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So wichtig sind Backups – und so macht ihr sie richtig

Der Fall Modern Solution zeigt in aller Brutalität, wie schnell es gehen kann: Server abgeschaltet, Systeme nicht mehr erreichbar, Händler handlungsunfähig. Von einem Moment auf den anderen sind Warenwirtschaft, Onlineshop, historische Daten, Buchhaltung und Schnittstellen weg. Das war die Realität.

Backups sind deshalb existenzsichernd. Und trotzdem wird dieses Thema im Alltag von Händlern und Dienstleistern immer noch unterschätzt.

Zeit also, das Thema einmal sauber, verständlich und praxisnah aufzuarbeiten.

Warum Backups im E-Commerce kein „IT-Thema“ sind, sondern Chefsache

Viele delegieren Backups vollständig:

• an Agenturen
• an Hosting-Dienstleister
• an Softwareanbieter

Das Problem: Die Verantwortung bleibt trotzdem beim Händler.

Wenn Daten verloren gehen, interessiert es weder Finanzamt noch Marktplatz noch Kunde, wer „eigentlich zuständig gewesen wäre“. Die Folgen trägt immer das Unternehmen selbst.

Deshalb muss jeder Händler verstehen:

• wo seine Daten liegen
• wer sie sichert
• wie sie wiederhergestellt werden können

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Drei typische Betriebsarten – und ihre Backup-Risiken

Im E-Commerce begegnen uns im Kern drei unterschiedliche technische Betriebsmodelle. Für jedes gelten andere Backup-Regeln.

1. Eigene Rechner oder eigene Server im Unternehmen

Was ist das?

• Lokale Server im Büro
• Eigene PCs oder NAS-Systeme
• Eigene Datenbanken im Haus

Typische Risiken

• Hardware-Defekte
• Diebstahl
• Brand- oder Wasserschäden
• Ransomware (Verschlüsselung durch Schadsoftware)
• Menschliche Fehler (Löschen, Überschreiben)

Empfohlene Backup-Strategie

Hier gilt zwingend das 3-2-1-Prinzip:

• 3 Kopien der Daten
• 2 unterschiedliche Speichermedien
• 1 Kopie außerhalb des Standorts

Konkrete Umsetzung

• Lokales Backup auf externe Festplatte oder NAS
• Zusätzliches Backup in eine Cloud:
  • OneDrive
  • Google Drive
  • Apple iCloud
  • Amazon S3 (Cloud-Speicher von Amazon)
• Automatisierte tägliche Sicherung
• Mindestens wöchentliche Offline-Kopie (nicht dauerhaft angeschlossen)

Wichtig: Eine externe Festplatte, die dauerhaft am Rechner hängt, ist kein Schutz vor Ransomware.

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2. SaaS-Systeme (Cloud-Software)

Was ist SaaS?

SaaS steht für Software as a Service.
Beispiele:

• Shop-Systeme
• Buchhaltungssoftware
• CRM-Systeme
• Ticketsysteme

Die Software läuft vollständig beim Anbieter. Der Händler greift über den Browser zu.

Typische Denkfalle

„Das ist in der Cloud, die sichern das schon.“

Das ist gefährlich. Viele SaaS-Anbieter sichern zwar ihre Infrastruktur – aber nicht zwingend eure Daten in einer für euch nutzbaren Form.

Risiken

• Kündigung des Accounts
• Insolvenz des Anbieters
• Technische Fehler
• Kein Zugriff mehr auf historische Daten
• Keine Exportmöglichkeit im Ernstfall

Empfohlene Backup-Strategie

• Regelmäßige Datenexporte
  • Bestellungen
  • Kundendaten
  • Rechnungen
  • Lagerbewegungen
• Speicherung dieser Exporte:
  • lokal
  • zusätzlich in einer Cloud
• Dokumentation:
  • Wie exportiere ich?
  • In welchem Format?
  • Wie oft?

Merksatz: Cloud heißt nicht Backup. Cloud heißt nur: Server stehen woanders.

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3. Gehostete Systeme bei Drittanbietern (z. B. JTL-Hosting, Modern Solution, ecomDATA)

Was ist das?

• Warenwirtschaft oder Shop läuft auf Servern eines Dienstleisters
• Beispiele: Hosting bei Agenturen oder spezialisierten Anbietern

Typische Risiken

• Insolvenz des Dienstleisters wie bei Modern Solution
• Serverabschaltung
• Vertragsstreit
• Kein Zugriff mehr auf Systeme
• Keine Herausgabe der Daten

Der Fall Modern Solution zeigt genau dieses Risiko.

Empfohlene Backup-Strategie

• Eigene, unabhängige Backups
  • Datenbanken
  • Dateisysteme
• Tägliche automatische Sicherung
• Speicherung:
  • auf eigenen Servern
  • zusätzlich in Cloud-Speichern
• Zugangsdaten nicht nur beim Dienstleister hinterlegen
• Regelmäßige Kontrolle, ob Backups wirklich laufen

Ganz wichtig: Backups dürfen nicht ausschließlich beim selben Anbieter liegen, der auch das System hostet.

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Cloud-Backups: sinnvoll – aber richtig eingesetzt

Cloud-Speicher sind ein wertvolles Werkzeug, wenn sie richtig genutzt werden.

Geeignete Cloud-Anbieter

• OneDrive
• Google Drive
• Apple iCloud
• Amazon Web Services (AWS / S3)

Vorteile

• Externe Datensicherung
• Schutz vor lokalen Schäden
• Ortsunabhängiger Zugriff

Nachteile

• Abhängigkeit vom Anbieter
• Zugriff nur mit funktionierenden Zugangsdaten
• Datenschutz beachten

Empfehlung: Cloud immer zusätzlich, nie als einziges Backup nutzen.

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Backups richtig nutzen: Warum ungeprüfte Sicherungen wertlos sind

Ein Backup zu haben reicht nicht aus. Mindestens genauso gefährlich wie kein Backup ist ein Backup, das im Ernstfall nicht funktioniert.

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Backup heißt Wiederherstellbarkeit – nicht Datensammlung

Die entscheidende Frage lautet immer:

Kann ich diese Daten heute oder morgen technisch sauber wiederherstellen?

Häufige Probleme:

• beschädigte Backups
• fehlende Datenbanken
• fehlende Zugangsdaten
• falsche Versionen

Ein Backup ohne getestete Wiederherstellung ist kein Backup, sondern Hoffnung.

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Regelmäßige Wiederherstellungstests

Mindestens:

• vierteljährlich, besser monatlich

Was ist zu tun?

• Backup nehmen
• In Testumgebung einspielen
• Prüfen:
  • Startet die Datenbank?
  • Sind Daten vollständig?
  • Funktioniert das System?

Nie im Live-System testen.

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Vollständigkeit prüfen

Ein vollständiges Backup enthält:

• Datenbank
• Dateien
• Konfigurationsdateien
• Benutzer- und Rechteinformationen
• Schnittstellen-Zugänge

Fehlt ein Teil, ist das System oft unbrauchbar.

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Backup-Protokolle kontrollieren

Backups erzeugen Log-Dateien.
Diese zeigen:

• Erfolg
• Fehler
• ausgelassene Daten

Empfehlung:

• E-Mail-Warnungen aktivieren
• Fehler nicht ignorieren
• Regelmäßig kontrollieren

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Zugangsdaten dokumentieren

Ein Klassiker im Ernstfall:

• Backups existieren
• niemand kommt mehr ran

Pflicht:

• Zugänge dokumentieren
• Passwortmanager nutzen
• Mindestens zwei Verantwortliche

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Backup-Intervalle sinnvoll festlegen

Empfohlene Basis:

• Täglich: Datenbanken
• Wöchentlich: Vollbackup
• Monatlich: Archivkopie

Zusätzlich sollten zwei Kennzahlen festgelegt werden:

• RPO: Wie alt darf ein Backup maximal sein?
• RTO: Wie schnell muss das System wieder laufen?

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Fazit: Backups sind Existenzschutz

Der Fall Modern Solution ist ein Warnsignal. Backups müssen:

• regelmäßig erstellt
• unabhängig gespeichert
• geprüft
• getestet
• dokumentiert werden

Alles andere ist ein trügerisches Sicherheitsgefühl. Wer heute eine Stunde investiert, um seine Backup-Strategie sauber aufzustellen, kann morgen den Fortbestand seines Unternehmens sichern.

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Sonderfall Beschlagnahmung: Wenn 2FA plötzlich zum Problem wird

Ein oft übersehener Sonderfall sind Beschlagnahmungen durch Ermittlungsbehörden. In solchen Situationen wird in der Regel nicht nur der Rechner oder Server mitgenommen, sondern auch das Smartphone. Genau hier entsteht ein massives Problem:
Ist das Handy weg, ist Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) häufig nicht mehr möglich – und damit auch kein Zugriff mehr auf zentrale Systeme, Cloud-Dienste oder Backups.

Viele Händler denken bei Backups an Daten, aber nicht an Zugänge. Dabei ist der Zugriff im Ernstfall genauso kritisch wie die Daten selbst.

Recovery-Codes sind kein Nice-to-have, sondern Pflicht

Anbieter wie Google und andere große Plattformen stellen für genau solche Situationen sogenannte Recovery-Passwörter oder Wiederherstellungscodes bereit. Diese können einmalig genutzt werden, um sich auch ohne Smartphone wieder anzumelden.

Wichtig:

• Diese Codes müssen vorab erzeugt werden.
• Sie sollten ausgedruckt werden.
• Sie dürfen nicht digital auf demselben System liegen, auf das sie Zugriff ermöglichen.

Eine bewährte Praxis ist es, diese Recovery-Codes beim Anwalt zu hinterlegen. Das klingt übertrieben – ist es aber nicht, wenn es um die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens geht.

Immer mehrere 2FA-Optionen einrichten

Wo immer es der Anbieter zulässt, sollten mehrere 2FA-Methoden parallel aktiviert werden, zum Beispiel:

• Authenticator-App
• SMS
• Hardware-Token
• Backup-Codes

Fällt eine Methode weg, bleibt der Zugang erhalten.

eSIM als unterschätzte Absicherung

Ein weiterer wichtiger Punkt: eSIM. Wer seine Mobilfunknummer als eSIM nutzt, kann diese im Ernstfall sehr schnell auf ein neues Smartphone übertragen. Damit bleibt zumindest der Empfang von SMS-Codes möglich, selbst wenn das ursprüngliche Gerät beschlagnahmt oder verloren ist.

Gerade für Unternehmer und Händler ist das ein einfacher, aber wirkungsvoller Schritt, um nicht komplett ausgesperrt zu werden.

Merksatz

Backups ohne Zugriff sind wertlos.
Und Zugriff ohne Notfallplan ist ein Risiko.

Wer sich ernsthaft mit Datensicherheit beschäftigt, muss Backups, Zugänge und 2FA immer gemeinsam denken.

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