Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist für jedes Unternehmen Pflicht – unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform –, weil sie ein zentrales Element der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nach den GoBD ist. Hier die wichtigsten Gründe, warum sie verpflichtend ist:
📌 1. Pflicht laut GoBD – kein „Kann“, sondern ein „Muss“
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen ausdrücklich, dass Verfahrensdokumentationen vorhanden sein müssen:
Zitat BMF-Schreiben vom 28.11.2019:
„Zu den erforderlichen Organisationsunterlagen gehört auch eine Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der elektronischen Buchführung nachvollziehbar sind.“
🧾 2. Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
Die Verfahrensdokumentation muss gewährleisten, dass ein sachverständiger Dritter (z. B. Betriebsprüfer) in angemessener Zeit:
- die Buchführungsprozesse,
- die Belegverarbeitung (z. B. Scannen, Speichern, Buchen),
- die Datenarchivierung,
- und die Sicherstellung der Unveränderbarkeit nachvollziehen kann.
Fehlt diese Dokumentation, wird die Nachvollziehbarkeit infrage gestellt – und das kann steuerlich schwerwiegende Folgen haben.
⚠️ 3. Risiko der Schätzungsbefugnis bei fehlender Doku
Ohne eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation kann das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Die Folge:
- Verlust der Beweiskraft der Buchführung
- Das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO)
- Im schlimmsten Fall drohen Steuernachzahlungen und Bußgelder
🏢 4. Gilt für ALLE – auch für Kleinunternehmer & Freelancer
Es gibt keine gesetzliche Bagatellgrenze. Auch Soloselbstständige, Einzelunternehmen und Onlinehändler müssen eine Verfahrensdokumentation vorhalten, wenn sie z. B.:
- Belege digital erfassen oder speichern
- Kassen führen (z. B. mit TSE)
- Buchhaltungssysteme oder Cloud-Tools nutzen
- E-Mails mit Rechnungen empfangen
- mit Steuerberatern digital zusammenarbeiten
✅ 5. Bestandteil der Beweisvorsorge
Die Verfahrensdokumentation ist nicht nur Pflicht – sie ist auch Selbstschutz. Im Prüfungsfall belegt sie:
- Wie die Daten im Unternehmen verarbeitet werden
- Dass keine Manipulation möglich ist
- Dass die Buchhaltung nachvollziehbar und korrekt ist
📄 Fazit
Ohne Verfahrensdokumentation ist jede noch so gute Buchhaltung angreifbar.
Sie ist Pflicht und kann nicht durch gute Software ersetzt werden – selbst GoBD-konforme Softwareanbieter weisen darauf hin, dass die betriebliche Organisation dokumentiert werden muss.
Wenn du gezielt GoBD-konforme Softwareanbieter für die Erstellung und Verwaltung einer Verfahrensdokumentation suchst, dann bist du hier richtig.
✅ Anbieter für GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
| Anbieter | Lösung / Tool | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Dokutar | Verfahrensdokumentation Generator | Geführter Assistent, vorkonfigurierte Muster, für KMU und Steuerberater |
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| Audicon | Verfahrensdokumentation GoBD | Professionelle Lösung, auch für große Unternehmen und Berater geeignet |
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| FibuNet | Verfahrensdokumentation (inkl.) | Bestandteil des FibuNet-Systems, prüfungssicher mit Belegarchiv |
| ITR Rechtsinformatik | GoBD+ Software | Konformitätsprüfung & Dokumentation in einem, rechtlich fundiert |
(Liste wurde durch KI generiert und ist nicht geprüft. Sie kann Fehler enthalten)
🔍 Was sollte ein gutes Tool bieten?
- ✔️ Strukturierte Vorlagen nach GoBD-Vorgaben
- ✔️ Geführte Fragen zur Beschreibung der Prozesse (z. B. Belegablage, Scannen, Kasse)
- ✔️ Versionierung und Änderungshistorie
- ✔️ Export als PDF für die Betriebsprüfung
- ✔️ Optional: Verknüpfung mit Buchhaltung oder DMS-Systemen
💡 Tipp für kleine Unternehmen
Für kleinere Betriebe, die keine komplexe Lösung brauchen, bieten auch folgende Dienste einfache Möglichkeiten:
- lexoffice & sevDesk: stellen Musterverfahrensdokumentationen und Anleitungen bereit (nicht automatisch generiert, aber gut als Vorlage).
- GoBD.io: Einfache Online-Erstellung einer Verfahrensdokumentation via Formular (kostenlos & kostenpflichtige Varianten).
