Als Händler bist du verpflichtet, verschiedene geschäftliche Unterlagen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt und dienen unter anderem dazu, bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder in rechtlichen Auseinandersetzungen entsprechende Nachweise erbringen zu können. Zum 1. Januar 2025 treten nun Änderungen in Kraft, die insbesondere die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege betreffen. Es ist wichtig, dass du diese Neuerungen kennst und entsprechend umsetzt.

Was ändert sich konkret?

Mit dem Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) am 1. Januar 2025 wurden die Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen verkürzt. Die wesentlichen Änderungen sind:

  • Buchungsbelege: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, wie beispielsweise Rechnungen und Kostenbelege, wurde von bisher 10 Jahren auf 8 Jahre reduziert. Das bedeutet, dass du diese Unterlagen nun zwei Jahre früher als bisher vernichten kannst. Diese Änderung ist in § 257 Abs. 4 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie in § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO) festgelegt. https://www.bdo.de/de-de/insights/aktuelles/tax-legal/viertes-buerokratieentlastungsgesetz-beg-iv-verkuerzung-der-aufbewahrungsfristen-fuer-buchungsbelege
  • Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse: Für diese Unterlagen bleibt die Aufbewahrungsfrist unverändert bei 10 Jahren. Das bedeutet, dass du beispielsweise Bilanzen oder Lageberichte weiterhin für diesen Zeitraum aufbewahren musst.
  • Handels- und Geschäftsbriefe: Die Aufbewahrungsfrist für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe bleibt ebenfalls unverändert bei 6 Jahren.

Aufbewahrungsfristen: Ab wann gelten die neuen Fristen?

Die verkürzten Aufbewahrungsfristen gelten für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach der alten Rechtslage am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen ist. Das bedeutet konkret:

  • Buchungsbelege aus dem Jahr 2016: Nach der bisherigen Regelung hättest du diese bis zum 31. Dezember 2026 aufbewahren müssen. Mit der neuen 8-jährigen Frist kannst du sie bereits zum 31. Dezember 2024 vernichten.
  • Buchungsbelege aus dem Jahr 2017: Diese wären ursprünglich bis zum 31. Dezember 2027 aufzubewahren gewesen. Nun endet die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2025.

Was bedeutet das für deine Praxis?

Es ist wichtig, dass du deine internen Prozesse und Systeme an die neuen Aufbewahrungsfristen anpasst. Hier sind einige Schritte, die du berücksichtigen solltest:

  1. Überprüfung der Dokumentationsrichtlinien: Stelle sicher, dass deine internen Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung die neuen Fristen widerspiegeln.
  2. Anpassung der IT-Systeme: Falls du elektronische Archivierungssysteme verwendest, sollten die Aufbewahrungsfristen dort entsprechend aktualisiert werden.
  3. Schulung der Mitarbeiter: Informiere deine Mitarbeiter über die Änderungen, damit sie wissen, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind.
  4. Beratung mit dem Steuerberater: Bevor du Unterlagen vernichtest, ist es ratsam, Rücksprache mit deinem Steuerberater zu halten, um sicherzustellen, dass keine relevanten Dokumente vorzeitig entsorgt werden.

Aufbewahrungsfristen : Wichtige Hinweise

  • Laufende Verfahren: Die verkürzten Aufbewahrungsfristen gelten nicht, wenn die Unterlagen für noch nicht abgeschlossene Verfahren benötigt werden. Das bedeutet, wenn beispielsweise ein Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig ist oder ein Rechtsbehelfsverfahren anhängig ist, musst du die betreffenden Unterlagen weiterhin aufbewahren, bis das Verfahren abgeschlossen ist.
  • Sonderregelungen für bestimmte Branchen: Für Unternehmen, die der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterliegen, gelten die verkürzten Aufbewahrungsfristen erst ab dem 1. Januar 2026. Das bedeutet, dass diese Unternehmen die bisherigen Fristen bis zu diesem Datum weiterhin einhalten müssen.

Fazit

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege bietet dir als Händler die Möglichkeit, deine Archivierungskosten zu reduzieren und Verwaltungsaufwand zu minimieren. Es ist jedoch essenziell, die neuen Fristen korrekt umzusetzen und dabei die genannten Ausnahmen und Hinweise zu beachten. Eine enge Abstimmung mit deinem Steuerberater kann dabei helfen, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass du alle gesetzlichen Anforderungen erfüllst.