keine Verfahrensdokumentation haben bzw. wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr aktuelles Regelwerk den Anforderung der GoBD entspricht, dann sprechen Sie uns an.

Wir unterstützen Sie gern mit unserem eigens dafür eingerichteten Service „Verfahrensdokumentation und Tax Compliance“ sowohl bei der Aufnahme und Bewertung bestehender Dokumentationen als auch bei der kompletten Neuerstellung wichtiger Bestandteile inkl. einer fortlaufenden Aktualisierung.

Dabei führen wir bei unseren Mandanten im Rahmen einer Ist-Analyse eine erste Bestandsaufnahme durch und sprechen dann mit Ihnen die erforderlichen Schritte und notwendigen Maßnahmen ab.

Wie diese Schritte aussehen, hängt davon ab, ob Sie schon über eine Dokumentation (bzw. einen Teil davon) verfügen und inwieweit diese den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht.

Dabei kann es sich beispielsweise um eine komplette Prozessaufnahme inkl. vorhandener Schnittstellen, Hard- und Software sowie des aktuellen Kontrollumfeldes in Ihrem Unternehmen handeln oder um die ganz gezielte Bearbeitung noch fehlender oder unvollständiger Teilbereiche.

Auf Basis dieser Ergebnisse erstellen wir für Sie eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation inkl. aller notwendiger Bestandteile und helfen Ihnen anschließend auch dabei, diese immer auf dem aktuellen Stand zu halten.

Sprechen Sie uns einfach an, wir unterstützen Sie gern.

7 Gründe, warum E-Commerce-Händler auf einen digitalen Steuerberater setzen sollten

2 Antworten

Wenn man der Corona-Krise tatsächlich etwas Gutes abgewinnen muss, dann fallen einem schnell die Begriffe E-Commerce und Digitalisierung ein. Denn durch die erzwungenen Geschäfts- und Ladenschließungen während der Lockdowns waren selbst alteingesessene Unternehmen gezwungen, den Onlinehandel als zusätzlichen Vertriebskanal aufzubauen, um im Wettbewerb weiter bestehen zu können und das Überleben ihres Unternehmens zu sichern. Reinen E-Commerce-Unternehmen bescherte die Pandemie hingegen eine echte Sonderkonjunktur.

Gleichzeitig hat die Digitalisierung von Arbeitsprozessen in vielen Unternehmen einen riesigen Entwicklungsschritt gemacht, erzwungen u.a durch die zeitweise bestehende Pflicht zum Home-Office. Auch hier mussten Unternehmen handeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben, falls sie das nicht schon vor der Krise getan haben.

Aber auch wenn in vielen Unternehmen der Digitalisierungsgrad immer weiter steigt, manche Büros nahezu komplett papierlos arbeiten und viele Unternehmen inzwischen fast vollständig auf E-Commerce als Vertriebskanal setzen, gibt es oft eine Schwachstelle, an der viele der Optimierungs-Bemühungen scheitern: der Schnittstelle zum Steuerberater. Denn ist dieser nicht ebenfalls vollständig digital aufgestellt, können sich viele der erreichten Vorteile schnell wieder in Luft auflösen und im Ergebnis unnötig Zeit und Geld kosten.

Achten Sie deshalb bei der Wahl Ihres Steuerberaters darauf, dass er auch vollständig digital arbeitet und außerdem über das nötige Fachwissen verfügt, um die Bedürfnisse, Schwerpunkte und Risiken von E-Commerce-Unternehmen zu kennen. Welche Gründe darüber hinaus noch für die Wahl eines digitalen Steuerberaters sprechen, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

#1 Kosten minimieren und Ressourcen schonen

Den vermutlich offensichtlichsten Grund für die Wahl eines digitalen Steuerberaters wurde in der Einleitung schon angesprochen: Um Kosten zu minimieren und Ressourcen zu schonen – und zwar Ihre.

Ihr Steuerberater sollte über die notwendigen Schnittstellen und erforderlichen nachgelagerten Systeme verfügen, damit Sie die für Buchführung, Lohnabrechnung, Jahresabschlusserstellung oder im Rahmen von Betriebsprüfungen erforderlichen Dokumente in elektronischer Form bereitstellen können. Je mehr Belege monatlich verarbeitet werden müssen – beispielsweise bei Amazon-Händlern, die täglich hunderte von Paketen verschicken – desto größer ist hier der Effekt.

Ist Ihr Steuerberater nicht digital aufgestellt, dann besteht die Gefahr, dass bei Ihnen nicht nur zusätzliche Kosten entstehen, da Sie Bücher und Belege „quasi nur für den Steuerberater“ zusätzlich physisch vorhalten und u.U. noch erstellen müssen. Darüber hinaus gehen Sie so auch ein erhöhtes Fehlerrisiko bei der Datenübertragung an der Schnittstelle von „Digital zu Papier“ ein.

# 2 Sichere und nachvollziehbare Prozesse

Ein nicht minder wichtiger Punkt, wenngleich nicht ganz so greifbar wie etwa die eingesparten Kosten, wurde bereits kurz im vorherigen Punkt erwähnt: Indem Sie Ihre Prozesse digitalisieren, können Sie ein deutlich höheres Level an Prozesssicherheit erreichen und viele Fehler, die bei einer manuellen Arbeitsdurchführung entstehen können, vermeiden.

Das beginnt bei der bedarfs- und funktionsgerechten Zuweisung von Benutzerberechtigungen in einzelnen Systemen, reicht über systemseitig eingerichtete prozessimmanente Kontrollen (z.B. an Schnittstellen bei der Datenübertragung oder bei Freigabeprozessen) und reicht bis hin zu einem systemseitig implementierten Vier-Augen-Prinzip.

Vor allem im Zahlungsverkehr, bei der Lohnbuchhaltung, im Rechnungswesen oder der Buchführung können Sie durch die Digitalisierung dieser Prozesse Ihr Internes Kontrollsystem auf ein ganz neues Sicherheitsniveau heben.

#3 Unmittelbarer Datenzugriff und agile Unternehmensführung

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Sie sich für einen digitalen Steuerberater entscheiden sollten, ist die dadurch gebotene Möglichkeit, einer sehr effizienten und agilen Unternehmensführung auf Basis stets vorhandener Realtime-Daten.

Denn nur wenn Ihr Steuerberater auch in der Lage ist, in seinen IT-Systemen Ihre elektronisch übertragenen Daten zeitnah zu verarbeiten, versetzt Sie das in die Lage, diese auf Knopfdruck abzurufen und so bei wichtigen Unternehmensentscheidungen auf aktuelle Zahlen (Monatsabschlüsse, Umsatzstatistiken oder ähnliche Ad-hoc-Auswertungen) zurückgreifen zu können.

# 4 Schnelle und einfache Kommunikation

Auch bei der Kommunikation spielt die Wahl eines digitalen Steuerberaters eine wichtige Rolle, da sie Abläufe beschleunigen und erheblich vereinfachen kann.

Das betrifft nicht nur die Kommunikation und Datenübertragung zwischen Mandant und Steuerberater – beispielsweise bei der vollautomatisierten Übertragung von Daten aus dem Rechnungswesen in die Buchhaltung – sondern auch die Kommunikation mit dem Finanzamt oder anderen Behörden. So können beispielsweise Daten zur Umsatzsteuervoranmeldung vollautomatisch an die Finanzbehörde übertragen werden.

Ein weiterer Vorteil ist der direkte und schnelle Zugriff auf wichtige Dokumente, die in elektronischer Form jederzeit abrufbar sind und bei Bedarf dem Steuerberater oder der Finanzbehörde bereitgestellt werden können.

# 5 Ortsunabhängiges Arbeiten

Wenn Sie Ihre Prozesse vollständig digitalisiert haben und auch Ihr Steuerberater digital aufgestellt ist, können Sie quasi von jedem Ort auf der Welt arbeiten, da physische Dokumente nicht mehr übergeben werden müssen, der Datenzugriff auf die Systeme des Unternehmens von überall möglich ist und auch viele anderen Prozesse virtuell durchführbar sind.

Die dadurch entstandene Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens trifft nicht für Sie als Unternehmer, sondern auch auf alle Ihre Mitarbeiter zu. Das versetzt Sie in die Lage, in Zeiten des Fachkräftemangels Mitarbeiter überall auf der Welt zu rekrutieren. Dabei kann es sich um Spezialisten handeln, die Sie vor Ort nicht finden oder um erfahrene lokale Arbeitskräfte auf internationalen Märkten, in die Sie mit Ihrer Firma expandieren möchten.

# 6 Revisionssichere und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation

In Verbindung mit der Einführung digitaler Prozesse und elektronischer Verarbeitungsverfahren, sowohl interner wie externer (z.B. Schnittstellen zu externen Anbietern wie Ihrem Steuerberater oder der Finanzbehörde), ist auch eine nachvollziehbare und prüfungssichere Verfahrensdokumentation zu erstellen (bzw. die vorhandene dementsprechend zu aktualisieren).

Die Verfahrensdokumentation muss die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) sicherstellen, um so zum einen die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der verarbeiteten Daten zu gewährleisten und zum anderen dadurch auch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu erfüllen.

Darüber hinaus muss die Verfahrensdokumentation so aufgebaut und gestaltet sein, dass ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit die Verarbeitungslogik der für die Rechnungslegung und Buchhaltung relevanten Daten sowie deren Unveränderlichkeit nachvollziehen kann. Ein Betriebsprüfer sollte also anhand der Verfahrensdokumentation verstehen, wie die im Buchhaltungssystem Ihres Steuerberaters vorgehaltenen Daten zustande kommen, ob diese vollständig, richtig und zeitgerecht aus ihren Systemen übertragen wurden und ob die dafür notwendigen Dokumente und Belege unverändert abrufbar sind, (z.B. in einem Dokumenten-Management-System oder in der Cloud).

Achten Sie darauf, dass nicht nur Sie über eine solche Verfahrensdokumentation verfügen, sondern dass auch Ihr digitaler Steuerberater hier den gesetzlichen Anforderungen genügt!

# 7 Datenschutz und Datensicherheit

Ein immenser Vorteil digitaler Prozesse – davon betroffen ist also auch die Wahl eines digitalen Steuerberaters – liegt in der Wiederherstellung wichtiger Dokumente nach einem Katastrophenfall, der sogenannten Disaster-Recovery.

Bei einem Katastrophenfall kann es sich zum Beispiel um einen Gebäudebrand handeln, bei dem sämtliche Infrastruktur und alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente eines Unternehmens vernichtet werden, so dass im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt die dafür notwendige Dokumentation (z.B. von Geschäftsvorfällen im Rahmen der Buchhaltung) nicht mehr vorhanden ist. Damit verstößt der Unternehmer sowohl gegen die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (laut AO) und die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (nach HGB) und kann eine lückenlose Dokumentation aller für die Buchführung wichtigen Geschäftsvorfälle nicht mehr nachweisen.

Das Problem haben Sie nicht, wenn Sie und Ihr Steuerberater vollständig digital und papierlos aufgestellt sind. Dann müssen Sie zwar nach dem Katastrophenfall dafür Sorge tragen, dass betriebskritische Infrastruktur schnellstmöglich wieder vorhanden ist, alle für Ihre Unternehmenssteuerung wichtigen oder gesetzlich aufzubewahrenden Dokumente stehen Ihnen aber jederzeit und online abrufbar zur Verfügung.

Fazit: Für E-Commerce-Unternehmen führt kaum ein Weg an einem digitalen Steuerberater vorbei

Die Liste für Gründe, warum sich E-Commerce-Unternehmen (und auch die meisten anderen) für einen digitalen Steuerberater entscheiden sollten, ließe sich beliebig lang fortsetzen.

Bereits die vorab vorgestellten Gründe zeigen allerdings, dass mittel- bis langfristig vor allem E-Commerce-Unternehmen, die intern meist schon beinahe vollständig digital und papierlos arbeiten und über hocheffiziente Arbeitsprozesse verfügen, auch einen Steuerberater benötigen, der diese Prozesse selbst konsequent digital hält und optimiert umsetzt.

Ihr Ziel als moderner und zeitgemäße Unternehmer sollte es sein, dass sich Ihr Steuerberater Ihren Anforderungen anpasst, und nicht andersherum. Wir von der DHW sind ganz gezielt auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet und unterstützen Sie dabei, so dass Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können. Sprechen Sie uns einfach an!

Kurzurlaub für die Seele: Wie Meditation für eine kleine Auszeit am Arbeitsplatz sorgen kann

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Die Anforderungen an Berufstätige in unserer modernen und schnelllebigen Arbeitswelt werden immer komplexer, der Stress am Arbeitsplatz nimmt stetig zu. Deshalb kommt es immer häufiger zu Arbeitsausfällen, deren Ursache oft Überlastungs-Erkrankungen wie Depressionen oder Burnout sind.

Für die Arbeitnehmer bedeuten diese Erkrankungen häufig starke persönliche Beeinträchtigungen, im Unternehmen führt das zu Fehlzeiten, Produktionsausfällen und langfristig sogar zu messbaren Wettbewerbsnachteilen.

Dieses Problem haben inzwischen auch viele Arbeitgeber erkannt und bieten deshalb ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, mit gezielten – und häufig auch geförderten – Maßnahmen, den Stress im Job aktiv abzubauen. Damit schützen sie aktiv die Gesundheit ihrer Mitarbeiter und erhalten deren Leistungsfähigkeit und Produktivität, weshalb sowohl Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer von solchen Maßnahmen profitieren.

Wie ein solcher Rückzugsort von der Arbeit, an dem Mitarbeiter neue Kraft tanken und kurz vom Arbeitsalltag abschalten können, aussehen kann und wie unsere praktischen Erfahrungen damit sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Warum kleine Auszeiten vom Arbeitsalltag so wichtig sind

Zahlreiche Studien belegen, dass glückliche, zufriedene und gesunde Mitarbeiter um ein Vielfaches produktiver sind. Dabei gibt es unzählige Wege, um für sich selbst diesen Zustand zu erreichen, sei es durch Sport, Entspannungsübungen, einen erfüllenden Familienalltag oder sinnstiftende Hobbies.

Immer beliebter wird dabei die Meditation am Arbeitsplatz, also durch gezielte Achtsamkeits- und Konzentrationsübungen einen Zustand innerer Ruhe und Entspannung zu erreichen und sich dabei für eine gewisse Zeit komplett vom Arbeitsalltag zu lösen. Dabei geht es weniger um eine spirituelle Erfahrung, sondern vielmehr darum, mit verschiedenen Übungen die Informationsverarbeitung im Gehirn zu stimulieren, Stress und Anspannungen abzubauen und neue Kraft für den weiteren Arbeitstag und die anstehenden Herausforderungen zu sammeln.

Die positive Wirkung von Meditation im Arbeitsalltag

Dass Meditation ein wirksames Instrument sein kann, um mit Stress im Alltag besser umgehen zu können, leistungsfähig zu bleiben und die inneren Kräfte zu stärken (Stichwort Resilienz), ist schon lange kein Geheimnis mehr.

Aber Meditation kann noch viel mehr. Richtig und regelmäßig eingesetzt, lässt sich mithilfe von Meditationsübungen oft sogar:

  • der allgemeine Gesundheitszustand verbessern,
  • die Konzentrationsfähigkeit erhöhen,
  • entspannter und glücklicher in Beziehungen sein oder
  • langfristig bessere Entscheidungen – beruflich wie privat – zu treffen.

Deshalb überrascht es vermutlich auch nicht, dass viele Führungskräfte oder Entrepreneure regelmäßig meditieren und häufig besonders vor wichtigen Entscheidungen den Zustand innerer Ruhe suchen, um dann besser und reflektierter zu handeln.

Ich meditiere täglich, um Ruhe und Kraft zu finden und mich vor allem vor wichtigen Entscheidungen auf das Wesentliche zu besinnen.

– Christian Deak –

Unsere Meditationserfahrungen bei der DHW Steuerberatung

Bei der DHW Steuerberatung erbringen wir als digitaler Steuerberater Dienstleistungen für viele anspruchsvolle Mandanten, entsprechend hoch ist auch der Leistungs- und Qualitätsanspruch an unsere Mitarbeiter und oft auch die Arbeitsbelastung.

Gleichzeitig haben wir aber nie gelernt, uns richtig vor den hohen Belastungen des Arbeitsalltages zu schützen und ein Ventil zu suchen, mit dem wir auf gesunde und produktive Art und Weise Stress abbauen können und das gleichzeitig auch problemlos in unseren Arbeitsalltag passt. Deshalb haben wir vor einiger Zeit für unsere Mitarbeiter einen Meditationsraum eingerichtet, den sie zur Entspannung und zum Abschalten vom Arbeitsalltag nutzen können – fernab von jedem Alltagsstress.

Nach anfänglicher Skepsis wird dieser immer stärker angenommen und die Meditation hat sich bei uns im Unternehmen bei vielen Mitarbeitern als Instrument zum Stressabbau und zum Energietanken etabliert.

Den Meditationsraum haben wir so umgebaut und gestaltet, dass die Ausstattung und Atmosphäre dazu einladen, sich wohlzufühlen, abzuschalten und in Ruhe zu meditieren. Damit unterstützen wir als Arbeitgeber jeden, der den Raum nutzt, um sich ganz in sich zurückziehen, seine inneren Kräfte zu stärken und sich damit ganz bewusst kleine Auszeiten von der Arbeit zu nehmen.

Und natürlich kann der Meditationsraum auch für andere Arten der Entspannung wie Yoga, autogenes Training oder vielleicht einfach nur 10 Minuten Gymnastik zu praktizieren, genutzt werden. Also einfach das zu tun, mit dem sich der Mitarbeiter am wohlsten fühlt und neue Kraft und Energie tanken kann.

Worauf Sie bei der Einrichtung eines Meditationsraum achten sollten

Das Hauptziel im Meditationsraum ist Entspannung, Achtsamkeit und innere Einkehr. Deshalb muss der Raum ein geeignete Umfeld bieten, in dem die Übungen in völliger Ruhe und einer angenehmen und bequemen Atmosphäre durchgeführt werden können. Der Wohlfühlfaktor steht an erster Stelle.

Mit diesem Ziel im Blick sollten Sie den Raum auch finden und gestalten. Der Raum sollte einladend sein, Ruhe ausstrahlen und fernab von Lärm oder Hektik liegen. Optimal ist hier beispielsweise das Ende eines Flures oder ein schöner Kellerraum. Vermeiden Sie hingegen Räume, die neben hoch frequentierten Räumen liegen (Küche, Sanitäreinrichtungen, Besprechungsräume, Kopier- und Druckerräume) oder direkt neben einer vielbefahrenen Straße.

Der Raum selbst sollte wenig Gelegenheiten für Ablenkungen bieten, also nicht vollgestopft mit Mobiliar oder anderen Gegenständen sein. Weniger ist hier oft mehr.

Wichtig im Raum sind:

  • eine angenehme und warme Lichtquelle, die eher indirekt wirkt als direkt bestrahlt,
  • warme, helle Farben, die den Augen guttun und Ablenkungen vermeiden,
  • eine Wandgestaltung, bei der das Auge mit meditieren kann, z.B. schöne Landschaftsbilder,
  • bequeme Sitzmöglichkeiten (Stühle, Sitzkissen oder auch eine Liege),
  • eine Dekoration mit Wohlfühlnote, z.B. passende Blumen, Pflanzen oder Kerzen und
  • gerne auch Utensilien, mit denen die Meditationspraxis unterstützt wird (Klangschalen, Geräte zum Abspielen von meditativer Musik etc.).

Sie sollten unbedingt im Team besprechen, was für einzelne Personen wichtig ist und dann über die Ausstattung entscheiden. Denn schließlich sollen ja zukünftig so viel wie möglich Mitarbeiter den Raum für Entspannungs- und Meditationsübungen nutzen.

Gerade bei der Ersteinrichtung eines Meditationsraumes kann die Inanspruchnahme von professioneller Hilfe sehr nützlich sein.

Hilfsmittel, die bei der Entspannung helfen können

Aller Anfang ist schwer, vor allem, wenn man noch nie meditiert oder andere Entspannungstechniken praktiziert hat. Hier können Meditations-Apps helfen, die zum einen konkrete Techniken – oft mithilfe von Videos – erklären und zum anderen den Nutzer durch jede einzelne Meditation führen. Aber nicht nur für Anfänger ist der Meditations-Trainer aus dem Handy geeignet, sondern auch überaus nützlich für die weitere Motivation und konsequente Durchführung der Übungen.

Die meisten Apps kosten oft nur wenige Euro im Monat und können meist in einer Gratisversion mit  einem Basis-Funktionsumfang getestet werden. Und bei einigen Apps zahlt sogar die Krankenkasse bei speziellen Präventionskursen noch etwas dazu.

Wer dennoch nicht auf eine professionelle Anleitung mit einem „echten Meditationstrainer“ verzichten möchte, der sollte nach einem zertifizierten Meditationstrainer suchen. Gerade Einsteigern hilft es oft, wenn sie bei ihren ersten Schritten in die Meditation von einem echten Profi begleitet und betreut werden. Fragen Sie dazu am besten ihre Kollegen, ob auch Interesse besteht, dann kann man sich für eine Einführungsveranstaltung die Kosten teilen. Und den Chef um einen kleinen Zuschuss zu bitten, ist oft auch keine schlechte Idee 🙂

Fazit: Gesunde und produktive Mitarbeiter

Meditation ist nur eine von vielen Möglichkeiten, mit denen sich Mitarbeiter mental vom stressigen Arbeitsalltag erholen und neue Kraft für zukünftige Aufgaben schöpfen können. Aber sie ist ein einfach umzusetzen und schnell in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Der Arbeitgeber kann das aktiv fördern, indem er seinen Mitarbeitern einen Rückzugsort anbietet, an dem sie in Ruhe Übungen zur Entspannung praktizieren können.

Langfristig profitieren beide Seiten davon: Der Mitarbeiter, indem er entspannter seine täglichen Aufgaben erledigt und gesund bleibt, das Unternehmen, indem es produktive und zufriedene, ausgeglichene Mitarbeiter hat, die gerne zur Arbeit kommen.

Wenn Sie noch mehr darüber wissen wollen, sprechen Sie uns an, wir teilen gerne unsere Erfahrungen mit Ihnen.

Freiwillig gesetzlich oder doch privat krankenversichert? Was Sie vor Ihrer Entscheidung unbedingt wissen und beachten sollten

4 Antworten

Ein in schöner Regelmäßigkeit aufkommendes und dann meist kontrovers diskutiertes Thema ist die private Krankenversicherung (PKV) und die damit unterstellte Zweiklassengesellschaft bei der Gesundheitsvorsorge; vor allem immer dann, wenn es in der Diskussion um die Abschaffung der PKV und die Einführung einer Bürgerversicherung für alle geht.

Denn mit einer privaten Krankenversicherung verbinden diejenigen, die sich dort nicht versichern dürfen, in der Regel überdurchschnittliche Leistungen, die sich nur ein kleiner Teil von Privilegierten leisten kann, während gesetzlich Versicherte monatelang auf wichtige Termine bei Spezialisten warten oder im Krankenhaus ihre Zimmer mit vielen anderen teilen müssen. Aber ganz so einfach ist das nicht: Denn zum einen hat auch die PKV zahlreiche Nachteile, zum anderen ist die gesetzliche Krankenversicherung oft besser als ihr Ruf.

Deshalb müssen sich vor allem diejenigen, die zu einem Wechsel in die PKV berechtigt sind, genau überlegen, ob sie diesen Schritt gehen oder sich nicht doch lieber weiter freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung und deren Solidargemeinschaft bleiben. Das betrifft vor allem Selbstständige, Beamte und gutverdienende Angestellte.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was die Voraussetzungen sind, um sich privat oder freiwillig gesetzlich krankenversichern zu können, die Vor- und Nachteile des jeweiligen Krankenversicherungssystems und worin sich die beiden Formen der Krankenversicherung vor allem unterscheiden.

Wer darf sich privat oder freiwillig gesetzlich krankenversichern?

Privat krankenversichern kann sich jeder, der nicht sozialversicherungspflichtig ist. Dazu gehören:

  • Selbstständige,
  • Beamte und
  • Arbeitnehmer, sofern deren Arbeitsentgelt die aktuell gültige Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigt.

Darüber hinaus können sich auch Studenten von der Versicherungspflicht befreien lassen und in eine private Krankenversicherung wechseln.

Die allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze, die einen Wechsel zur PKV erlaubt, liegt 2022 bei 64.350 Euro. Damit Arbeitnehmer von der gesetzlichen Krankenversicherung in die PKV wechseln können, muss die Jahresarbeitsentgeltgrenze für den Zeitraum von mindestens einem Jahr überschritten werden.

Selbstständige und Beamte können sich dagegen unabhängig von der Höhe ihres Einkommens privat versichern. Selbstständige müssen den gesamten Beitrag zur privaten Krankenversicherung selbst zahlen.

Beamten und deren Familienangehörigen gewährt der Staat Beihilfen zu den Krankheitskosten, die privaten Krankenversicherer bieten hierfür spezielle Beihilfe-Tarife an. Der Anspruch auf Beihilfe besteht bei einer freiwilligen Versicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung nicht, allerdings zahlen verschiedene Bundesländer ihren Beamten trotzdem einen Zuschuss zur Krankenversicherung.

Wer zu den drei oben genannten Gruppen gehört und sich aber gegen einen Wechsel in die PKV und für einen Verbleib in der gesetzlichen Krankenversicherung entscheidet, ist dort freiwillig gesetzlich versichert.

Freiwillig gesetzliche oder private Krankenversicherung: Das sind die wesentlichen Unterschiede

Während die gesetzliche Krankenversicherung nach dem Prinzip der Solidargemeinschaft funktioniert – d.h. alle Versicherten werden gleich behandelt, genießen den gleichen Schutz und haben Anspruch auf vergleichbare Leistungen –  schließt ein privat Versicherter einen individuellen Vertrag mit einem Versicherungsunternehmen ab, d.h. die Leistungen können zwischen den Versicherten stark variieren.

Die wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Versicherungsformen bestehen bei den vom Versicherer übernommenen Leistungen, der Art und Weise der Leistungsabrechnung und der Beitragsberechnung.

Übernommene Leistungen

Wer sich freiwillig gesetzlich krankenversichert, bleibt Mitglied in der Solidargemeinschaft, d.h. die von den gesetzlichen Krankenversicherungen gewährten Leistungen sind für alle Versicherten nahezu gleich. Der Leistungsumfang kann von den Kassen – nach Vorgabe durch den Gesetzgeber – erweitert oder reduziert werden.

Anders ist das in der privaten Krankenversicherung. Hier schließt der Versicherungsnehmer (also der Kunde) mit dem privaten Krankenversicherer einen individuellen Versicherungsvertrag ab, d.h. die Leistungen können auch bis zu einem gewissen Grad (der sich aus den angebotenen Versicherungsprodukten und deren Leistungsumfang ergibt) individualisiert werden. Je mehr Leistungen der Versicherungsnehmer in Anspruch nimmt, desto höher fallen in der Regel die monatlichen Versicherungsbeiträge aus.

In den meisten Fällen gehen die von privaten Krankenversicherungen übernommenen Leistungen deutlich über die Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung hinaus, weshalb Privatpatienten bei der Terminvergabe und bei Wartezeiten, bei der Behandlung mit neuester medizinischer Technik oder durch hoch spezialisierte Ärzte profitieren.

Abrechnung von Versicherungsleistungen

Die Abrechnung von Versicherungsleistungen bei gesetzlich Versicherten ist ziemlich einfach: Der Patient gibt beim Arzt oder im Krankenhaus seine Versichertenkarte ab, die Behandlung erfolgt für ihn ohne anschließende Rechnung, d.h. mit der eigentlichen Abrechnung der Leistung hat er nichts zu tun. Lediglich Zuzahlungen zu Medikamenten oder für stationäre Behandlungen müssen vom gesetzlich Versicherten selbst gezahlt werden.

Ganz anders die Systematik bei der PKV: Zwar besitzen auch diese eine Versichertenkarte, die enthält aber nur die Patientendaten. Bei Rechnungen von Ärzten oder Therapeuten oder für stationäre Behandlungen (beispielsweise bei einer Operation im Krankenhaus) müssen die privat Versicherten in Vorleistung gehen und diese selbst bezahlen. Erst danach können sie die Erstattung bei ihrer Versicherung bis zur vertraglich vorgesehenen Höhe beantragen.

Berechnung der Versicherungsbeiträge

Freiwillig gesetzlich Krankenversicherte

Bei der gesetzlichen Krankenversicherung wird der Beitrag anhand der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Versicherten berechnet, er bemisst sich also nach einem Prozentsatz der beitragspflichtigen Einnahmen. Wer wenig verdient, muss auch wenig bezahlen, wer mehr verdient, zahlt prozentual höhere Beiträge. Allerdings werden die Einkünfte nur bis zur aktuell gültigen Beitragsbemessungsgrenze von jährlich 58.050 Euro berücksichtigt.

Zu den Einnahmen gehören das Arbeitsentgelt, Renten der gesetzl. Rentenversicherung, Versorgungsbezüge und bei freiwillig Versicherten auch sonstige Einnahmen wie Kapitaleinkünfte oder Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung.

Auch bei Selbstständigen, die sich freiwillig gesetzlich versichern, richtet sich die Höhe der Krankenversicherungsbeiträge nach dem beitragspflichtigen Einkommen, der Beitrag berechnet sich auch hier nach einem Prozentsatz des Einkommens. Da Selbstständige in der Regel aber kein fixes Gehalt bekommen, schätzt die Krankenkasse die zu erwartenden Einnahmen des Selbstständigen aufgrund des letzten Einkommenssteuerbescheides. Liegt der endgültige Bescheid vor, berechnet die Krankenversicherung dann den endgültigen Beitrag. Waren die Annahmen für die erwarteten Einnahmen zu niedrig, führt das zu Nachzahlungen (bzw. bei zu hohen Annahmen zu Erstattungen). Der Selbstständige hat drei Jahre Zeit, den Steuerbescheid bei der Krankenkasse einzureichen. Macht er das nicht, setzt die Krankenkasse den Höchstbeitrag fest.

Um das Risiko von Nachzahlungen zu vermeiden, haben Selbstständige die Möglichkeit, freiwillig den Höchstbetrag zur Krankenversicherung zu zahlen. Sollten dann die Einnahmen am Ende des Jahres nicht so hoch ausgefallen sein, erhält der Versicherte eine Erstattung.

  • Tipp: Bei Selbstständigen, die wenig oder gar kein Einkommen haben (z.B. direkt nach einer Unternehmensgründung) setzt die Krankenkasse bei der Beitragsberechnung einen Mindestbeitrag auf Basis einer „Mindesteinnahme“ fest. Sollten Sie im Jahresverlauf feststellen, dass Sie deutlich mehr als diese „Mindesteinnahme“ verdienen werden, müssen Sie im Folgejahr allerdings mit einer Nachzahlung rechnen und sollten deshalb bereits unterjährig entsprechende Rücklagen bilden!

Die Versicherungsbeträge bei einer freiwillig gesetzlichen Krankenversicherung steigen, wenn die prozentualen Versicherungsbeträge oder die Beitragsbemessungsgrenzen erhöht werden.

Private Krankenversicherung

In der privaten Krankenversicherung bemisst sich die Beitragshöhe nicht nach dem Einkommen, sondern dem Leistungsumfang des Versicherungsproduktes sowie dem Risiko des Versicherungsnehmers, also dem Alter und dem Gesundheitszustand der zu versichernden Person.

Verändern sich die Risikoprofile, die der Versicherer bei der Berechnung der Tarife zugrunde gelegt hat, von den tatsächlichen Gegebenheiten – z.B. durch erhöhte Lebenserwartungen – oder steigen die Ausgaben des Versicherers stärker als erwartet, dann gibt der Versicherer das in der Regel direkt an die Versicherten in Form von Beitragssteigerungen weiter.

Mit welchen Beiträgen müssen Versicherte nach Erreichen des Rentenalters rechnen?

Bei freiwillig gesetzlich Versicherten ändert sich nichts Grundlegendes, wenn sie das Rentenalter erreichen: Auch zukünftig werden die Versicherungsbeträge auf Basis des Einkommens berechnet, jetzt also auf Basis der Rente. In der Regel ist die Rente niedriger als das letzte Arbeitseinkommen, weshalb meist auch die im Rentenalter zu zahlenden absoluten Beiträge sinken.

Auch bei privat versicherten Rentnern ändert sich auf den ersten Blick wenig, denn diese müssen zukünftig weiterhin den vollen Versicherungsbeitrag zahlen. Angesichts der in der Regel jährlich steigenden Beiträge für die PKV können die Versicherungsbeiträge schnell einen hohen prozentualen Anteil am monatlich verfügbaren Einkommen haben und deshalb unter Umständen sogar zu einer finanziellen Belastung im Alter werden.

Ein wichtiger Aspekt vor dem Wechsel in die PKV ist deshalb die Überlegung, ob Sie im Alter über ausreichend finanzielle Mittel verfügen, um sich die – ohne Zweifel gerade für ältere Menschen wichtigen – überdurchschnittlichen Leistungen einer privaten Krankenversicherung bei einem möglicherweise niedrigeren Einkommen auch leisten zu können.

Wie ist der Versicherungsschutz von Kindern geregelt?

Wer eine Familie hat, kann bei der freiwillig gesetzlichen Krankenversicherung Kinder bis zum Alter von 25 Jahren im Rahmen der Familienversicherung ohne zusätzliche Kosten mitversichern.

Bei der privaten Krankenversicherung richtet sich der Versicherungsschutz der Kinder nach dem der Eltern. Sind beide Eltern privat versichert, muss für jedes Kind eine eigene Versicherung abgeschlossen werden.  Ist dagegen ein Elternteil privat und ein Elternteil gesetzlich krankenversichert, dann richtet sich der Versicherungsschutz der Kinder nach dem Versicherungsstatus des Hauptverdieners sowie die Höhe des Einkommens der Eltern.

Wann ist ein Wechsel der Versicherungsform möglich?

Wer freiwillig gesetzlich versichert ist, kann innerhalb der gesetzlichen Krankenkassen – unter Einhaltung von Kündigungsfristen – recht problemlos wechseln.

Wer dagegen die Solidargemeinschaft verlassen und von der gesetzlichen in die private Krankenversicherung wechseln möchte, sollte sich diesen Schritt ganz genau überlegen, denn ein Wechsel zurück ist oft nur sehr schwer oder gar nicht mehr möglich.

Ein Wechsel von der PKV in die gesetzliche Krankenversicherung erfolgt, wenn Arbeitnehmer wieder versicherungspflichtig werden. Das ist der Fall, wenn das Einkommen des Arbeitnehmers wieder unter die Versicherungspflichtgrenze fällt oder der Arbeitnehmer arbeitslos wird. Außerdem darf der Arbeitnehmer nicht älter als 55 Jahre sein, danach ist ein Wechsel von der privaten in die gesetzliche Krankenversicherung generell nicht mehr möglich.

Selbstständige haben – solange sie ihre Selbstständigkeit weiter im Hauptberuf ausüben – kein Recht auf eine Rückkehr von der privaten in die gesetzliche Krankenversicherung. Erst wenn sie ihre hauptberufliche Selbstständigkeit ganz aufgeben und ins Angestelltenverhältnis zurückkehren und dabei noch nicht älter als 55 Jahre sind, ist das möglich.

Fazit: PKV oder freiwillig gesetzlich versichert

Die Entscheidung für oder gegen den Abschluss einer privaten Krankenversicherung ist eine Entscheidung mit weitreichenden finanziellen Folgen – im Zweifel für das ganze weitere Leben und die gesamte Familie und sollte deshalb reiflich durchdacht werden.

Einem oft deutlich größeren Leistungsumfang der privaten Krankenversicherung stehen oft höhere monatliche Kosten im Alter sowie Konsequenzen bei der Versicherung von Familienangehörigen gegenüber. Deshalb sollten Sie vor einer Entscheidung alle wichtigen Aspekte wie die Familienplanung, ihre aktuelle und zukünftige berufliche Situation sowie die Vermögenssituation berücksichtigen.

Bei der Wahl des richtigen Krankenversicherungssystems können auch neutrale Berater helfen, die sich einerseits mit den verschiedenen Tarifen der PKV auskennen und diese auch ins Verhältnis zur gesetzlichen Krankenversicherung setzen können.

Wer sich für die gesetzliche Krankenversicherung entscheidet und trotzdem nicht auf Leistungen einer PKV verzichten möchte, kann seinen Versicherungsschutz durch Abschluss einer Krankenzusatzversicherung verbessern.

Das Elektroauto kostenlos und steuerfrei beim Arbeitgeber laden: Das müssen Sie beachten

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Mit großen Schritten geht es beim Ausbau der Elektromobilität in Deutschland voran, sichtbar sowohl an den Zulassungszahlen von Elektroautos wie auch an der rasch wachsenden Ladeinfrastruktur. Auf immer mehr öffentlichen Parkplätzen, im kommunalen Bereich oder auf Unternehmensparkplätzen werden Ladesäulen errichtet. Und auch im privaten Bereich gibt es in Garagen und auf Carports immer mehr Ladestationen für Elektroautos – die sogenannten Wallboxen.

Auch die Bundesregierung tut alles, um die Bürger zum Wechsel aufs Elektroauto zu motivieren. Neben üppigen Kaufprämieren, der Förderungen von Fahrzeugen mit alternativen Antrieben bei deren Nutzung als Dienstwagen bis hin zu steuerlichen Anreizen beim Beladen mit Elektrostrom existiert ein ganzes Paket an finanziellen Anreizen.

Viele Arbeitgeber bieten ihren Arbeitnehmern außerdem an, ihren PKW kostenlos auf dem Firmengelände zu laden. Warum das auch aus steuerlicher Sicht ein sehr gutes Angebot ist und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Elektroauto kostenlos beim Arbeitgeber laden – So wird der geldwerte Vorteil steuerlich behandelt

Wer mit seinem privaten Elektroauto oder Hybridelektrofahrzeug zur Arbeit fährt, hat den PKW oft viele Stunden vor Ort beim Arbeitgeber stehen. Viel Zeit also, die für einen Ladevorgang genutzt werden kann.

Dieser günstige Umstand verbessert sich noch, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern anbietet, das private Elektroauto oder Hybridelektrofahrzeug kostenlos oder verbilligt an Ladestationen auf dem Betriebsgelände aufzuladen. Denn nach § 3 Nr. 46 Einkommenssteuergesetz (EStG) sind:

„vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für das elektrische Aufladen eines Elektrofahrzeuges oder Hybridelektrofahrzeuges an einer ortsfesten Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens steuerfrei.“

Neben der für den geldwerten Vorteil gewährten Steuerbefreiung ist der kostenlos zur Verfügung gestellte Ladestrom für den Arbeitnehmer auch noch sozialversicherungsfrei.

Wichtig ist dabei aber, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn des Arbeitgebers gewährt wird. Außerdem muss sich die Ladeeinrichtung auf dem Betriebsgelände des Arbeitgebers befinden und dort auch fest installiert sein. Dabei kann es sich auch um ein mit dem Arbeitgeber verbundenes Unternehmen handeln, also beispielsweise eine Tochtergesellschaft in einer anderen Stadt.

Die Steuerbefreiung gilt nicht nur für fest angestellte Arbeitnehmer, sondern kann auch Leiharbeitern gewährt werden. Für die Steuerbefreiung gibt es aktuell weder eine Höchstgrenze noch ist sie auf eine bestimmte Anzahl an Fahrzeugen limitiert.

Die Regelung gilt neben privaten Elektrofahrzeugen auch für vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte elektrisch betriebene Dienstwagen.

Für welche Fahrzeuge gilt die Steuerbefreiung für Ladestrom?

Damit die vom Arbeitgeber gewährten Vorteile für das elektrische Aufladen eines Elektrofahrzeuges oder Hybridelektrofahrzeuges auch gewährt werden können, hat das Bundesministerium für Finanzen in seinemBMF-Schreiben vom 5. November 2021 unter den Geschäftszeichen IV C 6 – S 2177/19/100004 :0008 und IV C 5 – S 2334/19/10009 :003 genau festgelegt, welche Voraussetzung dafür erfüllt sein müssen.

Demnach handelt es sich bei Elektrofahrzeugen um Kraftfahrzeuge:

„die ausschließlich durch einen Elektromotor angetrieben werden, der ganz oder überwiegend aus mechanischen oder elektrochemischen Energiespeichern oder aus emissionsfrei betriebenen Energiewandlern gespeist wird“.

Elektroauto zu Hause laden: Wenn der Arbeitgeber die Wallbox sponsored

In § 3 Nr. 46 Einkommenssteuergesetz (EStG) ist außerdem geregelt, dass die Steuerbefreiung auch dann gilt, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zeitweise eine betriebliche Ladevorrichtung zur privaten Nutzung überlässt.

In der Praxis bedeutet das, der Chef überlässt seinem Mitarbeiter eine Ladestation – z.B. eine Wallbox – die dieser zu Hause in seiner Garage installiert und damit sein Elektrofahrzeug lädt. Zu den Kosten, die unter die Steuerbefreiung fallen, zählen neben der betrieblichen Ladestation auch die Kosten für die Installation der Anlage, deren Wartung und Betrieb sowie notwendige Kabelzuleitungen (z.B. das separate Verlegen eines Starkstromkabels).

Auch hier gilt wieder, dass die Leistung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden muss. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil für die Überlassung der Ladevorrichtung sowie für Zuschüsse zur Installation und zum Betrieb pauschal mit 25 Prozent zu versteuern. Die Pauschalisierung führt außerdem auch hier zur Sozialversicherungsfreiheit der Leistung beim Arbeitnehmer.

Der Strom, den der Mitarbeiter zu Hause an der vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Ladevorrichtung bezieht, fällt aber nicht unter die Steuerbefreiung.

Aktuell gilt die Steuerbefreiung für den vom Arbeitgeber kostenlos zur Verfügung gestellten Ladestrom oder eine für den Heimgebrauch überlassene Ladeeinrichtung bis zum Jahr 2030.

Fazit: Dreifachplus für den Arbeitnehmer – Zufriedene Mitarbeiter beim Arbeitgeber

Bietet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern an, dass diese ihre Elektrofahrzeuge auf dem Firmengelände kostenlos laden dürfen, profitieren beide Seiten:

Für die Mitarbeiter ist das kostenlose Laden ihres PKWs während der Arbeitszeit und ohne die geldwerte Leistung versteuern zu müssen eine „Win-Win-Win-Situation“, für den Arbeitgeber bedeutet das motivierte und zufriedenere Mitarbeiter in Zeiten des Fachkräftemangels.

Steuerfreie Zuwendungen: Wie Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter Kosten für Arbeitskleidung übernehmen können

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Grundsätzlich unterliegt der Arbeitslohn, den ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber erhält, der Lohnsteuerpflicht. Allerdings bestehen zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie Ihren Mitarbeitern Gutes tun können, indem Sie Freiräume nutzen, die der Gesetzgeber vor allem im Bereich der steuerfreien und nicht steuerbaren Sachleistungen eingeräumt hat.

In dieser Artikelserie stellen wir Ihnen ab sofort und regelmäßig solche Möglichkeiten vor, wie Sie die Leistungen für Ihre Mitarbeiter erhöhen können, ohne dass diese dem Arbeitslohn zugerechnet werden und deshalb im Rahmen des § 3 Einkommenssteuergesetz (EStG) steuerfreie Einnahmen für den Arbeitnehmer sind.

Im ersten Teil dieser Miniserie erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter mit Arbeitskleidung ausstatten können, ohne dass dem einzelnen Mitarbeiter dafür Kosten oder steuerliche Nachteile entstehen.

Definition: Was genau fällt unter Arbeitskleidung?

Viele Unternehmen statten Ihre Mitarbeiter mit Arbeitskleidung aus, meist unentgeltlich oder zumindest vergünstigt. Zum einen, um sicherzustellen, dass ein notwendiges und u.U. gesetzliches Mindestmaß an Arbeitsschutz eingehalten wird, man spricht dann von Schutzkleidung. Vorwiegend aber vor allem deshalb, um ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen – also vor allem gegenüber der Kundschaft – zu gewährleisten; man spricht hier von der sogenannten Corporate Identity.

Erhalten Mitarbeiter vom Arbeitgeber unentgeltlich oder vergünstigt typische Berufs- bzw. Arbeitskleidung, dann ist der dadurch entstandene geldwerte Vorteil nicht Bestandteil des Arbeitslohns.

Damit die vom Arbeitgeber unentgeltlich oder zumindest zu einem reduzierten Preis überlassene Arbeitskleidung auch tatsächlich steuerfrei bleibt, muss es sich um eine typische Berufskleidung handeln, geregelt in § 3 Nr. 31 EStG. Dort wird als typische Berufskleidung diejenige definiert, die:

  • ihrer Beschaffenheit nach nahezu ausschließlich für die berufliche Verwendung geeignet und damit
  • eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist.

Dazu gehört neben der bereits erwähnten Arbeitsschutzkleidung, mit der also Leib und Leben des Arbeitnehmers geschützt oder Unfallverhütungsvorschriften eingehalten werden sollen, auch solche Kleidung, die für den Beruf als typisch angesehen wird (Arztkittel, Montageanzug, Schnittschutzhose etc.). Inwiefern der Blaumann dann tatsächlich auch für Arbeiten in Heim und Garten genutzt wird, sei dahingestellt.

Wichtig: Wenn Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer die Arbeitskleidung zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn unentgeltlich oder vergünstigt zur Verfügung stellen, unterstellt die Finanzverwaltung, dass es sich dabei um Arbeitskleidung handelt, solange nicht das Gegenteil offensichtlich ist.

Dieses offensichtliche Gegenteil wäre beispielsweise dann der Fall, wenn Sie Ihren Büromitarbeitern Schuhe zur Verfügung stellen oder Mitarbeiter einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft von dieser Anzüge gestellt bekommen.

Hier ist auch der wichtige Aspekt der Privatnutzung zu beachten. Nur wenn eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist, handelt es sich um Arbeitskleidung. Andernfalls liegt ein steuerpflichtiger Sachbezug vor, wie im Fall der erwähnten Anzüge.

Barablösung zur Beschaffung von Arbeitskleidung

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber statt der typischen Arbeitskleidung eine Barablösung, dann ist auch diese steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Bereitstellung einer typischen Arbeitskleidung hat. Voraussetzung dafür ist aber, dass dies in einem Gesetz, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt ist.

Beispiele für Arbeitskleidung und Schutzkleidung

Unter die Kleidungsstücke, deren private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist und die Arbeitnehmer als Arbeitskleidung steuerfrei erhalten können bzw. deren Reinigungskosten der Arbeitgeber übernehmen kann, fallen beispielsweise:

  • Einheitliche Monteuranzüge mit Firmenlogo
  • Arbeitsschutzanzüge für Forstarbeiter
  • Arbeitshosen und Jacken für Dachdecker, Zimmerleute oder Bauarbeiter
  • Dienstuniform für Köche und Kellner

Als Schutzkleidung, die vor Arbeitsunfällen schützen soll oder zur Einhaltung von Hygienevorschriften getragen werden muss, gehören u.a.:

  • Laborkittel
  • Sicherheitshandschuhe
  • Schweißerschutzanzüge
  • Maschinenschutzanzüge
  • Arbeitsschuhe mit Stahlkappe
  • Flammenschutzanzüge
  • Wetterschutzkleidung etc.

Wem gehört die bezuschusste Arbeitskleidung?

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern kostenfrei oder vergünstigt Arbeitskleidung zur Verfügung stellen, dann geht diese nicht in das Eigentum des Arbeitnehmers über, sondern bleibt de facto in Ihrem Besitz. In der Theorie müsste der Arbeitnehmer diese also beim Verlassen des Unternehmens an Sie zurückgeben, in der Praxis wird das allerdings eher selten der Fall sein.

Reinigungskosten, die für diese typische oder vorgeschriebene Arbeitskleidung anfallen, trägt der Arbeitgeber.

Im nächsten Teil werden wir uns mit der steuerlichen Befreiung von Beihilfen und Unterstützungen in Notfällen beschäftigen, also schauen Sie regelmäßig bei uns vorbei. Sollten Sie Fragen zu steuerfreien Zuwendungen haben, dann kontaktieren Sie uns – Wir helfen Ihnen gern.

Mehr Netto für den Urlaub: Wann Erholungsbeihilfen das bessere Urlaubsgeld sein können

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Der nächste Sommer naht und damit für Millionen Erwerbstätige der lang ersehnte Jahresurlaub. Auch wenn sich das Urlaubsverhalten in den letzten beiden Jahren nachhaltig verändert hat und – oft gezwungenermaßen – die heimischen Berge und Seen anstelle weiter entfernt liegender Urlaubsdomizile angesteuert wurden, viel Geld wird in der Regel hier wie da ausgegeben.

Gut, dass es bei vielen Arbeitgebern Urlaubsgeld gibt, das direkt in die Urlaubskasse fließt und zumindest einen Teil der Kosten abdeckt. Allerdings hält der Staat beim Urlaubsgeld ebenfalls die Hände auf, denn als Bestandteil des Arbeitslohns muss es ebenfalls versteuert werden.

Eine sehr interessante Alternative, um zumindest einen Teil der fälligen Steuern und Sozialabgaben zu vermeiden und das Geld lieber im Urlaub auszugeben, sind die sogenannten Erholungsbeihilfen. Welche Regelungen und Grenzen bei der Gewährung von Erholungsbeihilfen gelten, wer Anspruch darauf hat und was die Voraussetzungen für die Gewährung sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition: Was sind Erholungsbeihilfen?

Bei der Erholungsbeihilfe für Arbeitnehmer handelt es sich um eine freiwillige finanzielle Zuwendung des Arbeitgebers, also einen Zuschuss zu den Erholungskosten eines Mitarbeiters und dessen Familie.

Die Gewährung von Erholungsbeihilfen erfolgt zweckgebunden, d.h. für einen konkreten Erholungsurlaub oder eine spezielle Kur.

Grundsätzlich sind die Erholungsbeihilfen nach §19 Einkommenssteuergesetz (EStG) Bestandteil des steuerpflichtigen Arbeitslohnes! Allerdings hat der Gesetzgeber in § 40 Abs. 2 Satz 1 EStG die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung durch den Arbeitgeber eingeräumt, wenn dafür bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Wer kann Erholungsbeihilfen bekommen?

Erholungsbeihilfen können grundsätzlich allen Mitarbeitern eines Unternehmens gewährt werden, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer in Vollzeit, Teilzeit oder als Minijobber tätig ist.

Darüber hinaus kann die Erholungsbeihilfe auch dem Ehepartner des Mitarbeiters sowie dessen Kindern gewährt werden. Auch diese Zuwendungen (bar oder als Sachbezug) gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Mitarbeiters, die unter bestimmten Voraussetzungen vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden können und dann für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei sind.

In welcher Form können Erholungsbeihilfen gewährt werden?

Der Arbeitgeber kann die Erholungsbeihilfen seinem Mitarbeiter als Barzuschuss zum Erholungsurlaub oder in Form von Sachleistungen gewähren.

Zu den Sachleistungen, die die Erholung des Mitarbeiters fördern, zählen zum Beispiel:

  • Gutscheine,
  • Reisekosten wie Flug- oder Bahntickets,
  • Behandlungen wie Massagen, Yoga oder Wellness,
  • Hotel- oder ähnliche Übernachtungskosten,
  • Eintritte zu Museen, Sehenswürdigkeiten, Parks oder Freizeitbädern oder
  • Kosten für Ausflüge oder Führungen.

Wann sind Erholungsbeihilfen sozialversicherungsfrei?

Freigrenzen für die Lohnsteuer-Pauschalisierung

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, Mitarbeitern Erholungsbeihilfen bis zu einem jährlich festgelegten Höchstbetrag pauschal mit 25 Prozent zu versteuern. Die Höchstbeträge liegen jährlich aktuell bei:

  • 156 Euro für einen einzelnen Arbeitnehmer,
  • zuzüglich 104 Euro für seinen Ehegatten und
  • weiteren 52 Euro für jedes Kind des Arbeitnehmers.

Bis zu diesen Höchstbeträgen übernimmt der Arbeitgeber mit pauschal 25 Prozent die Lohnsteuer, d.h. diese entfällt für den Mitarbeiter. Außerdem ist der Maximalbetrag nach § 1 Abs. 1 Satz 1 der Sozialversicherungsverordnung dem Arbeitsentgelt nicht zuzurechnen, d.h. für den Arbeitnehmer auch sozialversicherungsfrei.

Bei einer Familie mit 2 Kindern ist also ein vom Arbeitgeber als Erholungsbeihilfe gewährter Betrag von max. 364 Euro für den Arbeitnehmer steuerfrei.

Es handelt sich bei diesen Grenzen um Freigrenzen, d.h. werden sie auch nur um einen Euro überschritten, dann entfallen sie vollständig! An den Mitarbeiter gezahltes Urlaubsgeld wird nicht auf die genannten Grenzen angerechnet, weshalb es meist günstiger ist, statt des (nicht begünstigen) Urlaubsgeldes Erholungsbeihilfe zu zahlen bzw. das Urlaubsgeld in Erholungsbeihilfe (Maximalbetrag) und Urlaubsgeld aufzuteilen.

Aber auch für den Arbeitgeber ergeben sich Vorteile, da die Pauschalbesteuerung auf den Maximalbetrag in der Regel niedriger ausfällt als die vom Arbeitgeber auf ein gleichwertiges lohnsteuerpflichtiges Bruttoentgelt zu entrichtenden Lohnnebenkosten.

Was sind zweckgebundene Formen von Erholungsbeihilfen?

Wie zuvor erwähnt, muss die Gewährung von Erholungsbeihilfen zweckgebunden erfolgen. Die zweckgebundene Verwendung liegt bereits dann vor, wenn es einen zeitlichen Zusammenhang zwischen der Gewährung der Beihilfe und dem Urlaubszeitraum des Mitarbeiters gibt.

Damit ist es – beispielsweise bei der Gewährung eines Barzuschusses – nicht zwingend notwendig, dass der Zuwendungsempfänger eine Urlaubsreise antritt, er kann seinen Erholungsurlaub also auch zu Hause verbringen.

  • Tipp: Bei Barzuschüssen sollte sich der Arbeitgeber von seinen Mitarbeitern schriftlich bestätigen lassen, dass die gewährten Erholungsbeihilfen auch tatsächlich für Erholungszwecke – egal, ob auf einer Urlaubsreise, einer Kur oder beim Urlaub zu Hause – eingesetzt wurden. Dieser Nachweis sollte mit den Lohnunterlagen der Mitarbeiter archiviert werden, um ggfs. bei Betriebsprüfungen den Nachweis erbringen zu können. Bei Sachzuwendungen sind die Rechnungen, z.B. vom Reiseveranstalter oder Kuranbieter, als Nachweis aufzubewahren.

Fazit: Urlaubsgeld aufteilen und Maximalbetrag an Erholungsbeihilfe auszahlen

Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Urlaubsgeld, kann es für beide Seiten finanziell vorteilhaft sein, den Gesamtbetrag des vereinbarten Urlaubsgeldes so zu splitten, dass der sozialversicherungsfreie und pauschal zu besteuernde Maximalbetrag (abhängig von der persönlichen Familiensituation) an Erholungsbeihilfen an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird und nur der verbliebene Betrag als lohnsteuerpflichtiges Urlaubsgeld.

Wenn Sie bei der Berechnung und dem Vergleich von Erholungsbeihilfe und Urlaubsgeld für Ihre Mitarbeiter Hilfe benötigen, können Sie uns jederzeit gerne ansprechen.

10 effektive Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro – Ein Kurzleitfaden fürs digitale Setup

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Auch wenn ein Großteil der Kommunikation in Unternehmen – intern wie extern – bereits über E-Mail, Messenger-Dienste wie Slack oder Stackfield oder in Form von Online-Meetings via Zoom oder MS Teams digital und damit papierlos abläuft, benötigen viele Unternehmensprozesse nach wie vor das gute alte Papier, um reibungslos zu funktionieren.

Das beginnt mit auf Papier erfassten Arbeitszeiten oder eingereichten Urlaubsanträgen, reicht über die Fakturierung und oft noch per Post verschickter Rechnungen oder Mahnungen bis hin zu ausgedruckten Verträgen, Mailanhängen und deren Archivierung für bis zu zehn Jahren im guten alten Ordner.

Allerdings hat in fast allen Bereichen inzwischen die Dynamik zugenommen, mit der sich Unternehmen ins digitale Zeitalter bewegen, nicht zuletzt ausgelöst durch die Corona-Pandemie und der damit verbundenen Notwendigkeit des ortsunabhängigen Arbeitens. Immer häufiger sind Unternehmen sogar gezwungen, ihre Prozesse zu digitalisieren, um mit Kunden oder Lieferanten zu interagieren und im Wettbewerb nicht zurückzufallen. Nicht wenige Unternehmen, die papierlos arbeiten, erwarten das auch von ihren Lieferanten und setzen entsprechende Schnittstellen voraus: ein nicht zu vernachlässigender Wettbewerbsfaktor, wenn man beispielsweise seine Rechnungen verschicken will.

Falls Sie zu den rund 80 Prozent der deutschen Unternehmen gehören, die noch nicht vollständig papierlos agieren, dann stellen wir Ihnen in diesem Beitrag in einer Art Kurzleitfaden 10 effektive Tipps vor, die Sie dabei unterstützen können, den Weg zum papierlosen Büro zu gehen.

Tipp 1: Awareness schaffen und alle ins Boot holen

Grundvoraussetzung dafür, dass die Umstellung zum papierlosen Büro gelingt – und damit auch der erfolgreiche Start in die Digitalisierung Ihres Unternehmens – ist, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und sich in die gleiche Richtung bewegen.

Deshalb sollten Sie von Anfang an offen mit Ihren Mitarbeitenden kommunizieren und sie von der Notwendigkeit und Wichtigkeit eines digitalen Setup überzeugen, also neudeutsch: die Awareness dafür schaffen. Jede/r in Ihrer Firma sollte das Gefühl haben, in seinem Bereich Teil des Veränderungsprozesses zu sein und einen positiven Beitrag zu leisten. 

Im Rahmen von regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen sollten alle Mitarbeitenden über die Fortschritte informiert werden und die Möglichkeit haben, ihre eigenen Ideen und Vorschläge einbringen zu können. 

Dem Management bieten solche Veranstaltungen außerdem die Gelegenheit, die Ängste von Mitarbeitenden um ihren Arbeitsplatz aufgrund der Digitalisierung zu nehmen, sondern im Gegenteil von den zahlreichen Vorteilen eines digitalen Unternehmens, wie beispielsweise agileres und effektiveres Arbeiten, mehr Freiheiten für Mitarbeitende oder deutlich schlankere Prozesse zu überzeugen.

Tipp 2:  Plan erstellen

Sind alle im Boot, können Sie mit der eigentlichen Planungsphase beginnen. Je nach Unternehmensgröße kann es sinnvoll sein, sich Unterstützung von Digitalisierungsexperten zu holen, um von Anfang an richtig zu priorisieren und keine wichtigen Schritte zu vergessen. Sollten Sie Hilfe benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

Planen Sie unbedingt realistisch, d.h. setzen Sie sich erreichbare Ziele, mit denen Sie Ihr Unternehmen in die papierlose Zukunft führen wollen. Das beginnt bereits bei Aufnahme des Status quo. Analysieren Sie Ihre aktuelle IST-Situation hinsichtlich der Arbeitsabläufe und -prozesse, der eingesetzten Anwendungen und Programme sowie der beteiligten Personen – intern wie extern. 

Nach der IST-Aufnahme müssen die erfassten Prozesse und Arbeitsabläufe digital neu aufgestellt und die in den Prozess eingebundenen Anwendungen und Programme unter Umständen ersetzt werden. Auch das müssen Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen. 

Und danach kommt die mit Sicherheit größte Aufgabe: Alle bis jetzt in der Theorie gemachten Veränderungen bei Prozessen und Arbeitsabläufen auch praktisch im Unternehmen umzusetzen.

Erstellen Sie sich deshalb einen Projektplan, der alle Projektstufen vom Anfang bis Ende inkl. der dafür notwendigen Ressourcen und der benötigten Zeit beinhaltet. Der Projektplan ist ein lebendes Dokument, d.h. überarbeiten Sie diesen bspw. Im Rahmen von Workshops oder Meetings regelmäßig und passen ihn an den tatsächlichen Projektverlauf an.

Planen Sie von Anfang an Meilensteine ein und überprüfen Sie beim Erreichen dieser Meilensteine den Projektfortschritt. Auf dem Weg zur Zielerreichung ist das zum einen ein gutes Steuerungsinstrument, zum anderen kann es auch ein wichtiger Mitovationsfaktor sein.

Auch bei der Projektplanung und -durchführung kann es eine sehr gute Entscheidung sein, die Hilfe von Profis in Anspruch zu nehmen, die in anderen Unternehmen bereits erfolgreich Digitalisierungsprojekte durchgeführt haben und genau wissen, worauf es im Projektverlauf ankommt und was bei Problemen in der Umsetzung zu tun ist. Sprechen Sie uns bei Bedarf einfach an.

Tipp 3: Verantwortung verteilen und Aufgaben delegieren

Je nach Größe Ihres Unternehmens und des Projektes sollten Sie die Verantwortung für die Umsetzung und die Aufgaben auf mehrere Personen verteilen und dabei gleichzeitig festlegen, wie viel Zeit die Mitarbeitenden für dieses Projekt haben. Unterschätzen Sie keinesfalls den Aufwand und räumen Sie den Projektmitarbeitenden genügend Zeit ein, um das Projekt effizient und effektiv umzusetzen und die gesetzten Ziele auch erreichen zu können.

Bauen Sie sich ein Projektteam auf, das die Digitalisierung Ihres Unternehmens und den Weg zum papierlosen Büro mit der notwendigen Expertise vorantreibt und mit Begeisterung an der Aufgabe und dem Ziel die anderen Mitarbeitenden im Unternehmen mitzieht. Das kann beispielsweise im Rahmen von Infoveranstaltungen sein, bei der Durchführung von Schulungen oder der Unterstützung einzelner Mitarbeitende bei der Beschreibung und Definition von Arbeitsabläufen und Prozessen.

Tipp 4: Anwendungen und Prozesse identifizieren

Jetzt geht es an die praktischen Tätigkeiten: Im Rahmen eines „Walk-through“ durchlaufen Sie alle wichtigen Unternehmensprozesse und Arbeitsschritte und bewerten diese hinsichtlich der aktuell notwendigen manuellen Arbeitsschritte und des erzeugten „Papieraufwandes“. 

Je nach Unternehmensgröße kann dafür entweder ein eigenes Team verantwortlich sein (z.B. im Rahmen eines separaten Projektes „Digitalisierung und papierloses Büro“), das die „Walk-throughs“ für das gesamte Unternehmen durchführt und die Prozesse aufnimmt und dokumentiert. Bei kleineren Unternehmen machen das hingegen häufiger die Mitarbeitenden der einzelnen Arbeitsbereiche selbst und besprechend das Ergebnis anschließend mit den Projektverantwortlichen.

Das Ergebnis können Sie entweder grafisch in Form von Prozessdiagrammen oder als Prozessbeschreibungen festhalten. Auch hier kann die Unterstützung von Prozessspezialisten aus dem Bereich Digitalisierung sehr hilfreich sein.

Scheuen Sie sich nicht davor, die Prozessaufnahme in Etappen durchzuführen, falls der Aufwand im Unternehmen sonst vielleicht nicht zu bewältigen ist. Im Zweifel sind sie eine Übergangszeit nur „halb-digital“ und haben ausreichend Zeit für ihr Kerngeschäft.

Tipp 5: Prozesse und Arbeitsabläufe neu strukturieren

Wenn Sie den aktuellen Zustand all Ihrer Arbeitsabläufe und Prozesse im Rahmen der IST-Aufnahme erfasst haben, müssen Sie für diese nun einen Soll-Zustand definieren. Sie müssen sich also überlegen, wie Prozesse und Arbeitsabläufe zukünftig digital umgesetzt und papierlos durchgeführt werden können.

Im Recruiting kann das beispielsweise so aussehen, dass zukünftig nur noch Bewerbung auf elektronischem Wege akzeptiert werden und auch die Kommunikation mit Bewerbern ausschließlich elektronisch erfolgt. Nutzen Sie im Personalwesen noch Urlaubsanträge in Papierform, dann sollten diese zukünftig nur noch über den elektronischen Weg eingereicht und genehmigt werden.

Verlassen Rechnungen noch in Papierform das Unternehmen, dann sollte dieser Prozess mittels eines geeigneten Programmes auf die elektronische Rechnungstellung umgestellt werden. Gleiches gilt für den Rechnungseingang, wo noch in Papierform eingehende Rechnungen sofort digitalisiert und in elektronischer Form weiterbearbeitet werden sollten. 

Dabei sind sehr wichtige Punkte wie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die Anforderungen an eine elektronische Rechnungen oder Datenschutzaspekte bei der Nutzung von Datenschnittstellen zu Drittanbietern (DATEV etc.) zwingend zu berücksichtigen. Um in dieser Hinsicht Fehler zu vermeiden, sollten Sie – sofern Sie nicht die notwendige Expertise im eigenen Team haben – einen Digitalisierungsexperten kontaktieren.

Tipp 6: Software für die künftige papierlose Zusammenarbeit finden

Egal ob Online-Meetings, die Warenwirtschaft, Fakturierung oder Buchhaltung, das innerbetriebliche Aufgabenmanagement oder der Vertrieb: fast überall haben Sie in der Regel bislang schon Anwendungssoftware im Einsatz und im Rahmen der Digitalisierung wird die Verwendung quasi ein Muss.

Denn Ihr Ziel ist es, alle Dokumente im Unternehmen zukünftig nur noch digital zu erstellen und abzulegen und – sollten Sie von extern noch Papierdokumente (z.B. eine Rechnung, einen Vertrag, einen Auftrag etc.) erhalten, diese direkt beim Posteingang zu digitalisieren und anschließend elektronisch weiter zu bearbeiten.

Überlegen Sie sich deshalb, welche Software schon vorhanden ist und ob diese auch für die zukünftig geplanten digitalen Arbeitsprozesse geeignet ist. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie sich um eine Alternative kümmern.

In der Regel passiert der Großteil der Kommunikation bereits elektronisch und auch Software zur Durchführung von Meetings (Zoom, MS Teams) oder zur Aufgabenplanung und -steuerung (Slack, Stackfield) ist oft schon vorhanden.

Wichtig ist der Bereich Warenwirtschaft, Fakturierung und Buchhaltung. Achten Sie darauf, dass zwischen den Systemen passgenaue Schnittstellen vorhanden sind, so dass ein elektronischer Prozessablauf von Anfang an gewährleistet ist (z.B. direkt Anbindung der Buchhaltungssoftware an Datev, so dass Rechnungen elektronisch übergeben werden können).

Sehr wichtig ist auch ein zuverlässiges Dokumenten-Management-System (DMS), in dem Sie alle wichtigen Dokumente elektronisch archivieren, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten und über Backups auch einen ausreichenden Schutz gegen Datenverlust (Backup und Wiederherstellung) haben.

Tipp 7: Mobile Arbeitsumgebungen einrichten

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dennoch sehr wichtig ist eine moderne und sichere mobile Arbeitsumgebung, die all Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stehen sollte. 

Das bedeutet, Mitarbeitende sollten über die entsprechende Technik (hard- und software) verfügen, um einfach und schnell Zugriff auf Anwendungen und digitale Dokumente zu haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Um Datenmissbrauch zu vermeiden, sollte der Zugriff grundsätzlich nach dem „Need-to-know“-Prinzip eingerichtet sein, d.h. Zugriff auf Daten, die jemand nicht für seine tägliche Arbeit benötigt, ist nicht möglich (Vertraulichkeit der Daten).

Der Zugriff auf Daten und Systeme muss sicher sein (verschlüsselte Datenübertragung, Anmeldung an IT-System nur über 2-Faktor-Authentifizierung etc.) und Compliance-Vorschriften und DSGVO-Anforderungen müssen eingehalten werden.

Gerade im Bereich von Datenschutz und Datensicherheit sollten Sie sich im Zweifel Unterstützung von einem IT- bzw. Digitalisierungsexperten holen, da Fehler schnell erhebliche negative Auswirkungen haben können (Verstöße gegen Datenschutz, kompromittierte Daten, Hacker-Angriffe etc.).

Tipp 8: Cloud-Lösungen nutzen

Sehr hilfreich bei der Umsetzung eines digitalen Setups können Cloud-Lösungen sein, da diese für viele der bislang beschriebenen Herausforderungen und Probleme gute Lösungen anbieten. Das beginnt bereits mit der sicheren Anmeldung am System, einer verschlüsselten Datenübertragung, der Berücksichtigung von Datenschutzanforderungen und von Archivierungspflichten. Außerdem ist mit den meisten Anwendungen auch ein verteiltes und ortsunabhängiges Arbeiten kein Problem.

Solche Cloud-Lösungen gibt es inzwischen für Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme ebenso wie für CRM- oder DMS-Lösungen oder von einigen Anbietern als sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Anwendungen (ERP) sogar als vollständig integrierte und miteinander kommunizierende Systeme zur digitalen Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse.

Viele Cloud-Lösungen sind bis zu einem bestimmten Grad individuell konfigurierbar und die Nutzung erfolgt oft gegen die Bezahlung einer Monatsgebühr. Bevor Sie sich also viele teure Einzelanwendungen anschaffen und diese im Unternehmen aufwendig implementieren und unter Umständen auch mit vorhandenen Applikationen harmonisieren müssen, schauen Sie sich zuerst auf dem Markt der Cloud-Anbieter um. 

Tipp 9: Prozesse, Regeln und Arbeitsabläufe beschreiben

Ein oft vernachlässigtes Thema, da es gerade am Anfang mit viel Arbeit verbunden ist, ist die Erstellung einer nachvollziehbaren und lückenlosen Dokumentation der im Rahmen des papierlosen Büros neu aufgestellten Prozesse, Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten und Regeln.

Dabei ist das ein Aufwand, den Sie nicht scheuen sollten. Zumal Sie im Rahmen der Digitalisierung Ihres Unternehmens ohnehin bereits bestehende Prozesse erfassen und neue definieren und beschreiben. 

Dieses elektronisch verfügbare Regelwerk ist beispielsweise dann wichtig, wenn Ihr Unternehmen stark wächst und viele neue Mitarbeitende eingestellt werden. Der Einarbeitungsaufwand reduziert sich erheblich, wenn Prozesse und Regeln schnell und verständlich nachgelesen werden können.

Aber auch für schon länger im Unternehmen tätige Mitarbeitende ist es oft ein wichtige Quelle, wenn es um Prozessverständnis, die Durchführung bestimmter Arbeitsschritte oder geltende Regeln geht. So werden im Regelwerk beispielsweise konkrete Betragsgrenzen bei der Freigabe von Rechnungen oder Entscheidungskompetenzen bei Bestellungen festgelegt und sind für jeden nachvollziehbar und gültig. 

Fazit und Tipp 10: Geduldig sein und Zwischenerfolge feiern

Um am Ende gleich zwei Floskeln zu bemühen: Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut und der Weg zum papierlosen Büro ist ein kein Sprint, sondern ein Marathon. Und die Umstellung zu einem papierlosen Büro ist nicht in wenigen Tagen, vielleicht nicht mal in Wochen oder Monaten vollständig geschafft.

Seien Sie deshalb geduldig, gehen Sie Schritt für Schritt voran und setzen Sie sich realistische Meilensteine hin zum digitalen Unternehmen. Denn um Floskel drei zu bemühen, der Weg kann auch schon ein Teil des Ziels sein und je mehr Prozesse und Arbeitsabläufe Sie papierlos durchführen, umso effektiver und nachhaltiger arbeiten Sie und Ihre Mitarbeitenden und desto zufriedener werden alle Beteiligten sein. Und natürlich sollten Sie das Erreichen wichtiger Meilensteine gebührend feiern, was für die Beteiligten Mitarbeiter gleichzeitig Anerkennung und Ansporn ist.

Und wenn Sie bei der Umstellung an einer Stelle nicht weiterkommen, dann sprechen Sie uns einfach an, stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite.

Wann kann eine Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden und welche Mindestangaben müssen enthalten sein?

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Zu den eher angenehmen Seiten des Unternehmertums gehört es mit Sicherheit, Rechnungen für erbrachte Produkte und Dienstleistungen zu stellen. Aber auch hier drohen zahlreiche bürokratische Fallstricke, denn Rechnungen müssen formale Voraussetzungen erfüllen, um beispielsweise steuerlich akzeptiert zu werden und damit auch vorsteuerabzugsberechtigt zu sein (Umsatzsteuergesetz bzw. UStG). 

Für etwas Entlastung sorgt eine Vereinfachungsregel in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), die die notwendigen Pflichtangaben bei Rechnungen unter 250 Euro gegenüber einer „normalen Rechnung“ reduziert.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Mindestangaben sogenannte Kleinbetragsrechnungen trotzdem enthalten müssen, wann sie anzuwenden sind und was sie von einer Quittung unterscheidet.

Pflichtangaben: Was eine Rechnung mindestens enthalten muss

Mit einer Rechnung wird der Leistungsempfänger über das dafür fällige Entgelt informiert. Damit Rechnungen buchhalterisch als Kosten im Rahmen der Betriebsausgaben anerkannt oder vom Finanzamt für den Vorsteuerabzug akzeptiert werden, müssen Sie bestimmte Pflichtangaben enthalten.

Dabei regelt § 14 UStG, das:

…eine Rechnung jedes Dokument ist, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. 

Für die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit und Lesbarkeit des Inhaltes ist der Aussteller verantwortlich. 

Die Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. 

Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, müssen gemäß § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten sein:

  • der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird),
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
  • das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
  • einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Wird die Rechnung nicht durch den Leistungsnehmer, sondern den Leistungsempfänger erstellt, muss das Dokument die Angabe „Gutschrift“ enthalten.

Kleinbetragsrechnung: Diese Vereinfachungen gelten gegenüber einer „normalen“ Rechnung

Im Geschäftsalltag gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, die auf den ersten Blick nicht dem ursprünglichen Sinne einer Rechnung entsprechen, z.B. Quittungen oder Kassenbons. Müssten also Kassenbons oder Tankquittungen alle oben genannten Pflichtangaben einer Rechnung enthalten, wäre der Aufwand unzumutbar (man denke hier an Name und Anschrift des Leistungsempfängers).

Um den Umgang mit diesen Sonderformen des Massengeschäfts (z.B. Tankquittungen) zu erleichtern, hat der Gesetzgeber eine separate Regelung für sogenannte Kleinbetragsrechnungen eingeführt.

Kleinbetragsrechnung: Welche Obergrenze ist zu beachten?

Um eine Kleinbetragsrechnung handelt es sich, wenn der Bruttorechnungsbetrag die Gesamtsumme von 250 Euro nicht überschreitet. Dieser Grenzbetrag gilt seit dem 1.1. 2017 im Rahmen des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes.

Nach § 33 UStDV muss eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, mindestens die folgenden Pflichtangaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens,
  • das Ausstellungsdatum,
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistungen und
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz.

Wichtig: Damit der Leistungsempfänger Vorsteuer-Abzugsberechtigt ist, muss der Steuersatz in der Kleinbetragsrechnung als Zahl angegeben werden (7% bzw. 19%). Es reicht also nicht aus, auf der Kleinbetragsrechnung eine Angabe wie beispielsweise „Gesamtbetrag enthält die gesetzl. USt.“ zu machen, ohne den konkreten Steuersatz zu nennen.

Liegt eine Steuerbefreiung vor, reicht ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Sind diese Angaben auf der Kleinbetragsrechnung vorhanden, ist der Leistungsempfänger zum Abzug der Vorsteuer berechtigt und die Rechnung kann in der Buchhaltung als Kosten bei den Betriebsausgaben angesetzt werden.

Wie sind unterschiedliche Steuersätze in der Kleinbetragsrechnung zu berücksichtigen?

Grundsätzlich ist es auch möglich, mehrere erbrachte Leistungen in einer Kleinbetragsrechnung einheitlich abzurechnen, solange der Höchstbetrag von 250 Euro für die Gesamtrechnung nicht überschritten wird. Unterliegen diese in der Kleinbetragsrechnung abgerechneten verschiedenen Leistungen dabei unterschiedlichen Steuersätzen, sind die Entgelte sowie die darauf jeweils entfallenden Steuerbeträge nach Steuersätzen getrennt aufzuführen. Auch hier muss wieder der Höchstbetrag von 250 Euro für die Gesamtrechnung berücksichtigt werden.

Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis

Unberechtigter Steuerausweis

Laut §14c Abs. 2 UStG schuldet derjenige, der in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, den ausgewiesenen Betrag. 

Diese Regelung trifft auf Kleinunternehmer zu, wenn diese in einer Kleinbetragsrechnung die Umsatzsteuer separat ausweisen, z.B. durch den Vermerk „inkl. 19% USt.“. In diesem Falle handelt es sich um einen unberechtigten Steuerausweis, d.h. der Kleinunternehmer schuldet dem Finanzamt die unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer.

Unrichtiger Steuerausweis

Sollte ein (regelbesteuerter) Unternehmer in einer Kleinbetragsrechnung einen höheren Steuerbetrag ausweisen, als er auf Basis des Umsatzsteuergesetzes eigentlich schuldet (z.B. 19% statt dem ermäßigten Satz von 7%), dann schuldet er dem Finanzamt den aufgrund des unrichtigen Steuerausweises entstandenen Mehrbetrag (§14c Abs. 1 UStG). 

Welche Ausnahmen gelten für die Anwendung einer Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung darf nicht gestellt werden, wenn es sich um eine Lieferung handelt, deren Ort sich bei einer Lieferung zwischen zwei Mitgliedsstaaten im Bestimmungsland verlagert (Versandhandelsregelung nach § 3c UStG).

Ebenfalls keine Anwendung findet die Kleinbetragsrechnung, wenn eine steuerbare, aber steuerfreie innergemeinschaftliche Leistung ausgeführt wird (vgl. hier § 6a UStG) oder wenn es sich um eine Leistung handelt, bei der der Leistungsempfänger zum Steuerschuldner wird (sog. Reverse-Charge-Verfahren nach § 13 b UStG).

Abgrenzung von Kleinbetragsrechnung und Quittung

Eine Kleinbetragsrechnung ist – wie jede andere Rechnung auch – eine Forderung an einen Schuldner. Bei einer Quittung, wie der bereits erwähnten Tankquittung, handelt es sich dagegen um die Bestätigung des Erhalts einer Leistung, meist des Entgeltes. 

Eine Rechnung kann zur Quittung werden, wenn sie einen Vermerk für den Erhalt der Zahlung enthält. 

Für die Quittung wiederum gilt, dass diese auch als Rechnung dienen kann, wenn es sich um Kleinbeträge bis maximal 250 Euro handelt (Kleinbetragsrechnung). Damit die Quittung auch in der Buchhaltung als Rechnung für erbrachte bzw. empfangene Leistungen (z.B. getankter Benzin bei einer Tankquittung) erfasst werden kann, muss sie die Pflichtangaben für eine Kleinbetragsrechnung enthalten.

Sowohl Quittungen wie auch Kleinbetragsrechnung sind im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht 10 Jahre aufzubewahren.

Fazit: Anwendung der Kleinbetragsrechnung entlastet vor allem das Massengeschäft

Mit der Anhebung des Gesamtbetrages bei Kleinbetragsrechnungen auf 250 Euro bezweckt der Gesetzgeber vor allem eine weitere Entlastung im sogenannten Massengeschäft, beispielsweise an Tankstellen oder in der Gastronomie. Aber auch hier gilt, dass Sie die reduzierten Anforderungen bei den Pflichtangaben unbedingt erfüllen müssen, damit die Belege in der Buchhaltung gültig sind und zum Vorsteuerabzug beim Finanzamt berechtigen.

Um Fehler bei der Erstellung der Kleinbetragsrechnung zu vermeiden (z.B. falsche Berechnung des Steuersatzes, falsches oder fehlendes Ausstellungsdatum) empfiehlt sich der Einsatz einer digitalen Buchhaltungssoftware, die viele Schritte und Berechnungen automatisiert durchführt. 

Wenn Sie Hilfe bei der Wahl eines passenden Buchhaltungssystems benötigen, dann sprechen Sie uns an. Als vollständig digitalisierte Online-Steuerberatungskanzlei sind wir Partner zahlreicher führender Anbieter von Buchhaltungssoftware und finden gemeinsam die für Sie geeignete Lösung.

Doppelt deklarierte Umsätze aus Fernverkäufen: Wie Onlinehändler mehrfach abgeführte Umsatzsteuer korrigieren können

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Im Rahmen der zweiten Stufe des Umsatzsteuer-Digitalpaketes, das mit dem Jahressteuergesetz 2020 (JStG2020) auch in nationales Recht überführt wurde, haben sich für Onlinehändler, die ihre Waren grenzüberschreitend an Privatkunden verkaufen (B2C), zahlreiche Veränderungen ergeben.

Eine der wichtigsten Änderungen ist die Einführung des One Stop Shop-Verfahrens (OSS-Verfahren), mit dem Onlinehändler eine zentrale Anlaufstelle für die Abgabe der Umsatzsteuermeldung für im Ausland abgesetzte Waren haben. Offiziell gestartet am 1. Juli 2021, mussten Onlinehändlern, die am OSS-Verfahren teilnehmen, erstmals am 31. Oktober 2021 eine Meldung abgeben. 

Wie nicht anders zu erwarten, lief am Anfang nicht alles fehlerfrei ab und es braucht noch etwas Zeit, bis die notwendigen Abläufe und Prozesse in den betroffenen Unternehmen reibungsfrei ablaufen. Besonders häufig berichteten Onlinehändler zuletzt von versehentlich doppelt gemeldeter Umsatzsteuer aus Fernverkäufen, einmal über das OSS-Besteuerungsverfahren und zusätzlich noch über die inländische Umsatzsteuer-Voranmeldung.

OSS-Besteuerungsverfahren: Zentrale Anlaufstelle soll Erleichterungen schaffen

Mit dem Ziel, Onlinehändlern die Abführung ausländischer Umsatzsteuern zu erleichtern, hat der Gesetzgeber mit dem One Stop Shop eine zentrale Anlaufstelle geschaffen, über die für im EU-Ausland abgesetzte Waren an Endverbraucher (B2C) fällige Umsatzsteuern im Inland gemeldet und beglichen werden können. 

Dazu wurde technisch und organisatorisch eine IT-Plattform als Schnittstelle zum Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingerichtet: das BZStOnline-Portal (BOP). Für Onlinehändler entfällt damit die aufwendige umsatzsteuerliche Registrierung in allen EU-Ländern, in denen Waren an Endverbraucher verkauft werden. Das führt neben einer deutlichen Reduzierung des Verwaltungsaufwandes auch zu erheblichen Kosteneinsparungen.

Ganz wichtig für Teilnehmer am OSS-Verfahren: OSS-Verfahren gilt für alle Fernverkäufe

Grundsätzlich ist die Teilnahme am OSS-Verfahren weiterhin freiwillig. Wer allerdings teilnimmt, muss unbedingt berücksichtigen, dass er die fälligen Umsatzsteuern für alle im EU-Ausland abgesetzten Waren an Endverbraucher (B2C) über das OSS-Verfahren deklarieren muss. 

Für einen Onlinehändler aus Deutschland bedeutet das, dass er über das OSS-Verfahren auch die Fernverkäufe aus dem EU-Ausland melden muss, bei dem die Waren nach Deutschland (also in sein Sitzland) geschickt werden. Über die lokale Umsatzsteuervoranmeldung sind dagegen nur die Umsätze anzumelden, für die die Lieferungen komplett innerhalb Deutschlands stattgefunden haben. 

Und genau hier liegt momentan die größte Fehlerquelle. Denn viele Onlinehändler haben die Umsatzsteuer von Lieferungen aus dem EU-Ausland nach Deutschland zum einen über das OSS-Verfahren deklariert und zusätzlich noch – da es sich oft innerbetrieblich um einen anderen Prozess handelt – über die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Das führt zu dem Ergebnis, dass die Umsatzsteuer für einen einzelnen Umsatz doppelt ans Finanzamt abgeführt wurde.

Doppelmeldung Fernverkäufe: So klappt es mit der Korrektur

Sollten Sie jetzt feststellen, dass Ihnen genau dieses Missgeschick passiert ist, d.h. dass Sie Umsatzsteuer aus Fernverkäufen doppelt deklariert und bezahlt haben, dann stellen Sie sich jetzt sicher die Frage, wie Sie dies schnellstmöglich korrigieren können.

Wie bereits festgestellt, müssen alle fälligen Umsatzsteuern für alle im EU-Ausland abgesetzten Waren an Endverbraucher (B2C) über das OSS-Verfahren deklariert werden, hier gibt es also keinen Korrekturbedarf. 

Die Korrektur muss also bei der im Inland abgegebenen Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgen, da Sie die Umsätze aus Fernverkäufen eigentlich nicht hätten erfassen dürfen. 

  • Tipp: Muss das Finanzamt Geld zurückzahlen (durch die Korrektur), dann gibt es häufig Rückfragen zum Grund der Korrektur und die Bearbeitung zieht sich oft länger hin. Um den Prozess zu beschleunigen – und damit schneller die zu viel abgeführte Umsatzsteuer zurückzubekommen – sollten Sie deshalb der Korrektur auch ein Schreiben beifügen, in dem Sie erklären, warum die Korrektur notwendig ist (mit Hinweis auf die Teilnahme am OSS-Verfahren und die dort bereits erfolgte Deklaration). 

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine rückwirkende Korrektur notwendig ist, wie Sie diese durchführen oder wie Sie die Umsatzsteuer aus Fernverkäufen deklarieren, dann sprechen Sie uns einfach an, wir unterstützen Sie gern.

Boom in der Elektro-Mobilität: Das sollten Sie über die Dienstwagenbesteuerung von Elektroautos oder Hybridfahrzeugen wissen

2 Antworten

Der Boom bei Elektroautos geht unvermindert weiter, die neue Bundesregierung hat gerade erst verkündet, dass bis zum Jahr 2030 in Deutschland mindestens 15 Millionen E-Autos zugelassen sind.

Deshalb werden aktuell Rahmenbedingungen und weitere Förderanreize geschaffen, damit dieses Ziel erreicht und in Deutschland der Schritt zur Elektromobilität gelingt. Neben der als „Umweltbonus“ schon länger bekannten Kaufprämie für Elektroautos, die gerade erst bis 2025 verlängert wurde, gehören auch steuerliche Vergünstigen für Mitarbeiter dazu, die von Ihrem Arbeitgeber einen Dienstwagen mit Elektor- oder Hybridantrieb zur Verfügung gestellt bekommen und diesen auch privat nutzen. 

Auf was Sie genau achten müssen, wenn Sie ein Elektro- oder Hybridfahrzeug als Dienstwagen für private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnungs- und Arbeitsstätte oder für Familienheimfahrten nutzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was bei der Überlassung eines Dienstwagen generell gilt

Kann ein Arbeitnehmer einen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Firmenwagen auch für private Zwecke nutzen – und dazu gelten auch die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz oder wöchentliche Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung – dann gilt der geldwerte Vorteil als Sachbezug und muss als Arbeitslohn versteuert werden. 

Die Kosten können entweder über die Pauschalisierungsmethode (die sogenannte „1%-Regel“) pauschal mit bestimmten Prozentsätzen des Listenpreises des Fahrzeuges versteuert oder über die Nachweismethode durch das Führen eines Fahrtenbuches exakt nachgewiesen werden. 

Alles Wichtige zu beiden Verfahren, die Berechnungssystematik und welche Methode im Einzelfall zur Anwendung kommen sollte, können Sie in unserem Beitrag „KFZ-Kosten von der Steuer absetzen?“ nochmal ausführlich nachlesen.

Elektro-Dienstwagen vom Arbeitgeber: Das sind die wichtigsten Unterschiede

Das Bundesministerium für Finanzen hat in seinem BMF-Schreiben vom 5. November 2021 unter den Geschäftszeichen IV C 6 – S 2177/19/100004 :0008 und IV C 5 – S 2334/19/10009 :003 die Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs für private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte/erster Tätigkeitsstätte oder Fahrten nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3 EStG und Familienheimfahrten für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge geregelt. 

Definition Elektrofahrzeuge nach BMF-Schreiben

Im BMF-Schreiben wird der sachliche Anwendungsbereich genau festgelegt, also auch, wann es sich um Elektrofahrzeuge und extern aufladbare Hybridfahrzeuge handelt, für die die beschrieben Regelungen anzuwenden sind. 

Demnach handelt es sich bei Elektrofahrzeugen um Kraftfahrzeuge:

„die ausschließlich durch einen Elektromotor angetrieben werden, der ganz oder überwiegend aus mechanischen oder elektrochemischen Energiespeichern oder aus emissionsfrei betriebenen Energiewandlern gespeist wird“.

Nach Auslegung des Schreibens sind Elektrofahrzeuge also:

  • reine Batteriefahrzeuge im Sinne § 2 Nr. 2 Elektromobilitätsgesetz (EmoG), bei denen es sich um KFZ mit einem Antrieb handelt, dessen Energiewandler ausschließlich elektrische Maschinen sind und dessen Energiespeicher zumindest von außerhalb des Fahrzeuges wieder aufladbar sind und
  • Brennstoffzellenfahrzeuge im Sinne des § 2 Nr. 4 EmoG, bei denen es sich um KFZ mit einem Antrieb handelt, dessen Energiewandler ausschließlich aus den Brennstoffzellen und mindestens einer elektrischen Antriebsmaschine besteht.

Um extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge im Sinne des BMF-Schreiben handelt es sich nach § 2 Nr. 3 EmoG um KFZ mit:

  • einem Antrieb, der über mindestens zwei verschiedene Arten von Energiewandlern, davon mindestens ein Energiewandler als elektrische Antriebsmaschine, und Energiespeichern, davon mindestens einer von einer außerhalb des Fahrzeuges befindlichen Energiequelle elektrisch wieder aufladbar, verfügt. 

Von der endgültigen Einstufung des Kraftfahrzeugs als Elektrofahrzeug oder extern aufladbares Hybridelektrofahrzeug hängt am Ende ab, wie hoch der Vorteil bei der Dienstwagenbesteuerung tatsächlich ausfällt.

Pauschalisierungsmethode: reduzierte Bemessungsgrundlagen für Elektro-Dienstwagen

Wie bereits festgestellt, handelt es sich um einen Sachbezug, wenn einem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber ein Dienstwagen überlassen wird, der auch für private Zwecke genutzt werden kann. Die Sachbezüge müssen als Arbeitslohn versteuert werden, entweder über die Pauschalisierungsmethode oder durch das Führen eines Fahrtenbuches.

Die Förderungen von Fahrzeugen mit alternativen Antrieben erfolgt bei der Pauschalisierungsmethode über eine reduzierte Bemessungsgrundlage, die entweder bei der Hälfte oder nur einem Viertel des Listenpreises des Fahrzeugs liegt. Durch diesen niedrigeren Listenpreis reduziert sich auch der geldwerte Vorteil, auf dessen Basis die Höhe des zu versteuernden Arbeitslohns berechnet wird. 

Bei der Pauschalisierungsmethode hängt die Höhe der Bemessungsgrundlage – und damit auch die Höhe des Lohnsteuerabzugs – vom Fahrzeugtyp ab. 

Besonders groß ist die Förderung bei Fahrzeugen, die gar keine CO2-Emissionen verursachen, also reinen Elektrofahrzeugen und deren Bruttolistenpreis nicht über 60.000 Euro liegt. Für alle Fahrzeuge, die in diese Kategorie fallen, gilt die Viertel-Regelung.

Für alle Elektrofahrzeuge, die die vorab genannten Kriterien nicht erfüllen, wird die Bemessungsgrundlage halbiert. Die Halbierung gilt auch für alle extern aufladbaren Elektro-Hybridfahrzeuge. 

Auf die genaue Kategorisierung und Aufteilung der Fahrzeuge u.a. auch nach dem Anschaffungszeitraum und der Höhe des Listenpreises wird im BMF-Schreiben ausführlich eingegangen.

Besonders wichtig ist das bei Hybridfahrzeugen, da hier die Inanspruchnahme einer Halbierung der Bemessungsgrundlage ab 2022 weiter verschärft wird und deshalb die geltenden Voraussetzungen zu beachten sind.

Achtung beim Hybrid-Dienstwagen: Das ändert sich ab 2022

Ab dem kommenden Jahr werden die Regelungen, die eine Halbierung der Bemessungsgrundlage erlauben, für Hybridfahrzeuge verschärft. 

Für Hybridfahrzeuge, die nach dem 31. Dezember 2018 und vor dem 1. Januar 2022 angeschafft wurden, gilt nach Maßgabe des BMF-Scheibens vom 5. November 2021 eine Förderung (Halbierung), wenn sie:

  • eine Kohlendioxidemission von höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer haben oder
  • ihre Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine mindestens 40 km beträgt.

Für ab dem 1. Januar 2022 angeschaffte Hybridfahrzeuge gilt bei der Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine dann der Wert von mindestens 60 km. 

  • Tipp: Planen Sie also im nächsten Jahr die Anschaffung eines neuen Hybridfahrzeuges zur Nutzung als Firmenwagen, dann prüfen Sie vor dem Kauf, ob die Voraussetzungen für die Halbierung des Listenpreises noch gegeben sind!

Beachten Sie bei der Planung außerdem, dass es sich um eine „Oder-Regelung“ handelt, d.h. die elektrische Reichweite muss über 60 km liegen oder die CO2-Emission bei max. 50 g pro gefahrenem Kilometer.

Wurde das extern aufladbare Fahrzeuge (Elektroauto oder Elektro-Hybrid) vor dem 31. Dezember 2018 angeschafft und erfüllen die seit dem 1. Januar 2019 geltenden Regelungen hinsichtlich CO2-Ausstoß und Reichweite nicht, gilt die bisherige Regelung, nach der der Listenpreis des Fahrzeuges pro Kilowattstunde Batteriekapazität gemindert werden kann.

Regelung bei Anwendung der Nachweismethode

Wird statt der Pauschalisierungsmethode die Nachweismethode durch Führen eines Fahrtenbuches genutzt, dann besteht die Förderung in einer Halbierung bzw. Viertelung bei der auf das Fahrzeug entfallenden Abschreibung. 

Handelt es sich um ein gemietetes oder geleastes Fahrzeug, dann sind die Miet- bzw. Leasingkosten ebenfalls nur zur Hälfte bzw. zu einem Viertel anzusetzen. Alle anderen Kosten müssen dagegen vollständig berücksichtigt werden.

Basis für die Bestimmung, ob es sich um ein Elektrofahrzeug nach Regelung des BMF-Schreibens vom 5. November 2021 handelt und ob die Voraussetzungen für die Halbierung bzw. Viertelung von Abschreibungen, Miet- oder Leasingkosten bei der Führung eines Fahrtenbuchs erfüllt sind, sind die schon bei der Anwendung der Pauschalisierungsmethode beschriebenen Kriterien zu CO2-Austoß, elektrischer Reichweite, Anschaffungszeitpunkt und Anschaffungspreis.

Sollten Sie Fragen zur Dienstwagenbesteuerung von Elektroautos oder Hybridfahrzeugen haben, dann sprechen Sie uns an: Wir helfen Ihnen gern weiter.