Ihr nutzt Services von 1-Personen-Dienstleistern, Agenturen oder Tool-Anbietern? Diese Services sind wichtig für euer Business? Dann solltet ihr diese Risiken kennen und darauf reagieren. Denn leider gibt es eine Menge Szenarien, die euer eigenes Unternehmen in eine bedrohliche Schieflage bringen können.  Lest einmal diese wahre Geschichte aus dem vergangenen Jahr!

Traurig & teuer

Ein IT-Dienstleister kümmerte sich seit Jahren um seine Kundschaft. Er betreute hauptsächlich die IT-Infrastruktur und Software von Anwaltskanzleien. Er erkrankte nun an Covid-19 und verstarb.  Alle Kanzleien waren plötzlich in großen Schwierigkeiten. Sie hatten keinen Zugang mehr zu ihren Servern, konnten weder Wartungsarbeiten noch Updates ausführen und hatten teilweise keinen Zugriff auf ihre Daten mehr.  Warum? Weil nur eine einzige Person – eben der verstorbene IT-Dienstleister – die wichtigen Passwörter verwaltete. Und das sicher. Sehr sicher. In der Folge ist aber für die Kanzleien ein enormer finanzieller Schaden entstanden.

Klein mit klein passt gut

Zurück in den Onlinehandel: 1-Personen-Dienstleister sind i. d. R. günstig, fachlich kompetent und besser erreichbar als größere Agenturen. Sie passen gut zu kleinen und kleinsten Onlinehändlern, weil ihre Arbeitsweisen ähnlich sind. Vieles passiert auf Zuruf, wenig strukturiert und ohne umfangreiche Bürokratie. Die Projekte sind meistens kleinere mit geringem Budget. Erkennt ihr euch wieder?

Wo liegen aber jetzt die Gefahren und Risiken für euch? Hier ein paar Fragen, die ihr euch beantworten solltet. Im Übrigen eignen sie sich nicht nur als Check-Liste für 1-Personen-Dienstleister.

  • Was passiert, wenn der Dienstleister plötzlich ausfällt?
  • Gibt es eine ausreichende Dokumentation?
  • Wo liegen alle Zugangsdaten?
  • Gibt es eine Vertretungsregelung?
  • Was ist, wenn der Dienstleister krank wird?
  • Was ist, wenn er verstirbt?
  • Ist er in der Lage für Schäden zu haften?
  • Kann ein dritter die Arbeiten fortführen?
  • Hält er sich an branchenübliche Konventionen?
  • Gibt es vertragliche Vereinbarungen (SLA) in denen er zu reagieren hat?

Und damit sind wir auch bei den Hausaufgaben, welche jeder kleine und Kleinstdienstleister für euch zu machen hat. Idealerweise legt er euch ein fertiges Konzept vor oder hat bereits eines in der Schublade liegen:

  • Vertretungsregelung – Wer kann deine Kunden betreuen, wenn du ausfällst
  • Dokumentierst du deine Projekte nachvollziehbar?
  • Hast du dein Master Passwort in einem Tresor/sicher liegen, damit im Notfall darauf zugegriffen werden kann?

[…]

Fazit

Es ist völlig okay kleine Dienstleister zu beauftragen oder selbst ein 1-Personen-Dienstleister zu sein. Nur solltet ihr einerseits die Gefahren einschätzen können, andererseits versuchen, sie professionell zu minimieren. Das geht.