SaaS oder On-Premise – bei ERP-Systemen lautet die Frage meistens so, als wäre es eine IT-Entscheidung. Sie ist es nicht. Sie entscheidet darüber, wer beim nächsten Serverausfall die Verantwortung trägt, wer bei 500 Bestellungen pro Tag den Packtisch am Laufen hält und wer zahlt, wenn nichts mehr geht. Dieser Beitrag erklärt beide Modelle und zeigt, was Onlinehändler dabei rechnen müssen.
Inhaltsverzeichnis
Fasse den Artikel im Bullet-Stil zusammen.
Was SaaS verspricht – und wo es hakt
Bei SaaS läuft die Software beim Anbieter oder in einem Rechenzentrum. Der Händler zahlt monatlich oder jährlich – je nach Nutzern, Modulen, Bestellvolumen oder Umsatz. Updates, Sicherheit, Verfügbarkeit: Sache des Anbieters. Keine eigenen Server, keine Datenbankinstallation, keine Systemadministration.
Der Zugriff läuft über den Browser. Das ist ein Vorteil für Teams an mehreren Standorten oder mit Homeoffice-Anteil. Es ist ein Nachteil, wenn das Internet ausfällt. SaaS-Systeme sind für viele Kunden gebaut. Anpassungen an Sonderprozesse stoßen schnell an Grenzen.
Was On-Premise kostet – mehr als die Lizenz
Bei On-Premise liegt die Verantwortung beim Händler. Die Software läuft auf eigener Infrastruktur oder auf einem gemieteten Server, den der Händler oder ein Dienstleister verwaltet. Er bestimmt, wann Updates eingespielt werden. Er steuert Zugänge, Schnittstellen, Anpassungen.
Diese Kontrolle hat ihren Preis. Und der wird regelmäßig unterschätzt. Viele Händler vergleichen nur Lizenzkosten oder monatliche Gebühren – das führt zu einem falschen Bild.
Ein Server allein reicht nicht. Fällt er aus, steht das ERP. Auftragserfassung, Lagerbuchung, Packtisch, Picklisten, Rechnungsdruck, Versandübergabe – alles weg. Deshalb braucht es einen zweiten Server, technisch vergleichbar oder identisch. Ein alter Ersatzrechner in der Ecke ist kein Notfallkonzept.
Hinzu kommen Kosten, die auf keiner Rechnung stehen: Ersatzteile für Festplatten, Netzteile, Arbeitsspeicher. Backups , die getestet werden müssen – nicht nur erstellt. Wer nicht weiß, wie lange eine Wiederherstellung dauert und wie viele Daten dabei verloren gehen können, kennt sein Risiko nicht. Die Kennzahlen dafür heißen RTO (maximale Zeit bis zur Wiederherstellung) und RPO (maximaler Datenverlust in Zeit).
Sicherheit kostet ebenfalls. Ein On-Premise-System braucht Patchmanagement, Zugriffskontrolle, Schutz vor Ransomware, VPN und Protokollierung. Diese Aufgaben erledigt entweder ein Dienstleister oder ein eigener Mitarbeiter. Beides ist nicht gratis.
Updates sind ein eigenes Kapitel. Bevor ein Update eingespielt wird, müssen Schnittstellen getestet werden: Shopsystem, Marktplätze, Zahlungsdienste, Versanddienstleister, DATEV-Export, Scanner, Waagen, Drucker, Etiketten. Während des Updates gibt es Ausfallzeiten. Wenn Mitarbeiter nicht picken, packen oder fakturieren können, entstehen Produktivitätsverluste. Das sind Kosten, die in keiner Lizenzrechnung auftauchen.
Die richtige Kalkulation für On-Premise ist eine Vollkostenrechnung: Lizenz, Datenbank, Server oder Hosting, Backup, Sicherheitsmaßnahmen, Wartungsverträge, Ersatzhardware, Dienstleisterkosten, interne Arbeitszeit, Updateaufwand, Testaufwand, Ausfallkosten, Packtisch-Hardware, Netzwerk, Strom, Notfallkonzept. Erst dann lässt sich On-Premise sachlich mit SaaS vergleichen.
Packtisch und Pick & Pack: Wo der Unterschied täglich zählt
Der Packtisch ist die Stelle im Lager, an der entschieden wird, ob ein System wirklich trägt. Artikel scannen, Mengen prüfen, Versandart wählen, Etikett drucken, Auftrag abschließen – das passiert hunderte Male am Tag. Bei SaaS läuft jeder Schritt über eine Verbindung zum Anbieter. Neue Funktionen kommen zentral, mehrere Standorte lassen sich leicht einbinden. Wenn aber ein Scan verzögert verarbeitet wird, sinkt der Durchsatz. Wenn das System nicht erreichbar ist, steht der Versand.
Bei On-Premise reagiert der Packtisch lokal möglicherweise schneller. Scanner, Drucker, Waagen und Arbeitsplätze lassen sich direkter anbinden. Das hilft bei hohem Auftragsvolumen. Ein Druckertreiber, eine Datenbankstörung oder ein Serverfehler kann den Packprozess trotzdem stoppen.
Pick und Pack – Kommissionierung und Verpackung – zeigen denselben Unterschied. SaaS macht es leichter, mobile Geräte, Scanner und browserbasierte Oberflächen einzubinden. Neue Lagerplätze und Nutzer lassen sich ohne eigene Serverarbeit einrichten. Händler mit eigenen Packregeln, Seriennummern, Chargen, MHD oder Set-Bildung stoßen dabei aber an Grenzen, wenn das System diese Prozesse nicht exakt abbildet. On-Premise kann hier flexibler sein – verlangt dafür aber stabile Infrastruktur, gepflegte Druckertreiber und eine Datenbank, die bei hohem Auftragsvolumen nicht in die Knie geht.
Wer SaaS wählt – und wer On-Premise wählt
SaaS passt zu Händlern mit wenig IT-Personal, Standardprozessen und mehreren Verkaufskanälen. Es passt zu Teams, die schnell starten wollen, und zu Händlern, die planbare Monatskosten gegenüber Investitionen in Hardware bevorzugen. Sie nehmen dafür Anbieterbindung und weniger Kontrolle in Kauf – und erwarten, dass der Anbieter reagiert, wenn Amazon, eBay oder DHL eine Schnittstelle ändert. Also zu über 90% aller KMU-Onlinehändler.
On-Premise passt zu Händlern mit IT-Kompetenz oder festen Dienstleistern, Sonderprozessen im Lager, hohem Durchsatz und hohen Anforderungen an Datenkontrolle. Sie wollen wissen, wo die Datenbank liegt. Sie wollen Updates erst testen. Sie wollen eigene Lagerlogiken, Fördertechnik und Schnittstellen selbst steuern. Allerdings sind die Grenzen mittlerweile fließend, denn die Leitungsgeschwindigkeiten sind je nach Standort so gut, dass ein SaaS-System einem On-Premise in nichts mehr nachsteht.
Nicht SaaS oder On-Premise – sondern: Was trägt deinen Prozess?
Die entscheidende Frage ist nicht, welches Modell besser ist. Sie lautet: Welches Betriebsmodell passt zu Prozess, Lager, Risiko, Wissen und Strategie? Wer On-Premise wählt, sollte nicht fragen, was die Lizenz kostet – sondern was ein Tag Ausfall kostet, wer nachts reagiert, ob ein Backup wirklich zurückgespielt werden kann und ob Ersatzteile verfügbar sind. Erst dann ist der Vergleich vollständig.
