Bei Betriebsprüfungen verlangen Finanzbehörden regelmäßig umfangreiche Unterlagen von Unternehmen. Dazu gehören nicht nur Rechnungen oder Buchhaltungsunterlagen, sondern auch Schriftverkehr. Der Bundesfinanzhof hat geurteilt, wie weit diese Anforderungen gehen dürfen – und wo die Grenzen liegen.
In einem aktuellen Beschluss entschieden die obersten Finanzrichter: Steuerlich relevante E-Mails müssen im Rahmen einer Außenprüfung vorgelegt werden. Ein vollständiges E-Mail-Journal über die gesamte Kommunikation darf das Finanzamt dagegen nicht verlangen.
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E-Mails gelten als Geschäftsbriefe
Der Fall entstand im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung. Die Finanzverwaltung verlangte von einem Unternehmen die Vorlage sämtlicher Handels- und Geschäftsbriefe – einschließlich der dazugehörigen E-Mails.
Das betroffene Unternehmen sollte zusätzlich ein digitales Gesamtjournal über die gesamte E-Mail-Korrespondenz bereitstellen.
Dagegen wehrte sich die Gesellschaft vor Gericht. Das zuständige Finanzgericht gab ihr teilweise recht – eine Entscheidung, die der Bundesfinanzhof nun bestätigte (Beschluss vom 30.04.2025, Az. XI R 15/23).
Die Richter stellten klar: E-Mails gehören grundsätzlich zu den Handels- und Geschäftsbriefen, wenn sie mit geschäftlichen Vorgängen zusammenhängen. Deshalb kann das Finanzamt im Rahmen einer Prüfung auch verlangen, dass solche E-Mails vorgelegt werden – sofern sie einen Bezug zu den geprüften steuerlichen Sachverhalten haben.
Kein Anspruch auf komplettes E-Mail-Journal
Anders sah das Gericht jedoch die Forderung nach einem vollständigen E-Mail-Journal. Eine solche Übersicht über die gesamte elektronische Kommunikation des Unternehmens darf die Finanzverwaltung nicht verlangen.
Der Grund: Das Finanzamt darf nur Unterlagen anfordern, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Ein umfassendes E-Mail-Journal gehört nicht dazu. Außerdem dürfen Behörden keine Unterlagen verlangen, die erst eigens für die Prüfung erstellt werden müssten.
Unternehmen müssen relevante E-Mails herausfiltern
Der Bundesfinanzhof betonte jedoch auch, dass Unternehmen im Rahmen einer Außenprüfung verpflichtet sind, steuerlich relevante Korrespondenz zusammenzustellen.
Selbst wenn dies mit erheblichem Aufwand verbunden ist, bleibt die Vorlagepflicht bestehen. Ein Verstoß gegen das sogenannte Übermaßverbot liegt nach Ansicht der Richter nicht vor, weil Unternehmen die Möglichkeit haben, nicht steuerrelevante Kommunikation auszusortieren.
Für die Finanzverwaltung sind diese Informationen wichtig, um beispielsweise
- Einnahmen und Ausgaben zu überprüfen
- Geschäftsabläufe nachzuvollziehen
- Verrechnungsmethoden zu kontrollieren
Aufbewahrungspflichten gelten auch für E-Mails
Das Urteil unterstreicht erneut, wie wichtig eine saubere Dokumentation im Unternehmen ist. Denn Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich aufbewahrt werden – und dazu zählen auch geschäftsbezogene E-Mails.
Aufbewahrungspflichten gelten insbesondere für Schriftverkehr, der der
- Vorbereitung eines Geschäfts
- Durchführung eines Geschäfts
- oder Rückabwicklung eines Geschäfts
dient. Die gesetzlichen Fristen unterscheiden sich je nach Dokumentart:
- 10 Jahre: Jahresabschlüsse, Inventare, Bücher
- 8 Jahre: Buchungsbelege (z. B. Rechnungen)
- 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe sowie steuerrelevante Unterlagen
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Durch laufende Verfahren – etwa Einsprüche oder Klagen – kann sie sich verlängern.
