7 Gründe, warum E-Commerce-Händler auf einen digitalen Steuerberater setzen sollten

Wenn man der Corona-Krise tatsächlich etwas Gutes abgewinnen muss, dann fallen einem schnell die Begriffe E-Commerce und Digitalisierung ein. Denn durch die erzwungenen Geschäfts- und Ladenschließungen während der Lockdowns waren selbst alteingesessene Unternehmen gezwungen, den Onlinehandel als zusätzlichen Vertriebskanal aufzubauen, um im Wettbewerb weiter bestehen zu können und das Überleben ihres Unternehmens zu sichern. Reinen E-Commerce-Unternehmen bescherte die Pandemie hingegen eine echte Sonderkonjunktur.

Gleichzeitig hat die Digitalisierung von Arbeitsprozessen in vielen Unternehmen einen riesigen Entwicklungsschritt gemacht, erzwungen u.a durch die zeitweise bestehende Pflicht zum Home-Office. Auch hier mussten Unternehmen handeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben, falls sie das nicht schon vor der Krise getan haben.

Aber auch wenn in vielen Unternehmen der Digitalisierungsgrad immer weiter steigt, manche Büros nahezu komplett papierlos arbeiten und viele Unternehmen inzwischen fast vollständig auf E-Commerce als Vertriebskanal setzen, gibt es oft eine Schwachstelle, an der viele der Optimierungs-Bemühungen scheitern: der Schnittstelle zum Steuerberater. Denn ist dieser nicht ebenfalls vollständig digital aufgestellt, können sich viele der erreichten Vorteile schnell wieder in Luft auflösen und im Ergebnis unnötig Zeit und Geld kosten.

Achten Sie deshalb bei der Wahl Ihres Steuerberaters darauf, dass er auch vollständig digital arbeitet und außerdem über das nötige Fachwissen verfügt, um die Bedürfnisse, Schwerpunkte und Risiken von E-Commerce-Unternehmen zu kennen. Welche Gründe darüber hinaus noch für die Wahl eines digitalen Steuerberaters sprechen, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

#1 Kosten minimieren und Ressourcen schonen

Den vermutlich offensichtlichsten Grund für die Wahl eines digitalen Steuerberaters wurde in der Einleitung schon angesprochen: Um Kosten zu minimieren und Ressourcen zu schonen – und zwar Ihre.

Ihr Steuerberater sollte über die notwendigen Schnittstellen und erforderlichen nachgelagerten Systeme verfügen, damit Sie die für Buchführung, Lohnabrechnung, Jahresabschlusserstellung oder im Rahmen von Betriebsprüfungen erforderlichen Dokumente in elektronischer Form bereitstellen können. Je mehr Belege monatlich verarbeitet werden müssen – beispielsweise bei Amazon-Händlern, die täglich hunderte von Paketen verschicken – desto größer ist hier der Effekt.

Ist Ihr Steuerberater nicht digital aufgestellt, dann besteht die Gefahr, dass bei Ihnen nicht nur zusätzliche Kosten entstehen, da Sie Bücher und Belege „quasi nur für den Steuerberater“ zusätzlich physisch vorhalten und u.U. noch erstellen müssen. Darüber hinaus gehen Sie so auch ein erhöhtes Fehlerrisiko bei der Datenübertragung an der Schnittstelle von „Digital zu Papier“ ein.

# 2 Sichere und nachvollziehbare Prozesse

Ein nicht minder wichtiger Punkt, wenngleich nicht ganz so greifbar wie etwa die eingesparten Kosten, wurde bereits kurz im vorherigen Punkt erwähnt: Indem Sie Ihre Prozesse digitalisieren, können Sie ein deutlich höheres Level an Prozesssicherheit erreichen und viele Fehler, die bei einer manuellen Arbeitsdurchführung entstehen können, vermeiden.

Das beginnt bei der bedarfs- und funktionsgerechten Zuweisung von Benutzerberechtigungen in einzelnen Systemen, reicht über systemseitig eingerichtete prozessimmanente Kontrollen (z.B. an Schnittstellen bei der Datenübertragung oder bei Freigabeprozessen) und reicht bis hin zu einem systemseitig implementierten Vier-Augen-Prinzip.

Vor allem im Zahlungsverkehr, bei der Lohnbuchhaltung, im Rechnungswesen oder der Buchführung können Sie durch die Digitalisierung dieser Prozesse Ihr Internes Kontrollsystem auf ein ganz neues Sicherheitsniveau heben.

#3 Unmittelbarer Datenzugriff und agile Unternehmensführung

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Sie sich für einen digitalen Steuerberater entscheiden sollten, ist die dadurch gebotene Möglichkeit, einer sehr effizienten und agilen Unternehmensführung auf Basis stets vorhandener Realtime-Daten.

Denn nur wenn Ihr Steuerberater auch in der Lage ist, in seinen IT-Systemen Ihre elektronisch übertragenen Daten zeitnah zu verarbeiten, versetzt Sie das in die Lage, diese auf Knopfdruck abzurufen und so bei wichtigen Unternehmensentscheidungen auf aktuelle Zahlen (Monatsabschlüsse, Umsatzstatistiken oder ähnliche Ad-hoc-Auswertungen) zurückgreifen zu können.

# 4 Schnelle und einfache Kommunikation

Auch bei der Kommunikation spielt die Wahl eines digitalen Steuerberaters eine wichtige Rolle, da sie Abläufe beschleunigen und erheblich vereinfachen kann.

Das betrifft nicht nur die Kommunikation und Datenübertragung zwischen Mandant und Steuerberater – beispielsweise bei der vollautomatisierten Übertragung von Daten aus dem Rechnungswesen in die Buchhaltung – sondern auch die Kommunikation mit dem Finanzamt oder anderen Behörden. So können beispielsweise Daten zur Umsatzsteuervoranmeldung vollautomatisch an die Finanzbehörde übertragen werden.

Ein weiterer Vorteil ist der direkte und schnelle Zugriff auf wichtige Dokumente, die in elektronischer Form jederzeit abrufbar sind und bei Bedarf dem Steuerberater oder der Finanzbehörde bereitgestellt werden können.

# 5 Ortsunabhängiges Arbeiten

Wenn Sie Ihre Prozesse vollständig digitalisiert haben und auch Ihr Steuerberater digital aufgestellt ist, können Sie quasi von jedem Ort auf der Welt arbeiten, da physische Dokumente nicht mehr übergeben werden müssen, der Datenzugriff auf die Systeme des Unternehmens von überall möglich ist und auch viele anderen Prozesse virtuell durchführbar sind.

Die dadurch entstandene Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens trifft nicht für Sie als Unternehmer, sondern auch auf alle Ihre Mitarbeiter zu. Das versetzt Sie in die Lage, in Zeiten des Fachkräftemangels Mitarbeiter überall auf der Welt zu rekrutieren. Dabei kann es sich um Spezialisten handeln, die Sie vor Ort nicht finden oder um erfahrene lokale Arbeitskräfte auf internationalen Märkten, in die Sie mit Ihrer Firma expandieren möchten.

# 6 Revisionssichere und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation

In Verbindung mit der Einführung digitaler Prozesse und elektronischer Verarbeitungsverfahren, sowohl interner wie externer (z.B. Schnittstellen zu externen Anbietern wie Ihrem Steuerberater oder der Finanzbehörde), ist auch eine nachvollziehbare und prüfungssichere Verfahrensdokumentation zu erstellen (bzw. die vorhandene dementsprechend zu aktualisieren).

Die Verfahrensdokumentation muss die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) sicherstellen, um so zum einen die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der verarbeiteten Daten zu gewährleisten und zum anderen dadurch auch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu erfüllen.

Darüber hinaus muss die Verfahrensdokumentation so aufgebaut und gestaltet sein, dass ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit die Verarbeitungslogik der für die Rechnungslegung und Buchhaltung relevanten Daten sowie deren Unveränderlichkeit nachvollziehen kann. Ein Betriebsprüfer sollte also anhand der Verfahrensdokumentation verstehen, wie die im Buchhaltungssystem Ihres Steuerberaters vorgehaltenen Daten zustande kommen, ob diese vollständig, richtig und zeitgerecht aus ihren Systemen übertragen wurden und ob die dafür notwendigen Dokumente und Belege unverändert abrufbar sind, (z.B. in einem Dokumenten-Management-System oder in der Cloud).

Achten Sie darauf, dass nicht nur Sie über eine solche Verfahrensdokumentation verfügen, sondern dass auch Ihr digitaler Steuerberater hier den gesetzlichen Anforderungen genügt!

# 7 Datenschutz und Datensicherheit

Ein immenser Vorteil digitaler Prozesse – davon betroffen ist also auch die Wahl eines digitalen Steuerberaters – liegt in der Wiederherstellung wichtiger Dokumente nach einem Katastrophenfall, der sogenannten Disaster-Recovery.

Bei einem Katastrophenfall kann es sich zum Beispiel um einen Gebäudebrand handeln, bei dem sämtliche Infrastruktur und alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente eines Unternehmens vernichtet werden, so dass im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt die dafür notwendige Dokumentation (z.B. von Geschäftsvorfällen im Rahmen der Buchhaltung) nicht mehr vorhanden ist. Damit verstößt der Unternehmer sowohl gegen die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (laut AO) und die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (nach HGB) und kann eine lückenlose Dokumentation aller für die Buchführung wichtigen Geschäftsvorfälle nicht mehr nachweisen.

Das Problem haben Sie nicht, wenn Sie und Ihr Steuerberater vollständig digital und papierlos aufgestellt sind. Dann müssen Sie zwar nach dem Katastrophenfall dafür Sorge tragen, dass betriebskritische Infrastruktur schnellstmöglich wieder vorhanden ist, alle für Ihre Unternehmenssteuerung wichtigen oder gesetzlich aufzubewahrenden Dokumente stehen Ihnen aber jederzeit und online abrufbar zur Verfügung.

Fazit: Für E-Commerce-Unternehmen führt kaum ein Weg an einem digitalen Steuerberater vorbei

Die Liste für Gründe, warum sich E-Commerce-Unternehmen (und auch die meisten anderen) für einen digitalen Steuerberater entscheiden sollten, ließe sich beliebig lang fortsetzen.

Bereits die vorab vorgestellten Gründe zeigen allerdings, dass mittel- bis langfristig vor allem E-Commerce-Unternehmen, die intern meist schon beinahe vollständig digital und papierlos arbeiten und über hocheffiziente Arbeitsprozesse verfügen, auch einen Steuerberater benötigen, der diese Prozesse selbst konsequent digital hält und optimiert umsetzt.

Ihr Ziel als moderner und zeitgemäße Unternehmer sollte es sein, dass sich Ihr Steuerberater Ihren Anforderungen anpasst, und nicht andersherum. Wir von der DHW sind ganz gezielt auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet und unterstützen Sie dabei, so dass Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können. Sprechen Sie uns einfach an!