Archiv des Autors: DHW Steuerberatung

eBay, Etsy & Co: Was bedeutet die neue Meldepflicht auf Online-Portalen für private Verkäufer?

6 Antworten

Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG): Hinter diesem sperrigen Begriff verbergen sich zahlreiche Neuregelungen, die seit Anfang 2023 für bisher als privat agierende Verkäufer auf privaten Plattformen wie eBay Kleinanzeigen, Etsy oder Vinted spürbare Änderungen mit sich bringen können.

Ziel des Gesetzgebers ist es, die Transparenz bei Privatverkäufen über diese Plattformen zu erhöhen und damit für mehr Steuergerechtigkeit zu sorgen. In der Praxis bedeutet dies, dass mit der neu eingeführten Meldepflicht der Online-Plattformen die dort tätigen gewerblichen Verkäufer identifiziert werden sollen, die bisher als Privatverkäufer getarnt, gewerblich tätig waren.

Für die echten Privatverkäufer bedeutet dies aber im Umkehrschluss, dass sie nun auch wesentlich schneller ins Visier des Fiskus geraten können, wenn sie die geschaffenen Freigrenzen überschreiten. Was beim Entrümpeln des Dachbodens und den damit im Zusammenhang stehenden Verkäufen sehr schnell passieren kann.

Was ist das Plattformen-Steuertransparenzgesetz?

Das Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG) wurde am 10. November 2022 vom Bundestag verabschiedet und ist am 1. Januar 2023 in Kraft getreten. Es setzt die EU-Richtlinie 2021/514 zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts um.

Das Gesetz richtet sich vor allem an die Betreiber von Online-Plattformen wie eBay, Amazon oder Etsy, indem es Mitteilungspflichten über dort getätigte Transaktionen und erzielte Einnahmen an die zuständigen Finanzbehörden festlegt. Zudem soll der Informationsaustausch zwischen den EU-Mitgliedstaaten verbessert werden, um künftig auch ausländische Anbieter erfassen zu können.

Ziel des PStTG ist es, die Transparenz bei Transaktionen über Online-Plattformen zu erhöhen und so den Schwarzhandel und damit mögliche Steuerhinterziehungen zu verhindern. Denn bisher war es für die Finanzbehörden oft sehr schwierig, die über Plattformen erzielten Einkünfte zu erfassen und damit eine gleichmäßige und gesetzeskonforme Besteuerung zu gewährleisten.

Als Plattform gilt hier nach §1 PStTG:

jedes auf digitalen Technologien beruhende System, das es den Nutzern ermöglicht, über das Internet mittels einer Software miteinander in Kontakt zu treten und Rechtsgeschäfte abzuschließen.

Als Zweck dieser Rechtsgeschäfte wird im Gesetz:

  • die Erbringung relevanter Tätigkeiten (§ 5) durch Anbieter für andere Nutzer oder
  • die Erhebung und Zahlung einer mit einer relevanten Tätigkeit zusammenhängenden Vergütung

genannt. Das betrifft auf Online-Plattformen wie eBay oder Etsy neben den professionellen Händlern also auch die vielen privaten Verkäufer, die dort aktiv sind und damit erst einmal unter die Meldepflicht fallen.

Was müssen Privatverkäufer auf Online-Plattformen künftig beachten?

Um also nicht als gewerblicher und steuerpflichtiger Verkäufer eingestuft und als solcher von den Plattformen an das Finanzamt gemeldet zu werden, müssen Privatverkäufer wissen, welche Schwellenwerte gelten, ab denen die Meldepflicht greift.

Welche Schwellenwerte gelten für Privatverkäufer?

Das Wichtigste vorweg: Auch in Zukunft wird es möglich sein, über eBay Kleinanzeigen, Etsy & Co. private Verkäufe steuerfrei abzuwickeln. Denn die Plattformen müssen künftig Transaktionen eines Verkäufers erst dann melden, wenn dieser entweder:

  • 30 oder mehr Transaktionen (also Verkäufe) pro Jahr tätigt oder
  • wenn er mit seinen Transaktionen 2.000 Euro oder mehr einnimmt.

Die Transaktionen müssen vom Plattformbetreiber bis zum 31. Januar des auf die Verkäufe folgenden Jahres an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gemeldet werden. Alles Wichtige zu den Meldepflichten nach dem PStTG hat das BZSt in diesem Schreiben zusammengefasst.

Wer also im Jahr 28 Mal Waren im Gesamtwert von weniger als 2.000 Euro über eine Plattform wie eBay Kleinanzeigen verkauft, wird nicht gemeldet. Eine Meldung erfolgt aber bereits, wenn nur eine Transaktion mit einem Gesamtwert von mehr als 2.000 Euro stattfindet, z. B. wenn ein Gebrauchtwagen über einen Online-Marktplatz verkauft wird.

Was passiert, wenn die Meldepflicht eintritt?

Erreicht ein Anbieter auf einer Online-Plattform die definierten Meldeschwellen und fällt damit unter die Meldepflicht, muss der Portalbetreiber unter anderem folgende Daten dieses Nutzers an das Finanzamt melden:

  • Name und Anschrift
  • Steuer-ID
  • Geburtsdatum
  • Bankverbindung
  • Alle meldepflichtigen Transaktionen
  • Verkaufserlöse aus den Transaktionen und damit verbundene Gebühren

Treffen die Kriterien auf einen Anbieter zu und liegen dem Plattformbetreiber nicht alle erforderlichen Daten vor, wird er den Nutzer kontaktieren und um Übermittlung der noch fehlenden Daten bitten. In der Praxis geschieht dies meist über ein Formular, das der Verkäufer ausfüllen muss.

Werden die Transaktionen eines Anbieters durch den Plattformbetreiber an das Finanzamt gemeldet, bedeutet dies jedoch nicht automatisch, dass der Nutzer unmittelbar als gewerblicher Händler eingestuft und damit steuerpflichtig wird. Dies zeigt beispielsweise der Fall des Verkaufs eines Gebrauchtwagens. Und wer in einer einmaligen Aktion seinen Keller entrümpelt und dabei mehr als 30 Einzelgegenstände über Ebay verkauft, muss sich nicht gleich Sorgen machen, hier möglicherweise Steuern zu hinterziehen.

Kriterien für die Einstufung als gewerblicher Verkäufer

Denn es gelten weiterhin die Kriterien der Gewerbeordnung, wonach eine gewerbliche Tätigkeit vorliegt, wenn sie:

  • nach außen gerichtet ist,
  • selbstständig ausgeübt,
  • planmäßig, auf Dauer und mit
  • Gewinnerzielungsabsicht

durchgeführt wird und nicht gegen geltende Gesetze oder die guten Sitten verstößt.

Der einmalige Verkauf des gebrauchten Autos fällt also ebenso wenig darunter wie die Entrümpelung des Kellers. Daher hat in diesen Fällen, in denen es sich nachweislich um reine Privatverkäufe handelt, eine Meldung der Transaktionen an das Finanzamt keine weiteren Konsequenzen für den Verkäufer. Er muss weder die erzielten Einnahmen versteuern, noch wird er plötzlich gewerblich tätig.

Die Meldung dient lediglich dazu, gewerbliche Verkäufer zu erkennen, die die bisherige Grauzone ausgenutzt haben, um Einnahmen am Fiskus vorbei zu erzielen.

Fazit: Was Verkäufer auf Online-Plattformen künftig beachten sollten

Wer als Privatverkäufer gelegentlich Gegenstände unterhalb der oben genannten Schwellenwerten des PStTG verkauft, für den ändert sich nichts, da seine Verkäufe weiterhin nicht vom Plattformbetreiber an das Finanzamt gemeldet werden müssen.

Wer die Schwellwerte überschreitet, aber keine gewerbliche Tätigkeit im Sinne der Gewerbeordnung ausübt, wird wahrscheinlich vom Portalbetreiber aufgefordert werden, die erforderlichen Meldedaten zur Verfügung zu stellen. Aber auch hier gibt es keinen Grund zur Sorge, wenn keine gewerbliche Tätigkeit vorliegt.

Wer hingegen als Anbieter auf Online-Plattformen unter dem Deckmantel des Privatverkaufs Waren in gewerblicher Form angeboten hat, dem könnte der Fiskus künftig über das Plattformen-Steuertransparenzgesetz auf die Schliche kommen. Das wiederum ist im Sinne der Steuergerechtigkeit und Wettbewerbsgleichheit gut für alle Anbieter, die ihre Gewinne aus online verkauften Waren schon immer ehrlich versteuert haben.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung: Was müssen Unternehmer künftig beachten?

1 Antwort

Wachstumschancengesetz: Das ist die kryptische Bezeichnung jenes Entwurfs, im Rahmen dessen ab dem Jahr 2025 wichtige Veränderungen auf Unternehmen zukommen. In jedem Fall dann, wenn sie Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen (B2B) im Inland verkaufen und dafür Rechnungen erstellen.

Denn die Bundesregierung plant ab diesem Zeitpunkt die Einführung einer Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnungspflicht) im B2B-Bereich. Was für Unternehmen bedeutet, dass für sie ab dem 1. Januar 2025 auch der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend wird.

Was Sie bei der elektronischen Rechnungsstellung zukünftig beachten müssen, für wen die Regelung Anwendung findet und welche Übergangsfristen zur Erleichterung gelten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung: Die gesetzliche Grundlage

Bereits am 30. August 2023 hat das Bundeskabinett den Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz beschlossen, der u. a. auch zahlreiche Änderungen für Unternehmen in der Buchhaltung vorsieht. Inzwischen gibt es einen ersten Gesetzentwurf und Bestandteil dessen ist auch eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.

Wird das Gesetz im Dezember durch Bundestag und Bundesrat verabschiedet, dann müssen ab dem 1. Januar 2025 Unternehmen elektronische Rechnungen nicht nur ausstellen, sondern auch empfangen können. Das betrifft jedoch nur die inländische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B), also nicht an den Endverbraucher.

Was versteht man genau unter einer E-Rechnung?

Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich NICHT um eine eingescannte Papierrechnung oder ein verschicktes PDF. Es ist dann sogar so, dass mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung der E-Mail-Versand von gescannten Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen nicht mehr erlaubt wäre.

Bei einer E-Rechnung nach EN 16931 bzw. EU-Rechnungsstandard CEN 16931 (EU-Richtlinie 2014/55/EU) handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und die eine vollelektronische Verarbeitung und Integration in Buchhaltungssysteme ermöglicht.

Das aktuell vermutlich gängigste Format für eine elektronische Rechnung ist die XRechnung. Dabei handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenformat, das als Standard für elektronische Rechnungen gilt und vor allem beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern schon länger eingesetzt wird.

Welche Anforderungen muss eine elektronisch erstellte Rechnung erfüllen?

Eine elektronische Rechnung ist zwar ein elektronisches Dokument, hat aber die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierformat. Deshalb muss auch die E-Rechnung die notwendigen Pflichtangaben für eine Rechnung wie:

  • vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers,
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens,
  • Ausstellungsdatum,
  • eine Rechnungsnummer,
  • Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  • anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

 enthalten.

Um rechtlich anerkannt zu werden, muss die E-Rechnung originär auf elektronische Art und Weise erstellt und auch auf elektronischem Wege versandt werden. Außerdem müssen Anforderungen zum Nachweis der Authentizität der Herkunft, der Integrität des Inhaltes und zur Lesbarkeit der Rechnung (Datenformat) eingehalten werden.

Auch die gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen für Papierrechnungen gelten gleichermaßen für E-Rechnungen, allerdings dann nicht physisch, sondern in elektronischer Form. Es gibt inzwischen eine Vielzahl von revisionssicheren Archivierungslösungen. Wenn Sie hierfür Hilfe benötigen, sprechen Sie uns einfach an!

Wer ist von der E-Rechnungspflicht zukünftig betroffen?

Wie schon erwähnt, sind von der Verpflichtung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen nur Unternehmen betroffen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen liefern (B2B). Diese Unternehmen (Leistender und Leistungsempfänger) müssen sich außerdem gemeinsam im Inland befinden.

Ab wann gilt die Regelung und gibt es Übergangsfristen?

Geplant ist die Umsetzung ab dem 1. Januar 2025, d. h. ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen elektronisch verschicken und diese demzufolge auch elektronisch empfangen und verarbeiten können.

Da das aber häufig mit einem großen Implementierungsaufwand und oft mit Systemumstellungen verbunden sein wird, wurden vom Gesetzgeber Übergangsfristen eingeräumt. Das soll es vor allem kleineren und mittelgroßen Unternehmen ermöglichen, die erforderlichen Anpassungen neben dem laufenden Geschäftsbetrieb zu stemmen.

Deshalb dürften nach der Einführung im gesamten Jahr 2025 noch für alle in diesem Geschäftsjahr gemachten B2B-Umsätze Papierrechnungen verschickt werden. Das gilt außerdem für elektronische Rechnungen, die noch nicht im neu geregelten Format erstellt wurden. Dafür muss sich aber der Rechnungsversender die Genehmigung des Empfängers einholen.

Die gleiche Regelung gilt dann auch nochmal für 2026, d. h. auch in diesem Jahr sind nach Zustimmung durch den Rechnungsempfänger Papierrechnungen bzw. nicht dem neuen Format entsprechende elektronische Rechnungen für im Jahr 2026 erzielte B2B-Umsätze möglich. Hier gilt aber, dass beim Rechnungssteller der Vorjahresumsatz die Grenze von 800.000 Euro nicht überschreitet.

Im Jahr 2027 ist keine Papierrechnung mehr möglich, allerdings weiterhin elektronische Rechnungen, die noch nicht im neuen Format erstellt wurden. Das betrifft B2B-Umsätze im Jahr 2027 und auch hier ist wieder die Zustimmung des Rechnungsempfängers die Voraussetzung. Achtung: Die elektronischen Rechnungen müssen aber mittels elektronischen Datenaustausch (EDI) verschickt werden.

Gänzlich vorbei mit den Ausnahmeregelungen ist es dann 2028, ab dem Jahr sind alle Anforderungen vollumfänglich einzuhalten und die Zeiten von Papierrechnungen und anderen nicht formalen elektronischen Formaten endgültig vorbei.

Fazit: Die E-Rechnung kommt, was müssen Sie tun?

Grundsätzlich ist die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Für Unternehmen, die aufgrund von inländischen B2B-Geschäften davon betroffen sind, bedeutet das aber anfangs einen großen Mehraufwand, um die eigenen Systeme und Prozesse „betriebsbereit“ und fit für die Zukunft zu machen.

Auch wenn die Zeit bis zum Start der elektronischen Rechnung noch lang erscheint und Übergangsfristen diese nochmals verlängern, sollten Sie auf keinen Fall zu lange warten und sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Betrachten Sie die E-Rechnung nicht nur als eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch als Chance, Geschäftsprozesse zu optimieren und zukunftsfähig zu gestalten.

Sollten Sie dazu Hilfe benötigten, sprechen Sie uns an oder vereinbaren sie online einen Termin mit uns.

Nicht nur, wenn das Jahresende naht: Diese Inventurarten sollten Unternehmer kennen

Schreibe eine Antwort

Wird in Deutschland ein Unternehmen gegründet, übernommen oder geschlossen, muss eine Inventur durchgeführt werden. Die gleiche Pflicht obliegt Kaufleuten zum Ende eines jeden Geschäftsjahres, um ihren Pflichten im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung nachzukommen.

Bei der Inventur werden alle vorhandenen Bestände zu einem Stichtag mengen- und wertmäßig in einem Bestandsverzeichnis (Inventurliste) erfasst.

Damit ist die Inventur nicht nur eine nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) vorgeschriebene Pflicht, sondern auch ein wichtiges Kontrollinstrument für Unternehmen, um mögliche Differenzen zwischen Soll- und Ist-Beständen zu entdecken und sich ein genaues Bild über die eigene Vermögenslage zu machen. Wie wichtig dabei eine korrekt durchgeführte Inventur für ein Unternehmen sein kann, haben zuletzt erst Meldungen über nicht erkannte Metalldiebstähle im dreistelligen Millionenbereich bei einem großen deutschen Kupferproduzenten gezeigt (Stichwort: Aurubis).

Je nach Unternehmensstruktur können verschiedene Methoden der Inventur zum Einsatz kommen. Im folgenden Beitrag stellen Ihnen die verschiedenen Arten ausführlich vor und erklären Ihnen neben Verwendungszweck auch die Vor- und Nachteile der jeweiligen Alternativen.

Definition: Was genau ist eine Inventur?

Inventur stammt vom lateinischen „invenire“ ab und bedeutet in etwas so viel wie „auf etwas stoßen“ oder „etwas finden“.

Das beschreibt den Prozess einer Inventur bereits ziemlich gut, denn dabei handelt es sich um eine körperliche und buchmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag.

Die körperliche Bestandsaufnahme kann durch Messen, Wiege, Zählen oder Schätzen der Bestände im Unternehmen erfolgen. Die buchmäßige Bestandsaufnahme durch vorhandene Hilfsbücher kann die Inventur zwar erleichtern, ersetzt aber nicht die körperliche Inventur. Denn nur mit dieser können tatsächliche Fehlbestände, z. B. aufgrund von Diebstahl, Schwund oder Berechnungsfehler, aufgedeckt werden.

Das Ergebnis der Bestandsaufnahme wird im Inventar dokumentiert.

Warum wird eine Inventur durchgeführt?

Zum einen sind da die gesetzlichen Anforderungen, die die Durchführung einer Inventur regeln. In § 240, Abs. 1 HGB wird gefordert, dass:

jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben hat.

Außerdem legt Abs. 2 des gleichen HGB-Paragraphen fest, dass:

demnächst für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ein solches Inventar aufzustellen ist. Die Dauer des Geschäftsjahrs darf zwölf Monate nicht überschreiten.

Eine ordnungsgemäß durchgeführte Inventur ist außerdem eine wichtige Voraussetzung für die Erfüllung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Doch die Durchführung einer Inventur ist weitaus mehr als nur eine gesetzliche Pflicht und damit notwendiges Übel. Korrekt durchgeführt, hat sie auch eine wichtige Kontrollfunktion im Unternehmen. Denn mit ihr werden durch den Soll- Ist-Vergleich nicht nur tatsächliche Bestände mit dem buchhalterisch erfassten Bestand abgeglichen. Die bei einer Inventur gefunden Differenzen bzw. Abweichungen in den Beständen sind auch ein sehr wichtiger Hinweis auf mögliche Schwachstellen in der Prozess- und Kontrolllandschaft eines Unternehmens und können auf Fehler in der Buchhaltung oder kriminelle Handlungen wie Diebstahl oder Veruntreuung hinweisen. Fehler, die ohne die Bestandsaufnahme möglicherweise nicht aufgefallen wären.

Vor allem bei Unternehmen mit großen Lagerbeständen und einer hohen Lagerumschlagshäufigkeit empfiehlt es sich, wenn Bestände nicht nur obligatorisch am Jahresende geprüft, sondern kontinuierlich überwacht werden (beispielsweise im Rahmen der weiter unten vorgestellten permanenten Inventur).

Wann muss die Inventur durchgeführt werden?

Was die regelmäßige Inventur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung betrifft, ist § 240 Abs. 2 hier sehr eindeutig und legt fest, dass ein Inventar zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres, also dem Bilanzstichtag, aufzustellen ist. Weicht das Geschäftsjahr eines Unternehmens nicht vom Kalenderjahr ab, dann ist das meist der 31.12.

Auch die Dauer des Geschäftsjahres ist mit maximal 12 Monaten geregelt. Als Zeit für die Erstellung des Inventars räumt das Gesetz dem Unternehmer eine innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechende Zeit ein.

Zur Art und Weise der Durchführung wird in Abs. 3 von § 240 bestimmt, dass:

in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen ist.

Zur Erleichterung bei der Durchführung können gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige bewegliche Vermögensgegenstände und Schulden zu einer Gruppe zusammengefasst und mit Durchschnittswerten angesetzt werden.

Sonderfälle, die ebenfalls die Durchführung einer Inventur und die Aufstellung eines Inventars notwendig machen, sind z.B.:

  • Unternehmensgründungen: Hier muss ein Anfangsinventar erstellt werden, das auch Bestandteil der Eröffnungsbilanz ist und einen Überblick über die Vermögenswerte zum Gründungszeitpunkt gibt.
  • Unternehmenskauf oder -verkauf: Hier wird das Inventar benötigt, um im Rahmen der Kaufpreisermittlung den genauen Wert des Unternehmens zu bestimmen.
  • Insolvenz: Ein Inventar wird hier benötigt, um die genauen Vermögenswerte und die Insolvenzmasse zu bestimmen, mit denen Ansprüche von Gläubigern befriedigt werden können.

Welche Inventurarten gibt es?

Es gibt verschiedene Arten, wie eine Inventur durchgeführt werden kann. Die bekannteste und am häufigsten verwendete Methode ist die Stichtagsinventur, die – wie der Name schon sagt – am oder knapp um den Bilanzstichtag durchgeführt wird.

Stichtagsinventur

Bei der Stichtagsinventur werden an einem bestimmten Stichtag, in der Regel dem Bilanzstichtag, die Bestände des Unternehmens körperlich aufgenommen.

Die Stichtagsinventur kann in der Form einer:

  • Körperlichen Inventur,
  • Buchinventur oder
  • Anlageninventur

durchgeführt werden.

Bei der körperlichen Inventur wird das Inventar mengenmäßig durch Zählen, Wiegen, Messen oder Schätzen erfasst. Das betrifft vor allem Waren- und Materialbestände. An der körperlichen Inventur beteiligt sich meist das gesamte Unternehmen, weshalb für die Zeit der Inventur das operative Geschäft häufig ruht.

Die Buchinventur erfasst alle immateriellen Vermögensgegenstände und Schulden auf Basis buchhalterischer Aufzeichnungen (Belege, Quittungen etc.). Häufig spricht man hier auch von der Beleginventur.

Bei der Anlageninventur wird das bewegliche Sachanlagevermögen wie Maschinen, Geräte oder die Betriebs- und Geschäftsausstattung erfasst. Grundlage dafür ist das Anlageverzeichnis, das mit den tatsächlich vorhandenen Anlagen abgeglichen wird.

Zeitnahe Stichtagsinventur

Eine besondere Form der Stichtagsinventur ist die sogenannte zeitnahe Stichtagsinventur. Bei dieser wird dem Unternehmen ein zeitlicher Spielraum von 10 Tagen um den Inventurstichtag eingeräumt. Das kann beispielsweise bei großen Unternehmen ein praktikabler Fall sein, da dort der Zeit- und Personalaufwand zur Durchführung der Inventur sehr groß ist.

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur – aufgrund der Art und Weise der Durchführung häufig auch als fortlaufende Inventur bezeichnet – erfolgt die Überprüfung des Bestandes kontinuierlich über das gesamte Jahr hinweg.

Die permanente Inventur eignet sich damit besonders gut als zusätzliches Kontrollinstrument im Unternehmen, da die Bestandskontrolle fortlaufend erfolgt und das Unternehmen damit jederzeit den vollständigen Überblick über seine Bestände hat. Nachteil der Methode ist allerdings der große Zeitaufwand, weshalb diese Form meist nur in größeren und materialintensiven Unternehmen zum Einsatz kommt. Für Klein- und Mittelständler, die nur über geringe Bestände verfügen und damit das resultierende Risiko durch Fehlbestände überschaubar ist, ist diese Inventurform überdimensioniert.

Stichprobeninventur

Als ein Inventurvereinfachungsverfahren gilt die Stichprobeninventur (Teilerhebung), geregelt in § 241 Abs. 1 HGB. Während bei einer Stichtagsinventur alle Vermögensgegenstände und Schulden zum Stichtag in Form einer Vollinventur erfasst werden, werden bei der Stichprobeninventur nur Stichproben der Bestände genommen. Auch die Stichproben werden dabei körperlich durch Zählen, Wiegen, Messen oder Schätzen ermittelt.

Damit die Stichprobeninventur ebenfalls die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt, werden die erfassten Teilmengen anschließend mit einem anerkannten mathematisch-statistischen Verfahrenhochgerechnet, um so den Gesamtbestand zu ermitteln.

Neben der anerkannten mathematisch-statistischen Berechnungsmethode, der Erfüllung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und der körperlichen Bestandsaufnahme muss das Unternehmen außerdem über eine Lagerbuchführung verfügen, die Bestände nach Art, Menge und Wert fortlaufend erfasst. Das geschieht in der Regel mit einem EDV-gestützten Lagersystem.

Eine Stichprobeninventur findet häufig Anwendung in großen Unternehmen mit großem Lager, da es den Aufwand im Vergleich zur Vollinventur reduziert.

Verlegte Inventur

Die verlegte Inventur ist ein weiteres Inventurvereinfachungsverfahren, das es in Form der vorverlegten und nachverlegten Inventur gibt und das in § 241 Abs. 3 HGB geregelt ist. Hier wird dem Kaufmann eingeräumt, dass er die Inventur innerhalb der letzten drei Monate vor oder innerhalb der nächsten zwei Monate nach dem Stichtag durchführt. Das setzt aber voraus, dass ein entsprechendes Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren für diesen Zeitraum vorhanden ist, sodass der Bestand zum Stichtag ordnungsgemäß bewertet werden kann.

Die verlegte (bzw. zeitverschobene) Inventur findet häufig Anwendung, wenn Unternehmen aufgrund sehr großer Bestände nicht in der Lage sind, die Stichtagsinventur zeitnah durchzuführen.

Fazit: Die Wahl der richtigen Inventur

Mit einer korrekt durchgeführten Inventur erfüllen Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen oder die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, sondern schützen darüber hinaus ihre Vermögenswerte und stellen zudem sicher, dass der Jahresabschluss ein wahres und faires Bild der finanziellen Lage des Unternehmens widerspiegelt. Ein solides Inventursystem kann somit als Frühwarnsystem für Unternehmer dienen und ihnen helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Sollten Sie bei der Wahl der passenden Inventurmethode oder der Durchführung Hilfe benötigen, dann sprechen Sie uns einfach an! Wir unterstützen Sie gern.

Von analog zu digital: So gelingt der Wechsel zur digitalen Steuerberatung

Schreibe eine Antwort

Die digitale Transformation erfasst immer mehr Branchen und digitalisierte Arbeits- und Produktionsprozesse sind inzwischen ein ganz wesentlicher Wettbewerbsvorteil. Steuerberater bilden hier keine Ausnahme, vor allem, da die Umstellung auf digitale Prozesse große Vorteile sowohl für Kanzleien wie auch für deren Mandanten bietet.

Verschließt sich ein Steuerberater aber diesem Trend, kann er sich für seine Mandanten schnell zum Bremsklotz entwickeln, da sich seine ineffizienten und arbeitsintensiven (analogen) Prozesse schnell negativ auf die von ihm betreuten Unternehmen auswirken können.

In diesem Beitrag nennen wir Ihnen deshalb wichtige Gründe, warum Sie einen Umstieg zu einem digitalen Steuerberater in Betracht ziehen sollten, wie der Übergang reibungslos gelingen kann und wie wir Sie als DHW Steuerberatung dabei unterstützen können.

Digitale Steuerberatung: Diese Gründe sprechen für einen Wechsel

Die Vorteile einer digitalen Steuerberatung liegen im Grunde auf der Hand und entsprechen im Grunde denen, die eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen grundsätzlich mit sich bringt. Die wichtigsten davon sind:

Effizienzsteigerung

Ganz oben auf der Liste der wichtigen Gründe für die digitale Transformation steht mit Sicherheit die Steigerung der Effizienz im Unternehmen. Denn Digitalisierung bedeutet, zeitaufwändige manuelle oder analoge Prozesse zu automatisieren und damit Arbeitsabläufe zu beschleunigen und die Produktivität zu steigern. Das kann beispielsweise durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen, intelligenter Speicherkonzepte von Steuerdaten oder dem Aufbau elektronischer Kommunikationswege erfolgen.

Kosten- und Zeitersparnis

Ein wesentliches Ergebnis der eben beschriebenen Effizienzsteigerungen sind geringere Kosten und Zeitaufwände für die bislang noch analog durchgeführten Tätigkeiten. Dazu sollte Ihr Steuerberater über entsprechende Schnittstellen und nachgelagerte Software-Systeme verfügen, damit Sie erforderliche Dokumente für die Buchhaltung, Lohnabrechnung, Bilanzerstellung oder eventuelle Betriebsprüfungen in elektronischer Form bereitstellen können.

Die positiven Effekte der digitalen Verarbeitung steigen exponentiell, je mehr Belege verarbeitet werden müssen.

Schneller Informationszugriff und einfache Kommunikation

Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und dem Einsatz entsprechender Software sind Informationen in der richtigen Art und Weise und schnell verfügbar. Damit können Daten zwischen Mandant und Steuerberater vollautomatisch aus dem Rechnungswesen in die Buchhaltung oder andere Systeme des Steuerberaters übertragen oder Behörden auf Knopfdruck bereitgestellt werden.

Das erleichtert auch die Kommunikation mit Ämtern und Behörden, beispielsweise der Berechnung und Abführung fälliger Steuern.

Verbesserte Datenqualität und erhöhte Prozesssicherheit

In Verbindung mit digitalen Prozessen erhöht sich in der Regel auch das Level an Prozesssicherheit, da viele prozessimmanente Fehler durch automatische oder halbautomatische Kontrollen vermieden oder frühzeitig erkannt werden können.

Erhöhter Datenschutz und verbesserte Informationssicherheit

Auch in Sachen Datenschutz und Informationssicherheit bringen digitale Prozesse eine große Verbesserung mit sich. Das betrifft die Übertragung von Daten zwischen Mandanten und Steuerberater genauso, wie das sichere Speichern und Verwenden von Daten oder die Wiederherstellung von wichtigen Dokumenten bei Datenverlust.

Nachvollziehbare Verfahrensdokumentation

Durch die Einführung digitaler Prozesse und elektronischer Verarbeitungsverfahren müssen alle Arbeitsabläufe im Unternehmen identifiziert, überprüft und beschrieben werden. Neu implementierte oder von analog auf digital umgestellte Prozesse sollten dabei im Rahmen einer nachvollziehbaren und prüfungssicheren Verfahrensdokumentation dokumentiert und regelmäßig aktualisiert werden.

Der Umstieg zum digitalen Steuerberater: Wie der Übergang reibungslos gelingen kann

Für viele kleine und mittlere Steuerberatungskanzleien ist der Umstieg auf digitale Prozesse ein echter Kraftakt, da diese meist schon unter Fachkräftemangel und entsprechendem Personalnotstand leiden. Dennoch ist er unerlässlich, damit der Steuerberater mit seinen Prozessen denen seiner Mandanten auf Augenhöhe begegnet und damit nicht „nur wegen analoger Prozesse beim Steuerberater“ alte (analoge) alte Prozesse „am Leben gehalten“ werden müssen.

Um Mitarbeiter nicht komplett zu überlasten und das Tagesgeschäft weiter problemlos abwickeln zu können, sollte die digitale Transformation nicht als Sprint, sondern als Marathon betrachtet werden. Mit vielen kleinen Zwischenschritten hin zu einem vollständigen digitalen Steuerberater.

Der Prozess beginnt in der Regel mit einer IST-Aufnahme, bei der alle aktuellen Arbeitsprozesse identifiziert werden und der Digitalisierungsbedarf ermittelt wird. Hier empfiehlt es sich, von Anfang an einen erfahrenen Digitalisierungsexperten mit an Bord zu holen, der kontinuierlich in die Planung eingebunden ist.

Start zum papierlosen Büro

In einem ersten praktischen Schritt wird dann damit begonnen, vorhandene manuelle und papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. Das betrifft Dokumente, Belege oder Papierakten, die gescannt und digital archiviert werden müssen. Das kann Schritt für Schritt erfolgen und dürfte einige Zeit in Anspruch nehmen.

Einführung notwendiger Software

Im nächsten Schritt sollten entsprechende Softwareprogramme implementiert werden, z.B. Rechnungslegungs-, Mahnung- oder Lohnabrechnungssoftware. Diese Anwendungen sollten Schnittstellen zu Ihrem Steuerberater besitzen, so dass die Datenübertragung vollelektronisch abläuft. Damit verbunden ist eine intelligente und sichere Lösung zur Datensicherung aufzubauen, beispielsweise durch die Nutzung von Cloud Computing.

Kommunikation digitalisieren

Auch die Kommunikation zwischen Mandanten, Steuerberater und Behörden gehört auf den Prüfstand und muss bei Bedarf ebenfalls an digitale Kanäle angepasst werden. Was die Finanzverwaltung betrifft, geht hier der Trend ganz klar in Richtung elektronisches Postfach.

Mitarbeiter kontinuierlich weiterbilden

Ganz wichtig in dem Zusammenhang ist es, die Mitarbeiter von Anfang an ins Boot zu holen. Jeder im Unternehmen muss verstehen, dass die Digitalisierung nicht zu vermeiden ist und die Arbeitsplätze der Mitarbeiter davon nicht bedroht sind. Sondern ganz im Gegenteil: die Arbeit jedes Einzelnen am Ende sogar erleichtern kann.

Dazu gehört auch, die Mitarbeiter umfangreich zu schulen und auf die Umstellung auf digitale Geschäftsprozesse, automatisierte Arbeitsabläufe oder neu eingeführte Softwarelösungen vorzubereiten.

Die DHW Steuerberatung: Ihr verlässlicher Partner in Sachen digitale Steuerberatung

Wir bei der DHW Steuerberatung haben bereits sehr zeitig die Zeichen der Zeit erkannt und alle unsere Arbeitsschritte vollständig digitalisiert. Das umfasst das gesamte Angebotsspektrum von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen oder der Finanz- und Lohnbuchhaltung, das wir komfortabel für unsere Kunden online (über Smartphone, Tablet oder PC) für unsere Mandanten abwickeln.

In unserer Zusammenarbeit setzten wir auf modernste Technologie, um Ihnen eine papierlose und digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen, ganz nach Ihren Wünschen und Präferenzen. Sie können dadurch die digitale Steuerberatung als Service effektiv in ihren Geschäftsalltag integrieren. Dafür arbeiten wir auch mit Geschäftspartner wie FastBill, Lexoffice, Taxdoo, dem Deubner Verlag oder dem Händlerbund zusammen, um auch hier größtmögliche Effizienz und Effektivität für unsere Mandanten zu erreichen.

Und selbstverständlich unterstützen wir Sie auch dabei, analoge Prozesse zu digitalisieren und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Sprechen Sie uns dazu einfach an.

Sonderausgaben, Werbungskosten oder Betriebskosten: Wie Sie ganz legal Steuern sparen können

1 Antwort

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Arbeitnehmer mit Sonderausgaben oder Werbungskosten die Steuer auf erzieltes Einkommen senken können. Man muss diese allerdings kennen und entsprechend auch bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen, damit sie vom Finanzamt als steuermindernd anerkannt werden.

Aber nicht nur Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen können kräftig Steuern sparen, wenn sie die durch den Gesetzgeber geschaffenen Möglichkeiten geschickt ausnutzen. Auch für Unternehmerinnen und Unternehmer gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Sonderausgaben für die Altersvorsorge, Kinderbetreuung oder Krankenversicherung geltend zu machen.

Im folgenden Beitrag stellen wir Ihnen einige der Sonderausgaben, Werbungs- und Betriebskosten vor. Um aber alle bestehenden Möglichkeiten zu berücksichtigen und kein Geld an den Fiskus zu verschenken, ist es oft ratsam, die Hilfe eines Experten in Anspruch zu nehmen. Sprechen Sie uns für einen Termin einfach an, wir helfen Ihnen gern.

Sonderausgaben, Werbungskosten oder Betriebsausgaben: Das sind die Unterschiede

Eine Eigenschaft haben Sonderausgaben, Werbungskosten und Betriebsausgaben gemeinsam: Sie können steuermindernd eingesetzt werden. In welcher Form, welchem Umfang und welcher Höhe angefallene Kosten aber tatsächlich die Steuerlast senken und von welcher Einkunftsart sie abgezogen werden können, darin unterscheiden sie sich allerdings teils deutlich.

Werbungskosten: Die Einkunftsart regelt die Abzugsfähigkeit

Bei den Werbungskosten handelt es sich um Ausgaben, die direkt der Einkommenserzielung zugerechnet werden und sind nur bei dieser abzugsfähig. Sie entstehen bei der Sicherung und dem Erhalt einer Tätigkeit zur Einkommenserzielung oder bei der Bewerbung auf eine solche.

Entstandene Werbungskosten mindern das Einkommen der steuerpflichtigen Person und verringern damit auch die Steuerlast.  In der Regel entstehen Werbungskosten bei der Einkommenserzielung von Arbeitnehmern, also bei der Ausübung einer nichtselbstständigen Tätigkeit. Sie sind als Aufwand steuerlich absetzbar, da sie dem Erwerb (z. B. im Bewerbungsprozess) oder dem Erhalt der nichtselbstständigen Tätigkeit dienen.

Liegen die jährlichen Werbungskosten unterhalb der Werbungskostenpauschale, die 2022 pro Steuerpflichtigem 1.200 Euro beträgt und ab 2023 auf 1.230 Euro steigt, dann bleiben sie unberücksichtigt und das Finanzamt bemisst einfach die Pauschale.

Liegen die Werbungskosten darüber, müssen sie einzeln in der Einkommenssteuererklärung erfasst und nachgewiesen werden.

Die Liste der Werbungskosten ist sehr lang. Teilweise können sie in voller Höhe angesetzt werden, zum Teil gelten Grenzen, Pauschalen oder bestimmte Höchstbeträge. Wer sich hier nicht genau auskennt, sollte einen Steuerberater zu Rate ziehen, um bei seiner Einkommenssteuererklärung kein Geld zu verschenken und nicht zu viel Steuern zu zahlen. Sprechen Sie uns dazu einfach an, wir helfen Ihnen gern weiter.

Als Werbungskosten können Arbeitnehmer beispielsweise die folgenden Kosten in ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen:

Kosten, die im Rahmen eines Bewerbungsprozesses anfallen

Hier können beispielsweise Kosten für Bewerbungsfotos, Fahrtkosten für Vorstellungsgespräche oder Kosten für die Erstellung und den Versand von Bewerbungsunterlagen angesetzt werden.

Kosten zur Sicherung der beruflichen Tätigkeit:

Darunter fallen beispielsweise:

  • Berufsbedingte Fahrtkosten, also Kosten für den Arbeitsweg mit dem eigenen Fahrzeug oder öffentlichen Verkehrsmittel
  • Reisekosten für Dienstreisen wie beispielsweise Übernachtungen, Verpflegung oder Fahrtkosten
  • Fortbildungskosten für die berufliche Weiterbildung für Seminare, Kurse oder Fachliteratur
  • Arbeitsmittel, die für die Ausübung der beruflichen Tätigkeit notwendig sind, zum Beispiel ganz spezielle Werkzeuge, Arbeitskleidung oder Büromaterialien
  • Umzugskosten wie beispielsweise Transportkosten, Maklergebühren oder eine doppelte Miete, wenn der Umzug berufsbedingt erfolgen muss
  • Mitgliedsbeiträge in Berufsverbänden oder Gewerkschaften

Betriebsausgaben: Die „Werbungskosten der Selbstständigen“

Bei den Betriebsausgaben handelt es sich quasi um die „Werbungskosten für Selbstständige und Freelancer“. Denn wie die Werbungskosten, so stehen auch die Betriebsausgaben im Zusammenhang mit einer Einkommensart, mindern das erzielte Einkommen eines Selbstständigen und reduzieren damit am Ende seine Steuerlast.

Die Betriebsausgaben fallen im Rahmen einer selbstständigen Tätigkeit an, also bei Unternehmern oder Freiberuflern. Die Kosten sind notwendig, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und Einnahmen zu erzielen. Es sind damit operative Kosten gemeint, die fix oder variabel sein können.

Zu den Betriebskosten zählen beispielsweise:

  • Mietkosten für Büro-, Produktions- und Lagerräume
  • Anschaffung von Betriebsmitteln
  • Abschreibungen
  • Löhne und Gehälter
  • Versicherungen
  • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
  • Energiekosten für Strom, Wasser und Heizung
  • Werbungskosten für Marketingmaßnahmen
  • Telekommunikationskosten für Internet oder Mobilfunk
  • Lizenzgebühren für Software oder andere Rechte

Vorgenannt handelt es sich nur um ausgewählte Beispiele, da die Betriebskosten ganz wesentlich von der Art des Unternehmens abhängen.

Die Betriebskosten mindern den Gewinn des Selbstständigen bzw. Freiberuflers und damit auch die Steuerlast. Die ordnungsgemäße und lückenlose Erfassung der Betriebskosten und des Betriebsgewinnes erfolgt im Rahmen der Buchführung, also über die doppelte Buchführung (Doppik) oder die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Wenn Sie bei der Gewinnermittlung Hilfe benötigen, dann sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie dabei gern!

Sonderausgaben: Von der Einkunftsart unabhängige Kosten

Sonderausgaben sind Kosten der privaten Lebensführung, die nicht mit einer beruflichen Tätigkeit zusammenhängen und damit auch nicht unter die beiden vorher beschriebenen Kategorien fallen. Sie lassen sich deshalb auch nicht explizit einer bestimmten Einkunftsart zurechnen.

Trotzdem sind die Sonderausgaben Ausgaben, die steuerlich geltend gemacht werden und sich damit steuermindernd auswirken können.

Bei den Sonderausgaben kann es sich beispielsweise um:

  • Aufwendungen für die Altersvorsorge, z.B. für private Rentenversicherungen oder für berufsständische Versorgungswerke
  • Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge
  • Spenden an steuerbegünstige Organisationen in Form von Geld- oder Sachspenden
  • Gezahlte Kirchensteuer, wenn es sich um eine anerkannte Religionsgemeinschaft handelt
  • Kinderbetreuungskosten für Kindertagesstätten, Tagesmütter oder Kindergärten
  • Ausbildungskosten wie Studiengebühren, Schulgeld oder Fortbildungskurse
  • Berufsausbildungskosten für die erstmalige Berufsausbildung oder ein Studium
  • Haushaltsnahe Dienstleistungen wie Schornsteinfeger, Heizungsinspektion oder Gartenpflege

handeln. Da es individuelle Beschränkungen und Voraussetzungen für die Ankerkennung von Ausgaben als Sonderausgaben gibt und teilweise auch Pauschalen oder Höchstbeträge gelten, sollten Sie bei Unsicherheiten die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch nehmen. Sprechen Sie uns für einen Termin einfach an, wir helfen Ihnen gern.

Fazit: Durch konsequente Anwendung von Sonderausgaben und Werbungskosten kein Geld verschenken

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Steuerlast durch Sonderausgaben, Werbungs- oder Betriebskosten zu senken.

Arbeitnehmer müssen sich bei der Erstellung der Steuererklärung fragen, ob entstandene Ausgaben als Werbungskosten etwas mit der Ausübung des Berufes zu tun haben oder ob es Kosten sind, die nichts mit der Erwerbstätigkeit zu tun haben, aber vielleicht unter die Sonderausgaben fallen.

Bei den Betriebskosten entfällt dieser Schritt, da diese bereits im Rahmen der Buchführung erfasst wurden und damit den Gewinn als Berechnungsgrundlage für die Steuer bei Selbständigen oder Freiberuflern senken. Darüber hinaus können auch Selbstständige und Freiberufler Sonderausgaben geltend machen.

Um kein Geld zu verschenken bzw. zu viel Steuern zu bezahlten, empfiehlt es sich meist, die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen, der bei der Buchführung oder der Erstellung der Steuererklärung hilft. Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe benötigten, dann kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen sehr gern dabei!

Teilnahme am OSS-Verfahren: Diese Gründe können zu einem Ausschluss führen

Schreibe eine Antwort

Mit dem One-Stop-Shop-Verfahren (OSS-Verfahren) hat das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine zentrale Anlaufstelle geschaffen, über die sie grenzüberschreitende Umsätze zentral an einer Stelle deklarieren und die dafür fällige Umsatzsteuer abführen können.

Für Teilnehmer am OSS-Verfahren entfällt damit seit Juli 2021 die aufwendige Umsatzsteuervoranmeldung in jedem einzelnen EU-Land, in dem Waren oder Dienstleistungen verkauft werden. Vor allem für viele kleine Onlinehändler ist das eine große organisatorische und finanzielle Erleichterung.

Wer am OSS-Verfahren teilnehmen will, muss vorgegebene Regeln und Pflichten einhalten. Tun Sie das nicht, droht ein Ausschluss aus dem OSS-Verfahren und alle damit verbundenen Vereinfachungen gehen verloren.

Welche Gründe zu einem Ausschluss aus dem OSS-Verfahren führen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kurzer Exkurs: Was genau ist das OSS-Verfahren?

Wer bis Juni 2021 Waren oder Dienstleistungen grenzüberschreitend innerhalb der EU verkauft hat, musste die darauf entfallende Umsatzsteuer immer im Land des Endkunden und in Höhe des dort gültigen Umsatzsteuersatzes abführen. Es gab zwar Lieferschwellen, bis zu deren Erreichen die deutsche Umsatzsteuer im Inland abgeführt werden konnte. Die waren aber zum einen schnell erreicht und zum anderen von EU-Land zu EU-Land häufig unterschiedlich.

Für Onlinehändler, die Waren an Endkunden in andere EU-Mitgliedsstaaten verkauft haben, bedeutete das einen hohen organisatorischen Aufwand: Im jeweiligen Land musste die dort gültige Umsatzsteuer beim jeweiligen Finanzamt gemeldet und eine Umsatzsteuererklärung abgegeben werden. Um Fehler zu vermeiden, musste deshalb oft ein lokaler Steuerberater hinzugezogen werden, was den organisatorischen Aufwand und die Kosten in die Höhe trieb.

Mit dem One-Stop-Shop-verfahren wurde deshalb eine zentrale Anlaufstelle geschaffen, über die teilnehmende Unternehmen die Umsatzsteuermeldung für im Ausland verkaufte Waren und Dienstleistungen abgeben und die darauf entfallende Umsatzsteuer abführen können.

Welche Gründe können zum Ausschluss aus dem OSS-Verfahren führen?

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen vom BZSt vom OSS-Verfahren ausgeschlossen werden können, die wir nachfolgend genauer beschreiben.

Ausschluss vom OSS-Verfahren nach Abmeldung durch den Unternehmer

Der einfachste und vermutlich auch einer der häufigsten Gründe für den Ausschluss vom OSS-Verfahren ist, wenn sich der Unternehmer aus eigenem Interesse davon abmeldet. Wer sich abmelden will, muss seine Teilnahme am OSS-Verfahren widerrufen, was direkt über das BZStOnline-Portal (BOP) erfolgt.

Damit der Widerruf im folgenden Quartal gültig wird, muss der  Steuerpflichtige „den Mitgliedsstaat der Identifizierung“ mindestens 15 Tage vor Ablauf des Kalenderquartals informieren (siehe Art. 57g Abs. 1 MWStVO). Davon unabhängig ist, ob weiterhin Dienstleistungen erbracht werden, die unter diese Sonderregelung fallen (also in diesem Falle grenzüberschreitende Verkäufe in andere EU-Mitgliedsstaaten).

Voraussetzungen zur Nutzung des OSS-Verfahrens liegen nicht mehr vor

Ein weiterer Grund, warum Unternehmen vom OSS-Verfahren ausgeschlossen werden können, tritt ein, wenn grundlegende Voraussetzungen zur Nutzung des Verfahrens nicht mehr vorliegen.

Anders, als im vorherigen Punkt, wo trotz der Abmeldung vom OSS-Verfahren weiterhin Dienstleistungen erbracht werden, die unter diese Sonderregelung fallen, liegen in diesem Fall die Voraussetzungen für eine Nutzung des OSS-Verfahrens schlicht nicht mehr vor.

Das ist zum Beispiel der Fall, wenn vom Unternehmen keine Leistungen mehr erbracht werden, die über das OSS-Verfahren gemeldet werden können oder wenn das Unternehmen nicht mehr existiert, z.B. nach einer Insolvenz oder Unternehmensaufgabe.

Während also eine Abmeldung vom OSS-Verfahren durch den Unternehmer freiwillig erfolgt, obwohl vielleicht weiterhin grenzüberschreitende Verkäufe in andere EU-Mitgliedsstaaten erfolgen und das Verfahren eigentlich noch genutzt werden könnte, ist die Abmeldung obligatorisch, wenn die Voraussetzungen zur Nutzung des Verfahrens nicht mehr vorliegen!

Die Veränderung ist dem BZSt auf elektronischem Weg zu melden, und das bis zum 10. Tag des Monats, der auf die Änderung folgt.

Verstoß gegen grundlegende Pflichten des OSS-Verfahrens

Vom OSS-Verfahren ausgeschlossen werden kann auch, wer gegen die grundlegenden Pflichten verstößt. Teilnehmer am OSS-Verfahren müssen die folgenden Pflichten erfüllen:

  • Fristgerechte Abgabe der Steuererklärung
  • Fristgerechte Zahlung der angemeldeten Steuern
  • Ordnungsgemäße Änderung von Registrierungsdaten
  • Einhaltung der Aufzeichnungspflichten und
  • Bereitstellung der aufgezeichneten Unterlagen auf Nachfrage der Finanzbehörde

Wer diese grundlegenden Pflichten, die bei einer Teilnahme am OSS-Verfahren einzuhalten sind, wiederholt verletzt, kann vom OSS-Verfahren ausgeschlossen werden. Bemerkenswert ist dabei, dass dieser Ausschluss bereits nach dem zweiten Mal droht.

Fazit: Durch konsequente Einhaltung der Pflichten Ausschluss verhindern

Da nach einem Ausschluss aufgrund wiederholter Verstöße gegen die Pflichten des OSS-Verfahrens Sperrzeiten von bis zu acht Kalenderquartalen – also bis zu zwei Jahren – drohen, sollten Onlinehändler die geltenden Regelungen unbedingt einhalten! Ansonsten droht der Rückfall in die Einzelmeldung pro EU-Mitgliedsstaat, verbunden mit dem hohen organisatorischen Aufwand und nicht zu unterschätzenden Kosten.

Aber auch bei den sonstigen Veränderungen, sind die vorgegeben Fristen wichtig, um mögliche Strafen durch das BZSt zu vermeiden.

Sollten Sie dabei Fragen haben oder Hilfe benötigten, dann kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen sehr gern dabei!

Betriebsprüfung: Gut vorbereitet ist halb bestanden – Worauf Unternehmer unbedingt achten sollten

Schreibe eine Antwort

Steht eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt ins Haus, dann können Unternehmen bereits im Vorfeld sehr viel dafür tun, dass diese zum einen so reibungslos wie möglich abläuft und zum anderen die Betriebsprüfer so wenig wie möglich Feststellungen haben.

Eine gute Vorbereitung beinhaltet im Vorfeld eine genaue Abstimmung mit den Prüfern zu Prüfungsumfang und Prüfungsschwerpunkt, die zeitnahe Bereitstellung vollständiger und richtiger Unterlagen zu Prüfungsgegenstand, die Bereitstellung angeforderter Datenzugriffsmöglichkeiten und ein genaues Briefing der involvierten Mitarbeiter. Selbstverständlich sollten Sie sofort Ihren Steuerberater informieren und von Anfang an in den Prozess einbinden.

Berücksichtigen Sie diese Punkte, können Sie der Betriebsprüfung im Grunde recht gelassen entgegensehen. Wenn Sie dann noch für den Prüfer ein ruhiges Zimmer mit Tageslicht finden und er eine gute Tasse Kaffee erhält, sollte die Prüfung problemlos über die Bühne gehen.

Definition: Was genau ist eine Betriebsprüfung?

Im Rahmen des Steuerrechts handelt es sich per Definition um eine Betriebsprüfung, bei einer:

von der Finanzbehörde im Außendienst vorzunehmende Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte, bei der die Verhältnisse eines Steuerpflichtigen ermittelt, geprüft und beurteilt werden, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen.

Eine Betriebsprüfung zur Feststellung der steuerlichen Verhältnisse von Gewerbebetrieben, Freiberuflern oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieben kann bei allen Steuerpflichtigen durchgeführt werden. Sie kann sich auf eine oder mehrere Steuerarten beziehen, die dem Geprüften vorab aber genauso mitgeteilt werden müssen, wie die von den Betriebsprüfern geprüften Zeiträume.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

In der Regel läuft die Betriebsprüfung in den drei Phasen:

  • Ankündigung,
  • Durchführung und
  • Schlussbesprechung ab,

auf die Sie sich jeweils individuell vorbereiten können und sollten. In diesem Beitrag wollen wir uns vor allem auf die Prüfung steuerlich relevanter Sachverhalte durch das Finanzamt konzentrieren.

Ankündigung der Betriebsprüfung

Die formale Ankündigung einer Betriebsprüfung muss durch eine schriftliche Prüfungsanordnung erfolgen. In der Praxis geht dem aber meist noch eine telefonische Kontaktaufnahme durch das Finanzamt beim Unternehmen oder dessen Steuerberater voraus, wenn dieser beim Finanzamt als Empfangsbevollmächtigter hinterlegt ist. Dabei werden bereits:

  • der Name des Steuerprüfers,
  • der Beginn und Zeitraum der Prüfung,
  • die geprüften Zeiträume,
  • Art und Umfang der benötigten und bereitzuhaltenden Unterlagen und der
  • Ort der Prüfung

besprochen.

Schriftliche Prüfungsanordnung durch die Finanzbehörde

Die Betriebsprüfung muss über eine schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung angekündigt werden (§ 196 AO), in der auch Art, Umfang und Zeitraum der Prüfung geregelt sind.

Die Prüfungsanordnung muss nach § 5 BpO mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  • die Rechtsgrundlagen der Außenprüfung und die zu prüfenden Steuerarten
  • den Prüfungsumfang
  • den Beginn der Prüfung und den Prüfungsort; dies kann auch über einen gesonderten Verwaltungsakt erfolgen
  • den Prüfungszeitraum
  • Hinweise auf Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen
  • den Namen des Betriebsprüfers / der Betriebsprüfer (obligatorisch)

Die Prüfungsanordnung muss dem Unternehmer bzw. seinem Steuerberater in angemessener Zeit vor der Prüfung bekanntgegeben werden, solange der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Als angemessen werden dabei für Großbetriebe vier Wochen, in allen anderen Fällen zwei Wochen angesehen (§ 5 Abs. 4 BpO).

Durchführung der Betriebsprüfung

In Phase zwei erfolgt die Durchführung der Betriebsprüfung durch den bestellten Außenprüfer des Finanzamtes bei Ihnen vor Ort. Die dafür erforderlichen Daten sowie die Art und der Umfang an erforderlichen Unterlagen, die der Prüfer für den festgelegten Prüfungszeitraum sehen will, hat er Ihnen im Vorfeld bereits mitgeteilt. Benötigt er darüberhinausgehende Unterlagen, wird er das der von Ihnen im Unternehmen festgelegten Kontaktperson mitteilen.

  • Wo die Betriebsprüfung bei Onlinehändler, die ihre Tätigkeit nicht in „Geschäftsräumen“ im herkömmlichen Sinne ausüben, stattfinden kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Schlussbesprechung der Prüfungsfeststellungen

Die Betriebsprüfung endet in der Regel mit einer Schlussbesprechung, bei der die Prüfungsergebnisse und mögliche Feststellungen besprochen werden. Neben dem Außenprüfer ist meist auch sein Vorgesetzter oder Amtsleiter anwesend, damit bei offenen Punkten eine Lösung gefunden werden kann.

Bestehen Sie deshalb immer auf die Durchführung einer Schlussbesprechung, um bei strittigen Punkten eine für beide Seiten einvernehmliche Lösung zu finden. An der Schlussbesprechung sollte auch Ihr Steuerberater teilnehmen, um die inhaltlich-fachlichen Fragestellungen mit den Finanzamt-Mitarbeitern kompetent und fachkundig besprechen zu können.

So bereiten Sie die Betriebsprüfung professionell vor

Damit die oben genannte Phase zwei der Betriebsprüfung, also die eigentliche Durchführung, so reibungslos wie möglich abläuft, sollten Sie die Prüfung sorgfältig vorbereiten.

Steuerberater von Anfang an einbinden

Binden Sie dabei von Anfang an Ihren Steuerberater ein, damit bereits die angeforderten und bereitzuhaltenden Unterlagen zeitgerecht, richtig und vollständig an den Betriebsprüfer übergeben werden können.

Außerdem sind folgende Schritte bei der Vorbereitung einer Betriebsprüfung wichtig:

Ansprechpartner für den Betriebsprüfer festlegen

Um die Prüfung schnell und reibungslos über die Bühne zu kriegen, sollten Sie von Anfang an festlegen, wer in Ihrem Unternehmen der Ansprechpartner für den oder die Betriebsprüfer ist und welche weiteren fachlichen Auskunftspersonen im Rahmen der Prüfung außerdem eingebunden werden sollen.

Neben Ihrem Steuerberater sind das Mitarbeiter in ihrem Unternehmen, die sich zum einen mit den bereitgestellten Unterlagen auskennen (die bereits in die Bereitstellung eingebunden waren) und die zum anderen auch fachlich Rede und Antwort stehen, d.h. Rückfragen vom Prüfer beantworten können.

Stellen Sie sicher, dass diese Personen auch über den gesamten Zeitraum der Prüfung und ggfs. auch zur Schlussbesprechung verfügbar sind.

Termin und Ort abstimmen

Mit der Prüfungsankündigung erhalten Sie auch Angaben zum Prüfungsort, den konkreten Prüfungstermin und die Prüfungsdauer. In der Regel ist der Prüfungsort die Betriebsstätte des Unternehmens. Soll die Prüfung an einem anderen Ort stattfinden, müssen Sie das vorab mit dem Betriebsprüfer unter Angabe der Gründe klären.

Auch beim Prüfungstermin und der Dauer der Prüfung lässt sich meist mit den Prüfern reden. Benötigen Sie beispielsweise mehr Zeit für die Vorbereitung oder befindet sich ein wichtiger Mitarbeiter in der für die Prüfung angekündigten Zeit im Urlaub, sollten Sie das mit dem Betriebsprüfer (am besten telefonisch auf dem kurzen Dienstweg) abstimmen.

Prüfungsunterlagen in angeforderten Umfang und Art und Weise bereitstellen

Klären Sie vorab mit dem Prüfer, welche Unterlagen er konkret für den angekündigten Prüfungszeitraum benötigt und stellen Sie ihm diese zum Prüfungsbeginn vollständig, richtig und gut sortiert zur Verfügung. Das können beispielsweise:

  • Buchführungs- und Jahresabschlussunterlagen,
  • Geschäftskorrespondenz,
  • Verträge, Inventuren und Protokolle,
  • Verfahrensdokumentationen, Prozessbeschreibungen und Dienstanweisungen oder
  • sonstige für die Prüfung relevante Unterlagen und Belege

sein.

Stimmen Sie sich hier auf jeden Fall auch ausführlich mit Ihrem Steuerberater ab und lassen Sie sich im Zweifel dabei beraten und helfen, um Fehler von Anfang an und während der gesamten Prüfung zu vermeiden.

  • Tipp: Stellen Sie nur die vom Prüfer angeforderten Unterlagen bereit. Schießen Sie über das Ziel hinaus und liefern mehr Unterlagen als ursprünglich angefordert, findet der Prüfer vielleicht noch Feststellungen außerhalb seines Prüfungsbereichs.

Handelt es sich um Daten und Unterlagen, die nur elektronisch vorhanden sind, dann klären Sie mit dem Prüfer, in welcher Form er darauf zugreifen möchte.

Angeforderten Datenzugriff für den Betriebsprüfer einrichten

Auch wenn die Buchführung EDV-gestützt erfolgt, muss eine ordnungsgemäße Prüfungsdurchführung gewährleistet sein. Deshalb müssen dem Betriebsprüfer auch bei einer digitalen Betriebsprüfung alle angeforderten Daten vollständig, richtig und zeitnah zur Verfügung gestellt werden.

Die Art und Weise, wie der Betriebsprüfer auf buchhalterisch relevante Daten zugreifen kann, ist in § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) geregelt. Demnach hat die Finanzbehörde das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung, Einsicht in die gespeicherten Daten, die mithilfe eines Datenverarbeitungs(DV)-Systems erstellt wurden, zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.

Fordert die Steuerbehörde den Zugriff auf buchhaltungsrelevante Daten an, hat sie die folgenden drei Möglichkeiten:

  • den unmittelbaren „nur lesenden“ Datenzugriff (Z1)
  • einen mittelbaren Datenzugriff auf Auswertungen nach Vorgabe der Prüfer (Z2) und
  • die Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten.

Klären Sie also vor der Prüfung bereits ab, welche dieser drei Zugriffsmöglichkeiten der Betriebsprüfer wünscht und richten Sie den geforderten Datenzugriff mit ausreichend Vorlauf ein.

  • Ausführlich über die Zugriffsmöglichkeiten für den Betriebsprüfer im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung haben wir bereits in diesem Artikel geschrieben.

Infrastruktur bereitstellen

Neben den erforderlichen Zugriffsberechtigungen und dem notwendigen Datenzugriff müssen Sie auch die Büro-Infrastruktur für den Betriebsprüfer bereitstellen. Dazu gehört ein separater und abschließbarer Raum. Achten Sie darauf, dass dieser gut erreichbar für alle Ansprechpartner ist.

Unterlagen, die sich vielleicht auf dem Weg des Prüfers in sein temporäres Büro befinden, aber nicht für seine Augen bestimmt sind, sollten Sie für den Zeitraum der Prüfung entfernen.

Achtung: Kaffee und Snacks für den Prüfer sind in Ordnung. Einladungen zum Mittagessen können falsch verstanden werden und den Argwohn des Prüfers wecken oder sogar als Bestechungsversuch angesehen werden.

Fazit: Eine gut vorbereitete Prüfung ist bereits die halbe Miete

Wer eine Betriebsprüfung bereits im Vorfeld sorgfältig mit seinem Steuerberater plant, die angeforderten Unterlagen vollständig und richtig bereitstellt und Datenzugriffe wie angefordert einrichtet, der kann der Prüfung recht entspannt entgegensehen.

Achten Sie außerdem darauf, dass während der Prüfung alle wichtigen Ansprechpartner verfügbar sind und bei Rückfragen des Prüfers zeitnah zur Verfügung stehen.

Werkzeuggeld, Wäschegeld und Sachbezüge: Was ist davon steuerfrei?

Schreibe eine Antwort

Im vorerst letzten Teil unserer Miniserie zum Thema „Steuerfreie Zuwendungen für Arbeitnehmer“ stellen wir Ihren drei weitere Möglichkeiten vor, wie Sie als Arbeitgeber (AG) ihren Mitarbeitern steuerfreie Zuwendungen gewähren können.

Welche Voraussetzungen notwendig sind, um Werkzeukgeld, Wäschegeld oder Sachbezüge steuerfrei an den Arbeitnehmer (AN) auszahlen zu können und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Werkzeuggeld: Wenn der Arbeitnehmer seine eigenen Arbeitsgeräte mitbringt

Bringt ein Arbeitnehmer eigenes Werkzeug mit auf die Arbeit und nutzt es dort zur Verrichtung betrieblicher Tätigkeiten, dann regelt §3 Nr. 30 Einkommenssteuergesetz (EstG), dass die dafür vom Arbeitnehmer gezahlten Entschädigungen steuerfrei sind. Im Einkommenssteuerparagrafen wird aber explizit darauf hingewiesen, dass die Entschädigungen „die entsprechenden Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht offensichtlich übersteigen“ dürfen.

Im Gesetzestext wird außerdem konkret auf die Benutzung von „Werkzeugen des Arbeitnehmers“ verwiesen. Im betrieblichen Kontext handelt es sich also um Gegenstände, mit denen Sachen bearbeitet werden können. Arbeitsmaschinen, Bürogeräte, Motorsägen oder Musikinstrumente fallen daher nicht unter den hier verwendeten Begriff der Werkzeuge, sondern eher Scheren oder Messer bei einem Frisör oder Maurerkellen und Schaufeln bei einem Bauarbeiter.

Zwingend ist auch nicht, dass das Werkzeug im Betrieb des Arbeitgebers genutzt wird. Die Verwendung muss im Rahmen des Dienstverhältnisses erfolgen, das kann aber beispielsweise auch eine entfernte Baustelle eines Tiefbauunternehmens sein.

Wenn das vom Arbeitgeber pauschal gezahlte Werkzeuggeld überhöht ist oder anhand vorgelegter oder angebotener Beweismitteln nicht nachvollziehbar ist, dass es den tatsächlichen Aufwendungen entspricht, ist es in voller Höhe als Arbeitslohn steuerpflichtig (siehe: BFH, 21.08.1995 – VI R 30/95).

Wenn der Arbeitnehmer ein für ihn steuerfreies Werkzeuggeld erhält, darf er die Kosten für das Werkzeug selbstverständlich nicht noch zusätzlich in seiner Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Wäschegeld: Wann der Arbeitgeber die Reinigung bezahlen kann

Steuerfrei sind Zuschüsse des Arbeitgebers für die Reinigung von typischer Arbeitskleidung oder Schutzkleidung des Arbeitnehmers, die dieser zur Berufsausübung tragen muss. Das betrifft beispielsweise eine vom Arbeitgeber bereitgestellte einheitliche Kleidung für das Servicepersonal in Restaurants oder von Verkäufern in Fachgeschäften. Aber auch, wenn die beschaffte typische Arbeitskleidung vom Arbeitnehmer selbst beschafft wurde, ist gezahltes Wäschegeld steuerfrei.

Wichtig ist in beiden Fällen (Arbeitskleidung vom AG bereitgestellt oder vom AN selbst beschafft), dass eine private Nutzung der Arbeitskleidung so gut wie ausgeschlossen ist. Ist das nicht der Fall oder handelt es sich um nicht berufstypische Kleidung, dann wird die Zuwendung als steuerpflichtiger Arbeitslohn eingestuft.

Ist der Arbeitnehmer allerdings zum Tragen einer bestimmten Arbeitskleidung oder Schutzkleidung verpflichtet (z.B. durch Arbeitsverträge oder gesetzliche Vorgaben), dann muss der Arbeitgeber die Reinigungskosten übernehmen.

Sachbezüge: Das monatlich steuerfreie Extra

Seit Anfang 2022 kann jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber monatlich steuerfreie Sachbezüge bis maximal 50 Euro erhalten, davor lag die sogenannte Sachbezugsfreigrenze bei 44 Euro. Ein besonderer Anlass für die Zahlung muss nicht vorhanden sein.

Unter die Sachbezüge fallen zweckgebundene Gutscheine, die zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem Dritten berechtigen (also beispielsweise Tank- oder Warengutscheine) oder entsprechende Geldkarten. Außerdem müssen die Gutscheine bzw. Geldkarten die Regelungen des Zahlungsdienstaufsichtsgesetzes erfüllen.

Ganz wichtig: Die Steuerfreiheit für die Sachbezüge gilt nur für Sachbezüge, also nicht für Geldleistungen. Außerdem müssen die Sachbezüge dem Arbeitnehmer zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Wird die Freigrenze überschritten, dann muss der gesamte Betrag in diesem Monat versteuert werden. Wird die Freigrenze allerdings in einem Monat nicht ausgeschöpft, darf der verbleibende Rest nicht auf den nächsten Monat übertragen werden.

Bisher bereits erschienen im Rahmen der Artikelserie:

Fahrkostenzuschüsse, Jobticket oder mit dem Fahrrad: So können Arbeitgeber bei den Fahrkosten helfen

Schreibe eine Antwort

Im dritten Teil unserer Miniserie zum Thema „Steuerfreie Zuwendungen für Arbeitnehmer“ haben Sie bereits erfahren, welche steuerfreien Zuschüsse bei der Bereitstellung von Dienstwagen und Dienstwohnungen möglich sind.

Aber auch wenn Ihre Arbeitnehmer nicht mit dem PKW zur Arbeit fahren, sondern stattdessen öffentliche Nahverkehrsmittel oder das Fahrrad nutzen, gibt es für Arbeitgeber zahlreiche Möglichkeiten, die Arbeitnehmer mit steuer- und sozialabgabenfreien Zuschüssen zu unterstützen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen einige davon vor.

Jobticket und Fahrtkostenzuschüsse für den täglichen Arbeitsweg

Wer für seinen täglichen Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte öffentliche Verkehrsmitteln nutzt (z.B. Bus und Bahn), dem kann der Arbeitgeber steuerfreie Zuschüsse – sogenannte Verkehrsmittelzuschüsse – zahlen. Geregelt ist das in § 3 Nr. 15 des Einkommenssteuergesetzes (EstG).

Dabei kann es sich um ein vom Arbeitgeber überlassenen Jobticket handeln oder um Zuschüsse zu Tickets für Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und seiner ersten Tätigkeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Dabei gilt die Steuerfreiheit für diese Tickets zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn.

Die gezahlten steuerfreien Zuschüsse müssen aber auf die Entfernungspauschale angerechnet werden und sind deshalb auch separat zu bescheinigen. Nicht unter die Regelung fallen dabei Anfahrten mit dem Taxi oder Flüge.

Steuerfreie Zuschüsse zur Bahncard 100

Wenn ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine Bahncard 100 erhält, dann kann diese als zusätzlicher Arbeitslohn steuerfrei bleiben, wenn die Bahncard 100 für Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte sowie für Dienstreisen verwendet wird.

Pauschalversteuerung von Jobtickets

Fallen Jobtickets nicht unter die Regelung für steuerfreie Zuschüsse nach § 3 Nr. 15 EstG, dann haben Arbeitgeber die Möglichkeit, dieses pauschal zu versteuern. Kann der Arbeitgeber bescheinigen, dass das Jobticket im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gewährt wurde, fällt eine Pauschalsteuer von 15 Prozent an. Ist dieser Nachweis nicht möglich, beträgt die Pauschalsteuer 25 Prozent (siehe § 40 Abs. 2 Satz 2).

Fahrradüberlassung durch den Arbeitgeber

Mit dem Siegeszug der E-Bikes und dem zunehmenden Umweltbewusstsein nutzen immer mehr Arbeitnehmer auch das Fahrrad für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Überlässt ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer für den täglichen Arbeitsweg ein betriebliches Fahrrad zur Nutzung (auch privat) und handelt es sich bei diesem Fahrrad um kein Kraftfahrzeug (zur Abgrenzung siehe § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EstG), dann ist der zusätzlich zum Arbeitslohn gewährte geldwerte Vorteil steuerfrei. Diese Steuerbefreiung gilt dabei sowohl für Fahrräder als auch für E-Bikes.

  • Tipp: Da die Steuerbefreiung bei E-Bikes nur dann gilt, wenn das Elektrofahrrad verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug eingestuft wird, sollten Sie das im Vorfeld unbedingt prüfen. Als Kraftfahrzeug gilt ein E-Bike beispielsweise dann, wenn die zulässige Höchstgeschwindigkeit über 25 km/h liegt und deshalb wie ein Kraftfahrzeug versichert werden muss.

Erhält der Arbeitnehmer das Fahrrad oder E-Bike allerdings im Rahmen einer Gehaltsumwandlung, dann gilt die Steuerbefreiung nicht.

Bisher bereits erschienen im Rahmen der Artikelserie:

 

Der Bundesfinanzhof hat gesprochen: Mit Kryptowährungen erzielte Gewinne sind steuerpflichtig

Schreibe eine Antwort

Auch wenn Kryptowährungen wie Bitcoin, Ether & Co. im letzten Jahr kräftige Kursverluste erlitten haben, sitzen Anleger, die frühzeitig investiert haben, immer noch auf stattlichen Gewinnen. Einige von denen, die in Bitcoin zu Kursen von 100 Euro (oder vielleicht sogar noch weniger) investiert haben, konnten durch die starken Preissteigerungen zum Teil sechs- oder sogar siebenstellige Gewinne erzielen.

Wer dann Gewinne realisiert hat, dem stellt sich die Frage nach der richtigen Art und Weise der Versteuerung. Denn durch die noch recht neue Form der Geldanlage fehlten bislang relevante Erfahrungen und vieles bewegte sich noch im Graubereich.

Für mehr Klarheit hat jetzt mit dem Bundesfinanzhof (BFH) gesorgt, der in einem Gerichtsurteil zum einen entschieden hat, dass mit Kryptowährungen erzielte Kursgewinne steuerpflichtig sind und zum anderen auch die Einkommensart, unter die sie fallen, geregelt hat.

BFH: Kryptogewinne unterliegen der Einkommenssteuer

Ausgelöst wurde die Entscheidung des BFH zur Steuerbarkeit von Gewinnen aus der Veräußerung von verschiedenen Kryptowährungen durch einen Kläger, der in den Jahren 2014 bis 2016 in Zuge von mehreren Transaktionen Bitcoin im Gesamtwert von 22.585,96 Euro gekauft und in seiner Wallet gespeichert hat.

Nach dem zwischenzeitlichen Tausch seiner Bitcoin in andere Kryptowährungen und wieder zurück hat der Kläger die Bitcoin verkauft und für das Streitjahr 2017 einen Veräußerungsgewinn von ca. 3,4 Millionen Euro erzielt, die er auch ordnungsgemäß seinem Finanzamt gemeldet hat. Da durch die Tauschvorgänge im Veräußerungsjahr die Geschäfte innerhalb der Spekulationsfrist lagen, setzte das Finanzamt eine Einkommenssteuer in Höhe von ca. 1,4 Millionen Euro fest, gegen die der Kläger Einspruch erhoben hatte.

Kryptowährungen zählen als „andere Wirtschaftsgüter“ zu den Spekulationsobjekten

Nachdem der Kläger bereits vor dem Finanzgericht in Köln mit seiner Klage gescheitert war, entschieden nun auch die Richter am höchste deutsche Finanzgericht, dass das Finanzamt richtig gehandelt hat, da es sich bei „den vom Kläger gehandelten Currency Token“ im Wesentlichen um Spekulationsobjekte handele. Das BFH vertritt deshalb die Auffassung, dass virtuelle Währungen als andere Wirtschaftsgüter anzusehen seien.

Der Argumentation des Klägers, dass Kryptowährungen nicht greifbar sind und nur im digitalen Raum existieren und deshalb auch kein Wirtschaftsgut seien, folgten die Richter am BFH damit nicht. Denn Kryptowährungen haben einen Kurswert und können auf Handelsplattform ge- und verkauft werden. Deshalb zählen Gewinne aus Kryptogeschäften zu den privaten Veräußerungsgeschäften und werden der Einkommenssteuer unterworfen, wenn der Zeitraum zwischen Anschaffung und Veräußerung nicht mehr als ein Jahr betrage.

Strukturelles Vollzugsdefizit liegt nicht vor

Außerdem war der Kläger der Meinung, dass Gewinne aus Geschäften mit Kryptowährungen von den Finanzämtern nicht nachverfolgbar seien und deshalb die Einkommenssteuer darauf „nicht flächendeckend erhoben werden könne“.

Das dadurch vorhandene „strukturelle Vollzugsdefizit“, das der Kläger dem Finanzamt unterstellte, liegt nach Meinung des BFH deshalb auch nicht vor. Hier verweisen die Richter darauf, dass entgegen der Auffassung des Klägers „ein widersprüchliches, auf Ineffektivität angelegtes Recht nicht vorliege“. Eine „Gleichheit im Belastungserfolg“ ist deshalb „nicht prinzipiell verfehlt“.

Fazit: Kryptogewinne sind nach einjähriger Spekulationsfrist steuerfrei

Damit hat der BFH eine klare und wichtige Richtung bzgl. der Besteuerung aus Gewinnen mit Kryptogeschäften vorgegeben, an denen sich die vielen noch offenen Verfahren zukünftig orientieren dürften. Und damit auch für mehr Klarheit bei Besitzern von Kryptowährungen gesorgt, die nun zumindest wissen, dass nach dem Ablaufen der einjährigen Spekulationsfrist eventuell erzielte Gewinne als private Veräußerungsgeschäfte gelten und damit steuerfrei bleiben. Sofern nicht unterjährig zwischen verschiedenen Coins hin und her getauscht wird.

Betrieblich oder geschäftlich veranlasst? – Was Sie bei der Abrechnung von Bewirtungskosten beachten sollten

1 Antwort

Die Zeit rund um den Jahrewechsel nimmt man als immer wieder gern genommenen Anlass, um Geschäftskunden oder die eigenen Mitarbeiter zum Essen einzuladen, sich bei dieser Gelegenheit für das gemeinsam Erreichte und Geleistete zu bedanken, das Jahr Revue passieren zu lassen oder die Zusammenarbeit im kommenden Jahr zu besprechen. Dadurch können beispielsweise Geschäftsbeziehungen gepflegt oder die Motivation im Team gesteigert werden. Damit sind die anfallenden Restaurantrechnungen sinnvolle Investitionen in den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg des eigenen Unternehmens.

Und genau aus diesem Grund – dass es geschäftliche notwendige Kosten sind, die dem Unternehmenserfolg dienen – können die anfallenden Bewirtungskosten außerdem als Betriebsaufwand steuerlich geltend gemacht werden.

Was tatsächlich unter die Bewirtungskosten fällt, in welcher Form sie abzugsfähig sind und worauf Sie achten sollten, damit der Fiskus diese auch tatsächlich als betrieblich veranlasste Kosten akzeptiert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition: Was sind Bewirtungskosten?

Eine Bewirtung liegt nach R 4.10 der Einkommenssteuerrichtlinien (EStR) vor, wenn:

Personen beköstigt werden.  Dies ist stets dann der Fall, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Bewirtungsaufwendungen sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Dazu können auch Aufwendungen gehören, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, wenn sie im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung sind.

Als Bewirtungskosten können Unternehmen oder Selbstständige also Aufwendungen für:

  • den Verzehr von Speisen und Getränken sowie sonstigen Genussmitteln, die sie im Rahmen einer geschäftlichen Veranstaltung oder einer Geschäftsreise an Geschäftspartner, Kunden oder Mitarbeiter ausgeben oder
  • Empfänge, Geschäftsessen oder Catering und ähnliche Veranstaltungen, die unmittelbar im Zusammenhang mit ihrer geschäftlichen Tätigkeit stehen,

geltend machen.

Zu den Bewirtungskosten zählen dabei auch Kosten, die direkt im Zusammenhang mit der Bewirtung stehen, allerdings im Verhältnis zum fälligen Gesamtbetrag untergeordneter Natur sind. Dazu gehören beispielsweise Park- und Garderobengebühren oder Trinkgelder.

Wann können Bewirtungskosten geltend gemacht werden?

Die Bewirtungskosten können in voller Höhe, zum Teil oder gar nicht abzugsfähig sein. Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit ist, dass die Kosten:

  • betrieblich veranlasst und damit sachlich gerechtfertigt sind und
  • die üblichen Verhältnisse nicht überschreiten, also nicht aus dem Rahmen fallen.

Die Angemessenheit der Bewirtungskosten richtet sich beispielsweise nach der Größe des Unternehmens, der Höhe von Umsatz und Gewinn und der Bedeutung für den Geschäftserfolg.

Nicht abzugsfähig sind unangemessene Kosten, wobei sich die Unangemessenheit nach Art und Höhe unterscheidet. Sind Bewirtungskosten der Art nach unangemessen (z. B. die Einladung der Geschäftspartner in einen Nachtclub), dann sind die gesamten Kosten nicht abzugsfähig.

Sind Bewirtungskosten dagegen der Höhe nach unangemessen, müssen diese in den angemessenen und unangemessenen Teil aufgeteilt werden, von dem dann der angemessene Teil als Betriebskosten abzugsfähig ist.

Weiterhin wird unterschieden, ob Bewirtungskosten betrieblich oder geschäftlich veranlasst sind und damit  zu 100 Prozent oder nur zu 70 Prozent abzugsfähig.

Betrieblich veranlassten Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind zu 100 Prozent abzugsfähig, d.h. als Betriebskosten in voller Höhe ansetzbar, wenn sie ausschließlich aus betrieblichem Anlass erfolgen, also nur der Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer dienen.

Dabei kann es sich beispielsweise um Aufwendungen für:

  • betriebsinterne Fortbildungen wie z. B. Mitarbeiterschulungen oder Vorträge,
  • Firmenveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Firmenjubiläen oder andere Betriebsfeste oder
  • außergewöhnliche Arbeitseinsätze oder Dienstreisen der Mitarbeiter

handeln. Sind die Ehepartner der Mitarbeiter zu den Betriebsfesten mit eingeladen, dann sind die dafür anfallenden Bewirtungskosten ebenfalls in voller Höhe abzugsfähig.

Ist das Unternehmen bzw. der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt, dann kann bei angemessener Bewirtung der volle Vorsteuerbetrag bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung abgezogen werden.

Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten

Nur 70 Prozent der angefallenen Bewirtungskosten können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie geschäftlich veranlasst sind. Das ist der Fall, wenn es sich um die Bewirtung von Geschäftspartnern handelt. Dabei kann es sich um bereits bestehende Kunden handeln, um diese Geschäftsbeziehung zu pflegen und zu vertiefen oder um Neukunden, mit denen Sie erst ins Geschäft kommen möchten. Auch die Bewirtung von Unternehmensberatern, Steuerberatern, Lieferanten oder anderen Personen, mit denen Sie eine geschäftliche Beziehung pflegen, fällt in diesen Bereich.

Anlässe für ein solches Geschäftsessen können beispielsweise die Besprechung mit einem Lieferanten sein, die Würdigung eines Vertragsabschlusses mit einem Kunden oder die Erreichung eines Projektzieles durch einen Subunternehmer.

Wie bei den betrieblich veranlassten Bewirtungskosten können Unternehmen auch bei den geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten den vollen Vorsteuerabzug geltend machen.

Wann handelt es sich nicht um eine Bewirtung?

Keine Bewirtung durch die bereitgestellten Speisen und Getränken liegt allerdings vor, wenn diese nur in einem sehr geringem Umfang bereitgestellt werden und es sich dabei eher um eine Geste der Höflichkeithandelt. Das können beispielsweise die Kekse und der Kaffee im Rahmen einer Besprechung sein.

Ebenfalls nicht von Bewirtung spricht man, wenn auf einer Werbeveranstaltung (z. B. Messen) Geschmacksproben zur Verkostung bereitgestellt werden. Hier handelt es sich vielmehr um unbegrenzt vollständig abziehbare Betriebsausgaben.

Wann sind die Bewirtungskosten überhaupt nicht abzugsfähig?

Gar nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig sind die Kosten für die Bewirtung, wenn diese zwar aus geschäftlichem Anlass erfolgen, aber in der Privatwohnung des Steuerpflichtigen stattfindet.

Es gibt hier aber auch Sonderfälle, bei denen eine Einzelfallprüfung (bzgl. Veranstaltungsort oder geladene Gäste) notwendig wird und die Bewirtungsaufwendungen ggf. in einen privaten und einen geschäftlichen Anteil aufgeteilt werden müssen. Liegt ein solcher (komplexerer) Fall bei Ihnen vor, dann sprechen Sie uns dazu einfach an, wir helfen Ihnen gern.

Was ist beim Nachweis von Bewirtungskosten zu beachten?

Egal, ob betrieblich oder geschäftlich veranlasst, die Bewirtungskosten müssen über einen Bewirtungsbeleg nachgewiesen werden. Dieser Bewirtungsbeleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Ort und Datum der Veranstaltung
  • Genaue Höhe der Aufwendungen
  • Namen aller Teilnehmer inklusive des Gastgebers
  • Anlass der Bewirtung
  • Detaillierte Aufstellung der Speisen und Getränke
  • Unterschrift des Steuerpflichtigen

Wird das Trinkgeld nicht mit auf der Rechnung bei den Aufwendungen ausgewiesen, dann sollten Sie sich den Betrag separat in der gewährten Höhe schriftlich quittieren lassen.

Übersteigt der Rechnungsbetrag die Grenze von 250 Euro, muss der Bewirtungsbeleg außerdem noch folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Bewirtenden
  • Aufschlüsselung des Rechnungsbetrages nach dem jeweiligen Mehrwertsteuersatz und dem zugehörigen Betrag (19 Prozent / 7 Prozent)
  • Steuernummer und Umsatz-ID des Restaurants

Achtung: Den Anlass der Bewirtung sollten Sie so genau wie möglich beschreiben, also beispielsweise „Vertragsabschluss mit Firma Mustermann zum Projekt Stadionneubau“. Einfach nur „Einladung zum Geschäftsessen“ als Angabe auf dem Beleg, reicht dem Fiskus in der Regel nicht!

Damit der vom Restaurant ausgestellte Bewirtungsbeleg vom Finanzamt auch als Rechnung anerkannt wird – und so auch die Aufwände sowie der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden können – müssen mindestens folgende Punkte erfüllt sein:

  • Die Rechnung ist maschinell erstellt und besitzt eine fortlaufende Rechnungsnummer.
  • Auf der Rechnung ist der Name und die Anschrift des Restaurants angegeben.
  • Die Rechnung enthält das genaue Bewirtungsdatum.
  • Auf der Rechnung sind die verkauften Produkte, also die Speisen und Getränke, einzeln ersichtlich.
  • Die Rechnung enthält die Steuernummer und/oder Umsatz-ID des Restaurants.

Achten Sie bereits bei der Zahlung der Rechnung auf einen korrekt und vollständig ausgefüllten Bewirtungsbeleg, um spätere Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt bei der Anerkennung der Bewirtungskosten zu vermeiden!

Aufzeichnungspflichten von Bewirtungskosten

Die betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtung in einem Restaurant verlangt vom Steuerpflichtigen einen besonderen Belegnachweis (vielen sicherlich bekannt als der zusätzlich beim Kellner angeforderte „Bewirtungsbeleg“) zum Nachweis der Höhe der betrieblichen Veranlassung von Betriebsaufwendungen.

Der Nachweis kann auf diesem Bewirtungsbeleg – der meist schon alle für den Nachweis wichtigen Felder enthält – direkt erfolgen oder auf einem gesondert dafür erstellten Dokument, das mit der Restaurantrechnung zusammengeführt (abgeheftet) wird.

Im Anschluss an die Veranstaltung sind die Kosten zeitnah, einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen, d. h. zu verbuchen. Zeitnah bedeutet hier in der Regel, dass buchhaltungspflichtige Unternehmen den Aufwand bis spätestens zehn Tage nach der Veranstaltung verarbeitet haben sollten.

Da die Bewirtungskosten ein bei Betriebsprüfern sehr beliebtes Prüfungsgebiet sind, sollten Sie bereits bei der Erstellung und korrekten Ausfüllung von Bewirtungsbelegen sorgfältig vorgehen und diese zeitnah und ordnungsgemäß verbuchen.

Falls Sie sich nicht sicher sind, ob es sich um betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten handelt oder Sie Probleme bei der ordnunsgemäßen Verbuchung der Aufwände haben, dann sprechen Sie uns einfach an. Als digitaler Steuerberater unterstützen wir Sie hier gerne mit unserem Know-How und modernen Buchungstools.

Fort- und Weiterbildungskosten oder berufsbegleitendes Studium: Diese steuerfreien Zuschüsse sind möglich

Schreibe eine Antwort

Bislang haben Sie in dieser Miniserie zum Thema „Steuerfreie Zuwendungen für Arbeitnehmer“ erfahren:

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Möglichkeiten Arbeitgeber haben, um Arbeitnehmer finanziell unter die Arme zu greifen, wenn sich diese beruflich fort- und weiterbilden oder sogar berufsbegleitend studieren wollen.

Steuerfreie Zuschüsse bei Fort- oder Weiterbildungsmaßnahmen

Wer sich beruflich fort- oder weiterbilden will, kann von seinem Arbeitgeber finanziell unterstützt werden. Entscheidend bei der Frage, ob es sich bei der Finanzierung der Maßnahme durch den Arbeitgeber beim Arbeitnehmer um Arbeitslohn handelt (oder eben nicht) ist, ob die Bildungsmaßnahme im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt. Ist das der Fall, dann führen die dafür anfallenden Kosten nicht zu einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn beim Arbeitnehmer.

Eine solches „überwiegend betriebliches Interesse“ liegt beispielsweise dann vor, wenn sich durch die Fort- oder Weiterbildung die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Unternehmen des Arbeitgebers erhöht. Dabei ist nicht entscheidend, dass die Teilnahme des Arbeitnehmers an der Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme auf die Arbeitszeit angerechnet wird.

Wird die Maßnahme allerdings auf die Arbeitszeit des Arbeitnehmers angerechnet, ist damit eine Prüfung auf Voraussetzungen für ein überwiegend betriebliches Interesse nicht notwendig, solange die Maßnahme nicht ganz klare Anzeichen eines reinen „Belohnungscharakters“ hat.

Ist die Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme dagegen nicht arbeitsplatzbezogen, dann ist das für den Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil und damit steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen.

Steuerfreie Zuschüsse bei einem berufsbegleitenden Studium

Wenn ein Arbeitnehmer berufsbegleitend ein Studium durchführt, dann besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber die für den Arbeitnehmer anfallenden Studiengebühren lohnsteuerfrei übernehmen kann.

Die Voraussetzungen, die vorliegen müssen, damit die vom Arbeitgeber übernommenen Studiengebühren keine lohnsteuerpflichtigen Einkünfte aus unselbstständiger Arbeit sind, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) bereits in seinem Schreiben vom 13.04.2012 festgelegt. Danach muss zwischen den folgenden zwei Fällen unterschieden werden:

Berufsbegleitendes Studium im Rahmen des Ausbildungsverhältnisses

Der Arbeitnehmer absolviert im Rahmen seines Ausbildungsverhältnisses ein berufsbegleitendes Studium, das Gegenstand des Dienstverhältnisses ist und im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt.

Das ist beispielsweise bei dualen Studiengängen der Fall, bei denen die Teilnahme am Studium gleichzeitig ein wesentlicher Bestandteil der gesamten Ausbildung – und damit auch eine Pflicht für den Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses – ist.

Ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse wird durch das BMF ebenfalls unterstellt, wenn der Arbeitgeber selbst der Schuldner der Studiengebühren ist.  Damit sind die Studiengebühren kein lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn für den Arbeitnehmer.

Bezahlt allerdings der Arbeitnehmer die Studiengebühren selbst, dann müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein, damit ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse vorliegt und es sich damit um keinen steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen aus unselbstständiger Arbeit handelt:

  • Der Arbeitgeber verpflichtet sich arbeitsvertraglich, die Studiengebühren zu übernehmen.
  • Der Arbeitgeber hat sich das Recht eingeräumt (z.B. im Arbeitsvertrag), die übernommenen Studiengebühren vom Arbeitnehmer zurückfordern zu können, sollte der Arbeitnehmer das Unternehmen innerhalb von zwei Jahren nach Abschluss des Studiums verlassen.

Berufsbegleitendes Studium als Fort- und Weiterbildung

Neben dem reinen Ausbildungszweck kann ein Arbeitnehmer natürlich auch ein berufsbegleitendes Studium im Rahmen seiner Fort- und Weiterbildung durchführen. Damit die Übernahme der Studiengebühren durch den Arbeitgeber auch in diesem Falle nicht zu einem lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn führt, gilt auch hier die Prämisse, dass das Studium die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Unternehmen des Arbeitgebers erhöhen muss.

Zahlt der Arbeitnehmer die Studiengebühren selbst, liegt das überwiegend eigenbetriebliche Interesse dann vor, wenn der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer die Übernahme der Studiengebühren schriftlich zusagt. 

Dabei spielt es beim berufsbegleitendem Studium im Rahmen der Fort- und Weiterbildung keine Rolle, ob die Studiengebühren durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer bezahlt werden und ob eine Rückforderungsmöglichkeit der Studiengebühren durch den Arbeitgeber beim Arbeitnehmer vereinbart wurde. Wichtig ist einzig die Erhöhung der Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb des Arbeitgebers, wobei im Zweifel der Einzelfall entscheidet.

Bisher bereits erschienen im Rahmen der Artikelserie:

Lange Sperren drohen: Weshalb sich Onlinehändler unbedingt an die Pflichten des OSS-Verfahrens halten sollten

Schreibe eine Antwort

Mit der Einführung des One-Stop-Shop-Verfahrens (OSS-Verfahren) als zentrale Anlaufstelle für die Abgabe der Umsatzsteuermeldung bei Fernverkäufen haben Onlinehändler seit Juli 2021 die Möglichkeit, grenzüberschreitende Umsätze zentral über den One-Stop-Shop zu deklarieren und auch die dafür fällige Umsatzsteuer dort abzuführen. Damit entfällt für den Verkäufer die aufwendige Umsatzsteuervoranmeldung in jedem einzelnen EU-Mitgliedsland, in dem Waren verkauft werden. Vor allem für viele kleine Onlinehändler, die grenzüberschreitend Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, ist das eine große Erleichterung.

Allerdings ist das neue Verfahren kein Selbstläufer und die Teilnehmer müssen sich an die geltenden Regeln und Pflichten halten. Tun sie das nicht, dann droht im schlimmsten Fall ein längerer Ausschluss aus dem OSS-Verfahren und damit gehen alle mit der Sonderregelung verbundenen Vereinfachungsvorteile wie:

  • die Abgabe aller unter die Sonderregelung fallenden Umsätze in einer besonderen Steuererklärung,
  • die zentrale und elektronische Übermittlung dieser Steuererklärung über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und
  • die sich ergebende Steuer insgesamt zu entrichten

wieder verloren. Deshalb nachfolgend aufgeführt noch einmal zusammengefasst die Pflichten, die unbedingt einzuhalten sind.

Welche Pflichten müssen Teilnehmer am OSS-Verfahren einhalten?

Zu den grundlegenden Pflichten, die mit einer Teilnahme an der Sonderregelung des OSS-Verfahrens verbunden sind, zählen u.a.:

Fristgerechte Abgabe der Steuererklärung

Die Steuererklärung muss bis zum Ende des Monats, der auf den Ablauf des Besteuerungszeitraums folgt (Kalendervierteljahr), elektronisch übermittelt werden.

Fristgerechte Zahlung der angemeldeten Steuern

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden: Die berechneten und über das OSS-Verfahren gemeldeten Umsätze müssen rechtzeitig überwiesen werden. Die Zahlung muss bis zum Ende des Monats, der auf den Ablauf des Besteuerungszeitraumes (Kalenderjahr) folgt, eingegangen sein.

Wichtig in dem Zusammenhang: Es ist kein Lastschrifteinzug möglich, d.h. die Überweisung muss pünktlich erfolgen!

Ordnungsgemäße Änderung von Registrierungsdaten

Ergeben sich Änderungen gegenüber den Daten, die Sie bei der Registrierung zum OSS-Verfahren gemacht haben, dann sind diese spätestens am zehnten Tag des Monats, der auf die Änderung der Verhältnisse erfolgt, dem BZSt auf elektronischem Wege mitzuteilen. Dazu steht Ihnen auf dem Online-Portal des BZSt ein entsprechendes Änderungsformular zur Verfügung.

Einhaltung der Aufzeichnungspflichten

Im Rahmen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für jeden Kaufmann im Grunde ebenfalls eine Selbstverständlichkeit, müssen alle im Rahmen des OSS-Verfahrens gemeldeten Transaktionen aufgezeichnet und für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer vorgehalten werden. Die Aufbewahrungsfrist für diese Aufzeichnungen liegt bei 10 Jahren.

Alle Pflichten im Detail können Sie auf der Seite des Bundeszentralamtes für Steuern zum One-Stop-Shop nochmals nachlesen.

Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der Pflichten?

Kommen Teilnehmer am OSS-Verfahren den oben genannten Pflichten ganz oder zum Teil nicht nach, dann sind die möglichen Konsequenzen u.a. in § 18j Abs.6 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Dort wird festgelegt, dass:

ein Unternehmer von der Finanzbehörde nach Absatz 1 Satz 2 dem besonderen Besteuerungsverfahren nach Absatz 1 ausgeschlossen wird, wenn er seinen Verpflichtungen nach Absatz 4 oder § 22 Absatz 1 oder den von ihm in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union zu erfüllenden Aufzeichnungspflichten entsprechend Artikel 369k der Richtlinie 2006/112/EG wiederholt nicht oder nicht rechtzeitig nachkommt.

Zwar bezieht sich der Gesetzestext konkret nur auf die Aufzeichnungspflichten, wird aber mit großer Wahrscheinlichkeit auch auf die anderen genannten Pflichten entsprechend angewandt.

Von Bedeutung ist hier vor allem der Hinweis auf die wiederholte Verletzung der Pflichten, d.h. bereits nach dem zweiten Mal kann der Ausschluss vom OSS-Verfahren drohen.

Ebenfalls wichtig ist hier der Imperativ mit dem Vermerk „ausgeschlossen wird“, d.h. es handelt sich um keine „Kann-Bestimmung“!

Wie lange kann ein Ausschluss aus dem OSS-Verfahren dauern?

Bereits die bisher gemachten Ausführungen zeigen, dass die Pflichten zur Teilnahme am OSS-Verfahren unbedingt eingehalten werden sollten, um die Vorteile dieser Vereinfachungsmöglicheit zur Deklaration von Umsätzen aus grenzüberschreitenden Verkäufen nicht zu riskieren.

Das wird nochmal deutlicher, wenn es um den Zeitraum geht, für den ein Ausschluss aus dem OSS-Verfahren droht. Zieht man hier Artikel 58b der Mehrwertsteuerverordnung (MWStVO) hinzu, dann steht dort geschrieben, dass:

ein Ausschluss eines Steuerpflichtigen von einer der Sonderregelungen wegen wiederholten Verstoßes gegen die einschlägigen Vorschriften in jedem Mitgliedstaat und für beide Regelungen während acht Kalenderquartalen nach dem Kalenderquartal, in dem der Steuerpflichtige ausgeschlossen wurde, gilt.

Das bedeutet also, dass wiederholte Verstöße gegen die Pflichten aus dem OSS-Verfahren mit einer Sperrzeit von acht Kalenderquartalen, d.h. ganzen zwei Jahren belegt werden können.

Grund genug also, sich unbedingt an die geltenden Regelungen zu halten. Denn sonst droht eine Rückkehr in frühere Zeiten, in denen Onlinehändler für Waren, die sie grenzüberschreitend innerhalb der EU verkauft haben, die darauf entfallende Umsatzsteuer im Land des Endkunden mit der dort gültigen Umsatzsteuer versteuern, dem dortigen Finanzamt melden und dafür jeweils eine separate Umsatzsteuererklärung abgeben mussten.

Sollten Sie Hilfe benötigen oder darüber hinausgehende Fragen zur Anwendung OSS-Verfahren haben, dann sprechen Sie uns einfach an.

Dienstwagen + Dienstwohnung: Diese steuerfreien Zuschüsse sollten Sie kennen

Schreibe eine Antwort

Im ersten Teil dieser Miniserie zum Thema „Steuerfreie Zuwendungen für Arbeitnehmer“ haben Sie erfahren, wie Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter Kosten für Arbeitskleidung übernehmen können, ohne dass dem einzelnen Mitarbeiter dafür Kosten oder steuerliche Nachteile entstehen.

Im kürzlich erschienenen zweiten Teil erläuterten wir Ihnen, welche steuerfreien Beihilfen und Unterstützungen Arbeitnehmer in einem Notfall erhalten können.

In dritten Beitrag dreht sich alles um Dienstwohnungen und Dienstwagen, die dem Arbeitgeber vom Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden und die steuerfreien Zuschüsse, die dabei in Anspruch genommen werden können.

Merkmale einer Dienstwohnung?

Per Definition handelt es sich in Deutschland um eine Dienstwohnung bzw. Werkwohnung, wenn der Dienstherr oder ein privater Arbeitgeber eine von ihm gemietete oder in dessen Besitz befindliche Wohnung an Personen vermietet, mit denen ein Dienstverhältnis oder ein Arbeitsvertrag besteht und die sich außerdem im räumlichen Zusammenhang mit der Dienstelle bzw. dem Arbeitsort befindet.

Damit die Anforderungen an eine Dienstwohnung bzw. Werkwohnung erfüllt sind, muss diese mindestens über eine Küche bzw. einen Raum mit Kochgelegenheit, eine Wasserversorgung, einen Ausguss und eine Toilette verfügen. Als abgeschlossene Wohneinheit muss in der Dienstwohnung ein Haushalt geführt werden können. Eine Einzimmerwohnung mit den vorgenannten Kriterien gehört also dazu, eine Wohngemeinschaft dagegen nicht.

In der Regel spricht man von Dienstwohnung im Zusammenhang mit einem Dienstverhältnis (also z.B. bei Beamten), von einer Werkwohnung dagegen im Privatsektor. Bei der Werkwohnung wird weiter unterschieden in

  • Werkmietwohnungen und
  • Werkdienstwohnungen.

In diesem Beitrag legen wir den Schwerpunkt auf die Bereitstellung einer Wohnung durch einen privaten Arbeitgeber an seinen Arbeitnehmer.

Die Besonderheit bei einer Werkwohnung sind vereinfachte Kündigungsregelungen, um im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Wohnraum anderen Mitarbeitern zur Verfügung stellen zu können.

Steuerfreie Zuschüsse für eine Dienst- bzw. Werkwohnung

Stellt ein Arbeitgeber also einem Arbeitnehmer eine Wohnung zur Verfügung, damit dieser seine Verpflichtungen aus einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis erfüllen kann, und erwächst dem Arbeitnehmer daraus ein finanzieller Vorteil durch einen unter dem ortsüblichen Mietpreisen liegenden Mietzins, dann ist der finanzielle Mietvorteil, den der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mit der Dienstwohnung gewährt, als geldwerter Vorteil Teil des steuerpflichtigen Arbeitslohnes und damit entsprechend zu versteuern.

Der geldwerte Vorteil berechnet sich aus der Differenz zwischen der ortsüblichen Durchschnittsmiete und der reduzierten Miete, die der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber zahlt.

Beispiel

Liegt die ortsübliche Miete am Firmensitz des Arbeitgebers für eine Dreizimmerwohnung bei 1.100 Euro, der Arbeitnehmer erhält aber vom Arbeitgeber eine solche Wohnung für 750 Euro, dann beträgt der als Arbeitslohn zu versteuernde geldwerte Vorteil 350 Euro.

Allerdings gewährt der Gesetzgeber nach § 8 Abs. 2 Satz 12 Einkommenssteuergesetz (EstG) einen Freibetrag, d.h. der Ansatz eines Sachbezuges unterbleibt, wenn:

  • das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt mindestens zwei Drittel des ortsüblichen Mietwertes beträgt und
  • der Mietpreis pro Quadratmeter (ohne umlagefähige Kosten im Sinne der Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten) nicht über 25 Euro pro Quadratmeter liegt.

Bezogen auf unser obiges (vereinfachtes) Beispiel bedeutet das:

Die ortsübliche Miete liegt bei 1.100 Euro. Abzüglich des Bewertungsabschlages (1/3) liegen wir bei 734 Euro. Der Arbeitnehmer bezahlt aber bereits 750 Euro, so dass der zu versteuernde geldwerte Vorteil bei Null Euro liegt.

Würde der Arbeitnehmer nur 600 Euro für die Wohnung zahlen, dann müsste er (734 Euro – 600 Euro) 134 Euro als geldwerten Vorteil versteuern.

Abgrenzung: Was ist ein Dienstwagen?

Von einem Dienstwagen bzw. Firmenwagen spricht man in der Praxis, wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen PKW bereitstellt, den dieser – meist verbunden mit dem Recht zur Privatnutzung – zur Ausübung seiner betrieblichen Tätigkeiten nutzt.

Der Dienstwagen steht dem Arbeitnehmer während der Dauer des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung und muss regelmäßig bei Beendigung dieses Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden.

Welche steuerfreien Zuschüsse für Dienstwagen gibt es?

Grundsätzlich gilt: Kann ein Arbeitnehmer einen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Firmenwagen auch für private Zwecke nutzen – und dazu gelten auch die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz oder wöchentliche Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung – dann gilt der geldwerte Vorteil als Sachbezug und muss als Arbeitslohn versteuert werden.

Die Kosten können entweder über die Pauschalisierungsmethode (die sogenannte „1%-Regel“) pauschal mit bestimmten Prozentsätzen des Listenpreises des Fahrzeuges versteuert oder über die Nachweismethode durch das Führen eines Fahrtenbuches exakt nachgewiesen werden.

Pauschalisierungsmethode: reduzierte Bemessungsgrundlagen für Elektro- und Hybrid-Dienstwagen

Der Gesetzgeber hat allerdings verschiedene steuerliche Anreize geschaffen, um bei der Dienstwagenüberlassung die Nutzung von Elektroautos oder Hybridfahrzeugen zu fördern, wenn diese auch privat vom Arbeitnehmer genutzt werden. Diese Förderungen von Fahrzeugen mit alternativen Antrieben erfolgt bei der Pauschalisierungsmethode über eine reduzierte Bemessungsgrundlage, die entweder bei der Hälfte oder nur einem Viertel des Listenpreises des Fahrzeugs liegt. Durch diesen niedrigeren Listenpreis reduziert sich auch der geldwerte Vorteil, auf dessen Basis die Höhe des zu versteuernden Arbeitslohns berechnet wird.

Die Höhe der Bemessungsgrundlage (und damit auch die Höhe des Lohnsteuerabzugs) hängt vom Fahrzeugtyp ab. Besonders groß ist die Förderung bei Fahrzeugen, die gar keine CO2-Emissionen verursachen, also reinen Elektrofahrzeugen und deren Bruttolistenpreis nicht über 60.000 Euro liegt. Für alle Fahrzeuge, die in diese Kategorie fallen, gilt die Viertel-Regelung, d.h. die Bemessungsgrundlage wird auf 25 Prozent gemindert.

Bei allen anderen Elektrofahrzeugen, die die vorab genannten Kriterien nicht erfüllen, wird die Bemessungsgrundlage halbiert, das gilt auch für extern wieder aufladbare Elektro-Hybridfahrzeuge.

Anwendung der Nachweismethode

Alternativ zur Pauschalisierungsmethode kann bei Elektro- oder Hybridfahrzeugen auch weiterhin die sogenannte Nachweismethode durch Führen eines Fahrtenbuches genutzt werden.

Die Förderung resultiert dann aus einer Halbierung bzw. Viertelung der auf das Fahrzeug entfallenen Absetzung für Abnutzung (Abschreibung).

Handelt es sich um ein gemietetes oder geleastes Fahrzeug, dann sind die Miet- bzw. Leasingkosten ebenfalls nur zur Hälfte bzw. zu einem Viertel anzusetzen. Alle anderen Kosten müssen dagegen vollständig berücksichtigt werden.

Bisher bereits erschienen im Rahmen der Artikelserie:

Wann Arbeitnehmer Beihilfen und Unterstützungen in einem Notfall erhalten

2 Antworten

Im ersten Teil dieser Miniserie zum Thema „Steuerfreie Zuwendungen für Arbeitnehmer“ haben Sie erfahren, wie Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter Kosten für Arbeitskleidung übernehmen können, ohne dass dem einzelnen Mitarbeiter dafür Kosten oder steuerliche Nachteile entstehen.

In unserem heutigen Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie Ihren Mitarbeitern steuerfreie Beihilfen im Krankheits- oder Unglücksfall gewähren können, welche Voraussetzungen dafür notwendig sind und welche Höchstgrenzen dabei gelten. 

Wann handelt es sich um eine Notsituation?

Damit Arbeitgeber ihre Mitarbeiter in einer Notsituation mit einer steuerfreien Beihilfe – der sogenannten Notstandsbeihilfe – unterstützen können, muss es sich auch tatsächlich um einen Notfall bzw. eine Notsituation handeln.

Eine solche Notsituation liegt beispielsweise vor, wenn:

  • der Ehepartner des Arbeitnehmers stirbt und er sich jetzt selbst um die Kinder kümmern muss,
  • Ereignisse höherer Gewalt (z.B. Hochwasser oder Sturm) das Haus des Arbeitnehmers schwer beschädigen,
  • der Arbeitnehmer schwer erkrankt und ihm deshalb hohe Kosten für Medikamente oder Therapien entstehen oder
  • der Arbeitnehmer Zahnersatz benötigt und deshalb in finanzielle Schwierigkeiten gerät.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob es sich im Einzelfall tatsächlich um eine Notsituation handelt, für die ein steuerfreier Zuschuss gezahlt werden kann, dann sollten Sie das vorab mit Ihrem zuständigen Finanzamt klären.

Das können Sie über die sogenannte Anrufungsauskunft machen. Das Finanzamt ist dann verpflichtet, Ihnen eine verbindliche Auskunft zu Ihrer steuerrechtlichen Anfrage zu geben und Sie erhalten dadurch Rechtssicherheit bezüglich der steuerfrei gezahlten Zuwendung.

Welche Voraussetzungen müssen für die Gewährung der Notstandsbeihilfe erfüllt sein?

Damit Anspruch auf eine Notfallbeihilfe besteht, muss zuallererst beim Arbeitnehmer ein Notfall vorliegen, der als solcher auch anerkannt ist und beim Arbeitnehmer zu einer finanziellen Belastung führt (siehe vorheriger Punkt).

Darüber hinaus gelten folgende Voraussetzungen, die zur Auszahlung einer Notfallbeihilfe von einem privaten Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer erfüllt sein müssen:

  1. Die Unterstützung muss aus eigenen Mitteln des Arbeitgebers geschaffen worden sein und von einer von ihm rechtlich unabhängigen und mit ausreichender Selbstständigkeit ausgestatteten Stelle gewährt werden (z.B. einer Unterstützungskasse)

oder:

  1. Die Notfallbeihilfe muss aus Beträgen gezahlt werden, die der Arbeitgeber dem Betriebsrat oder einem anderen Arbeitnehmervertreter ausschließlich zu diesem Zweck überwiesen hat, um mit diesen Beträgen Unterstützungen an Arbeitnehmer zu gewähren, ohne dass der Arbeitgeber darauf Einfluss nehmen kann.

oder:

  1. Die Beihilfe wird vom Arbeitgeber selbst ausgezahlt, allerdings erst nach Anhörung des Betriebsrates oder eines sonstigen Arbeitnehmervertreters und dessen Zustimmung.

Beschäftigt der Betrieb weniger als fünf Arbeitnehmer, dann müssen diese Bedingungen zur Gewährung der Unterstützung nicht erfüllt sein.

Wie hoch können die steuerfreien Zuschüsse und Beihilfen ausfallen?

Der Höchstbetrag für die Zahlung von steuerfreien Beihilfen liegt im Kalenderjahr bei 600 Euro pro Arbeitnehmer.

Bei besonders schweren Notfällen oder wenn sich der Arbeitnehmer in einer wirtschaftlich bedrohlichen Situation befindet, kann die gewährte steuerfreie Notstandsbeihilfe auch den jährlichen Höchstbetrag von 600 Euro übersteigen.

Bei der Beurteilung eines solchen Einzelfalles müssen die persönliche Situation des Arbeitnehmers, dessen Einkommensverhältnisse und die Familiensituation berücksichtigt werden. Eine eventuell drohende oder schon eingetretene Arbeitslosigkeit wird dabei nicht als Notfall anerkannt.

Bei den gewährten steuerfreien Beihilfen kann es sich um Bar- oder Sachzuwendungen handeln.

Im nächsten Teil dieser Miniserie erfahren Sie, welche Möglichkeiten der (steuerfreien) Bezuschussung es für Dienstwohnungen und Dienstwagen gibt

Also schauen Sie weiterhin regelmäßig bei uns vorbei!

Bisher bereits erschienen im Rahmen der Artikelserie: