E-Rechnung 2027: PDF vom Lieferanten kann Vorsteuer kosten

Die E-Rechnung 2027 macht aus einem PDF vom Lieferanten ein Risiko für deinen Vorsteuerabzug. Ab dem 1. Januar 2027 müssen inländische Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz echte E-Rechnungen ausstellen. Schicken sie trotzdem Papier oder ein einfaches PDF, ist die Rechnung für das Finanzamt nicht ordnungsgemäß. Das Risiko liegt dann beim Empfänger, also bei dir. Allerdings gibt es klare Ausnahmen, eine Reparaturmöglichkeit und einen Vertrauensschutz.

E-Rechnung 2027: Über 800.000 Euro Umsatz ist Schluss mit PDF

Die Grundlage steht in § 27 Abs. 38 UStG . Bis Ende 2026 dürfen alle inländischen Unternehmen statt einer E-Rechnung noch eine „sonstige Rechnung“ ausstellen. Dazu zählen Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, einfache PDF-Dateien. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt diese Übergangsregel dagegen nur noch für Rechnungsaussteller, deren Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 Euro lag. Ab dem 1. Januar 2028 fällt auch diese Grenze weg.

Maßgeblich ist also der Umsatz des Lieferanten. Dein eigener Umsatz spielt für eingehende Rechnungen keine Rolle. Zudem zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Das ist eine umsatzsteuerliche Rechengröße, die vom Jahresumsatz in der Bilanz abweichen kann. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zählt bei einer Organschaft (mehrere Firmen, die umsatzsteuerlich als ein Unternehmen gelten) der Umsatz des gesamten Verbunds.

Aufpassen musst du bei Lieferungen aus dem Dezember 2026. Nach dem Gesetzeswortlaut darf der Lieferant eine sonstige Rechnung für einen 2026 ausgeführten Umsatz nur bis zum 31. Dezember 2026 ausstellen und übermitteln. Kommt die PDF-Rechnung für die Dezember-Lieferung erst im Januar 2027, greift die Übergangsregel deshalb nicht mehr.

PDF statt E-Rechnung: Die Vorsteuer steht auf der Kippe

Dasselbe BMF-Schreiben regelt in den Randnummern 55 bis 59 die Folgen für den Vorsteuerabzug. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung und schickt der Lieferant trotzdem eine sonstige Rechnung, liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor. Folglich berechtigt sie dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Regeln zur E-Rechnung zudem in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE, die Arbeitsanweisung der Finanzämter) eingearbeitet.

Die Gleichung „PDF-Rechnung gleich keine Vorsteuer“ greift aber zu kurz. Denn der Lieferant kann die Rechnung durch eine E-Rechnung berichtigen. Diese muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Dann wirkt die Berichtigung auf den Zeitpunkt der ersten Rechnung zurück. Ohne Berichtigung kann das Finanzamt die Angaben der PDF-Rechnung außerdem als objektiven Nachweis werten. Dabei legt das BMF allerdings einen strengen Maßstab an.

Zudem ist nicht jedes PDF eine sonstige Rechnung. Das Format ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Ab Version 2.0.1 erfüllt es laut FAQ des Bundesfinanzministeriums die Anforderungen an eine E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ob eine Datei strukturierte Daten enthält, kannst du zum Beispiel mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal prüfen.

250 Euro, Ausland, Kleinunternehmer: Hier bleibt Papier erlaubt

Keine E-Rechnung brauchst du bei Kleinbetragsrechnungen. Das sind Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis einschließlich 250 Euro brutto (§ 33 UStDV). Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung, auch wenn sie mehrere Positionen enthält. Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise.

Außerdem gilt die Pflicht nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Beide Seiten müssen also in Deutschland ansässig sein. Rechnungen von Lieferanten aus China oder aus anderen EU-Ländern ohne deutsche Niederlassung fallen deshalb nicht darunter. Das gilt laut BMF auch dann, wenn diese Firmen in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind.

Der Barkauf ist dagegen keine Ausnahme. Das BMF nennt ausdrücklich den Materialeinkauf im Baumarkt: Über 250 Euro ist eine E-Rechnung fällig, wenn der Markt keine Übergangsregel nutzen kann. Der Markt kann den Kassenbon aber später per E-Rechnung berichtigen. Entwarnung gibt es für Dauerrechnungen, zum Beispiel bei Wartungs- oder Leasingverträgen. Hat der Vertragspartner vor dem 1. Januar 2027 eine sonstige Dauerrechnung erteilt, muss er keine zusätzliche E-Rechnung nachreichen, solange sich die Angaben nicht ändern.

Vertrauensschutz mit Haken: Große Lieferanten kennst du

Ein Problem bleibt: Den Umsatz deiner Lieferanten kennst du in der Regel nicht. Die Beratungsgesellschaft Grant Thornton sieht darin ein besonderes Praxisproblem für Rechnungsempfänger. Deshalb enthält das BMF-Schreiben in Randnummer 59 eine Nichtbeanstandungsregel. Das Finanzamt beanstandet den Vorsteuerabzug nicht allein wegen des falschen Formats, wenn du davon ausgehen konntest, dass der Lieferant die Übergangsregel nutzen darf.

Über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinaus musst du dafür nicht recherchieren. Allerdings zählt, was du weißt. Das BMF nennt ausdrücklich den Vorjahresumsatz, den du selbst mit dem Lieferanten gemacht hast, dessen bekannte Größe und verbundene Firmenstrukturen. Wer 2026 bei einem Großhändler selbst für mehr als 800.000 Euro eingekauft hat, kann sich 2027 also nicht auf Unwissen berufen. Auch bei Baumarktketten oder großen Paketdiensten dürfte dieses Argument kaum tragen.

So sicherst du deine Vorsteuer vor dem Stichtag

Prüfe zuerst deine inländischen Lieferanten mit regelmäßigen Rechnungen über 250 Euro. Frage dann schriftlich nach, ob sie 2027 E-Rechnungen ausstellen oder die 800.000-Euro-Regel nutzen. Die Antwort dokumentiert deine kaufmännische Sorgfalt. Grant Thornton empfiehlt zusätzlich, Lieferanten per Vertrag oder Einkaufsbedingungen zu ordnungsgemäßen Rechnungen zu verpflichten.

Richte außerdem deinen Rechnungseingang so ein, dass er E-Rechnungen von einfachen PDFs trennt. Schickt ein großer Lieferant 2027 nur ein PDF, fordere eine berichtigte E-Rechnung an. Ziehe die Vorsteuer im Zweifel erst danach oder kläre den Fall mit deiner Steuerberatung. Für den Empfang reicht laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Diese Empfangspflicht gilt schon seit dem 1. Januar 2025.

Spieß umgedreht: Auch dein Shop muss E-Rechnungen schreiben

Die E-Rechnung 2027 betrifft auch deine eigenen Rechnungen. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, brauchen deine Geschäftskunden aus Deutschland ab 2027 bei Beträgen über 250 Euro eine E-Rechnung von dir. Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor. Dein Shopsystem muss also B2B- und B2C-Bestellungen trennen und XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz. Später soll zudem ein Meldesystem folgen, das Rechnungsdaten elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt. Die E-Rechnung ist laut BMF die Vorstufe dafür. Wer ab 2027 jede PDF-Rechnung ungeprüft bucht, bleibt bei der nächsten Betriebsprüfung im Zweifel auf der Vorsteuer sitzen.