Welche ERP- und Wawi-Systeme sind GoBD-konform, bei welchen ist es nicht klar und welche geben es nur vor? In diesem Beitrag sind die bekanntesten und von Händlern am häufigsten verwendeten ERP-Systeme untersucht worden. Erschreckend ist die geringe Anzahl an Anwendungen, die tatsächlich mit den Grundsätzen übereinstimmen. Kritikpunkt ist, dass Rechnungen veränderlich sind. Vielen Onlinehändlern sind die Risiken, welche sie bei der Nutzung solcher inkonformen Software-Lösungen eingehen, kaum bekannt. Erstaunlich ist auch die Erkenntnis, dass die wenigsten Steuerberater darüber informiert sind, welche Applikationen die Seller nutzen und wie ihr Konformitätsstatus ist.
Was könnt ihr machen, wenn ihr ein nonkonformes System nutzt?
Euer erster Weg sollte der zu eurem Steuerberater sein. Setzt euch zusammen und entwickelt gemeinsam eine risikominimierende Lösung. Schildert offen, wie ihr derzeit eure Herausforderung löst. Fragt bitte nach den Risiken und steckt auf gar keinen Fall den Kopf in den Sand.
(Quelle: Ungeprüfte Äußerung eines JTL Nutzers)
Das die Risiken real sind, zeigt dieser Ast im JTL-Forum. Hier ein Screenshot aus der Diskussion. Ein weit verbreitetes Märchen ist, dass eure Warenwirtschaft nicht Bestanteil eurer Buchhaltung ist. Das ist falsch. Natürlich gehören die rechnungsschreibenden Systeme unabdingbar zu eurer Buchhaltung dazu.
10 Jahre sind eine lange Zeit
So lange dürfen die Finanzämter rückwirkend prüfen. Und genauso lange werdet ihr den Risiken ausgesetzt sein, die GoBD nonkonforme Lösungen mit sich bringen. Auch wenn bis jetzt noch nicht alle Betriebsprüfer die Herausforderungen im E-Commerce verstanden haben, so könnt ihr euch sicher sein, dass sich das ändern wird.
Ableitungen aus vergangenen Betriebsprüfungen sind falsch und gefährlich und auch die Oberfinanzdirektionen und Finanzämter bilden sich ständig weiter.
Analyse der meistverwendeten Systeme
Es wurde folgende Methodik angewendet: Es ist der Kundenservice der jeweiligen Anbieter befragt worden und es wurde auf den jeweiligen Präsenzen der Softwareanbieter nach entsprechenden Aussagen recherchiert. Die Systeme sind NICHT einzeln geprüft worden. Dabei kann es zu Ungenauigkeiten kommen, wie das Beispiel lexoffice von lexware zeigt.
Plentymarkets
GoBD-konform
Der Anbieter hat sich zertifizieren lassen. Hier geht es zum Zertifikat.
JTL Software
Nicht GoBD-konform
Hintergründe könnt ihr hier nachlesen
Billbee
Nicht GoBD-konform
Quelle: Aussage des Mitgründers
Easybill
Teilweise GoBD-konform
Das Unternehmen setzt sich mit der GoBD-Konformität hier auseinander. Es besteht die Möglichkeit, die Anwendung in einem GoBD-konformen Modus zu nutzen.
Actindo
GoBD-konform
Der Anbieter hat sich seine Konformität testieren lassen. Das Testat ist nicht einsehbar.
Vario
Nicht GoBD-konform
Der Kundenservice vertritt die Meinung einer GoBD-Konformität, weil ein Export in ein revisionssicheres Archiv möglich ist.
Xentral
GoBD-konform
Hier geht es zur Beschreibung
Afterbuy
Nicht GoBD-konform
Rechnung sind nicht unveränderbar
Microtech
Nicht GoBD-konform
Ähnlich wie bei JTL lässt sich die Software in einen Zustand versetzen, dass Rechnungen nicht unveränderbar gespeichert werden. Irreführend ist hier die Annahme, dass durch Setzen der Funktion eine GoBD-konforme Nutzung möglich ist.
Amainvoice
GoBD-konform
Telefonische Auskunft des Kundenservice sowie Bestätigung und Erklärung durch die Geschäftsführung
Lexoffice von lexware
Nicht GoBD-konform
Das Unternehmen gibt zwar vor, dass ihre Software GoBD-konform sei, und belegt das sogar durch ein Zertifikat, welches hier veröffentlicht worden ist. Das Testat scheint jedoch falsch zu sein. Die Rechnungen sind nach Abschluss veränderbar. Dadurch könnten Nutzer der Software in die Irre geführt werden, so die Meinung des Autors. Eine schriftliche Anfrage blieb bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung unbeantwortet. Update: Mittlerweile liegt eine Antwort vor.
WeClapp
GoBD-konform
Das Unternehmen ist zertifiziert und weist hier darauf hin. Update: Eine weitere Recherche und eine Konfrontation mit den Ergebnissen hat ergeben, dass WeClapp zu KEINEM Zeitpunkt zertifiziert war. Die Behauptung von WeClapp sie seien zertifiziert war falsch und irreführend. Hier die ausführliche Betrachtung zu der unwahren Zertifikats Aussage.
Wo ist denn die Rückmeldung / Veröffentlichung zu GoBD Konformität von Lexware?
Ich gehe davon aus, dass eine GoBD Konformität nicht vorliegt.
Vermutung: eine Historisierung der Stammdaten findet nicht vollständig statt.
Schon dies allein schließt eine Wiederherstellung (nicht ein Aufruf des Belegs bzw. ein PDF Ausdruck) aus….
Wie ist die Antwort von lexeare?
… die veröffentliche ich heute im Laufe des Tages. Mir fehlt noch eine weitere Stellungnahme durch einen weiteren Stb.
Derzeit läuft das Webinar “Wenn der Betriebsprüfer 2x klingelt – interne Kontrollsysteme (nicht nur) für Onlinehändler”. Nach derzeitiger Information wird JTL das Webinar auch zum nachschauen anbieten.
Sehr viel Wissensvermittlung wenig Marketing. Jedem zu empfehlen, auch wenn man nicht die angesprochenen Dienste und Tools verwenden möchte.
Dort wird auch “dein Problem” thematisiert und fachkundig richtig beantwortet.
… Fachkundig kann es ein Steuerberater beantworten – so wie bei mir in den Beiträgen – im Webinar ist aber KEIN Steuerberater anwesend sondern ausschließlich Interessen gebundene Vertreter. Entweder von JTL oder Dekodi. Wo ist nun Marketing zu erwarten? Du merkst schon, dass das mit deiner Argumentation nicht so ganz hinhaut.
Die entscheidende Aussage der GoBD ist, daß elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufzubewahren sind und nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden dürfen.
Ob eine Rechnung im Entstehungsprozeß geändert werden darf oder nicht, steht nicht in den Vorschriften. Ebensowenig, daß die Anwendung mit der die Rechnung erstellt werden, diese unverändert aufzubewahren hat.
Der Autor sollte sich mal wirklich mit dem Thema beschäftigen und nicht nur Marketingtexte lesen.
Es gibt zahlreiche gute DMS-Systeme die elektronische Belege, ob im Unternehmen entstanden oder eingegangen, aufbewahren und mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen. Der Profi hat nicht nur die GoBD auf den Schrim, sondern auch die DSGVO.
Abschließend die Frage: ist das hier eine unabhängige Onlinepublikation?
Nicht ganz richtig. Der Entstehungsprozess ist dann beendet, wenn die Rechnung an den Empfänger versendet oder bezahlt worden ist. Und genau hiernach kannst du die Rechnungen noch ändern. Lese dir einmal die RZ 58 durch “Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden,
dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen
dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie
ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Absatz 4 AO, § 239
Absatz 3 HGB)” Und noch ein kleiner Hinweis: Die Einordnung stammt NICHT von mir, sondern von 3 (!!) Steuerberatungskanzleien.
… und btw. dieser Beitrag enthält keine Wertungen vom Autor. Diese sind ausschließlich von Steuerberatern vorgenommen worden.